PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 24 september 2015 Verslag van de financieel beheerder Bevoegd deputatielid: Ludwig Caluwé Telefoon: 03 240 52 48 Agenda nr. 4/12 Artikel 161 en 162 van het provinciedecreet, rapport aan de provincieraad en deputatie over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten en de voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Kennisname. Artikel 161 van het provinciedecreet, van kracht geworden op 01/12/2006, bepaalt: De financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens éénmaal per jaar aan de provincieraad en de deputatie. Dat rapport omvat minstens een overzicht van de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, alsook de evolutie van de budgetten. De financieel beheerder stelt tegelijkertijd een afschrift ter beschikking aan de provinciegriffier en behalve in de gevallen voorzien in artikel 254, 4, aan de externe audit commissie bedoeld in dat artikel. Artikel 162 van het provinciedecreet, van kracht geworden op 01/12/2006, bepaalt : De financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens eenmaal per jaar aan de provincieraad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Hij stelt tegelijkertijd een afschrift van dat rapport ter beschikking aan de deputatie, de provinciegriffier en behalve in de gevallen voorzien in artikel 254, 4, aan de externe audit commissie, bedoeld in dat artikel. Artikel 90 van het provinciedecreet, van kracht geworden op 01/12/2006, bepaalt : De financieel beheerder staat in volle onafhankelijkheid in voor : 1 de voorafgaande krediet en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de provincie met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vastgesteld in titel IV; 2 het debiteurenbeheer, inzonderheid de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten. Met het oog op de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen kan de financieel beheerder een dwangbevel uitvaardigen. Een dergelijk dwangbevel wordt betekend bij gerechtsdeurwaarderexploot. Met betrekking tot de vervulling van de opdrachten, bedoeld in dit artikel, rapporteert de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid aan de deputatie en aan de provincieraad. Voor alle rapporten, behalve het debiteurenbeheer, bepaalt het provinciedecreet in de artikels 161 en 162 de frequentie.
In uitvoering van bovengenoemde artikels vindt U hieronder de verplichte rapporteringen. Van dit verslag heeft de deputatie, inclusief de provinciegriffier, kennis genomen in zitting van 3 september 2015. De provincieraad van Antwerpen, Gelet op de artikels 161 en 162 van het provinciedecreet waarin bepaald wordt aan welke rapportering verplichtingen de financieel beheerder onderworpen is; Gelet op het artikel 90, 2, waarin voor de financieel beheerder de mogelijkheid opgenomen wordt om in volle onafhankelijkheid te rapporteren over het debiteurenbeheer zonder de frequentie te bepalen of op te leggen; BESLUIT : Artikel 1 : De provincieraad van Antwerpen neemt kennis van het rapport van de financieel beheerder over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten, de voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen betreffende het eerste semester van 2015. Artikel 2 : Van dit verslag wordt een afschrift bezorgd aan het Rekenhof.
Overzicht thesaurietoestand en liquiditeitsprognose 1. Thesaurietoestand op 30/06/2015 1. Zichtrekeningen 671.539,12 671.539,12 2. Beleggingen beheerd door de financieel beheerder (FB) Vastrentend (obligaties, thesauriebewijzen, spaarrekeningen, ) 19.583.514,73 Geldmarkt- en andere fondsen 0,00 19.583.514,73 Totaal van de beschikbare financiële middelen 20.255.053,85 Thesauriestoestand op 30/06/2015 0% 3% Zic htrekeningen FB Vastrentend FB 97% Geldmar kt- en andere fondsen FB
2. Liquiditeitsprognose Op basis van de te verwachten ontvangsten in het 2 e semester 2015 zullen de kasmiddelen volstaan om zowel de exploitatie- als de investeringsuitgaven te (pre)financieren gedurende het volgende semester. Conclusie: de provincie Antwerpen zal over voldoende financiële middelen beschikken om zowel op korte termijn (1 maand) als op middellange termijn ( 6 maanden) haar betalingsverplichtingen na te komen.
Overzicht van de evolutie van de budgetten De begrotingsbedragen van deze rapportering hebben betrekking op het initieel budget, het budget na drie budgetwijzigingen en de rekening per 30/06/2015. De vergelijking wordt gemaakt tussen het budget na deze wijzigingen en de rekening, volgens de Vlaamse richtlijnen met betrekking tot de Beleids- en BeheersCyclus (BBC). Eerst worden de ontvangsten en uitgaven besproken van het exploitatiebudget, inclusief de aflossingen van schuld uit het liquiditeitenbudget. Daarna volgen de ontvangsten en uitgaven van de transactiekredieten van het investeringsbudget, inclusief de leningen uit het liquiditeitenbudget. 1 Ontvangsten exploitatiebudget De totale ontvangsten van het exploitatiebudget stijgen van 255.101.518 euro initieel tot 255.892.863 euro na de derde budgetwijziging (BW3). Op 30/06 is daarvan 162.560.085 euro gerealiseerd, ofwel 63,5%. Verdeling ontvangsten exploitatie 2015 De provincie haalt het overgrote deel (78%) van haar exploitatie-ontvangsten uit belastingen: - De initiële raming van de onroerende voorheffing (= 143.908.000 euro) werd niet gewijzigd via budgetwijziging. In de rekening 2015 werd 143.878.846 euro als recht geboekt (100%). - De algemene provinciebelasting voor de bedrijven en de gezinnen wordt geïnd sinds 1992 en geïndexeerd vanaf 2008. Dit ramingsbedrag van 55.540.000 euro werd niet gewijzigd via budgetwijziging en hiervan werd 11.500.000 euro of 21% gerealiseerd. Het Vlaams provinciefonds is door de interne staatshervorming van Vlaanderen vanaf 2015 op nul gezet. Er is toch 1.337.480 euro ingeschreven als vordering op Vlaanderen voor de bevoegdheden die in 2014 van Vlaanderen naar de Provincie Antwerpen gegaan zijn (bosgroepen, toerisme, onroerend erfgoed). Deze ontvangst maakt 1% uit van de totale exploitatie-ontvangsten van de provincie en is nog niet gerealiseerd.
De overdrachten maken 19% uit van de totale exploitatie-ontvangsten van de provincie. Dit zijn subsidies die de provincie krijgt van andere overheden (Vlaanderen, België en Europa) voor het uitvoeren van bepaalde taken. Initieel bedroegen deze 47.921.558 euro, na budgetwijziging verhoogd tot 48.666.620 euro waarvan momenteel 5.395.845 euro ontvangen werd (11%). De overige ontvangsten maken voor 3% deel uit van de totale exploitatieontvangsten van de provincie. Dit betreft opbrengsten uit prestaties (huur, inkomgeld, verkoop publicaties,...) en schuldontvangsten (ontvangen intresten op beleggingen en dividenden uit deelnemingen). Initieel waren deze op 6.394.480 euro geraamd en na budgetwijziging bedroeg dit 6.440.762 euro. Hiervan werd op dit moment 1.785.395 euro of 28% ontvangen. 2 Uitgaven exploitatiebudget en aflossingen schuld De totale uitgaven van het exploitatiebudget gaan in 2015 van 214.645.942 euro initieel naar 220.548.309 euro na BW3. Per 30/06 was hiervan 44% gerealiseerd, ofwel 96.643.605 euro. In de toelichting worden daar de aflossingen van leningen bijgeteld, die deel uitmaken van het liquiditeitenbudget. Deze bedragen 39.788.300 euro voor 2015, hiervan werd 33.895.521 euro afgelost (85%). De totale uitgaven inclusief aflossingen stijgen van 254.434.242 euro initieel naar 260.336.609 euro na BW3. Op 30/06/2015 werd daarvan 130.539.126 euro gerealiseerd, ofwel 50%. Verdeling uitgaven 2015 (exploitatie én aflossingen schuld)
De gewone uitgaven gaan vooral naar personeel. Zij vormen de grootste uitgavenpost (34%). Het gaat dan over bezoldigingen, pensioenen, maaltijdcheques, werkgeversbijdragen, vakantiegeld, eindejaarstoelagen, verzekeringen personeel en woonwerkvergoeding. De personeelskosten van het gesubsidieerd onderwijs worden met de overeenkomstige subsidies ingeschreven op het budget van de scholen (APB POA). Enkel het Centrum voor Leerlingenbegeleiding (CLB) wordt hier mee opgenomen. De personeelskosten werden initieel begroot op 87.259.480 euro, na budgetwijziging werd dit 87.423.387 euro. Per 30/06 is er 43.760.577 euro geboekt, wat overeenkomt met een percentage van 50%. De subsidies staan in voor 12% van de uitgaven. Deze bedroegen in 2015 initieel 29.734.979 euro en werden via budgetwijziging vermeerderd tot 31.724.779 euro. Per 30/06/2015 waren er voor 14.913.143 euro (47%) subsidies uitgekeerd. De werkingsmiddelen vormen 20% van de uitgaven. Voorbeelden hiervan zijn: erelonen, kantoormateriaal, energiekosten, onderhoud gebouwen. Initieel bedroegen deze 48.657.942 euro. Van de raming na budgetwijziging (52.321.621 euro) werd in de rekening 13.454.020 euro gerealiseerd (26%). De schuld vormt 17% van de uitgaven. Dit zijn de intresten op leningen uit het exploitatiebudget én de aflossing van leningen uit het liquiditeitenbudget. De intresten en aflossingen van leningen worden berekend op basis van de werkelijke en geplande onroerende investeringen. De intrest van de leningen bedraagt ongeveer 3,6 miljoen euro terwijl de aflossingen 40 miljoen bedragen. De schuld was 43.451.430 euro initieel en hiervan was op 30/06 82% geboekt (35.586.051 euro). De provincie keert ook voor 17% dotaties uit aan de autonome provinciebedrijven en extern verzelfstandigde agentschappen. Dit zijn de middelen die de provincie bijkomend voorziet waarmee deze, samen met hun eigen ontvangsten, de dagelijkse werking financieren. De dotaties werden van 45.330.411 euro initieel verhoogd tot 45.415.411 euro en per 30/06 was hiervan 22.825.334 euro (50%) uitgekeerd. 3 Ontvangsten investeringsbudget + leningen Investeringsontvangsten zijn voornamelijk investeringssubsidies van de Vlaamse Gemeenschap of Europa. Daarnaast zitten hier ook de verkopen van diverse materialen, gronden en gebouwen in. In de toelichting worden daar de leningen bijgeteld die deel uitmaken van het liquiditeitenbudget. Voor 2015 bedragen die 17.640.000 euro. De totale ontvangsten van het investeringsbudget gaan in 2015 van 29.467.056 euro initieel naar 35.645.031 euro na BW3. Halverwege het jaar werd 33% gerealiseerd, ofwel 11.748.800 euro. Reden voor de hoge toename in budgetwijziging is het feit dat een groot bedrag van nog-openstaande investeringsontvangsten 2014 overgezet werd naar 2015.
Verdeling ontvangsten 2015 (investeringen en leningen) 4 Uitgaven investeringsbudget Er werd initieel 75.238.398 euro ingeschreven. Na de derde budgetwijziging was dit 117.159.167 euro, waarvan 22.868.339 euro is uitgegeven op 30/06/2015. Dit stemt overeen met een percentage van 20%. Reden voor de hoge toename in budgetwijziging is het feit dat een groot bedrag van nog-openstaande investeringen 2014 overgezet werd naar 2015. Verdeling investeringsuitgaven 2015
De onroerende investeringen omvatten vooral grote werken aan de gebouwen, infrastructuurwerken, de waterlopen en waterbekkens en aanschaffingen van terreinen en gebouwen. Er werd initieel 74.990.258 euro ingeschreven, waarvan 20.857.312 euro voor het nieuw provinciehuis. Na alle budgetwijzigingen was dit 116.785.710 euro (oa omwille van overdracht van vorig jaar), waarvan 22.862.252 euro is uitgegeven op 30/06/2015. Dit stemt overeen met een percentage van 20%. In de roerende investeringen vinden we na de invoering van BBC slechts enkele zaken terug zoals bijvoorbeeld rollend materieel, belangen in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en installaties, machines & uitrusting. Vandaar dat er initieel slechts 248.140 euro ingeschreven werd. Na budgetwijziging werd het bedrag aan roerende investeringen 373.457 euro waarvan 6.087 euro is geboekt per 30/06 (2%).
Controle van de wettelijkheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen 1. voorwerp van de controle Dit rapport behandelt in eerste instantie de periode van januari tot en met juni 2015. Het referentiepunt om te bepalen of een dossier tot deze periode behoort, is de datum waarop het als inkomend op de dienst Controle Wettelijkheid en Regelmatigheid (DCWR) is geregistreerd. 1.1. Voorwerp Op grond van artikel 156, 2, van het provinciedecreet zijn door de budgethouders voorgenomen verbintenissen onderworpen aan een voorafgaand visum. De financieel beheerder onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van deze voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht, vermeld in artikel 90,1, van het provinciedecreet. Hij verleent zijn visum indien uit dit onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Dit onderzoek ontslaat de budgethouder niet van de eigen verantwoordelijkheid inzake de uitvoering van een controle op de wettigheid en regelmatigheid van de door hem voorgenomen verbintenissen. Deze opdracht van de financieel beheerder is niet te verwarren met de organisatie van de interne controle die tot de bevoegdheid van de provinciegriffier behoort, inclusief de controle wettelijkheid en regelmatigheid vooraleer hij een betalingsopdracht ondertekent 1, noch met de functie van interne auditor. 1.2. Verrichtingen die zijn uitgesloten van visumverplichting Krachtens artikel 156, 2,3 de lid, bepaalt de provincieraad de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle uitoefent. Binnen de perken die zijn vastgelegd door de Vlaamse regering kan de provincieraad bepaalde categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur uitsluiten van de visumverplichting. Middels verschillende besluiten 2 heeft uw raad herhaaldelijk van deze mogelijkheid gebruik gemaakt en beslist de verrichtingen die worden vrijgesteld van visumverplichting substantieel uit te breiden en te herdefiniëren. Luidens art. 1 van het besluit van 23 mei 2013 betreft het thans volgende categorieën : Inzake de vrijstelling van het voorafgaand visum van de financieel beheerder worden volgende categorieën verrichtingen gehanteerd : - Alle voorgenomen verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kostenstroom en een financiële verrichting tot gevolg hebben, waarvan het 1 Art. 96 1, 97 en 159 1 P.D. 2 Besluiten van 22 maart 2007, 20 december 2007, 26 april 2012 en 23 mei 2013.
bedrag niet hoger is dan 30.000 euro (exclusief BTW) zijn vrijgesteld van het voorafgaand visum. - Voorgenomen meerjarige verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kostenstroom en een financiële verrichting tot gevolg hebben, dienen niet aan het voorafgaand visum voorgelegd te worden indien ze het bedrag van 25.000 euro (exclusief BTW) per jaar niet overschrijden. - De toekenning van subsidies niet hoger dan 30.000 euro worden van het voorafgaand visum van de financieel beheerder vrijgesteld. - Bij de uitbetalingen worden de subsidies niet meer aan het voorafgaand visum onderworpen maar is het aan de provinciegriffier om in het kader van de eerste handtekening bij betalingen na te kijken of de toegekende subsidie ook correct werd aangewend. - Het vaststellen van de wijze waarop de opdrachten voor aanneming van werken, levering en diensten worden gegund en het vaststellen van de voorwaarden ervan, voor zover de hoogdringendheid, voortvloeiend uit niet te voorziene omstandigheden dit noodzaakt, wordt vrijgesteld van visum. - De goedkeuring van meerwerken, in min en meer bij overheidsopdrachten, wordt vrijgesteld van voorafgaand visum. Wanneer bij deze overheidsopdrachten, waarvan de lastvoorwaarden door de provincieraad zijn vastgelegd, het totaal aantal meeruitgaven ten gevolge van meerwerken in min en plus het gunningsbedrag van de opdracht met 10 % overstijgt, worden zij visumplichtig. Meerwerken van meer dan 50.000 euro (exclusief BTW) zijn steeds visumplichtig. 2. organisatie van de controle De uitvoering van de controle in het kader van de visumverplichting zoals hiervoor omschreven, is één van de opdrachten van de dienst Controle Wettelijkheid en Regelmatigheid van het departement Financiën. De aan het voorafgaand visum te onderwerpen dossiers worden voorbereid door de betrokken departementen en buitendiensten/agentschappen. Deze maken de volledige dossiers met alle relevante stukken over aan DCWR. Behoudens uitzonderlijke omstandigheden, handelt DCWR het dossier af binnen een voorgeschreven termijn van 6 werkdagen na ontvangst. Afhandeling betekent dat het visum wordt verleend, geweigerd of niet vereist is. Afhankelijk van de aard van het behandelde dossier kan de controle de meest diverse domeinen bestrijken. De zaken waarop voornamelijk gefocust wordt, zowel qua externe als interne regelgeving, zijn : overheidsopdrachten, boekhoudkundige voorschriften, beschikbaarheid van de nodige kredieten, bestaan van de nodige formele beslissingen, genomen door de bevoegde organen (besluiten provincieraad, deputatie, Vlaamse regering, budgethouder, ). De grondigheid van de controle is afhankelijk van een combinatie van factoren. Rekening houdende met de beschikbare tijd, aard en belangrijkheid van het dossier, financiële impact,.kan hij meer in de breedte of in de diepte worden uitgevoerd. Belangrijk : het nazicht heeft uitsluitend betrekking op de wettelijkheid en regelmatigheid; nooit op de opportuniteit van de voorgenomen beslissing. Dit laatste behoort immers niet tot de bevoegdheid van de financieel beheerder. Bij weigering van het visum van de financieel beheerder wordt de motivering schriftelijk meegedeeld aan het rapporterend departements-/diensthoofd, de
provinciegriffier, uitzonderlijk ook aan de betrokken gedeputeerde. Het dossier kan na aanpassing en/of toelichting, opnieuw voor visum worden ingediend.
3. algemene vaststellingen Ruim gesteld is een dossier te definiëren als één bundel dat voor visum wordt aangeboden. Dergelijk bundel kan betrekking hebben op bijvoorbeeld de gunning van een overheidsopdracht, maar evengoed op de subsidies van vijftig organisaties. Indien deze vijftig subsidies afzonderlijk worden voorgelegd, worden ze geregistreerd als vijftig dossiers. Het begrip aantal dossiers is derhalve relatief te interpreteren. In de periode januari t/m juni 2015 zijn 281 dossiers voor visum aangeboden. DCWR heeft alle dossiers binnen termijn behandeld (tabel 1). Het respecteren van de termijn is van relatief belang maar draagt bij aan een vlotte werkstroom waarbij enerzijds DCWR veelal over een aanvaardbare standaardtermijn beschikt om een dossier af te handelen; anderzijds de betrokken diensten weten binnen welke tijd zij het terug kunnen verwachten. Dit is o.m. belangrijk voor de agendering voor deputatie. Op een totaal van 281 voorleggingen tijdens de eerste semester 2015 is in 12 gevallen, hetzij 4,27 %, het visum geweigerd. Deze weigering kan gebaseerd zijn op één of op meerdere redenen (tabel 2). De motiveringen waarom een visum wordt geweigerd, zijn in negen grote categorieën ingedeeld :. niet-conform wet- en regelgeving overheidsopdrachten. niet-conform boekhoudkundige of budgettaire regels en/of codes. niet-conform wet- en regelgeving in verband met subsidies (exclusief reservevorming). niet-conform wet- en regelgeving op de reservevorming (subsidies). niet-conform andere wet- en regelgeving. dossier administratief niet in regel. dossier ter besluitvorming aan deputatie voorgelegd zonder het vereiste voorafgaand visum van de financieel beheerder te vragen. bevoegdheid provincieraad niet gerespecteerd. andere. Na de nodige wijzigingen en correcties door de betrokken diensten of departementen kunnen de dossiers opnieuw voor visum worden ingediend. Dit is het geval voor alle 3 oorspronkelijk geweigerde dossiers waarvoor uiteindelijk het visum is verleend.
Aantal voorgelegde dossiers DCUL 26 DOE 10 DWEP 31 DVT 4 DLM 36 DLOG 43 DAB 3 DROM 17 DMCO 106 DICT 5 TOTAAL 281 A. waarvoor visum :. verleend 22 9 27 4 34 38 2 12 105 3 256. verleend na 0 0 0 0 0 2 0 2 0 1 5 deputatiebesluit. geweigerd 2 0 3 0 1 2 1 1 1 1 12. niet vereist 2 1 1 0 1 1 0 2 0 0 8. TOTAAL 26 10 31 4 36 43 3 17 106 5 281 B. behandeld :. binnen 26 10 31 4 36 43 3 17 106 5 281 termijn. buiten termijn 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0. TOTAAL 26 10 31 4 36 43 3 17 106 5 281 -TABEL 1 : overzicht van het aantal dossiers, ingediend door de departementen en diensten en behandeld door de dienst Controle Wettelijkheid en Regelmatigheid- periode januari t/m juni 2015.-
DCUL DOE DWEP DVT DLM DLOG DAB DROM DMCO DICT TOTAAL A. Aantal ingediende dossiers : 26 10 31 4 36 43 3 17 106 5 281 B. Weigering visum per departement in :. absolute cijfers 2 0 3 0 1 2 1 1 1 1 12. % 7,69 0 9,68 0 2,78 4,65 33,33 5,88 0,94 20 4,27 C. Uitgesplitst naar reden in absolute cijfers (1 weigering kan gebaseerd zijn op meerdere redenen) : Niet conform met :. regelgeving overheidsopdrachten 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 2. regelgeving boekhouding/ budget 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0. regelgeving subsidies (ex. reservevorming) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0. regelgeving reservevorming 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0. andere regelgeving 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 administratief dossier niet in orde 2 0 3 0 1 2 1 0 1 1 11 zonder visum naar deputatie 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 bevoegdheid provincieraad 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 andere reden 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Totalen rubriek C 2 0 3 0 2 2 1 1 1 1 13 -TABEL 2 : overzicht aantal weigeringen visum - periode januari t/m juni 2015.- * noot : wanneer dergelijke dossiers alsnog worden ingediend en ineens de motivering is bijgevoegd waarom het visum niet tijdig is gevraagd, worden zij dadelijk geviseerd en zijn dan ook niet in deze rubriek terug te vinden.
Verklaring afkortingen 3 : DCUL : departement Cultuur DLOG : departement Logistiek DOE : departement Onderwijs en Educatie DAB : departement Algemeen Beleid DWEP : departement Welzijn, Economie en Plattelandsbeleid DROM : departement Ruimtelijke Ordening en Mobiliteit DVT : departement Vrije Tijd DMCO : departement Mens, Communicatie en Ontwikkeling DLM : departement Leefmilieu DICT : departement Informatie- en Communicatietechnologie 3 Officiële benamingen zoals van toepassing in de behandelde periode.