2.08. PERSOON CONTRACT - ALGEMEEN Wat De gegevens van de werknemer noodzakelijk voor de loonberekening en/of officiële aangiften vindt u terug in twee functies : Persoon & Contract. Persoon: Alle persoonlijke gegevens van de individuele werknemer. Voor de functie Persoon zijn er 6 (vaste) thema s, nl. Indentificatie, Gezin, Betaling, Extra info, Vrije rubrieken 1 en Vrije rubrieken 2. Contract: De gegevens die te maken hebben met de arbeidsovereenkomst van de individuele werknemer. Voor de functie Contract zijn er 12 (vaste) thema s, nl. Contract, Aanvullende contract, Dimona, Tewerkstelling, Loon, Formules, Tips U kan zelf de volgorde van de thema s bepalen en/of nieuwe thema s bijmaken. Zie fiche 8.05 Thema s. Moeten bepaalde (vrije) rubrieken verplicht ingevuld worden bij bepaalde werknemers en/of mogen ze enkel ingevuld worden met waarden uit de bijbehorende parameter? Dit specifieert u via de functie Beheer/ Rubrieken. Zie fiche 8.05.02. Loonadministratie Werknemer - Persoon [1/10] Foto Voor de verschillende pakketten eblox, eblox HR en Myworkandme (MWAM) is er één centrale fotoservice voorzien van waaruit in al deze pakketten dezelfde foto getoond kan worden. De werknemer kan zelf een foto opladen via Myworkandme. De werknemer wordt hierbij geïnformeerd dat de foto ook gebruikt zal worden in de pakketten van de personeelsdienst. De werknemer geeft hier bij het beheren van zijn profiel op MWAM ook impliciet toestemming voor. Anderzijds kan de werkgever via eblox Payroll of eblox HR een foto opladen die ook op het MWAMprofiel van de werknemer terecht komt. Opmerking: De foto wordt opgeslagen met het INSZ-nummer van de werknemer (of het BIS-nummer voor buitenlandse werknemers). Indien er nog geen foto opgeladen werd, wordt een avatar met? getoond. Foto niet tonen Indien een ongepaste foto opgeladen werd, kunt u foto niet tonen aanvinken. In dat geval wordt geen foto en ook geen avatar (= grijze afbeelding) getoond. Foto opladen Via deze knop kan individueel een foto opgeladen worden. Zie volgende pagina.
2.08. PERSOON CONTRACT - FOTO OPLADEN Foto opladen Indien er nog geen foto opgeladen is kunt u via eblox individueel een foto opladen vanuit uw eigen fotofolder of vanuit de eid van de werknemer. Opmerking: formaat van de foto De foto moet voldoen aan de volgende voorwaarden: o een vierkant van 300 x 300 o een extensie: JPG, BMP, PNG, GIF of TIFF o een grootte van: max. 4 MB Knop Foto opladen Via verkenner kunt de foto zoeken in uw eigen (foto)folder en deze foto opladen. Na het selecteren van de foto, wordt deze getoond in eblox. Bij het opslaan in eblox, wordt deze foto opgeslagen in de centrale fotofolder. Knop Foto opladen vanuit eid Via deze knop kunt u de eid-foto van de werknemer opladen. Bij het opslaan in eblox, wordt deze foto opgeslagen in de centrale fotofolder. Loonadministratie Werknemer - Persoon [2/10]
2.08. PERSOON CONTRACT - EID-GEGEVENS OPLADEN/ACTUALISEREN Gegevens eid opladen Wenst u de persoonlijke gegevens van een bestaande werknemer te actualiseren? U kunt ze rechtstreeks met of zonder foto overnemen van de eid. Welke eid-gegevens worden opgeladen: o Adres Dit omvat de straat, het huisnummer, het busnummer, het postnummer en de woonplaats. o Nummer identiteitskaart o Geboorteplaats o Nationaliteit Opmerking Er is hierbij wel een controle op het INSZ-nummer. Het INSZ-nummer in eblox moet overeenstemmen met het INSZnummer van de eid. Loonadministratie Werknemer - Persoon [3/10]
2.08. PERSOON CONTRACT - NAVIGATIE Navigeren tussen werknemers Klik op de tekens om te gaan naar de: eerste werknemer vorige werknemer laatste werknemer volgende werknemer Een werknemer zoeken Klik op, om een werknemer te zoeken in de werknemerslijst. U krijgt de lijst zoals gedefinieerd in het Openen -scherm, vb. een alfabetische lijst als u op naam heeft aangeduid of een numerieke lijst als u werknemernummer heeft aangeduid. Navigeren tussen de versies Klik op om de verschillende versies te raadplegen. Loonadministratie Werknemer - Persoon [4/10]
2.08. PERSOON CONTRACT - OPZOEKEN WN U zoekt een werknemer op concernniveau. Dit kan aan de hand van de naam, het werknemernummer, het INSZ-nummer, het tiknummer of het nummer personeelsbeheer. U beperkt het opzoeken tot een bepaalde firma (eventueel groep). Werknemers uit dienst worden nooit aangeboden, tenzij u er uitdrukkelijk om verzoekt, door dit vakje aan te vinken. U hebt al een Dimona-aangifte uitgevoerd voor nieuwe werknemers, u beschikte nog niet over alle gegegevens (= onvolledig), dan kan u enkel deze onvolledige werknemers oproepen. Werknemers zoeken in volgorde loonopdracht kan enkel indien u een firma en groep invult. Dit kan een volgorde per afdeling of in functie van een vrije rubriek zijn, enz. Enkel uw payroll consulent kan deze volgorde definiëren en wijzigen. U bepaalt in welke firma de werknemer in dienst komt en in welke groep. Hier krijgt hij het eerstvolgende vrije nummer of u nummert zelf. Tip: U kan de gegevens van een werknemer kopiëren, zelfs over firma s heen. Via Standaardwaarden instellen (zie fiche 8.1) kan u ervoor zorgen dat de meest voorkomende rubrieken automatisch ingevuld op het scherm verschijnen. Loonadministratie Werknemer - Persoon [5/10]
2.08. PERSOON CONTRACT - OPZOEKEN WN Werknemer zoeken via werknemerslijst Klik op om de werknemerslijst te krijgen. U krijgt de lijst zoals gedefinieerd in het Openen -scherm, vb. een alfabetische lijst. Werknemers uit dienst ook tonen In de werknemerslijst zijn standaard enkel de werknemers in dienst opgenomen. Vink dit vakje aan, indien u ook de uitdiensten in de werknemerslijst wenst. Enkel onvolledige werknemers tonen Nieuwe werknemers kan u tijdelijk onvolledig invoeren en voorlopig opslaan. Vink dit vakje aan, indien u enkel deze werknemers in de werknemerslijst wenst. Volgorde werknemers wijzigen Klik op de titelbalkjes van de kolommen om de volgorde te wijzigen. Zo kan u een oorspronkelijk alfabetische werknemerslijst omvormen in een lijst per groep of in een lijst in volgorde van de datum in dienst, Loonadministratie Werknemer - Persoon [6/10]
2.08. PERSOON CONTRACT - GEGEVENS (HISTORISCH) WIJZIGEN Wat eblox heeft 2 soorten rubrieken: historische en niet historische rubrieken. Van de historische rubrieken worden in de tijd de verschillende waarden bijgehouden, dit laat u toe om retroactief correcties uit te voeren. Velden met een witte achtergrond kan u onmiddellijk wijzigen, dit zijn de niet historische rubrieken. Grijze velden zijn beschermd (protected), dit zijn de historische rubrieken. U kan deze niet rechtstreeks wijzigen, maar u kan ze wel wijzigen via de knop. Historische rubrieken wijzigen U klikt op de knop en vult de datum in vanaf wanneer u de gegevens wenst te wijzigen. Als er in de betrokken wijzigingsperiode verschillende historische versies aanwezig zijn, krijgt u een overzicht van de te wijzigen versies. Is er slechts 1 versie dan wordt die onmiddellijk aangeboden. Indien u voor deze werknemer reeds gegevens wijzigde kan u hier de vorige versies (of historische segmenten) raadplegen. Let op: wijzigingsdatum eblox biedt als wijzigingsdatum automatisch de begindatum van de huidige betaalperiode aan. Wijzigt u deze datum door een datum in het verleden, dan wijzigt u de gegevens retroactief. Een retroactieve wijziging heeft automatisch een herberekening van de betrokken betaalperiodes voor gevolg. Een wijziging van historische rubrieken in de loop van de betaalperiode heeft een splitsing van de betaalperiode voor gevolg, waarbij er per deelperiode een loonbrief opgemaakt wordt. Loonadministratie Werknemer - Persoon [7/10]
2.08. PERSOON CONTRACT - GEGEVENS (HISTORISCH) WIJZIGEN De historische gegevens worden wijzigbaar (op witte achtergrond) aangeboden. Verschillende versies Indien er verschillende versies (historische segmenten) zijn, worden deze apart aangeboden. Voorbeeld Indien er 2 versies zijn, zal u de wijziging 2 keer moeten invoeren, één keer op de versie 1 / 2 en een tweede keer op de versie 2 / 2. Welke rubrieken kunnen historisch (retroactief) gewijzigd worden? De historische rubrieken van de functies Persoon en Contract kunnen retroactief gewijzigd worden. De rubrieken Loonverdeling kunnen optioneel ook historisch gewijzigd worden. Vraag in dit geval aan uw payroll consulent om uw klantinstellingen aan te passen. De formules kunnen NIET retroactief gewijzigd worden, maar de formules betaalperiode kunnen wel retroactief gewijzigd worden. Zie fiche 3.09. Correcties. Loonadministratie Werknemer - Persoon [8/10]
2.08. PERSOON CONTRACT - GEGEVENS IN DE TOEKOMST WIJZIGEN Wat De historische rubrieken (weergegeven door blauwe tekst) in de functies Persoon en Contract kunnen niet alleen retroactief en in het heden, maar ook in de toekomst gewijzigd worden. Formules kunnen ook in de toekomst gewijzigd worden. Toekomstige wijzigingen kunnen ingevoerd worden tot 6 jaar in de toekomst. Voorbeeld: in 2016 kunt u toekomstige wijzigingen doen tot eind 2022. Een toekomstige wijziging in de loop van de betaalperiode heeft automatisch een toekomstige splitsing voor gevolg. De betaalperiode wordt in dat geval gesplitst in 2 deelperiodes met een loonbrief per deelperiode. Rubrieken in de toekomst wijzigen U klikt op de knop, duid aan welke gegevens (vaste gegevens of formules) u in de toekomst wil wijzigen en vul de toekomstige datum in vanaf wanneer u wenst te wijzigen. Klik OK en wijzig de gegevens. Loonadministratie Werknemer - Persoon [9/10]
2.08. PERSOON CONTRACT - GEGEVENS IN DE TOEKOMST WIJZIGEN Voorbeeld Er werd afgesproken dat bij een promotie op 1 januari 2015 de werknemer een brutoloon van 3.000,00 EUR zal ontvangen. Dit toekomstig brutoloon werd ingevoerd. Opmerking Na het opslaan van de toekomstige gegevens worden bij het bladeren tussen werknemers altijd de Persoon- en Contractgegevens van de huidige loonperiode getoond. De toekomstige waarde kunt u daarna enkel raadplegen via de versie-knop. Loonadministratie Werknemer - Persoon [10/10]