Bijlage 3 Concept communicatieplan 1
Communicatieplan Inleiding Dit communicatieplan is bedoeld ter ondersteuning van de communicatie over het project. Een project dat gericht is op versterking van het lokaal bestuur in op het terrein van welzijn, bouwen en wonen en financieel management, waarbij binnen de drie kernthema s de focus ligt op HIV/AIDS. Dit communicatieplan omvat de volgende onderwerpen: 1. Achtergrondinformatie 2. Doelgroepanalyse 3. Vaststelling communicatiedoelstelling 4. Strategische aanpak communicatie 5. Keuze communicatiemiddelen en momenten 6. Organisatie van de communicatie 7. Evaluatie van de communicatie 1. Achtergrondinformatie Aanleiding: HIV/AIDS, in Heusden een begrip, in Namibië een ramp!! Één van de vele steden in Zuidelijk Afrika waar bijna overal in het dagelijks leven HIV/AIDS zichtbaar is. In de directe omgeving van de geïnfecteerden en ver daarbuiten. Lokale overheden worden van dag tot dag geconfronteerd met een door ziekte en sterven ontwrichte samenleving. Emotioneel leed, financiële nood, opvang en verzorging van weeskinderen zijn slechts enkele van de problemen van een bevolkingsgroep waaruit een groot middenstuk wordt weggeslagen door de ziekte van de schaamte. De lokale overheid staat voor een bijna onmenselijke taak om met een tekortschietend budget en ambtenarenapparaat de problemen het hoofd te bieden! Om bij te dragen aan de strijd tegen HIV/AIDS vanuit het gemeentelijk perspectief ondersteunt VNG-International een aantal initiatieven van de lokale overheid in Afrika en coördineert activiteiten ter verhoging van bewustwording in Nederland over de AIDScrisis in Afrika en de HIV/AIDS-problematiek in het algemeen. Stedenbanden spelen daarbij een belangrijke rol, er wordt zoveel mogelijk aangehaakt bij de bestaande samenwerkingsrelaties tussen Nederlandse en Afrikaanse gemeenten. STOP AIDS NOW! (SAN) financiert een twee jaar durend programma van VNGinternational dat in nauwe samenwerking wordt uitgevoerd met de Alliance of Mayors and Municipal Leaders on HIV/AIDS in Africa (burgemeesters en gemeentelijke leiders in Afrika die proberen in eigen kring mensen te organiseren en te zorgen dat het thema politieke prioriteit krijgt). De raad van de gemeente Heusden heeft in zijn vergadering van 16 december 2003 besloten mee te werken aan een pilotproject : stedenband -Heusden. 2
Binnen dat project zullen met ondersteuning van VNG-International diverse activiteiten, gerelateerd aan het HIV/AIDS probleem, worden ontplooid. Daarbij zullen zowel lokale overheid als maatschappelijke instanties, gemeentelijke zorginstellingen, scholen, buurtcentra etc. worden betrokken. De activiteiten richten zich met name op drie kernthema s namelijk versterking van lokaal bestuur in op het gebied van welzijn, bouwen en wonen en financieel management, alles in relatie tot het Multipurpose Help Centre, een centrum voor dagopvang van HIV/AIDS-wezen en straatkinderen. Waarom Communicatie? Communicatie is belangrijk voor het welslagen van dit project. Vandaar dit communicatieplan. Door op een goede manier te communiceren kunnen twijfels en onduidelijkheden worden weggenomen. Communicatie moet leiden tot draagvlakverbreding zodat het project een project wordt van de gemeenschap. Last but not least is het communicatieplan bedoeld om fondsverwerving te stimuleren. Projectfasen Voorbereidingsfase: Op 2 december 2003 heeft het College van burgemeester en wethouders besloten akkoord te gaan met de doelstellingen voor internationale samenwerking en met het project in Namibië. Op 16 december heeft de raad van de gemeente Heusden een positief besluit genomen over het pilotproject in Namibië en de stedenband -Heusden. Er wordt een stuurgroep/projectgroep samengesteld. Voorbereiden miniconferentie die in mei wordt georganiseerd, waarvoor vertegenwoordigers van de lokale overheid, maatschappelijke instanties, kerken, gemeentelijke zorginstellingen, scholen, buurtcentra etc. zullen worden uitgenodigd. Startfase: De aftrap van het project zal plaatsvinden in mei tijdens de miniconferentie (eventueel in combinatie met het bezoek van de stagiaires uit ). D.m.v. perspublicaties zal gecommuniceerd worden over de (hoofd)doelen van het project: bestrijden werkloosheid, woningbouw, financieel management en versterken van kennis (kennisdeling op diverse terreinen). Deze doelen moeten allemaal HIV/AIDS gerelateerd zijn en in relatie staan tot het MPHC. Initiatieven vanuit de miniconferentie zullen worden geïnventariseerd en gecommuniceerd. Via het DL van de gemeente Heusden zal aandacht worden geschonken aan het project. Via perspublicaties (o.a. infopagina) zal het project onder de aandacht van de Heusdense gemeenschap worden gebracht. Binnen de organisatie zal een nieuwsbrief worden verzonden en zal op diverse beleidsterreinen worden bekeken welke medewerkers een bijdrage kunnen leveren aan dit project. 3
Continueringsfase: Er wordt een Stichting opgericht met een comité van aanbeveling om ervoor te zorgen dat ook na de projectperiode van drie jaar het MPHC zal worden gesteund vanuit de gemeente Heusden. Communicatie is gedurende de projectperiode van drie jaar essentieel maar zal ook na die tijd belangrijk blijven i.v.m. continuering van fondsverwerving. Stuurgroep: Voorzitter Henk Willems plv voorzitter Bart van Spaandonk coördinator GSO/projectleider Bert Jansen ambtelijke ondersteuning als deskundige op de diverse genoemde beleidsterreinen (max 3 personen) projectondersteuning/communicatie Ans van de Griendt & Antoinette van Heijst 2. Doelgroepanalyse Communicatie intern: Politiek blijvend draagvlak binnen- en initiatief vanuit de lokale overheid is belangrijk voor het welslagen van het project. Er is verschil tussen de kennis, de houding en het gedrag van de verschillende partijen. Medewerkers Slechts een beperkt aantal medewerkers is tot nu toe betrokken bij het project. Niet bij alle medewerkers is de kennis van en de houding ten aanzien van het project daarom gelijk. Het aantal medewerkers zal uitbreiden omdat op diverse beleidsterreinen medewerkers benaderd zullen worden om een bijdrage te leveren aan dit project. Communicatie extern: Maatschappelijke instanties om een breed draagvlak te creëren is betrokkenheid van veel verschillende maatschappelijke instanties belangrijk. Zij zullen worden benaderd voor de miniconferentie. De rol van de instanties moet duidelijk worden, zij moeten ambassadeurs worden en initiatieven ontwikkelen voor fondsverwerving. Kerken de gemeente Heusden kent veel gezindten. Ook deze kerkelijke instanties zullen worden benaderd voor de bijeenkomst in mei. Evenals bij de maatschappelijke instanties zal de voornaamste rol van de kerken bestaan uit het meewerken aan fondsverwerving. Gemeentelijke zorginstellingen deze instellingen zullen worden benaderd vanuit het oogpunt van vakdiscipline. Scholen zowel basisscholen als voortgezet onderwijs zullen worden betrokken bij het project. Het d Oultremontcollege kiest voor uitwisseling van kennis/kunde/ervaringen op leerlingenniveau. De school kan een twinning-project opstarten met Paresis Secundary School. De basisscholen kunnen met ondersteunende lespakketten de kinderen informeren over het project eventueel relateren aan een jaarlijkse schoolactie. Het COS kan wellicht de initiatieven in onze gemeente ondersteunen. 4
Buurtcentra zullen worden uitgenodigd in relatie tot jeugdactiviteiten en betrokkenheid bij eventuele activiteiten. Woningstichting betrokkenheid i.v.m. het opzetten van een woningbouwvisie, eventueel het formuleren van een bescheiden woningbouwproject/woningbouwfonds gekoppeld aan MPHC. 3. Vaststelling communicatiedoelstelling Bij alle betrokkenen voldoende kennis bewerkstelligen over het totale project. Daarnaast de verschillende onderdelen belichten en kenbaar maken wie op welk beleidsterrein betrokken wordt. Bij alle betrokkenen een houding creëren waarmee constructief aan het project kan worden gewerkt, d.w.z. meedenken, aandragen van initiatieven en stimuleren van fondsverwerving. Daadwerkelijke uitvoering van de acties door alle betrokkenen! resulterend in fondsverwerving! Voordat de betrokkenen een positieve houding kunnen creëren moeten zij weten wat de (hoofd)doelstellingen zijn van dit project. Pas dan kan er worden gewerkt aan draagvlak voor het project en kunnen mensen zich betrokken gaan voelen. Dit laatste betekent dat mensen zich niet op een afstand zetten van het project maar actief meedenken. 4. Strategische aanpak communicatie De afzender de afzender van de communicatie is, in abstracte vorm, de gemeente Heusden als stedenbandpartner van. In de praktijk is het de projectgroep. De boodschap voor alle betrokkenen moet duidelijk zijn dat dit project is gericht op ondersteuning en versterking van lokaal bestuur in op het gebied van welzijn, bouwen en wonen en financieel management, waarbij binnen de drie kernthema s de focus ligt op HIV/AIDS. De doelstellingen zijn: Het opzetten van een jeugdbeleid/jeugdplan op het gebied van HIV/AIDS waarin initiatieven van de gemeenschappen zijn geïntegreerd. Het formuleren van een woningbouwvisie gericht op HIV/AIDS en een eerste aanzet tot een bescheiden woningbouw gekoppeld aan het Multipurpose Help Centre. Het formuleren van een gemeentelijke visie op werkeloosheid en een inventarisatie van mogelijke economische activiteiten. Het opzetten van financieel management en beheerssystemen en een plan voor het Multipurpose Help Centre. 5
Communicatiemethoden Er worden verschillende methoden gebruikt: Persoonlijke communicatie (gesprekken, overleg etc.) = doelgroepgericht, arbeidsintensief, interactie en uitwisseling. Schriftelijke communicatie (nieuwsbrieven, advertenties, artikelen etc) = doelgroepgericht, groot bereik in korte tijd, eenrichtingsverkeer! Audiovisuele communicatie radio, TV = weinig doelgroepspecifiek, groot bereik in korte tijd. (hoge kosten?) Digitale communicatie Internet (DL), intranet = Redelijk tot specifiek doelgericht, mogelijkheid tot interactie. (rekening houden met toegankelijkheid: heeft iedereen een computer ter beschikking?) 5. Keuze communicatiemiddelen en - Momenten Intern: Nieuwsbrief maart 2004 Informatie op HEIN vanaf mei 2004 Personeelsblad 3 e kwartaal 2004 Extern: Uitnodiging voor miniconferentie april 2004; vooraankoniging in maart 2004 Persbericht mei 2004 ; ntb Uitzending lokale radio en tv mei 2004 ; ntb Informatie op de Webste vanaf mei 2004 Communicatiemomenten zijn afhankelijk van initiatieven en missies vanuit en naar. 6. Organisatie van de communicatie Communicatie rondom dit project wordt geregeld door de stuurgroep en uitgevoerd door medewerker projectondersteuning met ondersteuning van de cluster communicatie. 7. Evaluatie van de communicatie Vooraf pretesten van de in te zetten boodschap en de middelen bij de doelgroep. Meten van kennis en houding van de doelgroepen en de ontwikkeling daarvan in de tijd. Het achteraf meten van het effect van de eigen communicatie-activiteiten. 6