Stappenplan NHG-Praktijkaccreditering, versie 2.1 v2.10 Stap 1 De voorbereiding In de voorbereiding van het accrediteringstraject ontvangt u van NPA: Dit stappenplan Een registratiemail waarin u uitleg krijgt over de toegang tot NPAweb en kunt doorklikken naar de vragenlijsten Een NPA-relatiebeheerder bezoekt uw praktijk om uitleg te geven over het accrediteringsproces U kunt inloggen op NPAweb voor: Achtergrondinformatie via tabblad Ga naar Normen en handleidingen Het tabblad Ga naar Praktijkaccreditering online(pol) dat u toegang geeft tot het vragenlijstsysteem Praktijkaccreditering Online, verder kortweg POL Het tabblad Ga naar mijn Praktijk waar u uw eigen documenten kunt opslaan en u de leden van uw praktijkgroep kunt beheren
Stap 2 Zelfevaluatie en gegevensverzameling (maand 1 t/m 3) Verzamelen patiëntenervaringen De NPA-patiëntenenquête is zowel digitaal (per e-mail) als op papier beschikbaar. Wilt u gebruik maken van de resultaten van een andere door NPA geaccepteerde alternatieve patiëntenenquête? Neem hiervoor dan eerst contact op met NPA. Werkwijze bij uitzetten van digitale NPA-enquêtes Om een digitale enquête uit te zetten bij uw patiënten is enige voorbereiding nodig: U stuurt via de email een weblink naar uw patiënten: hiervoor heeft u actuele emailadressen van patiënten nodig, die overigens lang niet elke praktijk heeft; Of eenvoudiger: u plaatst op uw website een link en nodigt uw patiënten uit via deze link de enquête in te vullen. In feite kan dit continu als u dit wilt. Verzenden van enquêtes per e-mail Er is een vragenlijst voor de evaluatie van de huisarts en een vragenlijst gericht op de praktijk. Voor beide vragenlijsten geldt: Klik in POL op de betreffende tegel 3a. Patiëntenervaringen: huisarts of 3b. Patiëntenervaringen: praktijk Vul in het veld Naar: de e-mailadressen in van de patiënten waaraan u een enquête wilt zenden. Elk e-mailadres moet gescheiden worden door een ; (punt komma) Klik op e-mail verzenden Voor de praktijk en voor elke huisarts zijn minimaal 25 ingevulde enquêtes nodig. U kunt een herinnering sturen via de tab verstuur herinnering in het uitnodigingsmenu. POL stuurt alleen een mail aan de patiënten die nog geen vragenlijst hebben ingevuld Maak een rapportage door op de tegel Rapportages te drukken. De rapportage kunt u opslaan in de submap POL rapporten in uw Praktijkdocumenten in NPAweb Hoe plaats ik een link op de website? Dit kan op de meeste websites. Wilt u weten hoe dit bij uw website moet, neem dan contact op met uw leverancier. Werkwijze bij uitzetten van papieren NPA-enquêtes NPA maakt de enquêtes op uw verzoek op maat voor uw praktijk. U krijgt deze toegestuurd met een instructie voor uw medewerkers voor gebruik. Invullen vragenlijst Kwaliteitsnormen Invullen van de vragenlijst Kwaliteitsnormen geeft u snel een beeld van de eisen waaraan uw praktijk al voldoet en van verbeterpunten om nog aan te werken voor de (pre-)audit. Klik in POL op de groene tegel 1. Kwaliteitsnormen en vul de vragenlijst in
Invullen vragenlijsten Medisch handelen Vul eventueel een of meer vragenlijsten over chronische zorg in (in het eerste jaar van deelname minimaal één vragenlijst: diabetes mellitus, COPD of hart- en vaatziekten). Per 1 januari 2016 kan worden volstaan met inzage van deze gegevens door de hoofdauditor tijdens de audit bij het bezoek aan de praktijk. De indicatorscores kunnen, mits toewijsbaar aan de praktijk, naar keuze worden ontleend aan het HIS, het KIS, een zorggroeprapportage of een andere beschikbare rapportage. De beschikbare gegevens omvatten in ieder geval de bovengenoemde indicatoren en minimaal 80% van de landelijke indicatorenset, zoals gepubliceerd door het NHG. Klik in POL op de groene tegel 2. Medisch Handelen en vul de vragenlijst(en) in of zorg anderszins voor beschikbaarheid van deze informatie. Risicoanalyse NPA heeft in POL twee Risicoscans ter beschikking die u kunnen ondersteunen bij het uitvoeren van de risicoanalyse voor de praktijk: Risicoscan 1.0 én Risicoscan 2.0. Risicoscan 2.0 is wat uitgebreider dan Risicoscan 1.0 en werd ontwikkeld op basis van het laatste risicomodel van het NHG. Beide scans kunnen door alle teamleden worden ingevuld en bieden de mogelijkheid om aan de hand van praktijkvoorbeelden de analyse te verdiepen. Zo wordt de mening van de teamleden over de risico s inzichtelijk gemaakt. Kies uit POL één van de methodes om de risico s in uw praktijk in kaart te brengen of voer de risicoanalyse op een andere wijze uit: Risicoscan 1.0 Klik in POL de blauwe tegel Kwaliteitscarrousel en kies vragenlijst Risicoscan 1.0 Print de vragenlijst uit, reik deze uit aan de teamleden en laat hen de risico s scoren Bespreek samen als team de scores van alle medewerkers en beslis gezamenlijk welke score aan een risico wordt toegekend Vul in POL de gezamenlijke score in Maak een rapportage door op de tegel Rapportages te klikken Sla de rapportage op onder POL rapporten in uw Praktijkdocumenten op NPAweb (te vinden in NPAweb via de tab Ga naar Mijn Praktijk ) Inventariseer en analyseer de risico s in een teambespreking Risicoscan 2.0 Selecteer in POL de blauwe tegel Risicoscan Vul in het veld Naar: de e-mailadressen in van de teamleden waaraan u een enquête wilt zenden. Elk e-mailadres moet gescheiden worden door een ; (punt komma) Druk op e-mail verzenden U kunt een herinnering sturen via de tab verstuur herinnering in het uitnodigingsmenu. POL stuurt alleen een mail aan de teamleden die nog geen vragenlijst hebben ingevuld Maak een rapportage door op de tegel Rapportages te klikken Sla de rapportage op onder POL rapporten in uw Praktijkdocumenten op NPAweb (te vinden in NPAweb via de tab Ga naar Mijn Praktijk ) Inventariseer en analyseer de risico s in een teambespreking Risicoanalyse op andere wijze Sla de eigen rapportage op onder POL rapporten in uw Praktijkdocumenten op NPAweb (te vinden in NPAweb via de tab Ga naar Mijn Praktijk ) Inventariseer en analyseer de risico s in een teambespreking
Plaats uw praktijkdocumenten op NPAweb Sla de documenten uit uw kwaliteitssysteem op in Praktijkdocumenten op NPAweb. (te vinden in NPAweb via de tab Ga naar Mijn Praktijk ) U kunt de documenten per mapje opslaan óf uw hele eigen documentenmap in één keer opslaan in het submapje uw kwaliteitssysteem Vervolgacties inventariseren Maak van de ingevulde vragenlijsten met POL rapporten aan. Plaats de rapporten (al dan niet via POL gemaakt) in Praktijkdocumenten op NPAweb. (via de tab Ga naar Mijn Praktijk ). Doe dit minimaal voor de rapporten van: de vragenlijst Kwaliteitsnormen de patiëntenenquêtes (op locatie- en huisartsenniveau) de resultaten van de risicoscan Bepaal met de rapporten welke acties nog nodig zijn en leg deze vast in een actielijst
Stap 3 Aanloop naar de pre-audit (maand 4 t/m 7) Vervolgacties plannen Bespreek de uitkomsten van de vragenlijsten en inhoud van de actielijst met uw team Ken samen met uw team prioriteiten toe aan de acties Vul de actielijst aan en verdeel de taken Maak afspraken over een tijdpad en deadlines Maak een aparte lijst met mogelijkheden tot kwaliteitsverbetering die ná het verkrijgen van het keurmerk kunnen worden opgepakt Uitvoering actielijst Per uit te voeren actiepunt is de aanbevolen werkwijze: Leg afspraken zo nodig schriftelijk vast, bijvoorbeeld in protocollen Zorg dat aanpassingen in de werkwijzen in uw praktijk worden doorgevoerd Controle op volledigheid Gebruik de checklist Praktijkdocumenten en registraties die op NPAweb bij de Normen en Handleidingen staat bij uw controle op: Zijn alle documenten verzameld en in het Praktijkdocumenten op NPAweb geplaatst? (te vinden via de tab Ga naar Mijn Praktijk ) Zijn alle gemaakte werkafspraken bij iedereen bekend? Kan de praktijk aantonen dat de afspraken worden nageleefd? Stap 4 De pre-audit (maand 8) Afspraak met de auditor U meldt zich aan via NPA voor een pre-audit als: de activiteiten van Stap 3 zich in een afrondende fase bevinden alle benodigde documenten voor de auditor beschikbaar zijn via NPAweb Een auditor neemt contact op met u als u in de zesde maand na aanmelding nog geen pre-audit heeft gepland De pre-audit zelf Zorg voor een aparte (werk)ruimte waarin het openings- en eindgesprek kunnen plaatsvinden en documenten kunnen worden bekeken en besproken. Zorg dat de auditor toegang heeft tijdens het bezoek tot uw HIS
Stap 5 De aanloop naar de eerste audit (maand 9 t/m 11) Verbeteringen doorvoeren Gebruik de feedback uit het bevindingenoverzicht van de pre-audit om, zo nodig, verbeteringen door te voeren Gebruik de actielijst uit Stap 3 om de verbeteringen die nodig zijn voor het behalen van het keurmerk en die nog niet zijn doorgevoerd, alsnog op te pakken Controle op volledigheid Gebruik de checklist Praktijkdocumenten en registraties die op NPAweb onder tab Normen en handleidingen staat bij uw controle op: Zijn alle documenten verzameld en in het Praktijkdocumenten op NPAweb geplaatst? Zijn alle gemaakte werkafspraken bij iedereen bekend? Kan de praktijk aantonen dat de afspraken worden nageleefd? Teambespreking Bespreek de voorbereiding en de planning van de audit met uw praktijkteam Kan de praktijk aantonen dat de gemaakte werkafspraken worden nageleefd? Stap 6 De eerste audit (maand 12) Voorbereiding Zorg voor een aparte (werk)ruimte waarin het openings- en eindgesprek kunnen plaatsvinden en documenten kunnen worden bekeken en besproken Zorg dat de hoofdauditor toegang tijdens het bezoek heeft tot uw HIS
Stap 7 De aanloop naar de jaarlijkse controle-audit Voorbereiding In de aanloop naar de jaarlijkse controle-audit is de aanbevolen werkwijze: Gebruik de feedback uit het voorgaande auditverslag om verbeteringen door te voeren Zorg dat u en uw team het in uw beleidsplan geformuleerde kwaliteitsbeleid en de lijst met verbeteringsmogelijkheden uitvoeren en borgen Zorg dat de noodzakelijke documenten in uw Praktijkdocumenten op NPAweb up-to-date zijn Controleer of binnen uw team nog altijd wordt gewerkt volgens de gemaakte afspraken Zorg dat de patiëntenenquêtes niet ouder zijn dan drie jaar Vul de benodigde vragenlijsten in POL in of actualiseer deze.