Stappenplan ONLINE OUDERTEVREDENHEIDSPEILING Een succesvolle peiling start met een goede voorbereiding. Door alle betrokkenen vooraf goed te informeren wordt draagvlak gecreëerd, dat komt de respons op de peiling ten goede. Betrek daarom het team en de MR vanaf het begin bij de Tevredenheidspeiling en informeer ouders tijdig over het op handen zijnde onderzoek. Het onderzoek levert op die manier een betrouwbaar beeld op van de tevredenheid onder ouders. In dit stuk vindt u tips en adviezen, ter voorbereiding op de online afname van de Oudertevredenheidspeiling. Een handig document voor schooldirectie, MR-leden en leerkrachten, dat stap voor stap de fases van het onderzoek doorloopt. 1. Intern informeren en organiseren Met team Met een werkgroep Taakverdeling 2. Wijze van afname kiezen Thuis of op school Per gezin of per kind Opmerkingen / suggesties van ouders 3. Van Start Briefing ouders Response Response verhogen 4. Rapportage Individuele deelname Vanuit het bestuur 1 Scholen met Succes
Stap 1: Intern informeren en organiseren Met het team Een goed instrument om het team en de MR op de peiling voor te bereiden is een bijeenkomst. Bespreek in deze bijeenkomst de vragenlijst en de doelen van het onderzoek. Het is belangrijk dat leerkrachten, bij het beantwoorden van vragen van ouders over het onderzoek, hetzelfde begrip van de vragen hebben. De vragenlijst kunt u downloaden van onze website www.scholenmetsucces.nl. Door de doelen van de Tevredenheidspeiling te benoemen motiveert u het team voor het onderzoek. Voorbeelden van doelen van de Tevredenheidspeiling: Kwaliteit: Vormgeven aan het kwaliteitsbeleid van de school, bijvoorbeeld als onderdeel van het INK model Profilering: Op een gestructureerde manier marketinginformatie verkrijgen ten behoeve van profilering van de school. (Ouder)betrokkenheid: een signaal aan ouders afgeven dat de school de mening van ouders (en leerlingen) serieus neemt. Met een werkgroep Door een werkgroep Tevredenheidspeiling samen te stellen is voor iedereen duidelijk wie zich bezig houden met het onderzoek. Deze werkgroep kan bijvoorbeeld worden gevormd door leden van de directie, het onderwijzend personeel en een lid van de MR. De werkgroep is verantwoordelijk voor het verloop van het onderzoek op school: de voorbereiding en de afname. Na ontvangst van de rapportage kan de werkgroep ook verantwoordelijk zijn voor het presenteren van de resultaten. Taakverdeling Tevredenheidspeiling Of u nu met het team en de MR of met een aparte werkgroep aan de slag gaat, het is handig om de taken goed te verdelen. Wijs iemand aan die Scholen met Succes voorziet van de benodigde oudergegevens (naam en e-mailadressen). Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de bijlage Mailgegevens die u eerder per mail heeft ontvangen, u kunt de mailadressen ook aanleveren in een Excel bestand o.v.v. school en BRIN-nummer. Let op! Bij een uitsplitsing per locatie of per groep dienen de namen van de leerlingen per locatie of groep te worden aangeleverd. Wijs iemand aan bij wie ouders en leerkrachten terecht kunnen met vragen over de peiling. Wijs iemand aan die toeziet op de respons. De school otnvangt na de eerste en de tweede week per mail een responsoverzicht (zie pag. 14 voor tips voor het verhogen van de respons) Indien nodig kunnen er voor ouders vertalingen worden gedownload op de website van Scholen met Succes. Er zijn vertalingen beschikbaar in het Arabisch, Turks, Papiamento, Engels en Spaans. Let op: De antwoorden moeten wel op de computer worden ingevuld in de Nederlandse vragenlijst! 2 Scholen met Succes
Stap 2: Kiezen van wijze van afname Een e-mail thuis of op de schoolcomputers Er zijn twee mogelijkheden om de online Oudertevredenheidspeiling af te nemen: Een individuele uitnodiging aan de ouders thuis per e-mail Afname op school, bijvoorbeeld op een ouderavond of bij 10-minutengesprekken. Een e-mail thuis Als u er voor kiest om de Oudertevredenheidspeiling per e-mail te laten verlopen, heeft Scholen met Succes een lijst met e-mailadressen van de ouders nodig. Deze lijst kunt u aanleveren met behulp van het Word-document mailgegevens dat u treft in de bijlage van de orderbevestiging, de mailadressen kunnen ook in een Excel-bestand worden aangeleverd. Voor het onderzoek wordt standaard een looptijd van 3 weken aangehouden. Voorbeeld van de uitnodiging per email Geachte familie BS Het Grote Voorbeeld neemt deel aan de Oudertevredenheidspeiling van Scholen met Succes, een onafhankelijk onderzoeks- en adviesbureau. Mag ik u vragen om het online-enquêteformulier in te vullen? Dit neemt ongeveer 10-15 minuten in beslag. Door uw meningen over BS Het Grote Voorbeeld te geven kan de school het onderwijs en de zorg voor uw kind verder verbeteren en nog beter afstemmen op uw wensen. Uw antwoorden worden vertrouwelijk behandeld en volledig anoniem verwerkt. U kunt slechts 1x een lijst invullen. Om naar de webpagina te gaan waar uw formulier staat, klik op: http://www.questiontool.nl/qt/?logonid=g-15-1-285&pw=qq3r5nkp of ga naar: http://www.questiontool.nl/qt/ en voer in als logoncode: g-15-1-285 wachtwoord: qsenk Hartelijk dank en vriendelijke groet, Scholen met Succes Voor meer informatie kunt u onze website bekijken: www.scholenmetsucces.nl Voor vragen of opmerkingen: online@scholenmetsucces.nl telefonisch: 023-5341158 3 Scholen met Succes
De werkwijze bij de afname thuis van een online Oudertevredenheidspeiling is als volgt: Scholen met Succes stuurt per e-mail een persoonlijke uitnodiging naar iedere deelnemer De respondent klikt op de internetlink in het e-mailbericht en komt daarmee direct bij de vragenlijst. Scholen met Succes houdt de respons bij en stuurt na één week, per e-mail, een herinnering uit naar de deelnemers die nog niet hebben deelgenomen aan het onderzoek. Na twee weken wordt een tweede herinnering gestuurd. U ontvangt iedere week een overzicht met het responspercentage ( zie respons bij stap 3), deze wordt verstuurd naar het e-mailadres dat is ingevuld op het deelnameformulier. Na drie weken wordt de peiling, nadat er contact is opgenomen met de school, afgesloten. Afname op school Bij een afname op school zijn een ouderavond of 10-minutengesprekken de meest geschikte momenten om ouders aan de Tevredenheidspeiling te laten deelnemen. Deze methode van afname werkt als volgt: Om de peiling beschikbaar te maken heeft Scholen met Succes een tijdraam nodig. Voorbeeld van een tijdraam Woensdag 5 september 2010 18:00 uur 21:00 uur Van Scholen met Succes krijgt u een e-mail met de link naar het onderzoek en instructies. De link kan (door de ICT er) op de centrale server worden geplaatst, zodat de peiling op alle schoolcomputers beschikbaar is. Deze mail ontvangt u minimaal een week voor de geplande afname. Test de link van de vragenlijst op een schoolcomputer, aan de hand van de verkregen informatie in de e-mail. Dit moet op een schoolcomputer gebeuren omdat andere computers van deelname zijn buitengesloten middels de IP-adressering. Maak een rooster of afvinklijst om bij te houden welke ouders hebben ingevuld. Zorg dat de leerkrachten op de hoogte zijn van de gang van zaken tijdens het invullen van de vragenlijst. Zorg voor assistentie voor ouders met computer- en/of taalproblemen. Er zijn vertalingen beschikbaar in het Arabisch, Turks, Papiamento, Engels en Spaans. Let op: De antwoorden moeten wel op de computer worden ingevuld in de Nederlandse vragenlijst! 4 Scholen met Succes
Afname per gezin of per kind De vragenlijst kan per gezin of per kind worden ingevuld: Uitnodiging per gezin: Ouders met meerdere kinderen op school vullen de vragenlijst in voor het oudste kind. Ouders hebben immers met het oudste kind de meeste ervaringen opgedaan met uw school. Per gezin moet een naam/e-mailadres aangeleverd worden aan Scholen met Succes. Uitnodiging per kind: Meerkindoptie: Op de eerste pagina van het onderzoek kunnen ouders aangeven voor hoeveel kinderen zij de vragenlijst willen invullen. Ouders die meerdere kinderen op school hebben, kunnen de leerkracht- en groepsgerelateerde vragen voor ieder kind apart beantwoorden, de algemene vragen beantwoorden zij éénmalig. Op deze manier hoeven ouders niet de gehele vragenlijst meerdere malen in te vullen, maar worden zij toch in de gelegenheid gesteld om voor ieder kind specifiek hun mening kenbaar te maken. Let op: De keuze voor deze optie moet door de school vooraf worden aangegeven. Per gezin moet een naam/e-mailadres aangeleverd worden aan Scholen met Succes. Opmerkingen en suggesties van ouders Scholen met Succes biedt de mogelijkheid om aan het einde van de standaard Oudertevredenheidspeiling de ouders een extra veld te geven voor het plaatsen van opmerkingen en suggesties. Deze uitwerkingen worden verwerkt in de rapportage. Voor de uitwerking hiervan bestaan verschillende mogelijkheden; van ruwe uitwerkingen tot geredigeerde en gerubriceerde verwerking. Standaard ontvangt u van ons de ruwe uitwerkingen, aan gerubriceerde verwerking zijn meerkosten verbonden. 5 Scholen met Succes
Stap 3: Van start Als intern iedereen goed is geïnformeerd en er is een keuze gemaakt over de manier van afname, kunt u het onderzoek beginnen. Daarbij is het van belang om ouders goed te informeren, voorafgaand aan en tijdens het onderzoek. Briefing ouders Door ouders vooraf goed en regelmatig te informeren over de Tevredenheidspeiling(en) creëert u draagvlak. Daarmee bevordert u de respons. Neem ruim van te voren (ca. 3 weken) in de nieuwsbrief een vooraankondiging op over de Tevredenheidspeiling(en) en de doelen hiervan. Geef hierin aan in welke week de ouders een e-mail zullen ontvangen en wanneer de sluitingsdatum is. Stel een begeleidende brief/e-mail op, die kort voor de start van het onderzoek naar de ouders gaat. Geef hierin aan: -het nut van de peiling voor de leerlingen, de school en de ouders. -de wijze van afname: men ontvangt een mail of kan de vragenlijst op de schoolcomputers invullen. -dat privacy en anonieme verwerking gewaarborgd zijn. -dat de peiling plaats vindt in samenspraak met de MR. -bij welke persoon men terecht kan voor eventuele vragen. Op onze website www.scholenmetsucces.nl vindt u diverse voorbeeldbrieven. Respons Om inzicht te krijgen in het verloop van de respons gedurende de afname stuurt Scholen met Succes wekelijks een e-mail naar school met een overzicht van de respons op de peiling (zie afbeelding). Ouders die de vragenlijst nog niet hebben ingevuld ontvangen met een tussenperiode van een week twee maal een herinnering voor deelname. Projectprogress Voorbeeldschool Total number of respondents: 23 Ready: 18 (78 %) Logged on, answered some, but not ready yet: 1 (4 %) Logged on, but not answered yet: 0 (0 %) Not logged on yet: 4 (17 %) Need to be defined: 0 (0 %) 6 Scholen met Succes
Respons verhogen Hoe hoger de respons op de Tevredenheidspeiling, hoe betrouwbaarder de resultaten. Als ondergrens voor een betrouwbare steekproef adviseert Scholen met Succes daarom een respons van minimaal 50% aan te houden. Een respons van minimaal 60% is wenselijk. TIPS voor het verhogen van de respons: Neem een herinnering in de nieuwsbrief op. Zet de leerlingen in om de respons te verhogen: loof een prijs uit voor de groep waar de meeste vragenlijsten worden ingevuld. 7 Scholen met Succes
Stap 4: Rapportage Nadat Scholen met Succes de Tevredenheidspeiling heeft afgesloten, worden de antwoorden zo snel mogelijk verwerkt tot een rapportage. Deze wordt naar de school verstuurd. Wanneer u de rapportage binnen krijgt is afhankelijk van wie de opdrachtgever is van het onderzoek; de individuele school of het bestuur. Individuele deelname Maximaal 3 weken na het afsluiten van de Tevredenheidspeiling wordt het rapport naar uw school gestuurd. Deelname vanuit het bestuur Afhankelijk van de afspraak met het bestuur wordt het rapport verzonden: Binnen 3 weken na het afsluiten van uw Tevredenheidspeiling. Na ontvangst en verwerking van alle scholen van uw bestuur. Tegelijk met het verzenden van de Bestuursrapportage (dit is afhankelijk van het tijdspad dat het bestuur is afgesproken). Voor Scholen met Succes staat het peilen van tevredenheid niet op zichzelf. De uitslagen van het onderzoek zijn een startpunt. U ontvangt de rapportage daarom in een handige bewaarmap met extra informatie, om u ook na het onderzoek te ondersteunen bij het interpreteren, presenteren en implementeren van de resultaten. Bij vragen of onduidelijkheden kunt u contact opnemen met: Scholen met Succes 023 5341158 info@scholenmetsucces.nl www.scholenmetsucces.nl 8 Scholen met Succes