Overzichten genereren in het FMIS 1. Algemeen Het FMIS is een database-applicatie waarin een gigantische set aan gegevens zit. Deze gegevens worden beheerd door gebruik te maken van de verschillende modules: Space mgmt, contracts mgmt, workorders, maintenance,. Elk van deze modules heeft rapportagemogelijkheden van gegevens welke beheerd worden binnen deze module. Rapportagemogelijkheden rond masterdata is beschikbaar binnen elke module. In de space management module is het mogelijk om overzichten te genereren welke betrekking hebben tot de geografische boomstructuur: welke domeinen bevinden zich in een scholengroep of gemeente? Hoeveel oppervlakte is bebouwd op een domein? Hoeveel vierkante meter circulatie bevinden zich in een gebouw? In de contracts module worden overzichten gegenereerd welke betrekking hebben tot contracten: is er een milieuvergunning aanwezig op een domein? Welke huurcontracten verlopen dit jaar?... Deze handleiding beschrijft algemeen hoe deze overzichten gebruikt kunnen worden. 2. Overzichten openen In elke module van het FMIS gebeurt het openen van overzichten op dezelfde manier. Het linkse omcirkelde icon geeft weer hoe een ongefilterd overzicht geopend wordt, het rechtse icon (het vergrootglas) opent rechtstreeks het filtervenster welk van toepassing is op de objecten waarvan een overzicht gegenereerd moet worden. Wanneer een selectie gemaakt wordt, wordt een dropdown-lijst weergegeven met de mogelijke overzichten die kunnen gegenereerd worden. Afhankelijk van de module kan nu een overzicht gegenereerd worden. Zoals in de afbeelding te zien is, kan via de space management module een overzicht gemaakt worden van alle objecten welke zich in de geografische boomstructuur van deze module bevinden. Onderaan bevinden zich alle objecten gerelateerd tot de master data in het FMIS. Deze overzichten kunnen in elke module gegenereerd worden. 1
Wanneer een object geselecteerd wordt, bijvoorbeeld verdiepingen, opent een overzicht van alle verdiepingen welke in de databank terug te vinden zijn. Een geopend overzicht kan onderverdeeld worden in drie blokken: 1. Het hoofdvenster in het midden is waar de effectieve gegevens weergegeven zijn 2. In de bovenste balk een reeks icons welke functies voorstellen. 3. De Linkse balk kan je vooraf gedefinieerde overzichten terugvinden 2.1. Het hoofdvenster Het hoofdvenster is opgebouwd volgens een tabelstructuur; naar analogie met MS Excel. Er kunnen vele kolommen teruggevonden worden met info betrekking hebbende tot het object waarvan een overzicht gegenereerd wordt. De info in deze kolommen is afkomstig van de eigenschappen van dat object. Dit is te configureren door via de rechtermuistoets de eigenschappen van dit object te openen. 2
De kolommen in het overzicht kunnen verplaatst worden door middel van te slepen, en kunnen vergroot /verkleind worden; net zoals in een excel-blad. 2.2. Toe te passen functies op een overzicht In de bovenste balk van een overzicht zijn enkele icons zichtbaar. Elk van deze icons stelt een functie voor. De voornaamste worden hieronder besproken. 2.2.1. Via dit icon wordt het aantal rijen in het overzicht weergegeven. Dit kan praktisch zijn om snel te kunnen zien hoeveel objecten weergegeven worden in een overzicht. Bijvoorbeeld het aantal gebouwen binnen een scholengroep. Aangeraden wordt om dit standaard aangeklikt te houden. 2.2.2. Via deze knop wordt een nieuw venster geopend waarmee filters gebouwd worden om de weergave van de objecten te specifiëren. Wanneer bijvoorbeeld een overzicht van gebouwen wordt weergegeven, bevat dit overzicht alle gebouwen. Naar alle waarschijnlijkheid is een gebruiker niet geinteresseerd in alle gebouwen, maar bijvoorbeeld slechts enkel in de gebouwen in zijn/haar scholengroep waarvoor het bouwjaar voor 1960 is. Dit gedeelte wordt meer gedetailleerd omschreven in hoofdstuk 2.3. 2.2.3. Configuratie van de zichtbare kolommen in het hoofdvenster. 2.2.4. Exporteren van de weergegeven data in het hoofdvenster. Belangrijke opmerking hierbij is dat het systeem draait in Frankrijk. Met andere woorden, wanneer ingelogd in het FMIS wordt er gewerkt op een virtuele machine. Het bovenste gedeelte op de screenshot is het gedeelte van de PC in Frankrijk, het onderste omcirkelde gedeelte is de eigen lokale PC. 3
2.3. Filters toepassen op het overzicht Wanneer in een overzicht het trechter-icon ( ) geselecteerd wordt, opent een nieuw venster. Op elk van de weergegeven parameters kan nu gefilterd worden om meer gericht te zoeken in de beschikbare data. Om dit te doen, dubbelklik op de parameter en afhankelijk van welke parameter aangeklikt wordt opent een nieuwe pop-up. 4
In het linkse geval kan een waarde (of een deel ervan) ingegeven worden om op te zoeken/filteren. In het rechtse gedeelte wordt een object uit een van de boomstructuren gekozen. In het geval van het ingeven van een waarde kan met vrije karakters gewerkt worden. In bovenstaand geval zouden alle gebouwen weergegeven worden die de code G01 hebben, onafhankelijk van hetgeen voor de G01 staat; in het geval van de databank zou dit dus steeds de vijfdelige domeinnummer zijn. 5
Zoals te zien in bovenstaande screenshot, is het mogelijk om te filteren op combinaties van verschillende parameters. Om zulke filters te vormen kan gebruik gemaakt worden alle operators uit de digitale logica: And Or Not Combinaties van bovenstaande Op deze manier wordt een enorme flexibiliteit bekomen om filters te vormen en zeer gericht en snel data op te zoeken. 2.3.1. Filters opslaan Wanneer een filter aangemaakt is zoals hierboven beschreven, en er wordt verwacht dat deze meermaals gebruikt wordt, kan de filter opgeslagen worden. Er kan een benaming een beschrijving gegeven worden, en afhankelijk van de gebruikersrechten kan het filter publiek gemaakt worden. Dit wil zeggen dat alle gebruikers dit filter kunnen gebruiken. Nogmaals afhankelijk van gebruikersrechten kan dit filter beperkt worden zodat slechts bepaalde gebruikers of gebruikersgroepen hiervan gebruik kunnen maken. 6
2.4. Vooraf gedefinieerde overzichten maken Hiervoor is beschreven hoe veelvoudig gebruikte filters kunnen opgeslagen worden zodat deze niet steeds opnieuw gedefinieerd dienen te worden. Naar analogie hiervan is het ook mogelijk om dit met een overzicht te doen. Dit kan gedaan worden in de linkse balk van het overzicht. 2.4.1. Voorbereiden van een overzicht Gebruik deze handleiding om een een overzicht volledig naar wens op te maken: Toon enkel de kolommen die interessant zijn Pas de volgorde van de kolommen aan Pas de breedte van de kolommen aan Pas het juiste filter toe en sla het op 2.4.2. Aanmaken van een standaardoverzicht Om te beginnen moeten alle stappen beschreven in paragraaf 2.4.1 doorlopen worden. Druk hierna met de rechtermuistoets in het grijze vlak links van het overzicht, en selecteer Toevoegen. Een nieuw venster opent. Het wordt aangeraden om te werken in tegenwijzerzin: 1. Selecteer een vooraf opgeslagen filter 2. Geef een benaming aan het overzicht; Selecteer of het publiek is; Selecteer/configuur de categorie (voor scholengroepen is dit je eigen scholengroep: op die manier zijn je eigen overzichten gegroepeerd) 3. Indien alle stappen uit 2.4.1 doorlopen zijn, druk op het omcirkelde knopje linksonder 7
4. Indien gewenst kunnen de gegevens oplopend/aflopend gesorteerd worden. Het is zelfs mogelijk om hierarchische stappen te nemen (bvb eerst op domeinnaam, en bij gelijke domeinnaam op gebouwcode). 5. Confirmeer door gebruik te maken van het groene vinkje. Dit overzicht kan nu steeds gebruikt worden door de juiste categorie te selecteren, en het gewenste overzicht aan te klikken. 8