HANDLEIDING WERKPLEKDUAAL.BE VOOR SECTOREN

HANDLEIDING WERKPLEKDUAAL.BE VOOR SECTOREN VERSIE: 1 AUGUSTUS 2017 INHOUDSOPGAVE INLEIDING... 1 TOEGANG TOT WERKPLEKDUAAL.BE... 1 AANMELDEN IN WERKPLEKDUAAL.BE... 1 DE VERSCHILLENDE GEBRUIKERSROLLEN... 3 RECHTEN GEVEN AAN EEN GEBRUIKER... 3 IN HET DIGITALE LOKET WERKPLEKDUAAL.BE... 7 Dashboard... 7 Behandelen van een erkenningsaanvraag (enkel voor rol beheerder )... 7 Erkenningsaanvraag indienen met machtiging (enkel voor rol medewerker opleidingsfonds )... 14 Een erkenningsaanvraag stemmen (enkel voor rol stemgerechtigde )... 21 Overzicht overeenkomsten... 22 INLEIDING Om een overeenkomst in het kader van duaal leren (schoolbank op de werkplek) of Leren en werken af te sluiten met een jongere dient een onderneming erkend te worden voor die vestiging(en) waar de opleiding plaatsvindt. Voor sectoren waarin een sectoraal partnerschap afgesloten is, zal de beheerder van het sectoraal partnerschap de erkenningsaanvragen behandelen. Erkenningsaanvragen die behoren tot een sector waarin geen sectoraal partnerschap actief is, worden behandeld door SYNTRA Vlaanderen. Afhankelijk van de rol die je hebt gekregen, kan je voor je sectoraal partnerschap erkenningsaanvragen behandelen, stemmen, raadplegen of indienen in naam van een onderneming. Vanaf 16 augustus 2017 kan je ook de overeenkomsten, verbonden aan de erkenningen van je sectoraal partnerschap, raadplegen. TOEGANG TOT WERKPLEKDUAAL.BE Werkplekduaal.be is een onlinedienst van de Vlaamse Overheid. De toegang tot de onlinediensten van de Vlaamse Overheid is beveiligd. SYNTRA Vlaanderen kan voor ieder sectoraal partnerschap een Hoofd Lokale beheerder toevoegen in het gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid. De Hoofd Lokale beheerder kan gebruikers toevoegen en rollen toekennen of wijzigen. Zie hieronder bij rechten geven aan een andere gebruiker. SYNTRA Vlaanderen kan ook gebruikers toevoegen en rollen toekennen of wijzigen. 1

AANMELDEN IN WERKPLEKDUAAL.BE Je kan je aanmelden van zodra de Hoofd Lokale beheerder van het sectoraal partnerschap of SYNTRA Vlaanderen je een rol of meerdere rollen heeft toegekend. Wat heb je nodig? Je identiteitskaart en pincode Een kaartlezer Heb je je pincode vergeten, dan kan je deze terugvinden op het document dat je ontvangen hebt voor het afhalen van je identiteitskaart. Werd deze gewijzigd en heb je de nieuwe code vergeten, dan kun je bij de dienst bevolking van je hoofdverblijfplaats terecht. Neem het originele document met je puk code mee, waarmee je bij de dienst Bevolking je pincode kunt deblokkeren of wijzigen. Je surft naar http://app.werkplekduaal.be. Er zijn verschillende mogelijkheden om aan te melden als beheerder van een onderneming (via e-id, beveiligingscode via mobiele app, beveiligingscode via SMS, VO-token en federaal token. Op de eerste pagina vind je hier meer info over. De eerste keer dat je je aanmeldt, moet echter altijd met e-id of token van de Federale of Vlaamse overheid zijn. Je wordt geleid naar de CSAM-pagina en klikt op doorgaan. Je steekt je identiteitskaart in de aangesloten kaartlezer en klikt op aanmelden. 2

Vul de pincode van je identiteitskaart in. DE VERSCHILLENDE GEBRUIKERSROLLEN Er zijn drie mogelijke rollen voor de sector in werkplekduaal.be. Wat je kan doen in het digitale loket, is afhankelijk van welke rol je hebt gekregen van de Hoofd Lokale beheerder of SYNTRA Vlaanderen. De rollen kunnen gecombineerd worden. Als Hoofd Lokale beheerder kan je jezelf ook rollen toekennen. Beheerder Sectoraal Partnerschap o Erkenningsaanvragen behandelen (controle op volledigheid, goed/afkeuren, opheffen, ) o Interne opmerkingen geven/lezen o Ondernemingsgegevens en erkenningsaanvragen bekijken o Overeenkomsten van de sector bekijken (zonder leerlinggegevens) vanaf 16 augustus 2017 o Overeenkomsten administratief controleren op volledigheid vanaf 16 augustus 2017 Stemgerechtigde Sectoraal Partnerschap o Interne opmerkingen geven/lezen o Stem uitbrengen o Ondernemingsgegevens en erkenningsaanvragen bekijken o Overeenkomsten van de sector bekijken (zonder leerlinggegevens) vanaf 16 augustus 2017 Medewerker opleidingsfonds o Erkenningsaanvragen indienen, verklaring op eer opladen o Ondernemingsgegevens bekijken, wijzigen en aanvullen o Erkenningsaanvragen bekijken o Overeenkomsten van de sector bekijken (zonder leerlinggegevens) vanaf 16 augustus 2017 RECHTEN GEVEN AAN EEN GEBRUIKER Je kan als gebruiker rechten krijgen voor een bepaalde rol (of een combinatie van rollen) van SYNTRA Vlaanderen of van de Hoofd Lokale beheerder. 3

Als Hoofd Lokale beheerder meld je je aan bij het gebruikersbeheer: https://vogebruikersbeheer.vlaanderen.be. Er zijn verschillende mogelijkheden om aan te melden bij het gebruikersbeheer (zie hierboven bij aanmelden ). Je wordt doorverwezen naar de CSAM-pagina, waar je je aanmeldt, de pincode van je identiteitskaart ingeeft en op de onderstaande pagina terecht komt, waarbij je eerst de gebruikersvoorwaarden aanvaardt. Om een nieuwe gebruiker toe te voegen ga je naar gebruiker en klik je op voeg gebruiker toe. Je vult het rijksregisternummer in van de gebruiker die je wil toevoegen en klikt op verder. Naam, voornaam en geboortedatum worden automatisch ingevuld. Je klikt op verder en bevestig. 4

Vervolgens koppel je de gebruiker aan de organisatie. Je kiest de organisatie en categorie en klikt op verder. Je vult de gevraagde gegevens in en klikt op verder. Je bevestigt en hebt nu de gebruiker gekoppeld aan je organisatie. De volgende stap is om deze gebruiker rechten toe te kennen, zodat hij aan de slag kan in het digitale loket. Je klikt op ken gebruikersrecht toe. 5

Bij gebruikersrecht kies je SYNTRA Vlaanderen Werkplek Duaal Gebruiker, daarna klik je op verder. Je selecteert de rol(len) die je wenst toe te kennen door op het eerste pijltje te klikken en vervolgens op verder.. 6

Nadat je hebt bevestigd, is het gebruikersrecht toegekend. IN HET DIGITALE LOKET WERKPLEKDUAAL.BE DASHBOARD Rechts bovenaan zie je met welke rol je bent aangemeld. Er zijn binnen een sectoraal partnerschap drie rollen, die combineerbaar zijn. Iedere rol heeft een aantal bevoegdheden. Heb je ook rechten als gebruiker voor een andere organisatie? Dan kan je via wissel van organisatie onmiddellijk switchen naar je andere organisatie. Het overzicht van erkenningen en overeenkomsten kan je hier raadplegen. BEHANDELEN VAN EEN ERKENNINGSAANVRAAG (ENKEL VOOR ROL BEHEERDER ) Als beheerder van een sectoraal partnerschap kan je erkenningsaanvragen behandelen. Je klikt op erkenningen en krijgt links het overzicht van alle mogelijke acties (volledigheid controleren, behandelen, hervatten, mentoren controleren, opheffen). Je krijgt het overzicht van de erkenningsaanvragen te zien. Bij iedere actie zie je het aantal erkenningsaanvragen. 7

Volledigheid controleren Wanneer een onderneming (of een gemachtigde) een erkenningsaanvraag heeft ingediend, wordt deze zichtbaar in deze rubriek. Vanaf dan heb je 14 dagen de tijd om de erkenningsaanvraag te behandelen. Bij resterend wordt weergegeven hoeveel dagen er nog resten. De eerste stap is dat je de erkenningsaanvraag op volledigheid controleert. Klik hiertoe op het icoontje rechts van de aanvraag. 8

Onderaan klik je op Ctrl. volledig. Je ziet opnieuw de samenvatting van de erkenningsaanvraag, in dichtgevouwen versie. Door telkens op de titel te klikken, krijg je de inhoud te zien. Duid de erkenningsaanvraag is volledig aan wanneer alle nodige informatie aangeleverd is en klik op volledig om te bevestigen. Je kan optioneel een toelichting geven. Duid de erkenningsaanvraag is onvolledig aan wanneer niet alle nodige informatie aangeleverd is. Vul het verplichte motivatieveld in, druk op onvolledig en bevestig. Wanneer je een erkenningsaanvraag als onvolledig hebt aangeduid, krijgt de onderneming via e-mail een bericht hierover met de vraag om de aanvraag te vervolledigen. Wanneer dit gebeurd is, zie je de erkenningsaanvraag weer verschijnen bij volledigheid controleren. Je kan opnieuw controleren of de erkenningsaanvraag volledig is. 9

Heb je de erkenning als volledig gemarkeerd, dan komt de erkenningsaanvraag terecht bij de volgende actie: behandelen. Behandelen Deze erkenningsaanvragen kunnen worden goed- of afgekeurd. Klik op het icoontje naast de erkenningsaanvraag. Je krijgt het overzicht van de erkenningsaanvraag en vindt onderaan de stemmen die de stemgerechtigden hebben uitgebracht. Klik op beslissen om een beslissing te nemen over een erkenningsaanvraag. Je ziet opnieuw de samenvatting van de erkenningsaanvraag, in dichtgevouwen versie. Door telkens op de titel te klikken, verschijnt de inhoud. Bij de mentoren duid je aan of ze (nog) aan de erkenningscriteria voldoen. Wanneer je een erkenningsaanvraag wil goedkeuren duid je ik keur deze erkenning goed aan. Indien niet alle activiteiten op de werkplek uitgevoerd kunnen worden, kruis je het vinkje aan. Er komt dan een verplicht motivatieveld tevoorschijn dat je invult en wordt opgenomen in de brief aan de onderneming. Dit veld zal ook zichtbaar zijn voor de opleidingsverstrekker. 10

Keur je een erkenningsaanvraag af, vink dan één of meerdere redenen aan en vul het verplichte motivatieveld in. De motivatie wordt integraal opgenomen in de brief aan de onderneming, de aangevinkte reden(en) niet. Je klikt op afkeuren en bevestigt. In heel uitzonderlijke omstandigheden kan je de erkenningsaanvraag in wacht zetten. Je dient hiervoor een reden op te geven.. De behandeltermijn van 14 dagen wordt hierdoor gepauzeerd. Je kikt hiervoor op in wacht zetten. Het Vlaams Partnerschap monitort het gebruik van deze knop. Hervatten Een erkenningsaanvraag die in wacht werd gezet, kan hervat worden. Klik op het icoontje rechts van de aanvraag. 11

Onderaan bij de erkenningsaanvraag klik je op hervatten, zodat de teller weer verder kan aftellen. Mentoren controleren Een onderneming (of een gemachtigde) kan binnen een zelfde erkenningsaanvraag mentoren verwijderen of toevoegen zonder een nieuwe erkenningsaanvraag aan te maken. Iedere toegevoegde mentor zal opnieuw gevalideerd moeten worden en aan de erkenningsvoorwaarden voldoen. Klik op het icoontje rechts van de erkenning. Klik op mentoren valideren. Onderaan zie je bij welke mentor nog bevestigd moet worden of ze al dan niet aan de erkenningscriteria voldoen. 12

Opheffen Indien een onderneming de enige aan de erkenningsaanvraag verbonden mentor schrapt, moet de erkenningsaanvraag opgeheven worden. Je vindt ze onder de actie Opheffen. Wil je een erkenning opheffen omdat er niet meer aan de erkenningscriteria voldaan is of de onderneming zijn plichten niet meer nakomt, dan kan je bij het detail van een goedgekeurde erkenningsaanvraag (in de rubriek alle erkenningen of mentoren controleren ) kiezen voor opheffen onderaan de pagina. Een erkenningsaanvraag zoeken Bij alle erkenningen krijg je een overzicht van alle erkenningsaanvragen die zijn toegewezen aan het partnerschap. Je kan via de invulvelden zoeken op referentienummer, onderneming, vestiging en status of een combinatie hiervan. Door op Zoeken te klikken, start je de zoekopdracht. Je kan de resultaten af- en oplopend sorteren door op de kolomtitels te klikken. 13

ERKENNINGSAANVRAAG INDIENEN MET MACHTIGING VAN DE ONDERNEMING (ENKEL BESCHIKBAAR VOOR DE ROL MEDEWERKER OPLEIDINGSFONDS) Een onderneming kan ervoor kiezen om haar gegevens in het digitale loket te laten beheren door een gemachtigde. De gemachtigde kan in naam van de onderneming ook erkenningsaanvragen indienen. Beschik je over de rol Medewerker opleidingsfonds, dan verschijnt het label Machtigingen. Om een machtiging aan te maken download je eerst het machtigingsdocument en laat je dit ondertekenen door de onderneming. Je vindt het machtigingsdocument hier. Klik op nieuwe machtiging om een machtiging aan te maken, vul het ondernemingsnummer in en klik op zoek onderneming. Je komt nu terecht in de overzichtspagina van de machtigingen. 14

Je kan een machtiging intrekken door hier op te klikken: Je kan een machtiging terug activeren door hier op te klikken: Om een nieuwe erkenningsaanvraag in te dienen, klik je op nieuwe erkenning. Je doorloopt verschillende stappen om de erkenningsaanvraag voor de onderneming te kunnen indienen. Opgelet! Op het einde dien je een verklaring op eer toe te voegen. Met dit document verklaart de onderneming dat alle gegevens correct zijn. Je vindt een blanco verklaring op eer hier. De eerste stap is het toevoegen van de onderneming. De algemene gegevens van de onderneming worden zichtbaar. Deze informatie wordt rechtstreeks uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) gehaald. Indien deze informatie niet correct is, neemt de onderneming best contact op met de KBO. Wanneer deze gegevens later in de KBO worden aangepast, zal deze aanpassing ook automatisch (via een maandelijkse update) in werkplekduaal.be gebeuren. De volgende keer dat je een erkenningsaanvraag indient voor de onderneming, worden het ondernemingsnummer en alle ondernemingsgegevens automatisch getoond. Bij type duid je aan tot welke categorie de onderneming of organisatie behoort: - Lokaal bestuur: steden + stadsdiensten, gemeenten + gemeentediensten, autonome gemeentebedrijven (AGB s), OCMW s, OCMW-verenigingen/ publieke zorgbedrijven, politiezones/ lokale politie, brandweerzones, intercommunales. - Openbaar bestuur: openbaar bestuur dat geen lokaal bestuur is. - Onderneming of organisatie met bezoldigd personeel. - Zelfstandige onderneming zonder bezoldigd personeel. De contactpersoon van de onderneming is de persoon die instaat voor de (administratieve) opvolging van het dossier op de maatschappelijke zetel. Deze persoon ontvangt, samen met de contactpersoon van de vestiging, alle automatische e-mails die door het team werkplekduaal worden verstuurd. 15

Er kan vrijblijvend bijkomende informatie ingevuld worden. Bij de volgende stap voeg je de vestiging toe. Je kiest een vestiging uit de keuzelijst. De getoonde vestigingen komen uit de KBO. Indien deze informatie niet correct is, neemt de onderneming best contact op met de KBO. Wanneer deze gegevens later in de KBO worden aangepast, zal deze aanpassing ook automatisch (via maandelijkse update) in werkplekduaal.be gebeuren. Je kan scrollen of naam, adres of vestigingsnummer typen. De contactpersoon is de persoon die instaat voor de (administratieve) opvolging van het dossier in de vestiging. Deze persoon ontvangt, samen met de contactpersoon van de onderneming, alle automatische e-mails die door het team werkplekduaal worden verstuurd. Je kan vrijblijvend bijkomende gegevens invullen. 16

Je klikt op volgende en vult in de volgende stap de gegevens in over de opleiding en de sector. Je kiest een opleiding door te scrollen of te typen. Je kiest een opleidingsverstrekker (school of opleidingscentrum) als de onderneming heeft aangegeven met welke opleidingsverstrekker(s) men voor deze opleiding wil samenwerken. Deze opleidingsverstrekker(s) zal/zullen geïnformeerd worden over de stand van zaken van de erkenningsaanvraag. Het betekent niet dat enkel deze aangeduide opleidingsverstrekker(s) een overeenkomst zal/zullen kunnen opstellen op basis van de erkenning. Ook andere opleidingsverstrekkers kunnen dit. Koos je bij type voor Onderneming of organisatie met bezoldigd personeel, dan selecteer je een paritair comité uit de keuzelijst. De paritaire comités uit de lijst zijn diegene waartoe de onderneming volgens de KBO behoort. Indien de informatie niet correct is, neemt de onderneming best contact op met de KBO. Wanneer deze gegevens later in de KBO worden aangepast, zal deze aanpassing ook automatisch (via maandelijkse update) in werkplekduaal.be gebeuren. 17

Je kiest het paritair comité dat van toepassing is op de werknemers die het beroep uitoefenen waarmee de geselecteerde opleiding overeenstemt. Op de loonbrief van die werknemer(s) staat het juiste paritair comiténummer vermeld. De onderneming kan bij vragen hierover ook terecht bij haar sociaal secretariaat. Op basis van het gekozen paritair comité-nummer wordt de erkenningsaanvraag toegewezen aan de juiste behandelaar (een sectoraal partnerschap of SYNTRA Vlaanderen). Koos je bij type voor Zelfstandige onderneming zonder bezoldigd personeel, dan selecteer je uit de lijst de sector waartoe de onderneming behoort. Op basis van je keuze wordt de erkenningsaanvraag toegewezen aan de juiste behandelaar (een sectoraal partnerschap of SYNTRA Vlaanderen). Twijfel je tot welke sector de onderneming behoort? Neem dan contact op met de helpdesk: helpdesk@werkplekduaal.be. Koos je bij type voor Lokaal bestuur of Openbaar bestuur, dan hoef je verder niets meer te selecteren en wordt de erkenningsaanvraag onmiddellijk aan de juiste behandelaar toegewezen. Vervolgens zijn er drie erkenningscriteria opgelijst. Je vinkt deze aan wanneer eraan voldaan wordt. Je kan dit per criterium staven door een bijlage toe te voegen. Een sectoraal partnerschap kan het voorleggen van een bepaald document verplichten. Zo wordt het erkenningscriterium de onderneming heeft voldoende financiële draagkracht om de continuïteit van de onderneming te waarborgen door sectoraal partnerschap Horeca beoordeeld aan de hand van een C450-attest van de RSZ. Voor ondernemingen die behoren tot de horecasector (paritair comité 302) is het dus verplicht om het op te laden. 18

De laatste stap bij het indienen van een erkenningsaanvraag is het toevoegen van mentoren. Je kan een nieuwe mentor aanmaken. Je klikt op nieuwe mentor aanmaken en vult het rijksregisternummer, de naam en de voornaam in en bevestigt door op aanmaken te klikken. 19

Je kan echter ook een bestaande mentor kiezen. In de keuzelijst worden alle erkende mentoren van de onderneming weergegeven, ongeacht de opleiding of vestiging waarvoor ze erkend zijn. Je controleert of aan de erkenningscriteria voor de gekozen mentor ook voldaan is voor deze vestiging en opleiding. Toelichting bij de erkenningscriteria Onberispelijk gedrag De mentor is van onberispelijk gedrag als de mentor geen veroordelingen heeft opgelopen die van die aard zijn dat geen kwalitatieve en veilige leeromgeving kan worden gewaarborgd. Voor ondernemingen uit de horecasector (paritair comité 302) is het verplicht om hier een model 2 van het uittreksel uit het strafregister (bewijs van goed gedrag en zeden) op te laden. Leeftijd Het partnerschap dat de erkenning verleent, kan de leeftijd terugbrengen tot 23 jaar indien een bewijs van vooropleiding voorgelegd wordt. Als bewijs van vooropleiding komt elk studiebewijs in aanmerking dat uitgereikt is door een reguliere onderwijsinstelling en dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren, alsook elk bewijs van elders verworven competenties of kwalificaties dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren. Praktijkervaring Het partnerschap dat de erkenning verleent, kan een afwijking op de vereiste praktijkervaring verlenen indien een bewijs van vooropleiding voorgelegd wordt. Als bewijs van vooropleiding komt elk studiebewijs in aanmerking dat uitgereikt is door een reguliere onderwijsinstelling en dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren, alsook elk bewijs van elders verworven competenties of kwalificaties dat betrekking heeft op de competenties die de onderneming volgens het opleidingsplan moet aanleren. In de volgende stap dien je een verklaring op eer toe te voegen. Met dit document verklaart de onderneming dat alle gegevens correct zijn. Je vindt een blanco verklaring op eer hier. 20

Ten slotte krijg je een overzicht van de erkenningsaanvraag. Je ziet de samenvatting van de erkenningsaanvraag in een dichtgevouwen versie. Door telkens op de titels te klikken verschijnt de inhoud. Je klikt op indienen. De erkenningsvraag is ingediend en wordt binnen de 14 dagen behandeld door het bevoegd sectoraal partnerschap of door SYNTRA Vlaanderen in opdracht van het Vlaams Partnerschap Duaal Leren. De onderneming krijgt een ontvangstbevestiging via e-mail. EEN ERKENNINGSAANVRAAG STEMMEN (ENKEL VOOR ROL STEMGERECHTIGDE ) Als stemgerechtigde kan je over een erkenningsaanvraag stemmen. Je klikt op erkenningen en stemmen en krijgt het overzicht van alle erkenningsaanvragen waarover gestemd moeten worden. 21

Je klikt op het oogje en dan op positief of negatief om je stem uit te brengen. Je kan ook het overzicht van alle stemmen bekijken. Zowel bij een positieve als een negatieve stem kan je een toelichting geven. OVERZICHT OVEREENKOMSTEN Als beheerder en medewerker van het opleidingsfonds kan je de overeenkomsten raadplegen die verband houden met de door jou goedgekeurde erkenningen. Klik op overeenkomsten. Je krijgt nu het overzicht van alle overeenkomsten. 22

Je kan zoeken in de overeenkomsten door het referentienummer van de overeenkomst, naam van de onderneming of ondernemingsnummer, naam van de vestiging, vestigingsnummer of gemeente of naam van de opleiding in de zoekvelden in te vullen. Vink het vakje lopende overeenkomst aan om enkel de lopende overeenkomsten te tonen. Klik op het icoon met het oog om de details van de overeenkomst te bekijken. 23

Onderaan het overzicht kan je de bijlagen (uurrooster en opleidingsplan) en de getekende overeenkomst bekijken. 24