Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Fresenius Medical Care Netherlands B.V. te Nieuwkuijk, op 15 maart Utrecht, 2016

Transcriptie

1 Eindrapport van het GDP inspectiebezoek aan Fresenius Medical Care Netherlands B.V. te Nieuwkuijk, op 15 maart 2016 Utrecht, 2016

2 1. Geïnspecteerde locatie(s): Fresenius Medical Care Netherlands B.V. Mandenmaker RC NIEUWKUIJK 2. Activiteiten: Aanschaffen (inkoop, eigenaarschap) Opslag (eigen opslag, niet uitbesteed) Afleveren (fysiek afleveren/verkoop niet uitvoeren) Uitvoeren (fysiek afleveren/verkoop buiten de EER) Bemiddelaar/Broker Andere activiteiten: 3. Datum van inspectie: 15 maart Inspecteur(s): Expert(s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing 5. Nummer vergunning(en) G 4790 Farmatec aanvraagnummer nieuwe vergunning Farmatec aanvraagnummer wijziging bestaande vergunning API registratie Meldingnummer importeur/distributeur 6. Datum vorige inspectie: 17 maart 2009 Naam van inspecteur(s) vorige inspectie: 7. Introductie: Fresenius Medical Care Nederland B.V. (FMC) is een dochterbedrijf van Fresenius in Duitsland. Het assortiment bestaat vooral uit dialyseproducten. Het assortiment bestaat voornamelijk uit medische hulpmiddelen en een aantal geneesmiddelen. FMC heeft weliswaar de faciliteiten om zelf geneesmiddelen op te slaan, maar op dit moment vindt er geen eigen opslag van geneesmiddelen plaats. Daarnaast maakt FMC gebruik van een loongroothandelaar voor de opslag en het transport van geneesmiddelen. Afnemers van FMC zijn andere groothandels en ziekenhuisapotheken. F013/03 Bladzijde 2 van 10

3 Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie: Er is een nieuwe Responsible Person (RP). Documentnummer: V Eindrapport 8. Doel en reden van de inspectie: GMP GDP GMP-API GDP-API Ontvangen documenten: *Inhoudsopgave Kwaliteitshandboek Toetsingskader: Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet. Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP). Anders: 9. Geïnspecteerde activiteiten: Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit V 1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem V 8 Klachten 11.1 (kwaliteitbeheersing) 11.6 V V V V V V Personeel/Responsible Person (RP) V Bedrijfsruimte en uitrusting V Documentatie (o.a. in- en verkoop) Kwalificatie leveranciers/ opdrachtgevers en klanten Ontvangst, opslag en orderpicking Verzend klaar zetten, afleveren en vernietigen V V V V Retouren Vervalsingen Recalls Uitbestede activiteiten Zelfinspecties Vervoer De onderdelen die zijn voorzien van een V zijn onderwerp geweest van inspectie. De onderdelen die zijn voorzien van een N zijn niet van toepassing. Niet geïnspecteerde activiteiten. De onderdelen die zijn voorzien van een X zijn geen onderwerp geweest van inspectie. 10. Bij inspectie aanwezige medewerkers:, Managing Director (voor- en nabespreking), Medewerker QA, Manager HR&QA, Responsible Person (RP), F013/03 Bladzijde 3 van 10

4 11. Observaties en bevindingen van de inspecteur(s), en tekortkomingen: 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie In dit onderdeel zijn de belangrijke tekortkomingen in het rapport van het bezoek van 17 maart 2009 herhaald met in cursief een beschrijving van de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 15 maart Aan het eind van elke tekortkoming volgt een conclusie welke vet is weergegeven. De belangrijke tekortkomingen waren: Er is geen overeenkomst/functiebeschrijving met/voor de gekwalificeerd persoon. Er is een overeenkomst aanwezig met de RP, maar deze is niet volledig. Hierin ontbreken zaken als het voortdurend bereikbaar dienen te zijn van de externe RP en de bezoekfrequentie. Daarnaast geeft de overeenkomst een aantal verantwoordelijkheden aan van de RP, maar deze opsomming is niet volledig. Een functiebeschrijving voor de RP is niet aanwezig. Er is geconstateerd dat deze tekortkoming gedeeltelijk is gecorrigeerd en blijft staan voor dat deel wat nog niet gecorrigeerd is Er kon geen onderbouwing worden overgelegd van de opslag van geneesmiddelen bij te hoge temperaturen. Tijdens het inspectiebezoek is een uitdraai van het temperatuurverloop van een bepaalde periode ingezien. Deze gaf geen aanleiding tot opmerkingen. Er is geconstateerd dat deze tekortkoming is gecorrigeerd Er is niet vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het terugplaatsen in de voorraad van geneesmiddelen. In de procedure voor de behandeling van retourontvangen geneesmiddelen is opgenomen dat de RP van FMC verantwoordelijk is voor de beslissing of retourontvangen geneesmiddelen aan de verkoopbare voorraad mogen worden toegevoegd. Er is geconstateerd dat deze tekortkoming is gecorrigeerd. De overige tekortkomingen zijn niet herhaald. In het betreffende onderdeel in hoofdstuk 15 van dit rapport zijn de tekortkomingen (belangrijk en/of overige) weergegeven die onvoldoende zijn gecorrigeerd Farmaceutisch Kwaliteitssysteem (kwaliteitbeheersing) [GDP Hoofdstuk 1] Kwaliteitssysteem Het kwaliteitshandboek is volledig herzien naar aanleiding van de nieuwe GDP richtsnoer. Procedures worden vanuit het moederbedrijf in Duitsland opgesteld en opgenomen in het handboek van FMC in Nederland. Indien noodzakelijk worden er ook lokale procedures opgesteld om de corperate procedures te vertalen naar de lokale situatie. In het handboek is een procedure voor de omgang met CAPA s opgenomen. Tijdens het inspectiebezoek is een aantal CAPA s ingezien en deze gaven geen aanleiding tot opmerkingen. Een procedure voor change control is nog niet aanwezig, waardoor wijzigingen op dit moment niet via een vaste structuur worden uitgevoerd. Deze zal vanuit corperate uitgerold gaan worden, maar onduidelijk is wanneer dit precies zal plaatsvinden. Wijzigingen worden op dit moment op adhoc basis doorgevoerd. Vaak wordt dit in de vorm van een project uitgevoerd. Managementreview Er wordt jaarlijks een agenda opgesteld met de te bespreken onderwerpen voor de management review. GDP maakt hier onderdeel van uit. Deze onderwerpen worden in verschillende management meetings gedurende het jaar besproken. Van ieder overleg worden notulen opgesteld met hierin opgenomen een actielijst. Tijdens het inspectiebezoek is een aantal notulen ingezien, deze gaven geen aanleiding tot opmerkingen. Kwaliteitsrisicobeheer Er is een procedure voor kwaliteitsrisicobeheer aanwezig. Hierin is niet opgenomen welke situaties aanleiding kunnen geven voor het herzien van de uitgevoerde risicoanalyse. De uitgevoerde risicoanalyse is tijdens het inspectiebezoek ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. F013/03 Bladzijde 4 van 10

5 11.2 Personeel [GDP Hoofdstuk 2] Responsible Person (RP) De externe RP is voldoende opgeleid op het gebied van GDP. Er is een overeenkomst aanwezig met de RP, maar deze is niet volledig. Hierin ontbreken zaken als het voortdurend bereikbaar dienen te zijn van de externe RP en de bezoekfrequentie. Daarnaast geeft de overeenkomst een aantal verantwoordelijkheden aan van de RP, maar deze opsomming is niet volledig. Een functiebeschrijving voor de RP is niet aanwezig. Ander personeel Het overige personeel is intern door de RP opgeleid op het gebied van GDP. Iedere twee jaar worden de medewerkers heropgeleid op het gebied van GDP Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP Hoofdstuk 3] Het magazijn maakt tijdens het inspectiebezoek een schone en ordelijke indruk. Geneesmiddelen zijn tijdens laden en lossen voldoende beschermd tegen verschillende weersinvloeden. Voor de opslag van geneesmiddelen is een aparte ruimte aanwezig (GDP ruimte). In het GDP gedeelte van het magazijn is geen aparte ruimte aangeduid voor de opslag van quarantaine geneesmiddelen. Temperatuurbeheersing In het GDP magazijn is één temperatuurlogger aanwezig. Deze logger geeft geen alarm af in het geval van een temperatuurexcursie; De temperatuurlogger wordt dagelijks aftgelezen. De temperatuur die op dat moment op de logger wordt weergegeven wordt op een overzicht genoteerd; Wekelijks wordt er een uitdraai gemaakt van het temperatuurverloop van die week. Omdat de logger geen tussentijds alarm kan afgeven bij een temperatuurexcursie kan het zijn dat een eventuele excursie pas op het moment van uitlezen wordt geconstateerd. De logger kan op het moment van dagelijks aflezen van de temperatuur namelijk een temperatuur aangeven die binnen de grenzen valt, maar geeft geen inzicht in het verloop van de temperatuur daarvoor of daarna. Hierdoor is dit systeem niet geschikt voor het continue monitoren van de temperatuur van geneesmiddelen; Tijdens het inspectiebezoek is een uitdraai van het temperatuurverloop van een periode ingezien. Dit gaf geen aanleiding tot opmerkingen; Er is een procedure aanwezig voor de omgang met temperatuurexcursies. De in de procedure beschreven werkwijze klopt echter niet met de stappen die in de praktijk uitgevoerd worden. In de praktijk wordt er contact opgenomen met het moederbedrijf (en tevens leverancier van de geneesmiddelen) in Duitsland en met de RP. De ondernomen stappen worden vastgelegd. In de procedure staat beschreven dat er op basis van MKT een beslissing wordt genomen. Buiten dat dit in de praktijk niet gebeurd is MKT geen goede methode om afwijkingen in de continue monitoring te detecteren en af te handelen. De rol van de RP bij de afhandeling van temperatuurexcursies staat niet in de procedure beschreven; Er zijn een zomer- en een wintermapping uitgevoerd. In de conclusie van beide mappingstudies is alleen gekeken of de GDP ruimte binnen de gestelde waarden blijft. In de conclusie wordt niet gekeken naar de bepaalde hot- en coldspots en de temperatuurloggers zijn niet geplaatst aan de hand van deze uitkomsten waardoor de temperatuurlogger voor het continue monitoren van de temperatuur niet op de meest adequate plaats is opgehangen. Schoonmaak en ongediertebestrijding Voor de uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden zijn geen reinigingschema, instructie en register aanwezig, waardoor onduidelijk is wanneer welke schoonmaakwerkzaamheden moeten worden uitgevoerd. De uitvoering van deze werkzaamheden is door het ontbreken van een register niet aantoonbaar; Ongediertebestrijding is uitbesteed. Tijdens het inspectiebezoek is het logboek hiervan ingezien. Dit gaf geen aanleiding tot opmerkingen Documentatie [GDP Hoofdstuk 4] De procedures in het kwaliteithandboek zijn voorzien van een versienummer en afgetekend door de betrokken managers. Indien de procedure ook betrekking heeft op GDP tekent de RP de procedure ook af. De revisiehistorie van de procedures is digitaal inzichtelijk. Lokale procedures worden jaarlijks herzien. Medewerkers hebben digitaal toegang tot het kwaliteithandboek. Indien er een nieuwe procedure is of een procedure wijzigt, is het afdelingshoofd ervoor verantwoordelijk dat de medewerkers F013/03 Bladzijde 5 van 10

6 van zijn afdeling in de nieuwe procedure getraind worden. Er wordt niet vastgelegd dat medewerkers procedures hebben gelezen en begrepen. Hierdoor is niet inzichtelijk en aantoonbaar dat medewerkers in de procedures zijn getraind. De RP houdt hier geen toezicht op Activiteiten [GDP Hoofdstuk 5] Kwalificatie leveranciers Geneesmiddelen worden rechtstreeks betrokken van het moederbedrijf is Duitsland en afgeleverd bij de loongroothandelaar. Kwalificatie afnemers Afnemers van FMC zijn andere groothandels en ziekenhuisapotheken. Tijdens het inspectiebezoek is een steekproef genomen op de bevoegdheden van een aantal afnemers. Hier zijn geen afwijkingen geconstateerd. Er is een procedure voor de kwalificatie van afnemers aanwezig. Hierin staat niet opgenomen dat controle op de bevoegdheden van de afnemers jaarlijks wordt uitgevoerd. Dit gebeurd in de praktijk wel. Ontvangst, opslag, orderpicken en gereed maken voor verzenden FMC heeft zowel eigen opslag als uitbestede opslag. Van eigen opslag van geneesmiddelen wordt momenteel geen gebruik gemaakt. Voordat wel geneesmiddelen op de eigen locatie opgeslagen worden dienen de geconstateerde tekortkomingen met betrekking tot opslag en temperatuurmonitoring te worden opgelost. Indien er een levering is dan meldt de chauffeur zich door aan te bellen. De geneesmiddelen worden gelost en direct naar de zogenaamde GDP ruimte gebracht. In deze ruimte vinden de controles plaats (breuk, chargenummer, vervaldatum, counterfeit, aantal). Indien alles correct is wordt er handmatig een opslaglocatie toegekend en worden de geneesmiddelen in het systeem ingeboekt. Orders worden gepickt aan de hand van een picklijst. Na het picken van een order wordt deze gereed gemeld in het systeem en wordt er een pakbon uitgedraaid. Deze wordt samen met de geneesmiddelen ingepakt. De gerede orders blijven in de GDP ruimte tot deze worden opgehaald door de chauffeur Klachten, retourzendingen, vermoedelijk vervalste geneesmiddelen en terugroeping van geneesmiddelen. [GDP Hoofdstuk 6] Klachten Er wordt onderscheid gemaakt in kwalitatieve en logistieke klachten. Hiervoor is een procedure aanwezig. Van klachten worden trendanalyses gemaakt. Retouren Retour gezonden geneesmiddelen worden opgeslagen bij de loongroothandelaar. Van ieder retour gekomen geneesmiddel wordt een formulier ingevuld door de loongroothandelaar. Dit formulier gaat vervolgens naar FMC alwaar de RP beslist over de uiteindelijke bestemming van het geneesmiddel. Vervalsingen De medewerkers zijn getraind in de omgang met mogelijk vervalste geneesmiddelen. Recall Een recall met geneesmiddelen heeft zich nog niet voorgedaan. Wel zijn er recalls geweest met medische hulpmiddelen. De te volgen procedure is gelijk aan die bij geneesmiddelen. Om deze reden is een mock recall niet uitgevoerd. Het verslag van de laatste recall met een medisch hulpmiddel is tijdens het inspectiebezoek ingezien. Dit gaf geen aanleiding tot opmerkingen Uitbestede activiteiten [GDP Hoofdstuk 7] De opslag en het vervoer van geneesmiddelen vindt plaats bij een loongroothandelaar. Met deze loongroothandelaar is een overeenkomst afgesloten. Deze overeenkomst is opgesteld in het format van het moederbedrijf is Duitsland. Omdat dit format in dit specifieke geval niet voldoet zijn er aan de overeenkomst verschillende annexen toegevoegd. Dit komt de leesbaarheid van het document niet ten goede en laat ruimte voor eigen interpretatie van afspraken, omdat van diverse onderwerpen in de verschillende annexen elke keer een stukje beschreven staat, waardoor het geheel onoverzichtelijk is. F013/03 Bladzijde 6 van 10

7 Één keer per jaar wordt er door FMC een audit uitgevoerd bij de loongroothandelaar. Het auditverslag van 2015 is tijdens het inspectiebezoek ingezien en gaf geen aanleiding tot opmerkingen. Naast een formeel auditbezoek ieder jaar vindt er regelmatig overleg plaats. FMC heeft KPI s opgesteld waarmee de prestaties van de loongroothandelaar worden gemeten Zelfinspecties [GDP Hoofdstuk 8] Sinds 2015 wordt er door de RP jaarlijks een interne audit uitgevoerd waarbij alle GDP aspecten aan bod komen. Het laatste verslag is tijdens het inspectiebezoek ingezien. Hierin stond vermeld dat een mock recall iedere twee jaar dient plaats te vinden. De richtsnoer beschrijft echter dat de doeltreffendheid van de regelingen voor een recall jaarlijks dient te worden geëvalueerd. Vóór 2015 werden zelfinspecties alleen uitgevoerd door medewerkers van het moederbedrijf Vervoer In incidentele gevallen worden er zendingen verstuurd met een externe vervoerder anders dan de loongroothandelaar. Deze vervoerder is door FMC niet gekwalificeerd. Zo is er geen overeenkomst met deze vervoerder en zijn er geen afspraken vastgelegd op het gebied van GDP. Ook heeft er geen formele audit plaatsgevonden bij deze vervoerder. Onduidelijk is of het vervoer van geneesmiddelen met deze vervoerder onder GDP plaatsvindt. 12. Overige zaken: 12.1 Andere specifieke zaken Tijdens het inspectiebezoek is gebleken dat de loongroothandelaar nog ten onrechte op de vergunning van FMC vermeld staat. FMC zal Farmatec verzoeken deze loongroothandelaar van de vergunning te verwijderen Wettelijke bepalingen (bevindingen) Niet van toepassing Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een groothandelsvergunning Niet van toepassing Monstername door inspecteur Niet van toepassing. 13. Verspreiding van het rapport: Openbaarmaking: CBG-MEB Bureau Diergeneesmiddelen IGZ intern Bedrijf (geïnspecteerde) European Medicines Agency Anders: 14. Lijst van bijlage(n): Definitie van Significante GDP Tekortkomingen. F013/03 Bladzijde 7 van 10

8 15. Lijst van tekortkomingen: GDP tekortkomingen: 15.1 Kritische Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd Belangrijke De overeenkomst met de RP is niet volledig. Een functiebeschrijving voor de RP is niet aanwezig. [GDP 2.2] Het vervoer van geneesmiddelen met de vervoerder die incidenteel wordt ingezet is niet geborgd. Dit blijkt uit: - Deze vervoerder is door FMC niet gekwalificeerd; - Er is geen overeenkomst met deze vervoerder en zijn er geen afspraken vastgelegd op het gebied van GDP; - Er is geen audit uitgevoerd bij deze vervoerder. [GDP hoofdstuk 9] 15.3 Overige Een procedure voor change control is nog niet aanwezig. [GDP1.2] In de procedure voor kwaliteitsrisicobeheer is niet opgenomen welke situaties aanleiding kunnen geven voor het herzien van de uitgevoerde risicoanalyse. [GDP 1.5] In het magazijn is geen ruimte aangeduid voor de opslag van quarantaine geneesmiddelen. [GDP 3.1] Temperatuurbeheersing is niet volledig geborgd. Dit blijkt uit: - Wekelijks wordt er een uitdraai gemaakt van het temperatuurverloop van die week. Omdat de logger geen tussentijds alarm kan afgeven bij een temperatuurexcursie kan het zijn dat een eventuele excursie pas op het moment van uitlezen wordt geconstateerd; - De in de procedure voor temperatuurbeheersing beschreven werkwijze klopt niet met de stappen die in de praktijk uitgevoerd worden; - De rol van de RP bij temperatuurexcursies staat niet in de procedure beschreven; - In de conclusie van beide mappingstudies is alleen gekeken of de GDP ruimte binnen de gestelde waarden blijft. In de conclusie wordt niet gekeken naar de bepaalde hot- en coldspots en de temperatuurloggers zijn niet geplaatst aan de hand van deze uitkomsten waardoor de temperatuurlogger voor het continue monitoren van de temperatuur niet op de meest adequate plaats is opgehangen. [GDP 3.2.1] Voor de uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden zijn geen reinigingschema, instructie en register aanwezig, waardoor onduidelijk is wanneer welke schoonmaakwerkzaamheden moeten worden uitgevoerd. De uitvoering van deze werkzaamheden is door het ontbreken van een register niet aantoonbaar. [GDP 3.1] Er wordt niet vastgelegd dat medewerkers procedures hebben gelezen en begrepen. Hierdoor is niet inzichtelijk en aantoonbaar dat medewerkers in de procedures zijn getraind. De RP houdt hier geen toezicht op. [GDP 2.4] In de procedure voor de kwalificatie van afnemers staat niet opgenomen dat de controle op de bevoegdheden van de afnemers jaarlijks wordt uitgevoerd. [GDP 5.3] Andere tekortkomingen en aanbevelingen: 15.4 Wettelijke tekortkomingen Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd. F013/03 Bladzijde 8 van 10

9 15.5 Aanbevelingen De overeenkomst met de loongroothandelaar is niet makkelijk leesbaar en laat ruimte voor eigen interpretatie van afspraken, omdat van diverse onderwerpen in de verschillende annexen elke keer een stukje beschreven staat, waardoor het geheel onoverzichtelijk is. De aanbeveling is te kijken of het format van de overeenkomst kan worden herzien zodat de leesbaarheid van het document verbetert. 16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen: Het ontvangen Plan van Aanpak als reactie op de tekortkomingen in hoofdstuk 15 is voldoende bevonden. Hierover heb ik nog de volgende opmerkingen: Het GDP certificaat van de vervoerder betreft een commercieel GDP certificaat. Dit certificaat is niet door de overheid (IGZ) uitgegeven. Op 7 juni 2016 heeft u een afspraak met de vervoerder voor een kwalificatie + contractafspraak. Ik neem aan dat indien u de vervoerder als voldoende kunt kwalificeren u ook een contract zul opstellen en ondertekenen waarin alle GDP aspecten zijn belegd. Commentaar van de inspecteur(s) op de vragen van bedrijf: Niet van toepassing Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties: Niet van toepassing 17. Samenvatting en conclusie: Op grond van bovenstaande is geconcludeerd dat Fresenius Medical Care Netherlands B.V., Mandenmaker 22 te Nieuwkuijk wat betreft de geïnspecteerde activiteiten: voldoet aan GDP (bijgesloten is het GDP certificaat). voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld. niet voldoet aan GDP. Volgende inspectie Bij de volgende inspectie zal beoordeeld worden of de plannen daadwerkelijk geïmplementeerd zijn en of het kwaliteitssysteem wordt nageleefd. Afsluiten inspectie Met dit rapport wordt het inspectiebezoek van 15 maart 2016 afgesloten. Handtekening: Datum: Naam: Inspecteur Organisatie: Inspectie voor de Gezondheidszorg F013/03 Bladzijde 9 van 10

10 Definitie van Significante GDP Tekortkomingen 1. Kritische Tekortkoming Elke afwijking van het GDP richtsnoer(guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid. Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem. 2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming: - die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken; - die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaaren transportcondities; - die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning; - een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen. 3. Overige tekortkoming Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline). F013/03 Bladzijde 10 van 10