INTRANET Algemene richtlijnen en instructies voor het gebruik van het intranet van Meer Primair Versie 0.2 20150430 Meer Primair Burgemeester Pabstlaan 10 D1 2131 XE Hoofddorp Postbus 223 2130 AE Hoofddorp t. 023 554 23 51 e. info@meerprimair.nl www.meerprimair.nl
HANDLEIDING INTRANET In deze handleiding komen de volgende onderdelen aan bod: 1) Inloggen op het intranet ( 2 ) 2) Wijzigen van je wachtwoord ( 3 ) 3) Zoeken en openen van documenten ( 4 ) 4) Vraag & Antwoord ( 6 ) 5) Formulier documenten intranet ( 7 ) Intranet Sinds september 2014 is de website van Meer Primair actief. Net als de websites van VCO Quercus en SKOH is ook de website van Meer Primair aangevuld met een intranet-omgeving Het intranet heeft tot doel informatie en documenten toegankelijk te maken voor de verschillende medewerkers van Meer Primair. Hiernaast zal in de (nabije) toekomst onderzocht worden welke rol het intranet kan spelen in digitale samenwerking. Bijvoorbeeld bij werk- of projectgroepen. In het intranet wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende gebruikersrollen. De rol die aan jouw gebruikersprofiel is gekoppeld, bepaalt welke onderdelen van het intranet zichtbaar en toegankelijk voor jou zijn. Voor alle leerkrachten is één gebruiker per school aangemaakt. Voor directie-, GMR-, RvT- en CvB-leden zijn persoonlijke gebruikersprofielen beschikbaar. 1
1. Inloggen op het intranet Volg onderstaande stappen om in te loggen op het Intranet. Ga naar www.meerprimair.nl Klik op het slotje ( ) rechtsboven in het menu. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op Inloggen Wanneer ingelogd wordt met een persoonlijk gebruikersprofiel opent bij de eerste inlog een profieloverzicht. Om naar het intranet te gaan klik dan linksboven op de knop Meer Primair Na het inloggen opent het intranet op de pagina Intern nieuws. Aan de linkerzijde is nu een nieuw submenu zichtbaar, bestaande uit: - Intern nieuws - Documenten - Werkmap* - Uitloggen * de map Werkmap is enkel zichtbaar voor directie, GMR, RvT en CvB. 2
2. Wijzigen van je wachtwoord INTRANET // MEER PRIMAIR Alle leden van de directie, Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR), Raad van Toezicht (RvT) en College van Bestuur (CvB) ontvangen per e-mail de inloggevens van hun persoonlijke gebruikersprofiel. De gebruikersnaam is een combinatie: [Eerste letter voornaam] [eerste letter(s) tussenvoegsel(s)][achternaam] Bijvoorbeeld: Tika Elshoff TElshoff Stein van de Bragt SvdBragt In eerste instantie is het gebruikersprofiel voorzien van een standaardwachtwoord. Het is belangrijk om het wachtwoord bij het eerste gebruik te wijzigen. Volg hiervoor onderstaande stappen. Na het inloggen verschijnt bij gebruikers met een persoonlijk gebruikersprofiel bovenin het scherm een zwarte menubalk. Aan de rechter zijde wordt jouw gebruikersnaam getoond. Beweeg met de muis over de gebruikersnaam waardoor een menu omlaag schuift. Klik op Mijn profiel wijzigen. Scroll omlaag op deze pagina Profiel en vul bij Nieuw wachtwoord een nieuw wachtwoord in. Herhaal dit bij Nieuw wachtwoord herhalen. Het wachtwoord moet uit minstens 7 tekens bestaan. Om het wachtwoord sterker te maken, maak dan gebruik van hoofd- en kleine letters, nummers en tekens zoals!?$%^&). Klik op Profiel bijwerken. 3
3. Zoeken en openen van documenten Onderdelen van het intranet Het intranet bestaat uit drie onderdelen, ieder met een eigen functionaliteit. Hieronder wordt deze kort toegelicht. 1 Intern nieuws Na het inloggen op het intranet opent de pagina Intern nieuws. Op deze pagina worden nieuwsberichten geplaatst voor medewerkers en andere intern betrokken personen (OGMR en RvT). Regelmatig worden nieuwe berichten geplaatst, waarbij het meest actuele bericht bovenaan staat. Navigeer onder aan de pagina naar oudere nieuwsberichten. Documenten Onder Documenten worden alle documenten opgeslagen, o.a. vastgesteld beleid en formulieren die binnen het bestuur gebruikt worden. De map documenten kent geen submappen, alle bestanden komen dus in één map terecht. Dit is een groot verschil t.o.v. het intranet van VCO Quercus en SKOH. Om toch overzicht te houden over de documenten: - zijn alleen documenten zichtbaar die passen bij de autorisatie van jouw gebruikersrol; - kunnen documenten gesorteerd worden op alfabetische- en chronologische volgorde; - worden documenten gelabeld met één of meerdere categorieën. Een betreffende categorie kan worden aangeklikt, waardoor alleen de hierbij behorende documenten zichtbaar zijn; - kan onder het intranetmenu in de categoriewolk gekozen worden voor een categorie; - kan middels het zoekvenster gericht gezocht worden op titel/omschrijving/categorie naar documenten. Werkmap De map Werkmap is enkel zichtbaar voor gebruikersrollen van de directeuren, GMR, RvT en CvB. Dus niet voor de scholen. Deze map kan per gebruikersrol worden ingericht en is bedoeld voor werkdocumenten, bijvoorbeeld agenda s, notulen en andere vergaderstukken. Ook hiervoor geldt, de map (en inhoud hiervan) is enkel zichtbaar afhankelijk van de gebruikersrol. Uitloggen Met deze knop log je uit en keer je terug op de reguliere website van Meer Primair. 4
1 21 31 41 5 1 Zoeken van documenten In de map Documenten en Werkmap (enkel zichtbaar voor gebruikersrollen van de directeuren, GMR, RvT en CvB) staan de bestanden van het intranet. Door toename van het aantal bestanden kan het handig zijn om gericht te kunnen zoeken naar een document. Dit kan op verschillende manieren: 1. Klik op Bestandsnaam om alle documenten op alfabetische volgorde te zetten; 2. Klik op Datum om alle documenten op chronologische volgorde te zetten; 3. Klik onder Catergorie op één van de categorieën om enkel documenten die dit label dragen te zien; 4. Zoek in het Zoekvenster op titel/omschrijving/categorie naar documenten en interne nieuwsberichten; 5. Aan de linkerzijde staat onder het intranet submenu een Categorieënwolk. Klik op één van de categorieën om enkel documenten te zien die dit label dragen. Openen van documenten Open een document door te klikken op de bestandsnaam. PDF-documenten Bij een PDF-documenten opent de browser een nieuw scherm. Beweeg met de cursor over het document. Hierna verschijnt rechtsonder een menu. Klik hier op Opslaan ( 6 ). 71 6 1 Word- en Excel-documenten Word- en Excel-documenten worden niet de browser geopend, maar worden direct gedownload. Onderin de browser (Internet Explorer & Chrome) verschijnt een downloadvenster ( 7 ). Klik het document aan om dit te openen. 5
4. Vraag & antwoord Hoe kom ik aan inloggegevens om gebruik te maken van het Meer Primair intranet? Voor alle medewerkers van de scholen (OP en OOP) is per school een gebruiker aangemaakt. De gebruikersnaam en het wachtwoord is via de directeur en ICT-coördinator beschikbaar. Wat kan ik doen als het mij niet lukt om PDF-documenten te openen? Zorg ervoor dat je beschikt over een programma om PDF-documenten te lezen. Bijvoorbeeld Adobe Arcobat Reader. Deze is gratis te downloaden via https://get.adobe.com/nl/reader/ Help ik ben mijn wachtwoord kwijt! Hoe vind ik dit terug? Voor alle medewerkers van de scholen (OP en OOP) is per school een gebruiker aangemaakt. De gebruikersnaam en het wachtwoord is via de directeur en ICT-coördinator beschikbaar. Voor directeuren, Stafmedewerkers, GMR-, CvB en RvT-leden: Klik op het slotje ( ) rechtsboven in het menu en kies hierna voor Wachtwoord kwijt. Er wordt een e-mail verstuurd naar het gekoppelde e- mailadres met een link waarmee het wachtwoord gereset kan worden. Help ik ben mijn gebruikersnaam kwijt! Hoe vind ik dit terug? Voor medewerkers van de scholen is de gebruikersnaam de naam van de school. Let op het voorzetsel en eventuele spaties en Hoofdletters! Zie hieronder: Albert Schweitzer De Regenboog Het Braambos Klimop Tabitha De Bosbouwers De Tonne IKC Wereldwijs Klippeholm Vesterhavet De Brandaris De Wijngaard Juliana van Stolberg Oranje Nassau Vredeburg De Flamingo De Wilgen Klavertje Vier St. Willibrordus Voor individuele gebruikersprofielen bestaat de gebruikersnaam uit een combinatie van: [Eerste letter voornaam][eerste letter(s) tussenvoegsel(s)][achternaam] Hoe wordt een nieuw document of nieuwsbericht op het intranet geplaatst? De website en het intranet valt onder de verantwoordelijkheid van het College van Bestuur. Zij beoordelen documenten en nieuwsberichten voor plaatsing op het intranet. Het technisch beheer hiervoor is gedelegeerd naar de bovenschoolse ICT-medewerker. Nieuwe documenten en nieuwsberichten kunnen verstuurd worden naar jgerritse@meerprimair.nl Maak hierbij gebruik van het Formulier Documenten Intranet Technische vragen over de website en het intranet kunnen verstuurd worden naar abroerse@meerprimair.nl Een directeur, stafmedewerker, GMR-, RvT- of CvB vertrekt/is nieuw bij Meer Primair, hoe kan hij/zij toegang krijgen tot het intranet? Elk jaar wordt door het bestuur gecontroleerd of er mutaties zijn bij medewerkers die gebruikmaken van een persoonlijk gebruikersprofiel. Mochten er tussentijdse veranderingen zijn kan hiervoor contact opgenomen worden met de bovenschoolse ICT-medewerker, via abroerse@meerprimair.nl. Meld hierbij de Naam en het e- mailadres van de nieuwe gebruiker. 6
FORMULIER DOCUMENTEN INTRANET Vul onderstaande velden in bij het aanleveren van nieuwe documenten voor het intranet van Meer Primair. Naam document *: Klik hier als u tekst wilt invoeren. Document moet geplaatst worden in de map *: Documenten Werkmap Indien het document in de werkmap geplaatst moet worden, voor welke bijeenkomst (datum): *: Klik hier als u tekst wilt invoeren. Het document moet zichtbaar zijn voor *: (meerdere opties mogelijk) Medewerkers scholen Directeuren Stafmedewerkers Bestuursbureau Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) College van Bestuur (CvB) Raad van Toezicht (RvT) Het document heeft de label(s) *: (meerdere opties mogelijk) Bedrijfsvoering & Huisvesting Financiën ICT Identiteit Onderwijs Communicatie & Organisatie Personeel * = verplicht veld Formulier (of bovenstaande informatie in mail) met betreffend document als bijlage versturen naar: dhr. Anne Broerse42683 Bestuursmedewerker Onderwijs & ICT abroerse@meerprimair.nl 7