Handleiding TWYSK Risicotool Online webapplicatie voor het vastleggen en beheren van risico-informatie
Handleiding Twysk risicotool De Twysk risicotool is in opdracht van Twynstra Gudde ontwikkeld als eenvoudig instrument voor het vastleggen van risico-informatie. Twysk is een eenvoudige, webbased applicatie die u in staat stelt om risico-informatie overzichtelijk op te slaan, te beheren, te analyseren en te exporteren naar PDF en MS Excel spreadsheets. Het is ontwikkeld op basis van de vaak gebruikte risicoregisters in MS Excel. Het gebruik van Twysk is hierdoor intuïtief en Twysk is dan ook grotendeels te gebruiken zonder enige uitleg. In het geval dat er toch onduidelijkheden zijn, geeft deze handleiding u verder houvast. Mocht u na het raadplegen van dit document nog vragen hebben, of heeft u andere vragen omtrent risicomanagement en het uitvoeren van risicoanalyses, dan kunt u altijd contact met ons opnemen via twysk@tg.nl 2
Knoppen en functionaliteiten De applicatie Voor het gebruik van de Twysk risicotool worden geen kosten voor aanschaf of beheer in rekening gebracht. De risicotool is vrij toegankelijk en te gebruiken via: www.twysk.nl De data die u invoert kan alleen lokaal worden opgeslagen en dus niet op internet. Dit zorgt ervoor dat uw (vertrouwelijke) gegevens strikt voor u persoonlijk toegankelijk blijven. U bepaalt zelf wie u toegang geeft tot uw gegevens door het toezenden van het databestand. De data wordt opgeslagen in een [documentnaam].tg formaat, alleen in te lezen via de Twysk-applicatie. Risicobestand aanmaken, openen, opslaan Wanneer u de applicatie hebt geopend in uw internet browser, verschijnt meteen een leeg risicoregister. Vanaf hier kunt u kiezen voor het aanmaken van een nieuw register of het openen van een bestaand register. Basisweergave ingevulde risicotabel in Twysk Nieuw register aanmaken Klik op [nieuw] voor het aanmaken van een nieuw register. Bij het openen van Twysk is er standaard een nieuw, leeg register geladen. Wanneer er reeds een register is geopend, zal Twysk vragen of u het huidige bestand wilt opslaan. 3
Register openen Klik op [open] voor het openen van een reeds bestaand register. Het selecteren van een gewenst bestand gaat zoals u dat gewend bent in (MS Office) programma s. Register opslaan Wanneer u klaar bent met uw bewerking of risicosessie, of wanneer u het bestand tussentijds wilt opslaan, kan dat door op [opslaan] te klikken. Ook dit verloopt verder zoals u dat gewend bent in de MS Office programma s. De data wordt opgeslagen in een [documentnaam].tg formaat, alleen in te lezen via de Twysk-applicatie. Lay-out van het risicoregister Standaard indeling scherm Het risicoregister is opgebouwd uit een tabel met risico s. De kolomkoppen beschrijven welke informatie een kolom bevat, links van alle rijen staan de unieke risiconummers. Verder bevat het venster een functiebalk en een in- en uitklapbaar menu om in te zoomen op één risico. Dit laatste menu staat aan de rechterkant en kan met de inklapknop in- of uitgeklapt worden (zie onderstaande afbeelding). Het menu bevat de volledige risicobeschrijving in het groot plus de beheersmaatregelen voor het betreffende risico. De beheersmaatregelen staan alleen weergegeven in deze detail-weergave, en zijn niet als kolom opgenomen in de reguliere weergave. 4
TIP: door in uw browser (ongeacht welke browser u gebruikt) op F11 te drukken, geeft de browser Twysk weer op volledige schermweergave. Hierdoor is een grotere hoeveelheid informatie (overzichtelijk) op het scherm te tonen. Door nogmaals op F11 te drukken keert u terug naar de gebruikelijke weergave. Aanpassen van kolommen Op de functiebalk van Twysk na, kan alles naar eigen inzicht worden aangepast. Zo zijn de breedtes van de kolommen aan te passen, simpelweg door te slepen, zoals u dat ook gewend bent bij het werken met tabellen in MS Office programma s. Er is een lange lijst met kolomtypes voorgeprogrammeerd waardoor het eenvoudig is om de tabel de gewenste indeling mee te geven. Om de gewenste kolommen te selecteren klikt u op het zwarte driehoekje dat verschijnt wanneer u met de aanwijzer op een willekeurige kolomknop staat. Er verschijnt een uitklapmenu. Selecteer kolommen, er verschijnt vervolgens een lange lijst met de voorgeprogrammeerde categorieën. Selecteer de categorieën die u in uw tabel wilt. Wanneer u een groot aantal kolomkoppen hebt, kan het zijn dat ze niet allemaal op het scherm passen. Dit wordt opgelost door een schuifbalk. Indien u bepaalde kolommen niet mee wilt laten schuiven, zoals bijvoorbeeld gebeurtenis, kunt u de kolom vastzetten. Klik hiervoor op het zwarte driehoekje dat verschijnt wanneer u met de aanwijzer op de betreffende kolomknop staat. Er verschijnt een uitklapmenu. Selecteer lock om de kolom vast te zetten of unlock als u het vastzetten wilt verwijderen. Tot slot kunt u ook de volgorde van de kolommen wijzigen. Klik op de kolomknop die u wens te verplaatsen, sleep deze vervolgens naar de gewenste plek en laat los. Aanpassen volgorde risico s De volgorde van de risico s kunt u ook eenvoudig aanpassen. Om te sorteren op een bepaalde categorie (bijvoorbeeld aantal punten of thema ) klikt u op het zwarte driehoekje dat verschijnt wanneer u met de aanwijzer op de door u gewenste kolom staat. Er verschijnt een uitklapmenu. Kies voor sorteer oplopend of sorteer aflopend, naar uw eigen wens. De volgorde past zich vervolgens vanzelf aan uw wensen aan (zie bovenstaande afbeelding). 5
Wanneer u terug wilt naar de uitgangspositie, waarin de risico s zijn gesorteerd op basis van hun risiconummer, drukt u op [verwijder sortering] (zie onderstaande afbeelding). Invoeren en bewerken van risico s Aanmaken nieuw risico Het invoeren van een risico gebeurt door op de knop [toevoegen] te klikken. Er verschijnt onderaan het risicoregister een nieuwe rij met lege cellen. De informatie van het risico kan in de cellen worden ingevoerd door op de cel te klikken. Een regel verwijderen kan eenvoudig door te klikken op de regel die u wilt verwijderden en vervolgens te klikken op de knop [verwijderen]. Elk risico krijgt een uniek id-nummer. Gestandaardiseerde invoer kolommen Een aantal van de categorieën in de kolommen zullen slechts een beperkt aantal verschillende waardes hoeven bevatten, zoals de categorie thema. Daarom is het mogelijk om voorgedefinieerde waardes te selecteren. Selecteer hiervoor een willekeurige cel binnen de gewenste categorie. Klik op het vinkje dat na selectie verschijnt. Het uitklapmenu bevat de reeds voorgedefinieerde waardes en de mogelijkheid bewerk opties. Klik op bewerk opties om nieuwe waardes toe te voegen. Er verschijnt vervolgens een pop-up waarin eenvoudig waardes toegevoegd of verwijderd kunnen worden. 6
Automatische invoer Het is niet nodig de categorieën K*G A en K*G B zelf in te voeren, de waardes zijn namelijk een automatisch gevolg van de waardes ingevoerd bij kans A, gevolg A, kans B en gevolg B. Dit betreft een vermenigvuldiging van de kans- en de gevolg-waarde van het desbetreffende risico. Invoeren van beheersmaatregelen Beheersmaatregelen zijn in Twysk altijd gekoppeld aan risico s. Om een beheersmaatregel in te voeren, moet daarom eerst een bijbehorend risico geselecteerd worden. Het invoegen van beheersmaatregelen gaat vervolgens op dezelfde manier als het invoeren van risico s (zie paragraaf Aanmaken nieuw risico hierboven). Export-functie naar.pdf en.xls Exporteren naar MS Excel Deze functie doet niets anders dan het gehele register kopiëren naar Excel, alle kolommen worden hierbij gekopieerd, ook degene die niet in Twysk zijn geselecteerd. In Excel zijn overbodige kolommen eenvoudig weer te wissen. U exporteert het register naar Excel door te klikken op [Exporteer naar Excel]. Vervolgens verschijnt er een pop-up zoals u gewend bent in de officeprogramma s en kunt u het Excel bestand opslaan. In MS Excel kunt u vervolgens uw eigen opmaak verder maken. Exporteren naar PDF De exportfunctie voor pdf heeft een ander doeleinde. Deze functie zet de risico s in een overzichtelijke rapportage, voor elk risico een nieuwe pagina. Zo creëert u eenvoudig een uitgebreid en duidelijk risicodossier. U exporteert uw register naar pdf door op de knop [Exporteer naar PDF] te klikken. Vervolgens verschijnt er een pop-up zoals u gewend bent in de Office-programma s en kunt u het Excel bestand opslaan. 7
Veel voorkomende vragen (VVV of FAQ) Vertrouwelijkheid V: Kunnen andere organisaties mijn risico s inzien? A: Nee, de applicatie staat namelijk on-line, de data wordt opgeslagen op uw eigen computer in een [bestandsnaam].tg formaat. U kunt dit bestand wel naar eigen wens rondsturen naar medegebruikers zodat zij het ook via http://twysk.tg.nl kunnen inlezen. V: Wat doet Twynstra Gudde met de door mij ingevoerde informatie uit mijn risicoregister? A: Niets. Twynstra Gudde kan het risicoregister alleen inzien als u de data, opgeslagen in het [documentnaam].tg formaat aan ons hebt verstrekt. Als u dit niet hebt gedaan, is het niet mogelijk de data in te zien. Wanneer u het bestand aan ons hebt verstrekt, zullen wij alleen op u verzoek de data inlezen en eventuele gewenste handelingen uitvoeren. Gebruik Twysk V: Maakt Twysk automatisch back-ups van het risicoregister als ik het aan het bewerken ben? A: Nee, het is dus aan te raden regelmatig het register op te slaan V: Werkt Twysk in alle browsers? A: Ja, u kunt Twysk vanuit alle browsers (zoals, Chrome, Internet Explorer, Firefox of Safari) openen. Wel verschillen de browsers onderling wat, waardoor de ene browser voordelen heeft ten opzichte van de ander. V: Kan ik Twysk ook gebruiken tijdens risicosessies? A: Ja dat kan bijzonder goed, mits u beschikking heeft over een internetverbinding. Risico formulering V: Waarom hergebruikt Twysk het nummer niet wanneer een risico is verwijderd? A: Om verwarring te voorkomen zijn risico-identificatienummers uniek, elk risico krijgt dus een nieuw, opvolgend nummer. Twysk vervolg V: Ook al vind ik Twysk een erg nuttige toevoeging aan ons proces van risicomanagement, zijn er nog wel een aantal functies die ik graag terugzie in Twysk. Komt er nog een uitgebreidere versie van Twysk? A: Er wordt op dit moment nog niet gewerkt aan een uitbreiding. Wel staan wij openen voor al uw suggesties. U kunt u suggesties kwijt aan twysk@tg.nl. V: Waar kan ik terecht met de, naar mijn inziens, bugs die ik tegenkom? A: We proberen bugs natuurlijk zoveel mogelijk te voorkomen, mocht u toch iets tegenkomen, meld dit dan alstublieft via twysk@tg.nl. Probeer zo nauwkeurig mogelijk u bug te beschrijven en geef daar bij ook de situatie, de uitgevoerde handeling en de gebruikte browser (Internet Explorer, Google Chrome, etc.) aan. 8
Samen met onze opdrachtgevers komen tot nieuwe antwoorden op vragen, tot het creëren van kansen. Dat betekent goed luisteren, durven doorvragen en kritisch blijven. Eigenschappen die onze adviseurs en managers kenmerken. Zodat u de juiste strategische keuzes kunt maken. Resultaat: een andere, verfrissende kijk op uw vraagstuk, met oplossingen die echt werken. Onze mensen staan u terzijde. Twynstra Gudde staat erachter. Twynstra Gudde Stationsplein 1 3818 LE Amersfoort Postbus 907 3800 AX Amersfoort Tel 033 4677777 Fax 033 4677666 info@tg.nl www.twynstragudde.nl 1832