Verslag Algemene Leden Vergadering van de Renkumse Tennisvereniging Bakkershaag d.d. 13 november 2012 Aanwezig: 19 leden Afwezig m.k.: Stefan Haver (penningmeester), Miep Schmitz, Monique Lanjouw, Christine Jongboer, Agnes en Ewin Harkema 1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering om 20.05 uur en heet de aanwezigen welkom. Hij stelt vast dat de opkomst lager is dan gebruikelijk. Lidy de Jager meldt dat Ewin Harkema na een bedrijfsongeval in het ziekenhuis ligt. Hij zal anderhalf jaar moeten revalideren met zijn rechterarm maar hij kan goed met links overweg. Reacties via Lidy. 2. Ingekomen en verzonden stukken Geen. 3. Notulen algemene ledenvergadering d.d. 20 maart 2012 Het verslag wordt onveranderd vastgesteld met dank aan de notulist. 4. Verenigingswerk Het bestuur constateert dat de bar moeilijk voldoende te bemensen blijkt. Soms is het clubhuis gesloten doordat mensen zich kort van tevoren of zelfs niet afmelden. In dit kader zal het bestuur - afkopers benaderen met de vraag om bardienst te draaien; - leden via het formulier verenigingswerk stimuleren en sturen om bardienst te draaien. Zonder clubgebouw vervreemd je van elkaar en mis je verbinding met de vereniging. Wil Holleman brengt in dat je voor het hele jaar bardienst moet plannen. Als je dat hebt gedaan kijk je er verder niet meer naar of er misschien gaten vallen die opvulling nodig hebben. Aangezien zij zag dat alles vol gepland was, was ze verbaasd om soms de bar dicht te vinden.
Hans Paul: we vragen leden om voor het hele jaar te plannen omdat we onze leden anders aan het einde van het jaar voortdurend moeten herinneren aan het nakomen van hun verplichtingen. Wil vraagt zich verder af of er ergens vermeld staat dat je zelf voor vervanging moet zorgen. Dit blijkt het geval te zijn, 2 weken van te voren kun je je nog afmelden, daarna niet meer. Daarna zoek je dus zelf een vervanger om aan je verplichtingen te voldoen. Hans Holleman: Is er een verdeelsleutel voor verenigingswerk? Hans Paul: we hebben de leden veel ruimte gegeven en willen wel wat gaan sturen, mensen vragen om bardienst te doen. Jan van de Peppel vraagt zich af waarom hij niet is gebeld voor werk voor de Jeugdcommissie waarvoor hij zich heeft opgegeven. Te meer als hij hoort dat hier handen te kort zijn. Jacques zegt dat het bestuur iemand zoekt die de Jeugdcommissie activeert omdat wat daaromtrent nu gebeurt niet toereikend is. We hebben plm. 25% jeugdleden dus er is genoeg te doen. Trainer Andy moet daarin een grotere rol gaan spelen. Lineke Roozeboom stelt voor om de ouders van jeugdleden meer te betrekken. 5. Begrotingen 2013 Hans Paul projecteert de jaarcijfers op een scherm en geeft een toelichting op de begrotingen. Stefan is bij het afscheid van een pensionerende collega met wie hij intensief heeft samengewerkt. - Stichtingsbegroting Gebaseerd op de cijfers van 2010, 2011 en 2012 doen we een prognose voor 2013. Toen het verenigingswerk begon heeft dat een grote baromzet opgeleverd. 2012 blijft daarbij flink achter en laat een terugval zien naar het niveau van 2010. Bakkershaag Swingt gaf een positieve draai aan de barinkomsten. Inkomsten door verhuur aan BSO blijven redelijk constant. Overige baten: de Ecotax gaat eraf waardoor we voor hogere kosten komen te staan. Rentebaten zijn momenteel erg laag. Energiekosten waren laag door strenge winters, nu zijn ze ruimer begroot. Het onderhoud aan het clubgebouw wordt projectmatig aangepakt en hangt samen met de barinkomsten. Onderhoudskosten voor de banen verschillen niet zoveel door de jaren heen. Ook algemene kosten, afschrijvingen en leningen aflossen fluctueren weinig. - Verenigingsbegroting Vaste uitgaven worden gedekt door de contributie. De helft van dat geld gaat naar huur en verlichting van de banen, de rest gaat naar de KNLTB, de diverse commissies en algemene kosten. Andy is een bijzondere post omdat hij nog een jaar in dienst blijft van de vereniging. Dit omdat de banken momenteel moeizaam garantie
geven en wij niet willen dat hij zijn huis wordt uitgezet omdat hij niet aan zijn financiële verplichtingen zou kunnen voldoen. De crisis dringt zich verder aan ons op in de vorm van het stopzetten van de gemeentesubsidie en de terugloop in sponsorgelden. Gelukkig zijn er nog renteontvangsten dank zij de gezonde financiële positie van de vereniging. De begroting is sluitend maar de contributie wordt met een paar euro per lidmaatschap licht verhoogd. De vergadering neemt dit voorstel unaniem aan. Hans Holleman: Blijft het afkoopbedrag van 40,- gelijk? Ja, tenzij de ALV suggereert om het te verhogen, dan nemen we dat mee maar het bestuur heeft liever dat leden verenigingswerk doen dan dat ze het afkopen. 5. Plan 3b4 We zijn nu 2 jaar verder. Er zijn veel vergaderingen geweest, waarvoor ook Lidy veel werk heeft verzet. Er zijn veel verkenningen gedaan en er vinden op 2 fronten bewegingen plaats: - de gemeente stimuleert samenwerking tussen verenigingen - en zij puzzelt hoe zij plannen van de grond krijgt. Er zijn telkens andere onderzoeksbureaus ingehuurd en het laatste bureau maakt op Hans Paul een capabele indruk omdat het zich afvraagt hoe er vruchtbare combinaties te maken zijn. Bakkershaag kijkt naar de toekomst, het clubhuis behoeft onderhoud en dat kost geld. Er komt een enquête over het behoud van het clubhuis of dat we onderdeel gaan worden van plan 3b4. Als we de krachten bundelen en er wisselwerking tussen verenigingen ontstaat is het soepeler om de overstap te maken van leden onderling. Momenteel hebben we een redelijk stabiele situatie van ongeveer 400 leden. Over een jaar of 3, 4 moeten banen 1 t/m 5 worden vervangen omdat ze dan 10 jaar oud zijn. Dat wil zeggen dat je met een investering van 20.000 per baan uitkomt op een totale investering van een ton. De norm van de KNLTB is ongeveer 100 leden per baan wat maakt dat we overcapaciteit hebben. Daarover brainstormend zou je bijvoorbeeld 3 banen kunnen vervangen en op 2 banen een combinatie maken waarmee je de mogelijkheid creëert om er meerdere gebruikers hun ding te laten doen. Dan kun je de lasten delen. We zouden er in de winter een opblaasbare hal op kunnen zetten, dat is een investering van een ton maar zo n hal gaat 10 jaar mee. Er zijn geen besluiten genomen maar het lijkt bij de gemeente eindelijk in de richting van een plan te gaan. Mogelijk vindt er in 2014 een aanbesteding plaats en dan moet Bakkershaag een beslissing nemen. De gemeente vraagt ons wat we met een vergoeding wegens verlies van het clubhuis zouden doen. Dan kunnen we bijvoorbeeld de verlichting vervangen door led, wat veel goedkoper is. Led lampen
zijn weliswaar duurder maar ze gaan veel langer meer. De investering is groter maar de energie- en onderhoudskosten zullen sterk dalen. 6 (Her)verkiezing bestuursleden Henk heeft de vorige vergadering aangegeven graag zijn bestuursactiviteiten te willen overdragen. Johan de Putter wil weliswaar redactieverantwoordelijkheid op zich nemen maar hij wil geen bestuursfunctie. Willem van Doorn wil dit wel. Dit wordt met applaus begroet. Wat Willem precies gaat doen is nu nog niet duidelijk maar hij stelt zich in dezen flexibel op. Willem stelt zich voor: ik heb in mijn jeugd getennist. Daarna ging ik squashen. Nu tennis ik weer op maandag en dinsdag en dat bevalt me heel goed. Ik vond Bakkershaag Swingt erg leuk en heb zin in een bestuursfunctie. 10. Rondvraag Guus van de Kraats: De toegangscontrole. Een aantal zaken was niet voor elkaar. Zo vonden we 20 jaar elektronische rommel in een kast. We namen het besluit om de zaak serieus te nemen en het degelijk af te werken. We hebben voor een nieuwe pc gezorgd, er zijn nieuwe leidingen getrokken. Morgen is er een afspraak om alles nog een keer na te lopen, dan wordt het nieuwe hek in bedrijf gesteld. Er moeten minimaal 2 mensen op de hoogte zijn van de technische zaken omdat je nooit op 1 paard moet wedden. Er komt eerst een testfase. Nadat de kinderziektes eruit zijn gehaald worden de sloten vervangen en gaan we over op het nieuwe systeem. Gert Roseboom: Wie draagt de verantwoordelijkheid voor de kantine? Ewin, Piet en Margriet. De tv hapert namelijk, de klok staat stil en het toilet was een week verstopt. Wil Holleman: Het rolluik hapert als het naar beneden moet, het gaat bijna stuk. Henk: Bij de kassa hangt een bellijst. Ook ligt er een agenda waarin wekelijks wordt gekeken wat er moet gebeuren. Guus: De BSO trekt alle stekkers eruit. Er is afgesproken dat er een switch komt, dat kost niet zoveel. Als duidelijk is met wie het contract voor de tv is afgesloten (Lidy denkt dat dit met Camille is) neemt die persoon contact op met de KNP en dan wordt er gratis een nieuwe antenne geplaatst. Ook de tuner kan gratis worden vervangen. Willem van Doorn: Kan er een mail worden rondgestuurd als er niet getennist kan worden? Hans Paul: Ja, dat moet kunnen. Jan van Dipten: Vaak kloppen mailadressen niet, vooral van de jeugd. Of er zijn verkeerd gespelde mailadressen. Jacques: Er staat een tenniskalender op de site waar alles precies in staat. Bij Meet & Greet, een jaarlijks 3 of 4 x plaatsvindend
evenement wordt informatie gegeven over de vereniging en waar je e.e.a. kunt vinden als nieuw lid. Jacques: Kan ik feedback krijgen van de dames dinsdag competitie over de verhouding met de BSO? Dat gaat nu goed. We zien alleen wel dat de BSO niet mals met de banen omgaat. Jacques: Harten wil Renkumse tenniskampioenschappen organiseren. José Aaldering: Kan de ALV in de tenniskalender worden opgenomen? Er is onrust doordat hij nu samenvalt met de clubkampioenschappen. Jacques vindt dit een bruikbare tip. Ook zou het handig zijn om de leden een week van te voren via de mail een uitnodiging te sturen voor de ALV. Mogelijk beïnvloedt dat de opkomst op een positieve manier. Lidy de Jager: Hoe zit het met wifi in het clubhuis? Hans Paul: dit moeten we zelf regelen. Guus van de Kraats: Dan moeten we wel heel duidelijk communiceren omdat mijn zoon onkosten heeft gemaakt en moeite heeft gedaan om e.e.a. op elektronische gebied goed voor elkaar te krijgen. Margriet Hensema heeft geen Dzjoes ontvangen. Bas Olthof ook niet. Zo blijven leden verstoken van informatie en clubverband. Hans Paul zegt dat zal worden gecheckt hoe dit mogelijk is. Guus van de Kraats weet dat Middendorp de leverancier van het rolluik is, die kan erop worden aangesproken. Guus heeft zorg over de BSO activiteiten waardoor het toilet verstopt is geraakt. Verder vraagt Guus aandacht voor het volgende probleem: Als er overdag inbraak alarm is lukt het niet om mensen te bereiken. Guus komt in de problemen met zijn baan als hij de enige is die hierin actie onderneemt. Hij doet dus een dringende oproep aan leden om waar mogelijk bij calamiteiten de handen uit de mouwen te steken. Zijn betrokkenheid bij de vereniging mag niet ten koste gaan van zijn reguliere werk. De voorzitter dankt de leden voor hun aanwezigheid en betrokkenheid en sluit de vergadering om 21.31 uur. Verslag: Yono Severs