Provinciale Staten van Overijssel T.a.v. Griffie, mevr. R. Wiggers Postbus178 8GB Zwolle Deventer, 11 juni 29 Rekenkamer PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr. P5Aocg/56g D nt : 15 JUN 29 Routing a.d. Bijl.: Aan: De leden van Provinciale Statenvan de Provincie Overijssel Commissaris vande Koningin, de heer G.J.Jansen Collegevan gedeputeerde staten van de Provincie Overijssel De heer H.J. van Keulen, hoofd eenheid middelen Betreft: Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 21-213 Geachte heer, mevrouw, Voor u ligt de ontwerpbegroting 21-213 vande Rekenkamer Oost-Nederland waarmee u inzicht kunt verkrijgen in deaanwending van deaande Rekenkamer toegekende middelen. Gelet op artikel 15 vande Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Oost-Nederland gaat het om een ontwerpbegroting die 6 weken ter inzage wordt gelegden algemeen verkrijgbaar gesteld. Wij stellen u langs deze weg in de gelegenheid uw zienswijze over de ontwerpbegroting bij de Rekenkamer naarvoren te brengen. Daarna zal het bestuur van de Rekenkamer de begroting definitief vaststellen. Voor overigevragen of opmerkingen over de begroting kunt u zichwenden tot ondergetekende. Hoogachtend, Namens het bestuurvan Rekenkamer Oost-Nederland, r ay Claudio Bruggink Secretaris-directeur Achter de Muren Zandpoort 6»7411 GE Deventer» T (57) 6658 * F (57) 6497 2 I www.rekenkameroost.nl E info@rekenkameroost.nl
Rekenkarner Ontwerpbegroting 21
Ontwerpbegroting 21 RekenkamerOost-Nederland, Deventer, juni 29
Inhoudsopgave 1. Inleiding 1 2. Functie Rekenkamer Oost-Nederland 3 3. Begroting 21 5 3.1. ToelichtingBaten 7 3.2. ToelichtingLasten 7 4. Balans 21 11 4.1. Toelichting balans 11 Bijlage 1 Toelichtingbegrotingsposten 13 Bijlage 2 Vergelijking jaarrekening 14
1. Inleiding De begroting21 vande RekenkamerOost-Nederland is bedoeld voor de Provinciate Staten van de provincies Gelderland en Overijssel. Middels deze begroting kunnen zij inzicht verkrijgen in de wijze waarop de Rekenkamer de haar toegekende middelen voor het komende jaar zalgaan aanwenden. Verder is de verwachte financiele ontwikkeling tot en met 213 aangegeven. De begroting legt de nadruk opeen verantwoorde financiele planning en is minder geschikt om een vooruitblik te geven van de beleidsmatige visievande Rekenkamer. Het jaarlijks onderzoeksprogramma vande Rekenkamer leent zich daar beter voor, omdat daarin de keuze voor deonderzoeksonderwerpen aan de orde komt endaarmee ookde jaarplanning.de onderzoeksprogrammering 21 is in december29 beschikbaar. De begroting21 is tot stand gekomen op basis vande begroting 27-29, de jaarrekeningen 26-28 ende verwachtingen over toekomstige ontwikkelingen. De procedure voor de vaststellingvan de ontwerpbegroting 21 is als volgt. Het bestuur vande Rekenkamer accordeert voorlopigde ontwerpbegroting. Deze ontwerpbegroting wordt ter inzagegelegd enalgemeen verkrijgbaar gesteld. Provinciale Statenvan Gelderland en Overijssel kunnen bij de Rekenkamer hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.de eventuele zienswijzen worden bij de ontwerpbegroting gevoegdwaarna het bestuur van de Rekenkamer tot een definitieve vaststelling vande begroting komt. De definitieve begroting wordt toegezonden aan de beide provincies enaan het ministerievan Binnenlandse Zaken. Hoofdstuk 2 geeft een korte toelichting opde functie vande Rekenkamer Oost-Nederland. Inhoofdstuk 3 komt de begroting21 ende toelichting daarop aan de orde. In bijlage 1 is een toelichting opdeinhoudvan de begrotingsposten te vinden. De balans21 en de toelichting op de balans komt ten slotte in hoofdstuk 4aan de orde. Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 21 Juni 29
2. Functie Rekenkamer Oost-Nederland De wet Dualisering Provinciebestuur reikt de Rekenkamer aanals een vande nieuwe instrumentenvan Provinciale Staten ter versterking van haar controlerende rol. DezeRekenkamer is per 1 januari25 verplicht voor provincies. DeRekenkamer is net sluitstuk vande controlemiddelen die Provinciale Staten kunnen inzetten, en is een onafhankelijk orgaan, nevengeschikt aan Provinciale Staten. De Rekenkamer kan onderzoek doen naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheidvan provinciaal beleid en beheer. Naar aanleiding van de bevindingen kan de Rekenkamer aanbevelingen geven aan Provinciale Staten,deCommissarisvande Koninginen aan Gedeputeerde Staten.Overigens voert de Rekenkamer niet het rekeningenonderzoek uit, dit is voorbehouden aan de accountants vande beide provincies. De Rekenkamer Oost-Nederland (voor de provincies Gelderland en Overijssel) beoogt het bestuurlijk functioneren vande beide provincies te versterken door een kwaliteitskamer te zijn. Dit wil zij bereiken door een bijdrage te leveren aan het: versterken vande controlerende en kaderstellende verantwoordelijkheden van Provinciale Staten; verbeteren van het handelen vande provincies; vergroten van de publieke verantwoording (vertrouwen en transparantie). Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 21 Juni 29
3. Begroting 21 Baten 29 21 211 212 213 Bijdrage provinciegeldertand Bijdrage provinde Overijssel 424.483 36.811 432.973 368.27 441.632 375.388 45.465 382.896 459.474 39.553 BTW-Compensatie provincie Overijssel 63.672 64.945 66.244 67.569 68.921 Totaal 848.966 865.945 883.264 9.93 918.948 Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 21 Juni 29
Lasten Bestuur en Personeel 29 21 211 212 213 Bestuursvergoedingen en -kosten Salarissen vast personeel Reis en verblijfskosten personeel Advertentiekosten werving personeel Opleidingen 41.27 376.763 2.88 2.88 42.95 461.26 24.761 25.256 42.937 47.485 25.256 25.761 43.796 479.895 25.761 26.276 44.672 489.493 26.277 26.82 Subtotaal 459.649 553.372 564.439 575.728 587.243 Inhuur Externe deskundigen 161.584 79.713 7.667 82.92 84.562 Subtotaal 161.584 79.713 7.667 82.92 84.562 Huisvesting Energielasten Verzekeringen Huren Onroerende zaak belasting 3.25 5 25.622 1. 2.575 51 26.335 1.2 2.627 52 26.862 1.4 2.679 531 27.399 1.61 2.733 541 27.947 1.82 Subtotaal 3.372 3.44 31.49 31.67 32.33 Servicekosten Schoon maakkosten Beveiltging Onderhoudskosten Telefoonkosten 3.468 1 3.6 5.36 3,57 395 3.12 5.41 3.641 43 3.182 5.518 3.714 411 3.246 5.629 3.789 419 3.311 5.741 Subtotaal 11.934 12.495 12.745 13. 13.26 Inform atievoorziening Onderhoud computerapparatuur Extern drukwerk Boeken Contributie lidmaatschappen Aanschaf ICT en telefonie 9.18 13.5 8 1.785 3.57 9.365 13.265 52 1.925 3.64 9.552 13.53 53 1.964 9.2 9.743 13.81 541 2.3 3.79 9.938 14.77 552 2.43 3.866 Subtotaal 28.34 28.715 34.597 29.878 3.476 Kantoor kantoor benodlgdheden Aanschaf meubilair Uitbesteding administratie Prv. Gld. Accountantskosten 6.5 7.959 3.714 6.63 8.12 4.794 6.763 8.282 4.89 6.898 8.448 4.988 7.36 8.617 5.87 Subtotaal 18.173 19.544 19.935 2.334 2.74 Overig Bedrijfsreserve toevoeging 4.69 4.125 9.541 4.32 4.45 BTW-compensatie 127.345 129.892 132.49 135.14 137.842 Algemene uitgaven 7.5 7.65 7.83 7.959 8.118 Subtotaal 138.914 141.667 149.834 147.419 15.366 Totaal 848.966 865,946 883.265 9.93 918.949 budget 848.966 865.946 883.265 9.93 918.949 Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 21 Juni 29
3.1. Toelichting Baten De RekenkamerOost-Nederland is per 1 januari 25 ingesteld door de provincies Gelderland en Overijssel. Beide provincies hebben afgesproken ieder voor de helft bij te dragenaan de financiering van de Rekenkamer. De begrotingvande Rekenkamer wordt ge'i'ndexeerd volgensde systematiekvande provincie Gelderland. Jaarlijks vindt indexering plaats opbasis van eensamengestelde loon- eneen prijsindex. Voor het begrotingsjaar 21 is rekeninggehouden met een indexvan 2% daarwaar de berekening vantoepassing is. DeRekenkamer Oost-Nederland heeft met beide provincies afspraken gemaaktover de verrekeningvandebtw.de Rekenkamer brengt de betaalde BTW in rekening bij beide provincies. De provincies krijgen de betaaldebtw gecompenseerdmiddels het BTW-compensatiefonds. Gelderland koos ervoor om het budget van de Rekenkamer voorafgaand aan het kalenderjaar te verhogen met de te verwachten BTW-verrekening van 6.,-. per jaar (zaaknummer 26-179). Overijssel koos voor een BTW-verrekening achteraf (kenmerk Ml/26/97) waardoor een budgetverhoging ter groottevan de geschatte BTW niet noodzakelijk is. In de begroting wordt voor Overijssel rekeninggehouden met eveneens een bedrag van 6.,-. per jaar voor BTW-compensatie. Door indexatie is het bedrag voor 21 gebudgetteerd opeen bedrag van 64.946,-. 3.2. Toelichting Lasten De begrotingsposten worden voorzienvaneen toelichtingwaar dat relevant is. Indien de begroting21 substantieel afwijkt vande begroting29 wordt aangegeven deoorzaakvande afwijking aangegeven.de genoemde posten zijn excl. BTW. Het te compenserenbtw-bedrag wordt als totaal apart onder de lasten vermeld. Bestuur en personeel Salarissen vast personeel In 29 was tijdelijk personeelingehuurd omtegemoet te komen aan de behoefte aan extra capaciteit voor de uit te voeren onderzoekswerkzaamheden. Het bestuur van de Rekenkamer heeft besloten de formatievan de Rekenkamer voor de begroting21 e.v. uit te breiden met 1,5 fte (1fte onderzoeksfunctie;,5 fte management-assistentie). De redenen hiervoor zijn: de behoefte aan extra capaciteit blijkt structureel; dewensom met eigen onderzoeksteam onderzoeksexpertise op te bouwen en vast te houden; deinhuur van tijdelijk personeel is relatief kostbaar. Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 21 Juni 29
De formatievanderekenkamer ziet er danals volgt uit: Functie Secretaris-directeur Management-assistente Onderzoekers Totaal Fte 1 1 5 7 Door detoename van het vaste personeel zal net budgetbedrag voor de inhuur van externe deskundigen worden verlaagd. Naar demening van het bestuur van de Rekenkamer resteert voldoende budget om, waar noodzakelijk, inhuur van specifiekedeskundigheid te financieren. Reis- en verbliifkosten personeel Het isgebleken dat het budgetbedrag ontoereikend is. Doorde toename van het personeel is het budget t.o.v. 29aangepast. Opfe/d/ngen De Rekenkamer acht deskundigheidsbevordering een belangrijk element voor de personeelsleden. Doordetoenamevan het personeelis het budgetbedrag verhoogd. Inhuur Externe deskundigen De Rekenkamer acht het noodzakelijk om budget te reserveren voor het inhuren van specifieke deskundigheid. De begroting21 is aangepast ten opzichte van het budgetbedragvan29door het aantrekken van 1,5 fte vast personeel. Naar de mening van het bestuur is het budget voldoende om binnen onderzoeken specifieke kennis en kunde in te huren dan wel tijdelijke deomvang vande capaciteit teverhogen. Huisvesting Enerqielasten Aangezien deenergielasten in de jaren 26 t/m 28 lager waren dan het budgetbedrag isde begroting21 daarop aangepast. Huren De huurverhoging voor 21 isnog niet bekend.de aanpassing is gebaseerd op het verwachte inflatiepercentage van 2%. Servicekosten Schoonmaakkosten Het budgetbedrag is t.ov. 29naar beneden bijgesteld zoals in de jaarrekening van28 is aangegeven. Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 21 Juni 29
Beveiliqinq Hiervoor geldt hetzelfde. Een kleine dalingis voorzien van net budgetbedrag t.o.v. 29. Onderhoudskosten De onderhoudskosten zijn moeilijk in te schatten.op deze post worden kleine aanpassingen in het kantoorgebouw alsmede het onderhoud vande tuin verantwoord. Telefoonkosten Er wordt een lichte stijgingvandeze kostenvoorzien door de toename van vast personeel. I nfor matievoorzieni ng Extern drukwerk De Rekenkamergaat ervan uit dat gezien het aantal onderzoekenen dedaarmeesamenhangende rapporten niet zal afnemen. Reden om het budgetbedrag te handhaven op het niveauvan het budget29. Aanschaf ICT en telefonie Voor deaanschaf van ICT-apparatuur en telefonie (en meubilair) is de bedrijfsreserve gecreeerd. Jaarlijks wordt een budgetopgenomen voor een vervanging of eenaanschaf ten behoevevan in dienst getreden personeel. Investeringen lopen conform de afschrijvingstermijnen die door de Provincie Gelderland worden gehanteerd (in beginselomde 3 jaren vervangen; voor meubilair geldt 1 jaar). Gelet op de normale afschrijvingstermijnen zal er voor gezorgd worden dat het ritme vanaanschaf geen grote aanslag opde bedrijfsreserve zal creeren. Kantoor Aanschaf meubilair De aanschaf van meubilair zalvolgens de richtlijnen vande investeringen vande Provincie Gelderland in beginseleenmaalper1 jaar plaatsvinden. Gezien degeringe omvang vande investeringen (ICT, telefonie en meubilair) worden zij niet opde balans geplaatst, maar direct ten laste vande exploitatie gebracht. Overig Accountantskosten De accountantskosten zijn overleg met de accountant verhoogd. Reserves BTW-compensatie De beide Provincies hebben de mogelijkheid om via de zogenaamde transparantiemethode dedoor de Rekenkamer betaalde BTW terug te vorderen bij het BTW-compensatiefonds. De te declareren BTW voor het jaar 21 wordt geschat op 129.892,--. DeRekenkamer zaldeze BTW, ieder voor de helft doorschuiven naar de beide Provincies. Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 21 Juni 29
Bedriifsreserve Jaarlijks wordt geschat welk bedrag ten laste vande exploitatie kan worden gebracht ten behoeve van de te vormen bedrijfsreserve.de bedrijfsreserve mag maximaal 3% van het jaarbudget omvatten.de bedrijfsreserve wordt voornamelijkgevormd ten behoeve van investeringen. Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 21 1 Juni 29
Balans21 Balans Activa 29 21 211 212 213 Debiteuren BNG 15.918 157.18 16.236 179.59 16.561 183282 16.893 18748 17.231 19888 Postbank 5. 5. 5 5 5 Totaal 178.26 2,82$ 24.843 28.941 213.119 Passiva 29 21 211 212 213 Bestemmingsreserve 15.918 1623b 16.561 16.893 17.231 Bedrijfsreserve 25.469 2S.*76 26.498 27.28 27.568 Crediteuren 136.639 158.612 161.784 165.2 168.32 Transtoria pm pm pm pm pm Totaal 178.26 Z.826 24.843 28.941 213.119 4.1. Toelichting balans Activa Debiteuren Dezebalanspost betreft het laatste kwartaal BTW-bedragvan 29. De Rekenkamer verrekent deze post in het eerste kwartaalvan 21 met de provincie Overijssel. De provincie Gelderland hanteert een andere systematiek omdat zij debtw vooraf betaald en achteraf het verschil met de feitelijk in rekening gebrachte BTW verrekent met de Rekenkamer bij deopmaak van de jaarrekening van de Rekenkamer. BNG De BankNederlandse Gemeentenisals sluitpost salderend bepaald. Postbank Er is uitgegaan van eensaldo van 5.,-- per jaar. Passiva Bestemmingsreserve De bestemmingsreserve 21bestaat uit het nog te innen laatste kwartaalbedrag aanbtw vande provincie Overijssel. Bedrijfsreserve De bedrijfsreserve is bedoeld voor investeringen in ICT, telefonie en meubilair. Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 21 11 Juni 29
Crediteuren Dezepost bestaat uit het laatste kwartaal aansalarissen voor het vaste personeel die na31 december worden gedeclareerd door de provincie Gelderland aan de Rekenkamer. Verder is hier een schatting meegenomen van nog te betalen facturen. Transitoria Omdat concrete bedragen voor transitoria lastig zijn in te schatten, zijn dezepm opgenomen. Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 21 12 Juni 29
Bijlage 1 Toelichtingbegrotingsposten Onder de begrotingsposten (lasten) van21-213 worden de volgende onderdelen gevat: Bestuur en Personeel Bestuursvergoedingen en -kosten Salarissen vast personeel Reis en verblijfskosten personeel Advertentiekosten werving personeel Opleidingen Inhuur Externe deskundigen Huisvesting Energielasten Verzekeringen Huren Onroerendezaak belasting Servicekosten Schoonmaakkosten Beveiliging Onderhoudskosten Telefoonkosten Informatievoorziening Onderhoud computerapparatuur Extern drukwerk Boeken Contributie lidmaatschappen Aanschaf ICT en telefonie Kantoor kantoor benodigdheden Aanschaf meubilair Uitbesteding admim'stratie Prv. Gld. Accountantskosten Vergoedingen Toelagen Consignaties Brutosalaris Sociale lasten/premies Secundaire arbeidsvoorwaarden Eenmalige toelagen Overwerk Gratificaties Overige personeelskosten Dienstreizen Woon-werkverkeer Personeelsadvisering Advertentiekosten Cursussen,Seminars Opleidingen Inhuur extra capaciteit projecten Uitzendkrachten Uitbesteding onderzoeken Gas, water, licht Brand-/inboedelverzekering Aansprakelijkheidverzekering Schoonmaakpand binnenen buiten Tuinonderhoud Huisvesting Vaste telefonie Mobiele telefonie Rapporten,flyers,omslagen ed Laptops Server Netwerk etc. Mobiele telefonie/pda Papier, enveloppenenpostzegels etc. Verlichting Kantoormeubelen Financiele admim'stratie Personele administratie Jaarrekening controle Rekenkamer Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 21 Juni 29 13
Bijlage 2 Vergelijking jaarrekening Tijdens de behandeling vande begroting29 in de commissie Algemeen Bestuur en Financien op 1 September 28 werd verzocht de Rekening27 toe te voegen.om aan dit verzoek gehoor te geven is in onderstaand schemadeontwerprekening 28naastde ontwerpbegroting 21 gezet. Lasten Realisatie 28 excl.btw budget 29 budget 21 Bestuur en Personeel Bestuursvergoedingen en-kosten Salarissen vast personeel Reis en verblijfkosten personeel Advertentiekosten werving personeel Opleidingen Overige personeelskosten Subtotaal 37.992 379.498 26.771 22.571 41.27 376.763 2.88 2.88 466.832 459.649 42.95 461.26 24.761 25.256 553.372 Inhuur Externedeskundigen Uitzendkrachten Subtotaal 152.617 2.728 173.345 161.584 161.584 79.713 79.713 Huisvesting Energielasten Verzekeringen Huren Onroerendezaak belasting Subtotaal 2.393 489 25.311 431 3.25 5 25.622 1. 2.575 51 26.335 1.2 28.624 3.372 3.44 Servicekosten Schoonmaakkosten Beveiliging Onderhoudskosten Telefoonkosten Subtotaal 3.433 378 1.644 4.342 3.468 1 3.6 5.36 3.57 395 3.12 5.41 9.797 11.934 12.495 I nformatievoorziening Onderhoud computerapparatuur Extern drukwerk Boeken Contribute lidmaatschappen Aanschaf ICT en telefonie Subtotaal 13.499 15.164 52 1.85 19.77 9.18 13.5 8 1.785 3.57 9.365 13.265 52 1.925 3.64 5.722 28.34 28.715 Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland 21 Juni 29 15
Kantoor Kantoorbenodigdheden Aanschaf meubilair Uitbesteding adm. Aan Prv. Gld. Accountantskosten Subtotaal 6.22 4.149 6.557 4.955 6.5 7.959 3.714 6.63 8.12 4.794 21.881 18.173 19.544 Overig Bankkosten Overige opbrengsten Algemene uitgaven Subtotaal -1.768 11.913 1.145 7.5 7.5 7.65 7.65 Reserves Bedrijfsreservetoevoeging BTW compensatie Overschot/tekort Overdracht rekeningresultaat 26 Onverdeeld resultaat 14.226 12.769 157.114 43.811 4.69 127.345 4.125 129.892 Subtotaal 353.92 131.414 134.17 Totaal 1.16.266 848.966 865.946 Ontwerpbegroting Rekenkamer Oost-Nederland21 Juni 29 16