Checklist Beursdeelname Alles wat u moet doen voor een succesvolle beurs. Het goed voorbereiden van een beursdeelname werkt het best als alle aandachtspunten in de juiste volgorde worden afgewerkt. Deze Checklist Beursdeelname helpt u daarbij. Per aandachtspunt geef ik tevens een indicatie van de periode tot de beurs, uitgaande van een totaaltraject van 9 maanden. Nog 9 maanden. Doelstellingen: Zonder doel kun je niet scoren Het is van groot belang dat u eerst bepaalt wat u met uw voorgenomen beursdeelname wilt bereiken, wat uw doelstellingen zijn. Op basis hiervan neemt u verderop in het voorbereidingstraject tal van beslissingen. U kunt prima meerdere doelstellingen hebben. Belangrijk is echter dat u deze zo vastlegt dat u achteraf feitelijk kunt vaststellen of u uw doel(en) bereikt heeft. Voeg getallen toe aan de omschrijving van uw doelstelling om ze meetbaar te maken. Een uurtje hulp nodig bij het goed formuleren van uw doelstellingen? > mail@ruudvanuden.nl Nog 8 maanden Budget: Kies niet zomaar een bedrag. Bedenk wat u wilt dat de beursdeelname u oplevert. Bepaal daarna hoeveel Euro s u bereid bent daarvoor te investeren. Als u heeft bepaald wat u precies wilt bereiken, is het eenvoudiger daar een budget voor vrij te maken. Verdeel dit budget in verschillende aandachtsgebieden (deelnameprijs /m2, nutsvoorzieningen, beursstand, transport, training, marketing en promotie, personeel, verblijf etc.) Bescherm uw budget - Zorg ervoor dat u na de beurs antwoord heeft op vragen als: o Hoeveel nieuwe contacten zijn er gelegd? o Wat is de tegenwaarde van de aankoopplannen van bestaande klanten? o Welk product trok de meeste aandacht? o Wat was het bezoekersprofiel van de beurs en van de mensen die u sprak? - Maak vooraf aan al uw collega s duidelijk wat er van ze verwacht wordt. Wat uw doelstelling is. In cijfers! Checklist Beursdeelname. Pagina 1 van 9
- Achteraf bewaakt u zorgvuldig het aantal leads dat per medewerker wordt omgezet in een opdracht. Of heeft u misschien zelfs een doelstelling per medewerker opgesteld? Nog 7 maanden De Vorm: Het is van belang dat u en uw collega s een global beeld hebben van het deelname concept. Dat werkt gewoon prettiger. Hoewel het nog vroeg is (lijkt!), zet u op basis van uw doelstellingen alvast een lijn uit waarmee de diverse professionals in een later stadium hun werk kunnen doen. Standgrootte. Hoe groot moet uw stand zijn? Ook dit antwoord volgt uit uw doelstellingen. De hoeveel benodigde ruimte volgt namelijk uit het aantal personen dat u nodig heeft voor het aantal gesprekken dat u wilt voeren, vermeerderd met ruimte voor uw producten en hospitalitywensen. Een te kleine stand werkt niet, maar een te grote stand is zeker ook geen goed idee! Overigens is de ene 40m2 de andere niet. Bedenk goed welke vorm past bij uw doelstellingen. Twijfelt u? Bel gerust. Het ontwerp. Uw stand moet uw boodschap in één keer duidelijk maken. Daarnaast is het tijdens de beurs een verlengstuk van uw bedrijf; Het is de plaats waar uw mensen hun werk op prettige en doeltreffende wijze moeten kunnen doen. Het ontwerpen van een goede beursstand is een vak. Het is meer dan een optelsom van benodigdheden. Denk alvast na over wat uw stand zou moeten uitstralen. Campagne. Ook de campagne die u gaat voeren om de juiste bezoekers op uw beursstand te krijgen vraag nu alvast wat aandacht. Brainstorm nu alvast over hoe u de juiste mensen kunt bereiken en wat u naar hen wilt uitstralen. Later kan uw reclamebureau hiermee verder. Checklist Beursdeelname. Pagina 2 van 9
Nog 6 maanden Planning: De kans is groot dat u het voorbereiden van de beursdeelname een extra taak is naast uw eigenlijke werkzaamheden.. Om aan het eind van de rit niet in de problemen te komen is het van belang nu alvast de werkzaamheden in een tijdspad vast te leggen. Mind dump. Begin eens uw hoofd te laten leeglopen en zet de uitkomst op papier. Ervaringen uit het verleden, nieuwe ideeën, wat u zelf als bezoeker van een (vak)beurs eens heeft gezien enzovoort. Plak het op een zichtbare plaats, vul aan en schrap door de tijd heen. Dit helpt goed om de focus te houden, en later bij het opstellen van een briefing voor standontwerp. Verantwoordelijkheden. Wijs zo mogelijk mede verantwoordelijke aan binnen uw bedrijf en verdeel de taken. Het verlicht de werkdruk, twee weten meer dan één en. het is leuker. Interne betrokkenheid. Vertel uw collega s dat u een beursdeelname voorbereidt. De lunchpauze is hiervoor een prima gelegenheid. Laat iedereeen meedenken en verbind er eventueel een leuke prijs aan voor de beste input. Nog 5 maanden Briefing: Een goede briefing gaat u veel tijd besparen! Het voorkomt namelijk dat u straks appels met peren moet vergelijken als de potentiële aanbieders met hun offertes komen. Besteed daarom aandacht aan het opstellen van de briefing voor standontwerp of promotie- campagne en laat zonodig een professional met u meekijken. Briefing standontwerp. Trap niet in de valkuil zelf op de stoel van de ontwerper te gaan zitten. Zorg er voor dat degene die zich gaat buigen over uw beurspresentatie wordt voorzien van alle benodigde informatie. Dat mag ook best uw voorkeur of afkeer van bepaalde zaken betreffen maar maak vooral duidelijk wat en wie u met uw beursdeelname wilt bereiken. Briefing promotiecampagne. U weet wie u straks op uw beursstand wilt ontmoeten. Nu moeten die mensen nog overtuigd worden een deel van hun spaarzame tijd op uw stand door te brengen. Waarom moeten ze dat doen? Wat is daar te halen? Er Checklist Beursdeelname. Pagina 3 van 9
zijn professionals die u graag van dienst zijn bij het bereiken van uw doelgroep. Ook zij willen echter graag weten wat uw doelen en ideeën zijn. Leg deze vast in een briefing promotiecampagne. Nog 4 maanden Opdrachten verstrekken. Ik zal eerlijk zijn. Het komt niet heel vaak voor dat een standbouwbedrijf 4 maanden voor de beurs de opdracht krijgt, als zou hij dat graag willen. Doet u het niet voor uw toeleveranciers, doe het dan voor uzelf. De experts kunnen aan de slag en u kunt zich gaan bezighouden met de overige belangrijke zaken die nodig zijn voor uw beursdeelname. Als uw briefing helder was en u heeft eventuele aanvullingen netjes aan alle aanbieders doorgespeeld, heeft u eenvoudig een keuze kunnen maken. U weet nu dus wie uw stand gaat bouwen en wie u gaat helpen met de promotiecampagne. Dit is echter ook een goed moment om na te denken over de voorbereiding van de standbemanning. Dat zijn immers de mensen die straks op de beursstand echt voor het succes moeten zorgen. Overweeg daarom zeker een beurstraining en plan deze ongeveer 2-3 weken voor aanvang van de beurs. Nog 3 maanden De Promotiecampagne Laat u zien en horen! - Plaats uw profiel en nieuws voor de (digitale) beurscatalogus - Stuur uw nieuws naar de (vakmedia) - Nodig uw relaties uit - Advertenties in (van)media / beursspecials - Promotie- items op de beursvloer - Bedank uw relaties voor hun komst naar de beurs - Aanmelden noviteiten/awards Checklist Beursdeelname. Pagina 4 van 9
Nog 10 weken Facilitair Het is tijd de nodige voorzieningen te bestellen bij de beursorganisatie en/of de beurslocatie. Sommige (meest technische) zaken zullen door de standbouwer uit uw naam worden aangevraagd. Regelen met de beursorganisatie: o Relatie- en toegangskaarten o Badgereader o Beursprogramma / seminars etc o Adverteren op website beurs of in de digitale beursgids o Persberichten / innovaties insturen Regelen met de beurslokatie: o Catering, huur subruimtes voor eigen seminar of vergadering o Aanvragen technische voorzieningen (elektra, water, internet, parkeerkaarten) o Aanvragen transport beursterrein en tijdelijke opslag verpakkingen Nog 8 weken Interne Kick Off Presenteer de beurs aan uw collega s. Wat mij betreft niet alleen aan de collega s die straks op de stand staan, maar aan iedereen. Creëer betrokkenheid. Checklist Beursdeelname. Pagina 5 van 9
Nog 6 weken Voorbereiding Sales Apparaat Wie doet wat straks op de stand en na de beurs? Bespreek met de standbemanning en de overige salescollega s de volgende zaken: - Uitleg over doelstelling en doelgroep - Afspraken maken over het vastleggen van de beursgesprekken - Vastleggen en voorbereiden van opvolging van de opgedane leads Nog 4 weken Draaiboek Leg vast wie wanneer verantwoordelijk is (de standmanager). Leg vervolgens in een duidelijk overzicht voor iedereen vast: - Op- en afbouwdagen - Beursdagen en tijden met duidelijkheid over aanwezigheid voor aanvang en na afloop - Meeneemlijst (intern) - Retourlijst (voor na de beurs) - Calamiteiten plan - Alle benodigde contactgegevens (intern en extern, toeleveranciers etc) Checklist Beursdeelname. Pagina 6 van 9
Nog 3 weken Beurstraining Zet uw standbemanning op scherp. Geef hen de handvaten die zij nodig hebben om zich zeker te voelen op de beursstand. Een beurstraining is hier heel geschikt voor. Deze beurstrainingen hebben zich inmiddels meer dan bewezen en zijn voor een overzichtelijk tarief per persoon beschikbaar. > Meer over beurstraining DE BEURS DATA [ - T/M - - 20 ] De Beursdeelname Het is zover. Alles is voorbereid en klaar. Maar nu gaat het past echt beginnen. Vanaf nu wordt gewerkt aan succes. Dit geeft altijd weer een gezonde spanning. Iedereen is even weg uit zijn veilige dagelijkse bezigheden. Elke dag: - Zorg ervoor dat iedereen ruim voor aanvang aanwezig is. Evalueer de vorige beursdag, communiceer de resultaten, stip verbeterpunten aan en neem nog eens goed de doelstellingen door. Zijn er afspraken? Wie is daardoor tijdelijk minder actief en wie neemt die taak over? - Verstuur de hoge prioriteit- leads direct door naar kantoor en zorg dat zij binnen 24uur een eerste reactie ontvangen. Aangevraagde informatie kan alvast door het back- office worden verzonden. Checklist Beursdeelname. Pagina 7 van 9
Direct na de beurs Na de beurs De grootse valkuil is dat uw mensen (en misschien zelfs u) denken: Zo, en nu weer aan het werk en terugvallen in het ritme van de werkzaamheden van voor de beurs. Zo gaat het namelijk vaak en dat is jammer. Actieplanning Het is van groot belang dat iedereen direct weet hoeveel lead er per persoon opgevolgt moeten worden, compleet met agenda en prioriteitenoverzicht. Daar hoort ook een wekelijkse terugkoppeling bij. Anders verwatert het en is alles voor niets geweest. Gebruik hiervoor een actieplanning die u al voor de beurs heeft gemaakt. Uw ervaringen Het zowel voor uzelf als voor overig betrokken partijen van belang dat u opgedane ervaringen deelt. Informeer derhalve uw collega s, de beursorganisator, de standbouwer over successen en verbeterpunten. Zelf verwerkt u uw ervaringen in het draaiboek voor de volgende beursdeelname en u past zonodig de planning voor die beursdeelname aan. Bedank Dank uw collega s voor hun inzet en de standbezoekers voor hun komst. Tot 3 maanden na de beurs Evaluaties Na circa 14 dagen is een eerste inschatting te maken zijn van het succes van de beursdeelname. In elk geval is het belangrijk met het gehele team de ervaringen te bespreken en vast te leggen. Herhaal dit nog eens circa 3 maanden na de beursdeelname. Betreft het een jaarlijkse beurs, dan bent u namelijk aardig op tijd om uw ervaringen direct te verwerken in de nieuwe beursplannen. Let op! Begin bij elke beursdeelname bij het begin. Dus bij de doelstellingen. U wilt immers voorkomen dat u beslissingen uit gewoonte neemt. U blijft ze nemen met de doelstellingen en eerdere ervaringen als uitgangspunt. Checklist Beursdeelname. Pagina 8 van 9
Over Ruud van Uden Sinds 1995 begeleid en train ik bedrijven in voorbereiding op hun beursdeelname. Zowel mijn werkgebied als klantenkring is internationaal. In de loop van de bijna 20 jaar heb ik een uitgebreid netwerk van professionals opgebouwd. Mensen en bedrijven die ik zo nodig met een gerust hart inschakel om uw beursdeelname tot een succes te maken. Ruud verzorgt regelmatig lezingen, trainingen en workshops voor zowel beursorganisatoren als exposanten. Uurtje sparren? Goed idee! Aan het eind van een gratis en vrijblijvend kennismakingsgesprek bent u in elk geval een flinke handvol tips en ideeën rijker. Dan pas bepalen we of samenwerking zinvol is. Contact Telefoon: Mail: Website: 06-16690523 mail@ruudvanuden.nl www.ruudvanuden.nl Checklist Beursdeelname. Pagina 9 van 9