Eindrapport van het GDP-API inspectiebezoek aan Caldic Nederland B.V. te Rotterdam, op 22 maart Utrecht, 2018

Transcriptie

1 Eindrapport van het GDP-API inspectiebezoek aan Caldic Nederland B.V. te Rotterdam, op 22 maart 2018 Utrecht, 2018

2 1. Geïnspecteerde locatie (s): Caldic Nederland B.V. Westerlaan CK ROTTERDAM 2. Activiteiten: Invoer Distributie 3. Datum van inspectie: 22 maart Inspecteur (s): Expert (s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing 5. Nummer vergunning (en) Farmatec aanvraagnummer Nieuwe vergunning Farmatec aanvraagnummer Wijziging bestaande vergunning API registratie API 7023 Meldingnummer G 6. Datum vorige inspectie Niet van toepassing Naam van inspecteur(s) Niet van toepassing 7. Introductie Korte beschrijving van het bedrijf en haar activiteiten. Caldic Nederland B.V. (hierna te noemen Caldic NL) maakt deel uit van het Caldic concern. Caldic, in 1970 opgericht, is een wereldwijd-actieve handelaar en producent actief in de voedingsmiddelenindustrie, industrie (chemie in breedste zin), en in de geneesmiddelenindustrie. Het heeft in NL ongeveer 50 medewerkers, en 1100 wereldwijd. Aan de geneesmiddelenindustrie worden al jaren grondstoffen geleverd. Sinds 2018 worden API s geleverd. (Geplande) leveranciers van APIs zitten in. Klanten van Caldic (API-afnemers) zitten voorlopig alleen in NL. Distributie is volledig uitbesteed aan derden. Er zijn op dit moment geen plannen om API s op te slaan in, of te distribueren via de eigen Caldic distributiecentra in NL. Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: Niet van toepassing

3 8. Doel en reden van de inspectie Good Distribution Practice of active substances for medicinal products for human use Toelichting: Er is een API-registratie aangevraagd en toegekend in Er is een lijst met overlegd waarin wordt gehandeld. Deze worden betrokken van een leveranciers in. Ontvangen documenten: Inhoudsopgave kwaliteitshandboek Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Richtsnoer voor goede distributiepraktijken voor werkzame stoffen voor geneesmiddelen voor menselijk gebruik (GDP-API). Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten: Nr Onderwerp/activiteit Kwaliteitssysteem Personeel (personeelsleden en opleiding) Documentatie (algemeen, procedures en registers) Bedrijfsruimte en uitrusting Activiteiten (bestellingen, ontvangst, opslag, levering aan afnemers, overdracht van informatie, transport en vervoer) Retourzending, klachten en terugroeping Zelfinspecties De onderdelen die zijn voorzien van een zijn onderwerp geweest van inspectie. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die niet zijn aangevinkt, zijn geen onderwerp geweest van inspectie.

4 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers, Product & Account Manager Pharma, Business Manager Pharma & Personal Care, QHSE Coordinator, QHSE Manager Benelux 11. Observaties, bevindingen en tekortkomingen (cursief) 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie Niet van toepassing Kwaliteitssysteem [GDP-API Hoofdstuk 2] Index van kwaliteitssysteem (KMS) is ingezien, en opzet is besproken. KMS is een systeem voor Caldic NL en gebaseerd op ISO9001. Er is een proces ingezet om de handelsactiviteiten met betrekking tot API s volgens GDP-API in het systeem te integreren. Kwaliteitsrisicobeheer is besproken. Huidige SOP heeft focus primair op veiligheid bij de operationele activiteiten in de Chemietak. GDP-aspecten worden niet benoemd. Procedure voor beheer van wijzigingen (O ) is ingezien. Wijzigingen worden voldoende gedocumenteerd. Procedure V Preventieve & Corrigerende Maatregelen is ingezien. Hierover zijn geen opmerkingen. GDP-API is niet verankerd in het Kwaliteitsmanagementsysteem hetgeen o.a. blijkt uit: - Ontbreken van procedures specifiek gericht op GDP-API - Het niet benoemen van de rol en verantwoordelijkheden van de aangewezen persoon voor GDP-API in procedures zoals de CAPA procedure. [GDP-API 2.1] Kwaliteitsrisicobeheer met betrekking tot GDP-API-aspecten ontbreekt. Er is geen inventarisatie en management van risico s. [GDP-API 2.1, 2.2] 11.2 Personeel [GDP-API Hoofdstuk 3] Functiebeschrijvingen en opleidingseisen voor GDP-API zijn besproken. De basiseisen voor een functie zijn vastgelegd in de desbetreffende functiebeschrijving. Procedure Opleidingen en trainingen (B ) is bekeken. Tevens is de opleidingenmatrix ingezien welke aangeeft welke trainingen er voor een specifieke functie of rol mogelijk of noodzakelijk zijn. De aangewezen persoon is nog niet in deze matrix opgenomen. Wijze van training (intern en extern), en wijze van vastleggen van de activiteiten is besproken. Certificaten van externe trainingen worden bewaard in het personeelsdossier. Updates van SOP s worden besproken tijdens een periodiek afdelingsoverleg. Er is niet vastgesteld welke SOP s getraind moeten worden als onderdeel van een specifieke functie. Er is geen aangewezen persoon benoemd. Functieomschrijving, inclusief GDP-API eisen en verantwoordelijkheden, voor een aangewezen persoon ontbreekt. [GDP-API 3.1, 3.2] Opleiding van personeel is onvoldoende geborgd. Er is geen training voor GDP-API. Training van procedures is niet aantoonbaar. [GDP-API 3.2, 3.4]

5 11.3 Documentatie [GDP-API Hoofdstuk 4] SOP s zijn voor medewerkers digitaal beschikbaar. Wijzigingen worden aangegeven door middel van een markering in de kantlijn, en benoemd in een mailing aan de afdelingshoofden. De digitale versies worden beschouwd als origineel; aanwezige hardcopies zijn ter ondersteuning. De proceseigenaar (documenteigenaar) wordt benoemd in het desbetreffende document. Deze geeft goedkeuring voor wijzigingen aan het document. Management of de aangewezen persoon heeft geen rol in dit proces. Online zijn alleen de nieuwste versies beschikbaar. Bewaartermijn van oude versies is niet onderbouwd. Dossier van levering aan is ingezien - API-registratie en GMP-fabrikantenvergunning van zijn aanwezig. - Kwalificatie van leverancier : auditverklaring van bureau is aanwezig,. Written confirmation van bevoegde instantie over is aanwezig. De verhandelde stof wordt benoemd in deze verklaring welke een geldigheid heeft tot. - Orderbevestiging Leverdatum. - Inkooporder Duchefa - Leveranciersinvoice - Paklijst voor transport naar - Certificate of Analysis, getekend door QC manager van - Airway bill van naar Documentatie is onvoldoende wat ondermeer blijkt uit: - Autorisatie van procedures/documenten is niet goed geregeld. [GDP-API 4.6] - Bewaartermijn van verlopen versies is niet onderbouwd. [GDP-API 4.1] Ontvangstbewijs van levering bij afnemer (klant) ontbreekt in dossier. [GDP-API 4.9] 11.4 Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP-API Hoofdstuk 5] Niet van toepassing Niet van toepassing 11.5 Activiteiten [GDP-API Hoofdstuk 6] Momenteel worden enkel klanten in NL bediend. Kwalificatie van leveranciers en afnemers van API s is besproken tijdens de inspectie van het dossier van de levering aan (sectie 11.3). API-registraties en GMP-vergunningen van afnemers worden verzameld ten tijde van de eerste bestelling, en bewaard in een map. Proces van kwalificatie en periodieke herkwalificatie is besproken. Huidige en beoogde leveranciers bevinden zich in. Identiteit van leverancier wordt bevestigd middels officiële documenten van locale overheden, en auditrapporten (ingekocht). Kwalificatie van logistiek dienstverlener zorgt voor Caldic NL de inklaring van de API s die per vliegtuig op binnenkomen. De API s worden vervolgens via in, zo nodig tijdelijk opgeslagen, en afgeleverd bij de klant. Er is een conceptcontract tussen Caldic NL en ingezien. Deze bespreekt primair de aspecten rondom de inklaring. Een SOP, annex op het contract, legt details vast specifiek voor transport vanuit. Er is door Caldic NL een bezoek afgelegd aan in. Hiervan is een kort verslag ingezien waarin als actiepunt wordt benoemd dat een audit ingepland moet worden in de loop van 2018.

6 Kwalificatie van afnemers en leveranciers is onvoldoende hetgeen ondermeer blijkt uit: De EudraGMDP database wordt niet gebruikt als primaire bron van (her)kwalificatie van afnemers. Er is geen periodieke herkwalificatie. [GDP-API 6.13] Er is geen overeenkomst of contract met de logistiek dienstverlener waarin de GDP-API relevante aspecten van logistieke dienstverlening geregeld zijn. Tevens is er nog geen audit uitgevoerd. [GDP-API 6.12] Klachten, retourzendingen en terugroeping [GDP-API Hoofdstuk 7] Niet van toepassing Niet van Toepassing 11.7 Zelfinspecties [GDP-API Hoofdstuk 8] Er is een schema voor zelfinspecties ingezien. Het gehele KMS (procedures en uitvoer) wordt over een periode van drie jaar bekeken. Er is een planning per item inclusief een geplande of uitgevoerde datum. Rapporten van zelfinspecties worden besproken met QHSE-coördinator. Actiepunten komen op een actielijst inclusief beoordeling van risico, verantwoordelijke, en streefdatum voor uitvoering. GDP-API aspecten zijn niet in het zelfinspectieprogramma opgenomen. Autorisatie van de uit te voeren acties door de aangewezen persoon is niet geborgd. [GDP-API 8.1] 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken De huidige lijst van werkzame stoffen, zoals vermeld in de API-registratie, sectie 2B. is niet representatief voor de huidige situatie. Een representatieve lijst met daadwerkelijk verhandelde werkzame stoffen moet worden aangeleverd bij de volgende jaarupdate aan Farmatec Wettelijke bepalingen (bevindingen) Niet van toepassing Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een groothandelsvergunning Niet van toepassing Monstername door inspecteur Niet van toepassing.

7 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: acbg, afdeling Bureau Diergeneesmiddelen IGJ intern Bedrijf (geïnspecteerde) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. 15. Lijst van tekortkomingen: GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke Er zijn de volgende belangrijke tekortkomingen geconstateerd: Er is geen aangewezen persoon benoemd. Functieomschrijving, inclusief GDP-API eisen en verantwoordelijkheden, voor een aangewezen persoon ontbreekt. [GDP-API 3.1, 3.2] GDP-API is niet verankerd in het Kwaliteitsmanagementsysteem hetgeen o.a. blijkt uit: - Ontbreken van procedures specifiek gericht op GDP-API. - Het niet benoemen van de rol van de aangewezen persoon in procedures zoals de CAPA procedure. [GDP-API 2.1] Kwaliteitsrisicobeheer met betrekking tot GDP-API-aspecten ontbreekt. Er is geen inventarisatie en management van risico s. [GDP-API 2.1, 2.2] Opleiding van personeel is onvoldoende geborgd. Er is geen training voor GDP-API. Training van procedures is niet aantoonbaar. [GDP-API 3.2, 3.4] Er is geen overeenkomst of contract met de logistiek dienstverlener waarin de GDP-API relevante aspecten van logistieke dienstverlening geregeld zijn. Tevens is er nog geen audit uitgevoerd. [GDP-API 6.12] 15.3 Overige Er zijn de volgende overige tekortkomingen geconstateerd: Documentatie is onvoldoende wat ondermeer blijkt uit: - Autorisatie van procedures/documenten is niet goed geregeld. [GDP-API 4.6] - Bewaartermijn van verlopen versies is niet onderbouwd. [GDP-API 4.1] - Ontvangstbewijs van levering ontbreekt in dossier. [GDP-API 4.9] Kwalificatie van afnemers en leveranciers is onvoldoende hetgeen ondermeer blijkt uit:

8 - De EudraGMDP database wordt niet gebruikt als primaire bron van (her)kwalificatie van afnemers. Er is geen periodieke herkwalificatie. [GDP-API 6.13] GDP-API aspecten zijn niet in het zelfinspectieprogramma opgenomen. Autorisatie van de uit te voeren acties door de aangewezen persoon is niet geborgd. [GDP-API 8.1] Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekortkomingen Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd Aanbevelingen De inspectie heeft voor u de volgende aanbeveling: De huidige lijst van werkzame stoffen, zoals vermeld in de API-registratie, sectie 2B. is niet representatief voor de huidige situatie. Een representatieve lijst met daadwerkelijk verhandelde werkzame stoffen moet worden aangeleverd bij de volgende jaarupdate aan Farmatec. 16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het ontvangen plan van aanpak is in goede orde ontvangen en geeft een goed beeld hoe u in de toekomst denkt een voldoende GDP niveau te kunnen halen. Tijdens een volgend inspectiebezoek zal uw plan van aanpak op uitvoeringsniveau worden beoordeeld. Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties: Niet van toepassing. 17. Conclusie: Op grond van bovenstaand concluderen de leden van het inspectieteam dat Caldic Nederland B.V., locatie Westerlaan 1 te Rotterdam wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GDP-API (bijgesloten is het GDP-API certificaat). voldoet aan GDP-API indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP-API. Het niet voldoen aan GDP-API is een overtreding van artikel 38b lid 1 van de Geneesmiddelenwet. Handtekening: Datum: Naam: Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd in oprichting

9 Handtekening: Datum: Naam: Senior Inspecteur Organisatie: Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd in oprichting

10 Definitie van Significante GDP-API Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP-API richtsnoer (Guideline), die resulteert in een werkzame stof met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken voor werkzame stoffen; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de API registratie; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP-API richtsnoer (Guideline).