Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen
Publicatiegegevens Documentcode Release Aangemaakt op cisliug (U8935) 10.4.x Cloud Edition (10.4.1) 18 maart 2016
Inhoudsopgave Documentinfo Hoofdstuk 1 Central Invoicing...9 Facturering...9 Facturering gebruiken...10 Hoofdstuk 2 Verkoopfacturering instellen...13 Facturering instellen...13 Periodieke facturering instellen...14 Selfbilling-facturering instellen...14 Waarderingsprijs en factuurbedragen voor gespreide consignaties...14 Tekst afdrukken op facturen...16 Kop- en voetteksten op facturen afdrukken...17 Extra teksten en detailteksten op facturen afdrukken...17 Referentieteksten op facturen afdrukken...18 Belastingartikelen op facturen afdrukken...18 Bankgegevens relaties op facturen afdrukken...19 In euro's afdrukken...19 Hoofdstuk 3 Verkoopfacturen verwerken...21 Facturering...21 Factureringsprocedure...22 Factuurgegevens vrijgeven voor Facturering...22 De factuurgegevens weergeven...23 De factuurgegevens fiatteren...24 Een factureringsbatch maken...24 De factureringsbatch verwerken...24 Facturen afzonderlijk afdrukken en boeken...26 Afgedrukte en geboekte facturen opnieuw afdrukken...26 De factuurgegevens verwijderen...26 Ordergegevens voor facturering selecteren...27
Mutatiesoorten en series overschrijven...28 Verschillende facturen aanmaken voor elke ordersoort...28 Samenstellingscriteria...29 De facturen corrigeren...30 U corrigeert facturen als volgt:...30 Verkoopfacturen verzenden via EDI...32 Hoofdstuk 4 Automatische verwerking van facturen...33 Directe verwerking van facturen...33 Direct verwerken...33 Jobverwerking van facturen...34 Jobverwerking van facturen instellen:...34 U maakt als volgt een periodieke factureringsbatch aan:...35 U verwerkt als volgt een periodieke factureringsbatch:...35 Hoofdstuk 5 Selfbilling-facturen toekennen...37 Selfbilling-facturen toekennen...37 Toegekende selfbilling-facturen goedkeuren...38 Toekennen van selfbilling-facturen instellen...38 Hoofdstuk 6 Handmatige verkoopfacturen...41 Handmatige verkoopfacturen...41 Handmatige verkoopfacturen - gegevens boeken...41 Handmatige verkoopfacturen worden als volgt ingesteld:...41 Een handmatige verkoopfactuur aanmaken:...42 Handmatige verkoopfacturen verwerken...43 Afstoting van vaste activa...43 Hoofdstuk 7 Bonussen...45 Bonussen...45 Financiële boekingen voor bonussen...45 Hoofdstuk 8 Rentefacturen...47 Rentefacturen...47
Rentefacturering instellen...47 Rentefacturen verwerken...48 Bijlage A Woordenlijst...49 Index
Documentinfo Dit document geeft een beschrijving van het proces om de verkoopfacturen, afkomstig uit de diverse pakketten van LN kunt instellen, genereren en verwerken in Facturering. Hier wordt ook beschreven hoe u handmatige verkoopfacturen en rentefacturen aanmaakt en gebruikt, inclusief het gebruik en de configuratie van afstemming van handmatige facturen. Doelgroep De gebruikershandleiding is bestemd voor de volgende categorieën gebruikers: Basiskennis Sleutelgebruikers die de module Facturering instellen Gebruikers die het factureringsproces uitvoeren en bewaken Voor een beter begrip van dit document is het belangrijk dat enige basiskennis hebt van de verschillende logistieke pakketten van LN en van Fin. administratie. Documentoverzicht Dit document bevat de volgende hoofdstukken: Central Invoicing Geeft een inleiding op Facturering en een beschrijving van de basisprocedure voor de facturering van verkopen. Verkoopfacturering instellen Bevat instructies voor het instellen van de module Facturering. Verkoopfacturen verwerken Bevat instructies voor de verwerking van verkoopfacturen. Automatische verwerking van facturen Bevat instructies die aangeven hoe u instellingen kunt vastleggen voor zowel het automatisch samenstellen, afdrukken en boeken van facturen, als het automatisch verwerken van terugkerende facturen. Selfbilling-facturen toekennen Bevat instructies voor het instellen van automatisch en handmatig afletteren van selfbilling-facturen met de bijbehorende verkoop- en magazijnordergegevens. Handmatige verkoopfacturen Bevat instructies voor het handmatig aanmaken en verwerken van verkoopfacturen. Bonussen Bonussen uit Orderbeheer kunnen resulteren in creditnota's of in factuurregels met een negatief factuurbedrag. Dit hoofdstuk beschrijft hoe bonussen worden verwerkt in Facturering. Rentefacturen in LN kunt u rentefacturen aanmaken voor verkoopfacturen. Dit hoofdstuk bevat uitgebreide instructies voor het instellen en verwerken van rentefacturen uit de module Debiteurenadministratie. Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen 7
Documentinfo Woordenlijst Geeft in alfabetische volgorde definities van de termen en concepten die in dit document zijn opgenomen. Leeswijzer Dit document is samengesteld uit online helponderwerpen en bevat daarom verwijzingen naar andere delen van het document, zoals in het volgende voorbeeld wordt weergegeven: Zie Teksten afdrukken op facturen voor meer informatie. Het gedeelte waarnaar verwezen wordt, staat in de inhoudsopgave of de index van het document. Termen die onderstreept zijn, bevatten een koppeling met een definitie. Als u dit document online wilt opvragen, klikt u op de onderstreepte term om de definitie weer te geven. Opmerkingen? Onze documentatie wordt voortdurend verbeterd. Uw vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van dit document of onderwerp worden zeer op prijs gesteld. Stuur een e-mail met uw opmerkingen naar documentation@infor.com. Vermeld in uw e-mail het documentnummer en de titel. Meer gerichte informatie stelt ons in staat effectief te reageren. Contact met Infor Als u vragen hebt over Infor-producten, kunt u meer informatie vinden op het Infor Xtreme Support-portaal: www.infor.com/inforxtreme. Als dit document wordt bijgewerkt nadat het product is uitgebracht, wordt de nieuwe versie op deze website beschikbaar gemaakt. Het is raadzaam om deze website van tijd tot tijd te bezoeken om de bijgewerkte documentatie op te halen. Als u opmerkingen hebt over Infor-documentatie, kunt u contact opnemen met documentation@infor. com. 8 Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen
Hoofdstuk 1 Central Invoicing 1 Facturering Met Facturering kunt u op één factuur factuurregels samenstellen uit diverse bronnen voor een factureren-aan relatie. Factuurregels kunnen afkomstig zijn uit de volgende bronnen: Verkoop, bijvoorbeeld, verkooporders en bonussen Project Inkoop, bijvoorbeeld inkooporders Magazijnbeheer Vracht Service, bijvoorbeeld serviceorders en servicecalls Rentefacturen gegenereerd in Debiteurenadministratie Debet- en creditnota's vanuit Liquiditeitenbeheer. Verkoopfacturen die handmatig zijn ingevoerd in Facturering Facturen worden gegenereerd voor de volgende scenario's: Interne materiaallevering In een structuur met meerdere bedrijven kunnen facturen worden gegenereerd voor interne handel tussen magazijnen die zijn gekoppeld aan verschillende financiële bedrijven. Externe materiaallevering Facturen kunnen worden gegenereerd voor mutaties binnen één logistiek bedrijf waarbij entiteiten aan verschillende enterprise-eenheden zijn gekoppeld. Selfbilling-factuur Selfbilling-facturen kunnen worden ontvangen van klanten en toegekend aan verkooporders. Na toekenning wordt er een debiteurenmutatie aangemaakt in Fin. administratie. Interne factuur Interne facturen kunnen worden verzonden van: Een magazijn naar een ander magazijn voor een magazijnoverboeking. Een afdeling naar een andere afdeling voor een OHW-overboeking. Een inkoopbureau naar een verkoopbureau voor een rechtstreekse levering. Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen 9
Central Invoicing Een magazijn naar een verkoopkantoor, als een magazijn niet tot hetzelfde financiële bedrijf behoort als het magazijn dat de order implementeert. Een verzendkantoor naar een verkoopkantoor, als het verzendkantoor niet behoort tot hetzelfde financiële bedrijf als het verkoopkantoor dat de goederen verzendt. Rekening-courantverrekeningen In een structuur met meerdere bedrijven kunnen rekening-courantverrekeningen worden gegenereerd in plaats van reguliere facturen voor mutaties tussen logistieke bedrijven die zijn gekoppeld aan entiteiten die tot hetzelfde financiële bedrijf behoren. Zending-gebaseerde facturering U kunt facturering baseren op de verkoopbedragen van de contractleveringen die aan de contractzendingen zijn gekoppeld. Facturering gebruiken Het gebruik van Facturering omvat de volgende taken: 1. Facturering instellen: Voordat u verkoopfacturen voor verkooporders kunt aanmaken, moet u het volgende definiëren: de parameters voor de facturering, de indeling van de afgedrukte facturen en de regels voor het selecteren van orders waarvoor LN de facturen aanmaakt. 2. Proeffacturen afdrukken in Logistiek beheer (optioneel) In de diverse pakketten van Logistiek beheer kunt u een proeffactuur afdrukken om deze te controleren en om de factuurbedragen te corrigeren voordat u de ordergegevens vrijgeeft aan Facturering. De default sjabloon en de factureringsopties die u in de sessie Parameters facturering (cisli0100m000) definieert, worden voor de proeffactuur gebruikt. Als u in Logistiek beheer een proeffactuur afdrukt, worden de ordergegevens niet vrijgegeven aan Facturering. 3. De facturen vrijgeven aan Facturering U kunt de ordergegevens in diverse sessies in LN vrijgeven om te factureren: Verkoop Verk.orders/-afroepschema's vrijgeven voor Facturering (CI) (tdsls4247m000), dat u kunt starten vanuit het juiste menu in de sessie Verkooporders (tdsls4100m000) of de sessie Verkoopleveringen (tdsls4101m200). Facturen met een negatief bedrag, bijvoorbeeld voor retourorders, resulteren in een creditnota. Provisies/bonussen vrijgeven voor Facturering (CI) (tdcms2201m000) Project Mutaties naar Facturering overzetten (tppin4200m000) Service Factuurgegevens van serviceorders worden vrijgegeven aan Facturering als u in een van de volgende sessies een regel voor nagecalculeerde kosten instelt op Nagecalculeerd: Voorcalculatie materiaalkosten serviceorder (tssoc2120m000) Voorcalculatie loonkosten serviceorder (tssoc2130m000) Voorcalculatie overige kosten serviceorder (tssoc2140m000) 10 Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen
Central Invoicing Serviceorders (tssoc2100m000) Serviceorderactiviteiten (tssoc2110m000) Factuurgegevens van servicecalls worden vrijgegeven aan Facturering als u in het juiste menu van de sessie Callfacturering (tsclm1105s000) Facturabele regel aanmaken selecteert. Vracht Transportordergegevens worden vrijgegeven aan Facturering in de sessie Vrijgeven voor Central Invoicing (fmfri0210m000). Als u het selectievakje Factuur voor transport inschakelt in de sessie Verkooporderregels (tdsls4101m000), worden de transportordergegevens automatisch vrijgegeven aan Facturering als u de verkooporders vrijgeeft. Fin. administratie Rentefacturen vanuit de module Debiteurenadministratie in de sessie Rentefacturen overzetten naar Facturering (tfacr5220m000). Debet- en creditnota's vanuit de module Liquiditeitenbeheer. Bovendien kunt u direct handmatige facturen aanmaken in Facturering in de sessie Handmatige verkoopfacturen (cisli2520m000). 4. De facturen samenstellen, afdrukken en boeken Stel de facturen samen voor de vrijgegeven orders en druk de originele facturen af. U kunt de tekst en de layout van de factuur klantspecifiek maken. Stuur de afgedrukte facturen aan uw relaties volgens de verschillende factuurverzendmethoden. Wanneer u de facturen boekt, worden de grootboekrekeningen in de module Grootboekadministratie en de openstaande posten in de module Debiteurenadministratie bijgewerkt. 5. De factuurgegevens verwijderen Gebruik de sessie Factuurgegevens archiveren en verwijderen (cisli3210m000) periodiek om de factuurgegevens en geboekte facturen te verwijderen uit de tabellen van Facturering. U kunt de gegevens ter archivering zenden naar het Historiebedrijf van het huidige financiële bedrijf. Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen 11
Central Invoicing 12 Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen
Hoofdstuk 2 Verkoopfacturering instellen 2 Facturering instellen Vereisten Voordat u de factuurgegevens instelt in Facturering, kunt u in Algemeen de volgende gegevens definiëren: 1. Factureermethoden in de sessie Factureermethoden (tcmcs0555m000). 2. Kredietbeperkingen in de sessie Kredietbeperkingen (tcmcs0111m000). 3. Factuurverzendmethoden in de sessie Factuurverzendmethoden (tcmcs0156m000). 4. Koppel de factureermethoden en andere factureringsgegevens aan de factureren-aan relaties in de sessie Factureren-aan relatie (tccom4112s000). U stelt Facturering as volgt in: 1. Selecteer in de sessie Parameters facturering (cisli0100m000) in het juiste menu de optie Mutatiesoorten. Vervolgens definieert u in de sessie Parameters Facturering per brontype (cisli0101m000) default mutatiesoorten en series die moeten worden gebruikt voor factuurnummering, afhankelijk van de herkomst van de factuurmutaties, zoals verkooporders en serviceorders. Op deze wijze staat u het groeperen van gegevenssoorten op de facturen toe of perkt u dit juist in. Om op één factuur te kunnen worden gegroepeerd, moeten de factuurregels namelijk dezelfde mutatiesoort en serie hebben. 2. Definieer de parameters voor facturering in de sessie Parameters facturering (cisli0100m000). In de detailsessie Parameters facturering (cisli0100m000) kunt u het volgende instellen: Een default factureringsbatchsjabloon en default factureringsopties. De default rekening en dimensies voor handmatige verkoopfacturen. Default factureringsbatchsjablonen en factureringsopties voor het direct verwerken van verkooporders, handmatige verkoopfacturen, debetnota's en creditnota's. Parameters voor selfbilling-facturering. Diverse andere opties. 3. Definieer factureringsbatchsjablonen in de sessie Sjablonen factureringsbatch (cisli1125m000). Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen 13
Verkoopfacturering instellen 4. Definieer desgewenst in de sessie Factuurteksten (cisli1110m000) kop- en voetteksten voor de facturen in elke taal. Zie Kop- en voetteksten op facturen afdrukken (p. 17) voor meer informatie. 5. Definieer factureringsopties in de sessie Factureringsopties (cisli1520m000). De factureringsopties regelen hoe de afgedrukte facturen eruitzien. 6. Definieer in de sessie Afdrukvolgorde facturen (cisli1540m000) in welke volgorde de originele facturen moeten worden afgedrukt. U kunt sorteerargumenten met verschillende prioriteiten selecteren. Zie Waarderingsprijs en factuurbedragen voor gespreide consignaties (p. 14) voor meer informatie. 7. Stel bankreferentienummers in met de sessie Posities bankreferentie per land (cisli1130m000) als deze moeten worden opgenomen op de facturen. Zie Bankreferentienummers voor meer informatie. Periodieke facturering instellen Als u periodiek vergelijkbare selecties van factuurgegevens moet verwerken, kunt u periodieke factureringsbatches definiëren en een job aanmaken voor de verwerking van de periodieke batches. Zie Directe verwerking van facturen (p. 33) voor meer informatie. Selfbilling-facturering instellen Voor het automatisch of handmatig toekennen van selfbilling-facturen aan verkoop- en magazijnordergegevens moet u een aantal parameters instellen in Facturering en Algemeen. Zie Toekennen van selfbilling-facturen instellen (p. 38) voor meer informatie. Waarderingsprijs en factuurbedragen voor gespreide consignaties Als er sprake is van gespreide consignaties en de definitieve prijs van de gehele kit vastligt, verdeelt LN de factuurwaarde over de deelleveringen van de componenten. Voorbeeld Kit K bestaat uit drie componenten: C1, C2, C3. Eén kit K uit 1 stuks van C1, 2 stuks van C2 en 4 stuks van C3. Verkoopprijs van kit K = EUR 1000 14 Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen
Verkoopfacturering instellen Waarderingsprijs van C1 = EUR 100 Waarderingsprijs van C2 = EUR 60 Waarderingsprijs van C3 = EUR 80 LN bepaalt de prijs als volgt: C1: 3 * 100 = 300 (300 / 1400) C2: 5 * 60 = 300 (300 / 1400) C3: 10 * 80 = 800 (800 / 1400) Drie kits K worden geleverd (2 volledig, 1 gedeeltelijk): Totaal factuurbedrag = EUR 2000 Verdeling van factuurbedragen: Volgnr. Zending Comp. Hoev. Bedrag 1 1 C1 1 142.86 2 1 C2 2 171.43 3 1 C3 4 457.14 4 2 C1 1 142.86 5 2 C2 2 171.43 6 2 C3 4 457.14 7 3 C1 1 142.86 8 3 C2 1 85.71 9 3 C3 2 228.57 Berekening van factuurbedragen" 1. (300 / 1400) * (1 / 3) * 2,000 = 142.8571429 2. (300 / 1400) * (2 / 5) * 2,000 = 171.4285714 3. (800 / 1400) * (4 / 10) * 2,000 = 457.1428571 4. (300 / 1400) * (1 / 3) * 2,000 = 142.8571429 5. (300 / 1400) * (2 / 5) * 2,000 = 171.4285714 Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen 15
Verkoopfacturering instellen 6. (800 / 1400) * (4 / 10) * 2,000 = 457.1428571 7. (300 / 1400) * (1 / 3) * 2,000 = 142.8571429 8. (300 / 1400) * (1 / 5) * 2,000 = 85.7142857 9. (800 / 1400) * (2 / 10) * 2,000 = 228.5714286 Tekst afdrukken op facturen Op facturen kunt u de volgende teksten afdrukken: Koptekst en Voettekst Standaard kop- en voetteksten die door LN in de talen van de factureren-aan relaties kunnen worden afgedrukt op alle facturen. Raadpleeg Kop- en voetteksten op facturen afdrukken (p. 17) voor meer informatie. Extra tekst en Detailtekst Secifieke tekst die u kunt toevoegen aan de factuurgegevens. Raadpleeg Extra teksten en detailteksten op facturen afdrukken (p. 17) voor meer informatie. Tekst partijen en seriedragende artikelen Indien seriedragende artikelen of partijartikelen op de factuur voorkomen, kan LN de serienummers en/of partijnummers af op de factuur afdrukken. In de sessie Factureringsopties (cisli1120s000) schakelt u het selectievakje Partij- en serienummers afdrukken in. Aan een belastingcode gerelateerde tekst Indien bijzondere belastingtarieven van toepassing zijn, moet in bepaalde gevallen op de factuur een referentie naar het relevante hoofdstuk van het belastingwetboek worden afgedrukt. Raadpleeg Belastingartikelen op facturen afdrukken (p. 18) voor meer informatie. Certificaatnummer voor belastingvrijstelling Als u op orders en facturen certificaatnummers voor belastingvrijstelling wilt afdrukken, schakelt u het selectievakje Belastingvrijstelling afdrukken in voor het belastingland in de sessie Landen (tcmcs0110s000). Het bankadres en het rekeningnummer van de relatie In een aantal landen moeten het bankadres en het bankrekeningnummer van de relatie op de factuur worden afgedrukt. Raadpleeg Bankgegevens relaties op facturen afdrukken (p. 19) voor meer informatie. Leveringsnota's Als de goederen vergezeld worden door een leveringsnota, drukt LN de leveringsnotanummers en het gewicht van de goederen die op de leveringsnota's staan vermeld, af op de factuur. Raadpleeg Leveringsnota's voor meer informatie. Een referentietekst Een tekst die onderaan de verkoopfactuur wordt afgedrukt. Zo kan deze tekst worden gebruikt als referentie naar bonusovereenkomsten die op de factuur van toepassing zijn. Raadpleeg Referentieteksten op facturen afdrukken (p. 18) voor meer informatie. 16 Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen
Verkoopfacturering instellen Kop- en voetteksten op facturen afdrukken Standaard kop- en voetteksten Voer de volgende stappen uit om op de facturen een standaardtekst af te drukken in de talen van de factureren-aan relaties: 1. Klik in de sessie Factuurteksten (cisli1110m000) op Nieuw om een record toe te voegen. 2. Op het veld Standaardtekst toetst u voor de tekst een code in. 3. Selecteer op het veld Taal de gewenste taalcode. 4. Op het veld Omschrijving toetst u de tekst in zoals die in de geselecteerde taal moet worden weergegeven. 5. Sla de gegevens op. 6. Herhaal de vorige stappen om de standaardteksten te definiëren in de talen van al uw factureren-aan relaties. Gebruik dezelfde codes voor vergelijkbare teksten in de diverse talen. 7. In de sessie Factureringsopties (cisli1120s000) toetst u de standaard tekstcodes in op het veld Koptekst en/of het veld Voettekst. Wanneer u de facturen afdrukt met LN, wordt de tekst van de facturen afgedrukt in de taal van de factureren-aan relatie. Extra teksten en detailteksten op facturen afdrukken Op een factuur kunt u de volgende soorten tekst afdrukken: Detailtekst Specifieke tekst die u kunt toevoegen aan een factuurregel. Extra tekst Orderspecifieke tekst die u kunt toevoegen aan de factuurgegevens. U kunt als volgt extra tekst of detailtekst aanmaken, bekijken of wijzigen: 1. Selecteer de order of de orderregel in de juiste sessie voor factuurgegevens in Facturering. 2. Klik op de knop Teksteditor of klik in het menu Bewerken op Teksten. De teksteditor wordt gestart. 3. Als de status van de factuurgegevens op Geblokkeerd of Bevestigd staat, kunt u de tekst aanmaken of wijzigen. Omdat extra tekst en detailtekst betrekking hebben op één order of factuurregel, kunt u de tekst in slechts één taal invoeren. Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen 17
Verkoopfacturering instellen Referentieteksten op facturen afdrukken LN drukt onder aan de verkoopfactuur referentieteksten af. Zo kunt u deze tekst gebruiken als referentie naar bonusovereenkomsten die op de factuur van toepassing zijn. In bepaalde landen geldt dat als u met uw relatie een bonusovereenkomst hebt gesloten, op de verkoopfacturen een referentie naar de overeenkomst moet worden afgedrukt. U drukt als volgt een referentie naar een bonusovereenkomst op verkoopfacturen af: 1. Selecteer in de overzichtssessie Factureringsopties (cisli1520m000) of de detailsessie Factureringsopties (cisli1120s000) de factureringsopties waaraan u de referentietekst wilt toevoegen. 2. Klik op de knop Tekst of klik in het menu Bewerken op Teksten. De teksteditor wordt gestart. 3. Toets de tekst in. De tekst van de referentie naar een bonusovereenkomst kan generiek zijn, zoals "Kortingen afhankelijk van bonusovereenkomst." 4. Als u de tekst opslaat, schakelt LN automatisch het selectievakje Tekst bonusovereenkomst in de detailsessie Factureringsopties (cisli1120s000) in. NB U moet handmatig controleren of er met de relatie een bonusovereenkomst is afgesloten. U kunt referenties naar bonusovereenkomsten alleen op verkoopfacturen afdrukken en niet op servicefacturen. Belastingartikelen op facturen afdrukken belastingartikelen Indien bijzondere belastingtarieven van toepassing zijn, moet in bepaalde gevallen op de factuur een referentie worden afgedrukt naar de betreffende hoofdstuk van de belastingwet. U drukt belastingartikelen op facturen af door de volgende stappen uit te voeren: 1. In de sessie Belastingcodes per land (tcmcs0136s000) selecteert u de belastingcode per land. 2. Klik op de knop Tekst in het menu Bewerken en klik op Teksten. De teksteditor wordt gestart. 3. Toets de tekst in. 4. Als u de tekst opslaat, schakelt LN automatisch het selectievakje Tekst in. Als u facturen met deze belastingcode afdrukt, drukt LN de tekst automatisch af op de factuur. 18 Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen
Verkoopfacturering instellen Bankgegevens relaties op facturen afdrukken Voer de volgende actie uit om het bankadres en/of het bankrekeningnummer op facturen af te drukken: Schakel in de sessie Betaalwijze (tfcmg0140s000) van de module Liquiditeitenbeheer zonodig de volgende selectievakjes in: Bankadres vereist Bankrekening vereist LN haalt de gegevens op uit de sessie Bankrekeningen per betalen-door relatie (tccom4115s000). In euro's afdrukken Als u facturen en andere financiële verslagen afdrukt, kunt u er gewoonlijk voor kiezen om de bedragen in euro's af te drukken in plaats van in de valuta's van de Economische en Monetaire Unie. Bedragen die worden uitgedrukt in valuta's die in de sessie Valuta's (tcmcs0102m000) als EMU-valuta's zijn gemarkeerd, worden dan afgedrukt in de euro-valuta van het financiële bedrijf. Deze valuta kunt u selecteren op het veld Overgangsvaluta in de sessie Bedrijven (tcemm1170m000) in de module Enterprise-modelbeheer. Raadpleeg Euro-compliance voor meer informatie over de omzetting in euro's. Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen 19
Verkoopfacturering instellen 20 Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen
Hoofdstuk 3 Verkoopfacturen verwerken 3 Facturering Met Facturering kunt u verkoopfacturen aanmaken, afdrukken en boeken vanuit diverse LN-pakketten. U kunt de verkoopfacturen afdrukken of via EDI-berichten aan uw relaties verzenden. De procedure voor facturering bestaat uit de volgende stappen: NB 1. Wanneer orders kunnen worden gefactureerd, geven de pakketten van Logistiek beheer de factuurgegevens van de orders vrij aan Facturering. 2. LN genereert de facturen voor de factuurgegevens die u in een factureringsbatch selecteert. De selectie van factuurgegevens voor een factureringsbatch wordt beheerd met behulp van een factureringsbatchsjabloon, waarin is gedefinieerd welke soorten orders en hoeveel orders op één factuur kunnen worden gegroepeerd. 3. Bij het aanmaken van een factureringsbatch moet u factureringsopties selecteren; deze bepalen de weergave van de facturen. 4. Als u de factureringsbatch samenstelt, genereert LN de facturen. Afhankelijk van diverse parameterinstellingen, kunnen de factuurregels op één factuur worden gecombineerd. Dit gebeurt op basis van een aantal samenstellingscriteria zoals de order of het project, het factureren-aan adres en de betalingsmethode. Ook is het mogelijk om LN zodanig in te stellen dat de factuur voor een verkooporder en de creditnota voor een retourorder op één factuur worden samengesteld. 5. U kunt een proeffactuur afdrukken om te controleren of de facturen kloppen. 6. Als de factuur klopt, kunt u de originele factuur afdrukken en verzenden aan de factureren-aan relatie en de factuur doorboeken naar Fin. administratie waar openstaande posten worden aangemaakt in de module Debiteurenadministratie. 7. Zijn er correcties nodig, dan kunt u de samenstelling van de factuur ongedaan maken. Nadat u de factuurgegevens hebt gecorrigeerd in Logistiek beheer, kunt u de factureringsprocedure herhalen. Met de opdracht Crediteren en factuur opnieuw genereren kunt u de factuurgegevens wijzigen, zelfs nadat u de factuur aan de klant hebt verstuurd, en de factuur boeken naar Fin. administratie. Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen 21
Verkoopfacturen verwerken Factureringsprocedure De procedure voor het genereren en afdrukken van verkoopfacturen voorziet in de volgende stappen: 1. Factuurgegevens vrijgeven voor Facturering (p. 22) 2. De factuurgegevens weergeven (p. 23) 3. De facturen corrigeren (p. 30), indien nodig. 4. De factuurgegevens fiatteren (p. 24) 5. Een factureringsbatch maken (p. 24) 6. De factureringsbatch verwerken (p. 24) Indien nodig kunt u de facturen opnieuw afdrukken zoals beschreven in Afgedrukte en geboekte facturen opnieuw afdrukken (p. 26). Periodiek kunt u de facturen verwijderen uit het operationele systeem zoals beschreven in De factuurgegevens verwijderen (p. 26). Factuurgegevens vrijgeven voor Facturering De factuurgegevens moeten worden overgeboekt vanuit de verschillende logistieke pakketten naar Facturering. Voordat u de facturen verwerkt, kunt u de factuurgegevens in de verschillende sessies met factuurgegevens bekijken. De status van de factuurregels geeft aan of er facturen kunnen worden gegenereerd op basis van de factuurgegevens. Na vrijgave voor Facturering is de status van de factuurgegevens Bevestigd of Geblokkeerd. Voor bepaalde factuurgegevens kunt u de status Bevestigd of Geblokkeerd selecteren wanneer u de gegevens vrijgeeft voor Facturering. De volgende tabel bevat de status van de factuurgegevens. 22 Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen
Verkoopfacturen verwerken Bevestigd Bevestigd of Geblokkeerd Geblokkeerd Verkooporders Verkoopafroepschema's Termijnen voor verkooporders Provisies Bonussen Transportorders Projecten (TP) Servicecontracten Rentefacturen - - - Serviceorders Servicecalls Reparatieverkooporders - - - Ga verder met: De factuurgegevens weergeven (p. 23) De factuurgegevens weergeven Als u wilt, kunt u de overgeboekte gegevens weergeven in de diverse Factuurgegevens-sessies in Facturering. Als er factuurregels bestaan met de status Tijdelijk inactief of Gefiatteerd, kunt u, afhankelijk van de soort factuurgegevens, gewoonlijk de volgende gegevens wijzigen: Eerste referentie Tweede referentie Originele betalen-door relatie Factureren-aan adres Factuurverzendmethode Betaalwijze Betalingscondities Kredietbeperking Als u een of meer van deze velden wijzigt, gelden de nieuwe gegevens alleen voor de factuurregels die nog moeten worden verwerkt. De gegevens kunnen niet worden gewijzigd voor de facturen die reeds zijn afgedrukt en geboekt. Als u de nieuwe gegevens wilt gebruiken voor reeds samengestelde facturen, moet u de samenstelling ongedaan maken in de sessie Facturen samenstellen/afdrukken/boeken (cisli2200m000). Zie: De facturen corrigeren (p. 30) Ga verder met: De factuurgegevens fiatteren (p. 24) Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen 23
Verkoopfacturen verwerken De factuurgegevens fiatteren U kunt alleen facturen genereren op basis van factuurgegevens met de status Gefiatteerd. Factuurgegevens met de status Tijdelijk inactief moet u op een van de volgende manieren fiatteren: U fiatteert individuele regels als volgt: a. Start de gewenste sessie Factuurgegevens in Facturering en klik in het menu Beeld, Referentie en/of Acties op Regels om de regels weer te geven. b. In de sessie Factuurgegevens - regels kunt u in het menu Beeld, Referentie en/of Acties op Gereed en gefiatteerd klikken als u alleen de regels wilt weergeven die beschikbaar zijn voor verwerking. c. Selecteer een of meer regels die de status Tijdelijk inactief hebben en klik in het menu Beeld, Referentie en/of Acties op Fiatteren. De regelstatus wordt op Gefiatteerd gezet. Gebruik de sessie Factureerbare regels collectief bevestigen (cisli2219m000) voor het fiatteren van reeksen factuurgegevens. Ga verder met: Een factureringsbatch maken (p. 24) Een factureringsbatch maken Maak een factureringsbatch aan in de sessie Factureringsbatches (cisli2100m000). U moet een factureringsbatchsjabloon en factureringsopties voor de factureringsbatch selecteren. Enter selection ranges for the invoicing data (p. 27). Alleen de regels van de geselecteerde factuurgegevens die de status Gefiatteerd hebben, worden verwerkt. Ga verder met: De factureringsbatch verwerken (p. 24) De factureringsbatch verwerken Start de sessie Facturen samenstellen/afdrukken/boeken (cisli2200m000) als u de factureringsbatch wilt verwerken. U kunt afzonderlijke factureringsbatches of meerdere factureringsbatches verwerken in een periodieke factureringsbatch. Zie: Jobverwerking van facturen (p. 34) Schakel in de sessie Facturen samenstellen/afdrukken/boeken (cisli2200m000) de selectievakjes in om het proces aan te geven. Als u het volledige factureringsproces wilt uitvoeren, bijvoorbeeld in een batchjob, schakelt u alle drie selectievakjes in. 24 Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen
Verkoopfacturen verwerken U kunt de volgende processen selecteren: Samenstellen LN genereert facturen op basis van de geselecteerde factuurgegevens. De factuurregels worden op de facturen gegroepeerd op basis van de relevante samenstellingscriteria. Zie: Ordergegevens voor facturering selecteren (p. 27). De status van de factuurregels wordt op Gereed voor afdrukken gezet en de status van de factureringsbatch op Samengesteld. De factuur krijgt een tijdelijk volgnummer. LN haalt het adres voor de facturen op uit de factureren-aan relatiegegevens. U kunt de facturen controleren door proeffacturen af te drukken of door de samengestelde facturen te bekijken in de sessie Facturen (cisli2505m100). Mocht het nodig zijn om de factuurgegevens of de afgedrukte facturen te corrigeren, dan kunt u de samenstelling van de facturen ongedaan maken. Zie: De facturen corrigeren (p. 30). Afdrukken Proefafdruk LN drukt proeffacturen af die u kunt controleren. Op de proeffactuur staat het tijdelijke volgnummer. De status van de factuurregels blijft Gereed voor afdrukken en de status van de factureringsbatch blijft Samengesteld. Origineel LN drukt de definitieve facturen af die u aan de relaties kunt verzenden. Schakel dit selectievakje in om het volledige factureringsproces uit te voeren. Op het veld Aantal extra factuurkopieën van de sessie Factureren-aan relatie (tccom4112s000) kunt u opgeven hoeveel extra exemplaren van de factuur u naast de oorspronkelijke factuur wilt afdrukken. De status van de factuurregels, de factureringsbatch en de facturen wordt op Afgedrukt gezet. LN genereert de factuurdocumentnummers op basis van de relevante mutatiesoorten en series. Op het veld Afdrukvolgorde kunt u aangeven in welke volgorde de facturen moeten worden afgedrukt. Standaard worden de facturen gesorteerd op factuurverzendmethode. Zie: Waarderingsprijs en factuurbedragen voor gespreide consignaties (p. 14). Als u afronding van eindtotalen toepast, rondt LN het totale bedrag van de verkoopfactuur af. Dit bedrag omvat het belastingbedrag en de bonusbedragen. Het werkelijke totaalbedrag van de factuur en het afgeronde factuurbedrag worden beide op de factuur afgedrukt. Zie: Afronding eindtotalen. Als er betalingsschema's aan de factuur zijn gekoppeld, drukt LN de betalingsschemaregels en de betaalwijzen op de facturen af. Boeking LN boekt de facturen naar Fin. administratie. LN voert de volgende acties uit: Maakt openstaande posten aan in Debiteurenadministratie. Maakt niet-gejournaliseerde integratiemutaties aan volgens het integratieschema. Zie: Financiële integratie - overzicht. Maakt niet-gejournaliseerde mutaties aan in Fin. administratie. Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen 25
Verkoopfacturen verwerken Geeft de factuurinformatie, bijvoorbeeld het documentnummer en de datum van de factuur, door aan Logistiek beheer. Zet de status van de factuurregels, de factureringsbatch en de facturen op Doorgeboekt. Facturen afzonderlijk afdrukken en boeken Als u niet het volledige proces uitvoert in de sessie Facturen samenstellen/afdrukken/boeken (cisli2200m000), kunt u met de volgende sessies de facturen afzonderlijk afdrukken en boeken: Facturen afdrukken (cisli2400m000) Facturen boeken (cisli3200m000) Ga verder met: Afgedrukte en geboekte facturen opnieuw afdrukken (p. 26) Afgedrukte en geboekte facturen opnieuw afdrukken Hebt u eenmaal de definitieve facturen afgedrukt, dan kunt u de facturen niet niet opnieuw afdrukken in de sessie Facturen samenstellen/afdrukken/boeken (cisli2200m000) of de sessie Facturen afdrukken (cisli2400m000). Ga als volgt te werk als u facturen of reeksen van facturen met de status Afgedrukt of de status Geboekt opnieuw wilt afdrukken: 1. U kunt in deze sessie als volgt een factuur selecteren of weergeven: Facturen (cisli2505m100) 2. Wijs in het menu Bestand naar Afdrukken en klik in het submenu op Facturen opnieuw afdrukken. De sessie Facturen opnieuw afdrukken (cisli2405m000) wordt gestart. 3. Geef de selectiecriteria op voor de facturen die u opnieuw wilt afdrukken. Het is ook mogelijk de factuur in een andere taal af te drukken. Ga verder met: De factuurgegevens verwijderen (p. 26) De factuurgegevens verwijderen Als u de factuurgegevens en geboekte facturen wilt verwijderen uit de tabellen van Facturering, moet u regelmatig de sessie Factuurgegevens archiveren en verwijderen (cisli3210m000) gebruiken. U kunt de gegevens ter archivering zenden naar het archiefbedrijf van het huidige financiële bedrijf. 26 Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen
Verkoopfacturen verwerken Ordergegevens voor facturering selecteren U moet een factureringsbatch aanmaken zodat u selecties van factuurgegevens kunt aanmaken waarvoor LN facturen genereert. Als u een nieuwe factureringsbatch aanmaakt in de sessie Factureringsbatches (cisli2100m000), moet u een factureringsbatchsjabloon selecteren voor de factureringsbatch. Aan de hand van de factureringsbatchsjabloon worden de soorten en de aantallen factuurregels vastgesteld die u voor de factureringsbatch kunt selecteren. NB In een sjabloon moeten exact het aantal en de soorten orders worden gedefinieerd waarvoor u in een factureringsbatch facturen wilt aanmaken. De selecties die zijn gedefinieerd in de factureringsbatchsjabloon, kunt u niet negeren in de factureringsbatch. Voor alle soorten orders waarvoor de sjabloon definieert dat u Meer kunt selecteren, worden default in de factureringsbatch alle factuurgegevens geselecteerd. U kunt in de factureringsbatch een kleiner bereik invoeren, maar niets selecteren is niet mogelijk. Als u bijvoorbeeld alleen rentefacturen wilt aanmaken, moeten alle overige ordersoorten op de factureringsbatchsjabloon de waarde Geen hebben. Als u de facturen samenstelt voor de gegevens die via de factureringsbatch zijn geselecteerd, kan LN een afzonderlijke factuur voor elke factuurregel genereren of factuurgegevens op de facturen combineren. Of de factuurgegevens op één factuur worden gegroepeerd, hangt af van de volgende criteria en parameters: Mutatiesoort en mutatieserie De mutatiesoort en de serie die worden gebruikt voor het factuurdocumentnummer. Orders waarvoor de factuurdocumentnummers met verschillende mutatiesoorten en/of series worden gegenereerd, kunnen niet op dezelfde factuur worden gegroepeerd. In de sessie Parameters Facturering per brontype (cisli0101m000) kunt u voor elke ordersoort de default mutatiesoort en serie definiëren voor de documentnummers voor de facturen. Zo kunt u de default manier instellen voor het groeperen van de factuurregels per factuur. Als u facturen van verschillende ordersoorten op één factuur wilt groeperen, moet u voor de ordersoorten dezelfde mutatiesoort en serie invoeren. Binnen een specifiek brontype wordt gegroepeerd op basis van de normale mutatiesoort: als de definitieve factuur een creditnota is, wordt de mutatiesoort voor creditnota's gebruikt die bij dit brontype hoort. Als u echter op de factuur verschillende brontypen groepeert op basis van de factureermethode (waarbij voor de brontypen dezelfde mutatiesoort geldt), moet u voor deze brontypen dezelfde mutatiesoort voor creditnota's instellen. Als in de factureringsbatch orderfacturen en gerelateerde creditnota's voor retourorders voorkomen, zal LN eerst de orderfacturen verrekenen met de creditnota's en een verkoopfactuur voor het resterende bedrag genereren. Het operationele bedrijf, de factuurmutatiesoort en het factuurnummer van de orderfactuur moeten in Facturering aanwezig zijn. Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen 27
Verkoopfacturen verwerken In de sessie Factureringsopties (cisli1120s000) kunt u opgeven dat u bij het aanmaken van een factureringsbatch de mutatiesoort kunt overschrijven. Met deze optie kunt u de manier overrulen waarop de factuurregels default worden gegroepeerd. Zie Mutatiesoorten en series overschrijven voor meer informatie. Samenstellingscriteria Factuurregels kunnen alleen op één factuur worden gegroepeerd als de waarden voor de criteria voor samenstellen identiek zijn. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om de factuurregels voor verschillende factureren-aan relaties op één factuur te groeperen. Zie Samenstellingscriteria (p. 29) voor een lijst met de voorgedefinieerde samenstellingscriteria. Factureermethode De factureermethode bepaalt of diverse orders en ordersoorten op één factuur kunnen worden gegroepeerd. U definieert factureermethoden in de sessie Factureermethoden (tcmcs0155s000) en koppelt de methoden aan de relatie in de sessie Factureren-aan relatie (tccom4112s000). Factureringsbatchsjabloon De factureringsbatchsjabloon bepaalt het aantal orders en de soorten orders die u in een factureringsbatch kunt selecteren voor een factuur. Als de factureringsbatchsjabloon en de relevante factureermethode verschillende soorten groeperingen toestaan, past LN de meest beperkte soort groepering toe. Mutatiesoorten en series overschrijven Als de factureringsbatch het toelaat, kunt u in de sessie Factureringsbatches (cisli2100m000) een mutatiesoort en serie invoeren. Deze worden dan gebruikt voor het genereren van de documentnummers voor de facturen, in plaats van de mutatiesoort en serie die zijn gedefinieerd voor facturen en creditnota's in de sessie Parameters Facturering per brontype (cisli0101m000). U kunt deze optie gebruiken voor twee doelen: Als de factureringsbatchsjabloon het toelaat om meerdere ordersoorten te selecteren waarvoor u verschillende default mutatiesoorten en series hebt gedefinieerd en u wilt de orders op één factuur verzamelen. Als u factureringsbatches aanmaakt voor een periodieke factureringsbatch, kunt u met de factureringsbatchsjabloon één ordersoort selecteren, terwijl u onderscheid wilt maken tussen de aangemaakte facturen, bijvoorbeeld op basis van de afdeling. Zie Jobverwerking van facturen (p. 34) voor meer informatie. Verschillende facturen aanmaken voor elke ordersoort Er bestaan verschillende soorten facturen, zoals verkoopfacturen, projectfacturen en servicefacturen. Als u elke ordersoort apart wilt factureren, kunt u enkele of alle van de volgende acties uitvoeren: Maak in de sessie Factureermethoden (tcmcs0155s000) voor elke ordersoort een aparte factureermethode aan. Geef in de sessie Parameters Facturering per brontype (cisli0101m000) verschillende mutatiesoorten en/of series op voor de diverse ordersoorten. Maak factureringsbatchsjablonen aan die elk één soort factuurgegevens selecteren. 28 Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen
Verkoopfacturen verwerken Samenstellingscriteria Samenstellingscriteria bepalen of factuurregels kunnen worden gegroepeerd op een factuur. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om factuurregels met verschillende factureren-aan adressen of verschillende factuurvaluta's op één factuur te groeperen. In verband met de dimensieboekhouding mogen factuurregels die naar verschillende dimensies moeten worden geboekt, niet op één factuur worden gegroepeerd. Er bestaan twee soorten samenstellingscriteria: Vaste algemene criteria Voorgedefinieerde algemene samenstellingscriteria die altijd gelden voor alle factuursoorten. Specifieke criteria Specifieke criteria die gelden voor specifieke soorten factuurgegevens. Bijvoorbeeld: een samenstellingscriterium voor projectfacturen kan het project zijn en voor servicefacturen het servicecontract. U kunt de samenstellingscriteria definiëren voor diverse factuursoorten in de factureringsmethode die u definieert in de sessie Factureermethoden (tcmcs0155s000). NB Als u gebruikmaakt van maandelijkse facturen en het selectievakje Ontvangsten voor zendingen hebt ingeschakeld in de sessie Parameters CMG (tfcmg0100s000), kunnen verkooporderregels en magazijnorderregels niet op een factuur worden samengesteld. LN genereert een afzonderlijke factuur voor elke zending. Voor meer informatie, zie Maandelijkse facturen. Voor creditnota's is Operationeel bedrijf een belangrijk criterium. Het operationele bedrijf is het financiële bedrijf waarin de originele factuur is aangemaakt. LN kan creditnota's alleen samenstellen met facturen die hetzelfde operationele bedrijf hebben. Vaste algemene criteria Financieel bedrijf Dimensies Mutatiesoort Operationeel bedrijf Verkopen-aan relatie Factureren-aan relatie Factureermethode Betalen-door relatie Verzenden-aan relatie Verzenden-aan adres Factureren-aan adres Adres betalen-door relatie Factuurvaluta Betalingscondities Kredietbeperking Factuurverzendmethode Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen 29
Verkoopfacturen verwerken Betaalwijze Belastingland Belastingland relatie Koersbepaling Verslaglayout De optie Aan maandelijkse factuur koppelen van de verkoopfactuur. De facturen corrigeren Als de factuurbedragen moeten worden gewijzigd, kunt u de samenstelling van een factuur met de status Gereed voor afdrukken in Facturering ongedaan maken. In het bijbehorende logistieke pakket, zoals Verkoop of Service kunt u wijzigingen aanbrengen in de factuurgegevens. LN werkt vervolgens de factureerbare regels (met status Geblokkeerd) bij, waarna u de factuurgegevens opnieuw kunt verwerken. NB U kunt geen correcties aanbrengen in facturen waarvoor u Directe verwerking van facturen (p. 33) gebruikt, bijvoorbeeld debet- en creditnota's. U corrigeert facturen als volgt: Stap 1: Samenstelling van facturen ongedaan maken Selecteer de factureringsbatch of de periodieke factureringsbatch in de sessie Facturen samenstellen/afdrukken/boeken (cisli2200m000). Schakel een van de volgende selectievakjes in: Samenstellen ongedaan maken Als u op Starten klikt, voert LN de volgende acties uit: Verwijdert de facturen uit Facturering. Zet de status van de factureerbare regel op Bevestigd. Zet de status van de factureringsbatch op Geblokkeerd. U kunt deze functie bijvoorbeeld gebruiken als u de selecties van de factureringsbatch en/of de factureringsopties wilt wijzigen en daarna de factureringsbatch opnieuw wilt verwerken. Samenstellen ongedaan maken en verwijderen Als u op Starten klikt, voert LN de volgende acties uit: Verwijdert de gegenereerde facturen uit Facturering. Verwijdert factureerbare regels voor Contractbeheer-contracten, Service-contracten, rentefacturen en handmatige verkoopfacturen uit de sessie Factureerbare regels (cisli8110m000). 30 Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen
Verkoopfacturen verwerken NB: Handmatige verkoopfacturen blijven behouden in de sessie Handmatige verkoopfacturen (cisli2520m000). De status van die facturen wordt echter teruggezet op Geblokkeerd. Zet de status van de factureerbare regels voor andere soorten orders op Geblokkeerd. Zet de status van de factureringsbatch op Geblokkeerd. Stap 2: De selectie van facturen corrigeren U kunt de selecties van de factureringsbatch en/of factureringsopties als volgt wijzigen: 1. Open de factureringsbatch in de sessie Factureringsbatches (cisli2100m000) en breng de gewenste wijzigingen aan. 2. Bevestig de factureerbare regels waarvan de status op Geblokkeerd staat, bijvoorbeeld met de sessie Factureerbare regels collectief bevestigen (cisli2219m000). 3. Verwerk de factureringsbatch opnieuw in de sessie Facturen samenstellen/afdrukken/boeken (cisli2200m000). Stap 3: De factureerbare regels corrigeren U kunt de factureerbare regels als volgt wijzigen: Wijzig de factureerbare regels in het bijbehorende logistieke pakket. Voor andere ordersoorten dan Contractbeheer- of Service-contracten staan de factureerbare regels nog steeds in Facturering. De orderregels hoeven niet opnieuw te worden vrijgegeven voor Facturering. Als u de nieuwe gegevens opslaat in de relevante sessies in Contractbeheer, Verkoop, Project of Service, werkt LN automatisch de factureerbare regels in Facturering bij en zet de status op Bevestigd. Als u de actie "Samenstellen ongedaan maken en verwijderen" hebt uitgevoerd voor een Contractbeheer-factuur of een Service-contractfactuur, bestaan de factureerbare regels niet meer in Facturering. Wijzig de gegevens in de relevante sessies van Contractbeheer of Service en geef ze vervolgens opnieuw vrij voor Facturering. In de sessie Factureerbare regels (cisli8110m000) kunt u een groot aantal gegevens wijzigen, waaronder de volgende: Betalen-door relatie Factuurverzendmethode Leveringscondities Tot en met (datum) Factureermethode Rapportlayout Betalingscondities Kredietbeperking Betaalwijze Belastingcode Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen 31
Verkoopfacturen verwerken Bevestig de factureerbare regels waarvan de status op Geblokkeerd staat, bijvoorbeeld met de sessie Factureerbare regels collectief bevestigen (cisli2219m000). Verwerk de factureringsbatch opnieuw in de sessie Facturen samenstellen/afdrukken/boeken (cisli2200m000). Verkoopfacturen verzenden via EDI Als u verkoopfacturen wilt verzenden via elektronische gegevensuitwisseling (EDI), gebruikt u de sessie Uitgaande berichten per sessie (ecedi0115m000) om een koppeling aan te maken tussen de module Elektronische handel en Facturering. U kunt de volgende sessies koppelen aan EDI: Facturen samenstellen/afdrukken/boeken (cisli2200m000) Facturen afdrukken (cisli2400m000) Als de betreffende relatie verkoopfacturen in de vorm van EDI-berichten kan ontvangen, kunt u automatisch EDI-berichten versturen door een factuur af te drukken. Voorbeeld Sessie cisli2200m000 Organisatie Omschrijving EDI-bericht Omschrijving X12 ANSI X12 810 X12-verkoopfacturen 32 Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen
Hoofdstuk 4 Automatische verwerking van facturen 4 Directe verwerking van facturen Als verkoopfacturen direct worden verwerkt, dan houdt dit in dat een verkoopfactuur automatisch wordt samengesteld, afgedrukt en geboekt. Voordat LN deze acties gaat uitvoeren, moet u de regelstatus echter handmatig op Gefiatteerd zetten. U kunt directe verwerking van facturen bijvoorbeeld gebruiken om afzonderlijke verkoopfacturen te genereren voor deze soorten factuurgegevens: Vereisten Verkooporders LN produceert de factuur direct nadat u een verkooporder hebt vrijgegeven vanuit Verkoop aan Facturering. Debet- en creditnota's Directe verwerking begint in Fin. administratie. Zie Procedure voor invoer van kas-/bankmutaties voor meer informatie. Handmatige verkoopfacturen Directe verwerking begint zoals is beschreven in Handmatige verkoopfacturen verwerken. In de sessie Parameters facturering (cisli0100m000) kunt u de volgende gegevens instellen: Een default factureringsbatchsjabloon en factureringsopties voor de factuurgegevenssoort. Het apparaat waarop de facturen kunnen worden afgedrukt. Voor verkoopordersoorten waarvoor u directe facturering wilt gebruiken, schakelt u het selectievakje Haalorder in de sessie Verkoopordersoorten (tdsls0594m000) in. Direct verwerken Vereisten Wijzig de regelstatus handmatig in Gefiatteerd. Infor LN Facturering Gebruikershandleiding facturering verkopen 33