Verslag raadscommissie III van 08 december, 20u. Aanwezig: Luk Draye, Wouter Vlassak, Chris Parmentier, Tom Denon, Steven Tossyn (raadsleden), Katleen D Haese (schepen) Op uitnodiging: Pascal De Geyter Verontschuldigd: Debra De Greef, Karl Boumans Agenda: 1. Goedkeuring verslag 06 november 2014 2. Punten gemeenteraad 16 december 2014 3. Varia 1. Goedkeuring verslag 06 november 2014 Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Punten gemeenteraad 16 december 2014 Punt 1: Personeelsdienst delegatie handtekeningsbevoegdheid kennisgave Deze delegatie is een bevoegdheid van de secretaris. Chantal Nackaerts, deskundige personeel krijgt een aantal handtekeningsbevoegdheden toevertrouwd. Het gaat om briefwisseling/formulieren met derden zoals RVA, VDAB. Dit verhoogt de snelheid van afhandeling van dossiers. Punt 2: Personeeldienst personeelsbeheer kennisgave Krachtens artikel 86 is de secretaris bevoegd voor dagelijks personeelsbeheer. De secretaris kan deze bevoegdheid delegeren. De raad van 9/6/2009 heeft het begrip dagelijks personeelsbeheer afgebakend. Deze bevoegdheid wordt aan Edith toevertrouwd. Het gaat om individueel personeelsbeheer zoals verlof, loopbaanonderbreking, zaken rond vorming en evaluatie en de toepassing van de RPR (organiseren evaluatieprocedure) Punt 3: Personeelsdienst - aanpassingen statutaire en contractuele personeelsformatie De toevoeging van een stedenbouwkundig ambtenaar niveau A De huidige functie wordt hervormd tot een deskundige planner en er wordt een stedenbouwkundig ambtenaar van niveau A toegevoegd. Reden: stijgend aantal dossiers, grotere complexiteit. De Vlaamse codex ruimtelijke ordening onderstreept het belang van dergelijke functie die in principe een diploma op niveau A heeft en bijkomend master in ruimtelijke ordening. Het uitdovend stellen van één hoofdcontroleur der werken: We gaan voor een duidelijkere structuur en maken de opsplitsing tussen binnendienst (beheer eigen patrimonium, magazijn) en buitendienst (groen, wegen). Elke dienst wordt aangestuurd door een hoofdcontroleur der werken. Daarom wordt de derde functie hoofdcontroleur der werken uitdovend gesteld.
Toevoegen van een functie deskundige infrastructuur Er is nood aan bijkomende ondersteuning voor de beleidsmedewerker. Het aantal dossiers stijgt en het wordt complexer. Deze persoon staat in voor de administratieve afhandeling van de dossiers ivm. werken aan wegen, gebouwen, groen we voorzien dit op niveau B gezien de vereiste deskundigheid. Het schrappen van één administratief hoofdmedewerker (C4-C5): deze functie staat al aantal jaren oningevuld: was voorzien op de dienst openbare werken. Niemand voldoet aan voorwaarden bevordering (is bevorderingsgraad). Nu opteren we via diplomavereiste te selecteren op B-niveau. Dienst vrije tijd Vroeger was het diensthoofd vrije tijd een cultuurbeleidcoördinator die zich vnl. op cultuur richtte. Nu wordt deze functie omgevormd tot beleidsmedewerker vrije tijd (klemtoon ligt op leidinggeven) en komt er een deskundige cultuur bij die zich op dat aspect kan richten. De vakbonden gaven hun akkoord op 19/11/2015. Chris: Er is geen HR-medewerker voorzien? Katleen: Neen, momenteel gaat Edith dit ter harte nemen om aan een efficiënte afhandeling van lopende dossiers tegemoet te komen. De secretaris kan steeds bevoegdheden delegeren. Dit wordt in de toekomst verder afgebakend. Steven: Als de nieuwe stedenbouwkundige komt, stopt dan de ondersteuning die er nu is van interleuven? Katleen: Ja, dat klopt. Punt 4: AGB De Kouter: Kapitaalsvermindering Met akte dd 25 juni 2012 werd door de gemeente een recht van opstal verleend aan het AGB De Kouter en werd tevens het eigendomsrecht op de opstallen overgedragen aan het Autonoom Gemeentebedrijf De Kouter voor een duur van 50 jaar vanaf 25/06/2012. Voor de verlening van dit opstalrecht en de eigendomsoverdracht is de opstalhouder, het AGB De Kouter een eenmalige vergoeding verschuldigd gelijk aan 17.586.592,54 Euro, exclusief BTW 21%. De Opstalgever, de gemeente Herent beschikt ten belope van dit bedrag exclusief BTW nog over een eisbare schuldvordering ten opzicht van de Opstalhouder, het Autonoom Gemeentebedrijf De Kouter. Zoals in de Ruling die door het AGB De Kouter werd bekomen, wordt deze eisbare schuldvordering voor het volledige bedrag ingebracht door de gemeente Herent in het kapitaal van AGB De Kouter via een kapitaalverhoging. Vervolgens wordt elk jaar en dit gespreid over 27 jaar of 3,7% per jaar, te starten vanaf 1 januari 2012 een kapitaalsvermindering doorgevoerd met terugstorting naar de gemeente Herent. Het Autonoom Gemeentebedrijf De Kouter beslist in deze context dan ook tot de kapitaalsvermindering voor 2014 voor een bedrag van 650.703,92 Euro Punt 5: AGB Meerjarenplan 2015 2019
Deze rapporten zijn gelijkaardig als die aan de gemeente. De toepassing BBC geldt voor beleidsrapporten en de boekhouding, maar niet voor het beheersmatige luik. (zoals beperking kredieten, visum en wetmatigheidscontrole voor betaling, financieel evenwicht). De controle op de financiële toestand blijft een verantwoordelijkheid van één of meer revisoren (geen raadslid meer) en we dienen blijvend de jaarrekening neer te leggen. Dit principe wil de herkenbaarheid en leesbaarheid voor de raadsleden verhogen. De naar voorgeschoven doelstellingen kaderen in de ruling: het verder inrichten en uitbouwen van de casco s (zoeken van een huurder), het inrichten van een computerleslokaal en aan derden verhuren, het aanwerven van eigen onthaal personeel en de verdere professionalisering van de dienstverlening (aankoop presentatiescherm, overname van een aantal onderhoudscontracten) De raad van bestuur heeft op 01/12 een gunstig advies uitgebracht. Chris: Wat is binnen de ruling voorzien van termijn om dit te realiseren? Katleen: Er zijn geen voorwaarden gesteld. Wel doen we extra inspanningen zoals vb.: het inschakelen van een immo-kantoor. Het blijkt wel een moeilijke markt te zijn. Pascal: We voldoen aan al de voorwaarden, we proberen nog die laatste zaken, zoals het PC lokaal inrichten en aanwerving personeel, te realiseren. Katleen: Op de RvB op 21/1/2015 bekijken we de ruling en gaan we hier grondig op in. Steven: Ook voor de begroting is het van belang om de casco s te verhuren om zo inkomsten te verwerven. Punt 6 : AGB De Kouter Budget 2015 In het jaar 2015 gaan we verder werken aan de aangehaalde bovenstaande doelstellingen. Punt 7 : Investeringslijst volgens budget 2015 goedkeuring Welke zaken wijzigen of worden toegevoegd? Een aantal investeringsenveloppen wijzigen : Onderwijs Bijkomend: verduistering Toverveld in 2015 (12.000), Airco in Klassen stelten II in 2015 (25.000) Kinderopvang: Bijkomend: Verwarming Haachtstraat in 2015 (16.000), herstellen dak Hip Hob in 2015 ( 20.000) Openbare verlichting: + 175.000 euro Termerestraat 40.000 euro in 2015, Dorpsplein in 2017 (50.000), Vloerstraat-Provijnsstraat 85.000 euro in 2019. Loods Vernieuwen slagbomen in 2015 (4000) Gemeentehuis
Vervangen ramen : + 5.000 in 2015. Jeugd Investeringssubsidie jeugd + 125.000 voor een eenmalige investeringssubsidie scouts WVB voor de verbouwing van de jeugdlokalen (verschuiving niet aangewend in 2014) Sporthal IVD + 9000 voor het afschermen van een grote berging sporthal Ivo Van Damme (overgebracht van exploitatie naar investering) Er zijn enkele nieuwe enveloppes: Pastorij Herent verwarmingsketel in 2015: + 15.500 Kapitaalsverhoging Iverlek in 2015 + 433.157,03 euro Mollekensberg in 2015 + 4200 Punt 8: Kerkfabriek Onze-Lieve-Vrouw-Herent: budgetwijziging 2014 Deze wijziging heeft geen impact. Er is gevraagd de Y-waarde weg te werken bij de eerstvolgende jaarrekening. De kerkfabriek zal dit doen. Het gaat om de aankoop van een gebouw dat voornamelijk wordt gefinancierd uit de vervroegde afloop van bestaande beleggingen. Het gaat eveneens om een aantal kleinere aanpassingen in de exploitatie. Er is een gunstig advies van het bisdom. Punt 9 : Financiële rapportering 3 e kwartaal 2014 Kennisgave: bestaat uit lijst van financiële rekeningen en proef- en saldibalans. Punt 10: Herziening: Meerjarenplan 2014 2019. Welke zaken wijzigen? - de investeringsportefeuille zoals bovenstaand vermeldt - de vervroegde aflossing van een 16tal leningen ( 1.870.822,56 euro) De financiële schulden aan leningen dalen daarmee met 4,7% tot 37.806.062,23 op 1 januari 2015. - Een aanpassing van een aantal belastingsreglementen: de raming van de drijfkracht is in min gesteld ( we hadden per jaar 250.000 euro ingeschreven, maar in de praktijk blijken de opbrengsten een stuk lager te liggen. Dit heeft te maken met een aantal motoren die hoofdzakelijk bij Fluxys stilliggen). We hebben dit bijgesteld naar 195.000 euro. Drukwerk: we hebben een herberekening gemaakt op basis van de ontvangsten gedurende de eerste drie eerste kwartalen. We ramen voor 2015 400.000 euro, maar we gaan deze cijfers voor de jaren nadien laten dalen tot 289.000 in 2019. reden: we merken voorlopig op basis van de eerste drie kwartalen een daling in de ontvangsten. Bovendien vermoeden we dat meer en meer bedrijven gaan werken met internet of digitale kanalen. - Alle aanpassingen waarvan we kennis hebben genomen die hogere overheden doorvoeren is ingecalculeerd (het gaat om besparing 5 % op de gesco s, subsidies jeugd die met 10 % dalen,
vermindering subsidies sport met 5 %, lokaal cultuurbeleid subsidies 5 %). Er is ook rekening gehouden met het overslaan van de indexsprong. - Er is een forse stijging van de werkingsbijdrage aan IGO Leuven voor de Hip Hob. Zo is voor 2015 een bijdrage van 307.911 euro voorzien, terwijl dit initieel op 250.000 euro geraamd was. Redenen: de vroegere goedkope contracten bestaan niet meer: het zijn bediende contracten. Is men ziek, behoudt men loon en tezelfdertijd moet men een vervanger aan te stellen. Het ligt aan de personeelskost. - Er is krediet voorzien voor de verdere uitwerking traject doorlichting (40.000 euro). - Er is een eenmalig in 2015 krediet voorzien voor de uitwerking van de burgemeestersconvenant (15.000 euro) en de studie detailhandel (5000 euro). - Naar aanleiding van de brandweerhervorming heeft de gouverneur de verdeelsleutel voor de bijdrage van de gemeente Herent aan de Hulpverleningszone Oost van Vlaams-Brabant vastgelegd op 3,449%. Dit betekent dat de bijdrage van Herent die tot 2014 3,153% bedroeg jaarlijks stelselmatig zal stijgen tot ze in 2019 de 3,449% bereikt dat is een verhoging van 10% over 5 jaar boven op de extra kosten en indexeringen. Voor volgend jaar geeft dat een eerste stijging naar 3, 212%. - Er is eveneens rekening gehouden met de voorziene aanpassingen aan het kader. Chris: Hoeveel meer moet er aan de brandweer betaald worden? Pascal: Ongeveer 80000, we moeten extra betalen om achterstallen in te halen. En ons aandeel in % stijgt in combinatie van een stijging van de totale kost.. Momenteel staat ook nog bij de brandweer het personeelsstatuut ter discussie (afschaffen van vrijwilligers), wat ook een meerkost zou kunnen betekenen. Chris: Sommige gemeenten protesteren, waarom sluit Herent hier niet bij aan? Pascal: De gouverneur heeft de % verdeling gedaan aan de hand van een aantal objectieven criteria. Momenteel is de regeling niet ongunstig voor een gemeente als Herent. De gemeenten die protesteren zien hun aandeel stijgen tussen de +30% en +56%. Chris: De lening voor het ocmw is niet opgenomen? Pascal: nee, dit is doorgesproken met toezicht. Het is een kwestie van timing. De aanpassing volgt nadien. Chris: Ik zie geen verschil met de kapitaalsverhoging van Iverlek. Pascal: Het toezicht heeft advies gegeven en ons deze werkwijze voorgehouden, het is niet aangewezen om tegen het advies van het toezicht in te gaan. Chris: Ik zie een opvallende stijging van de ontvangsten in de staat van het financieel evenwicht. Pascal: Dit kan te maken hebben met de inkomsten van de belasting op drukwerk. Chris: De schatting was 60000, ik gaf eerder al aan dat dit veel hoger zou liggen. Pascal: De schatting is één ding, het kunnen innen iets anders, we worden geconfronteerd met internationalisering, vb.: bedrijven in Zwitserland, vandaar een voorzichtige inschatting. Chris: Toch is deze belasting vooral lucratief.
Katleen: Dit klopt helemaal niet, de voorzichtige schatting bewijst dit. De doelstelling om de papierberg te verkleinen lijkt volgens de eerste voorlopige gegevens ook te lukken. Er is een dalende tendens te merken na de eerste 3 kwartalen. Toch moeten we dit op langere termijn bekijken om een juiste beoordeling te kunnen doen. Chris: De uitgaven stijgen, er worden veel schulden vroeger terugbetaald. De gemeente staat er financieel goed voor? Katleen: De gemeente kent geen liquiditeitsprobleem. De schuldafbouw is een duidelijke keuze. De aflossingsgraad gaat dalen. Pascal: Er zijn 16 leningen vroeger terugbetaald zonder kosten. Punt 11: Budget 2015 Uit het MJP trek je budget: deze moeten aansluiten. Op de pagina overzicht per beleidsdomein, van de te verstrekken werkings- en investeringssubsidies zijn enkele vergissingen geslopen: De toelage aan het ocmw bedraagt 2.508.497 euro, aan Herko 1.742.025 euro en aan de brandweer 723.066 euro. De lijst wordt dan ook in die zin aangepast. De juiste cijfers zijn gebruikt in de budgettaire berekeningen. Chris: Ik vind nergens het klimaatactieplan terug? Katleen: Dit valt onder het overige beleid, er is enkel rapportering nodig van het prioritair beleid. Chris: Op welke manier worden prioritair en overige beleid bepaald? Katleen geeft hierop later een antwoord. Chris: vb. voor de burgemeestersconvenant is 15000 voorzien, de sterilisatie van de katten kon rekenen op 50000. Pascal: 50000, dat lijkt me nogal veel, en klopt niet Luk: Een heel aantal doelstellingen van de convenant worden binnen andere acties gerealiseerd en vallen buiten die extra 15000. Punt 12. Bijkomende kapitaalverhoging in het kader van optimalisatie aandelenbezit n.a.v. exit Electrabel nv. -er komt een terugstorting van 336.157,66 van Finilek, van door de gemeente Herent aan Finilek toegestane leningen. (Is dus een bedrag dat eerder door Herent aan Finilek is gestort dat terugkomt in onze liquide middelen.) - Finilek keert een extra dividend uit van 59.042,20 -Wij voorzien voor Januari 2015 in ons MJP een bedrag van 433.157,03 om te storten aan Iverlek als kapitaalsverhoging (Concreet wordt de kapitaalsverhoging voor 395.199,86 gefinancierd door gelden die Herent ontvangt van Finilek en moet Herent daar 37.957,17 'verse' liquide middelen aan toevoegen)
Chris: Zijn hier garanties voor? Katleen: Neen, maar Iverlek is geen klassiek bedrijf. Wij zijn een soort van vennoot in de intercommunale Iverlek. Chris: Wat is het doel van deze investering? Luk: Het in stand houden van de intercommunale. Katleen: Tot op heden hebben de aandelen goed opgebracht. Pascal: In 2013 hebben we +/- 600000 ontvangen van deze investering. 3.Varia Steven: Op de lijst van investeringen staat de pastorie wel, maar de benedictushoeve niet ingeschreven. Pascal: De benedictushoeve gaat er in 2015 worden opgenomen. De vergadering wordt om 21u45 gesloten. Wouter Vlassak Secretaris