Functiegegevens Functie: BESS/B0281 bestuurssecretaris Periode van - tot: 02/12/2008 - Graad: A1a Salarischaal: A1a HOGER ONDERWIJS LT && UNIV ONDERWIJS A1b A1b A2a A2a Niveau: Niveau A Benoemingscode: 20 CONTRACTUEEL Functiecode: bestuurssecretaris Departement: 120.02.30 Griffie Juridische Dienst Hoofddepartement: 120.02.00 Griffie Doel van de functie Het preventief en curatief verlenen van juridische ondersteuning aan de provincie, haar organen en haar diensten om op deze wijze de kwaliteitszorg in het provinciebestuur te bevorderen, bij te dragen tot een beter functioneren van het bestuur en de belangen en de positie van de provincie ten aanzien van derden te behartigen. Beoordelaars Eerste evaluator bestuursdirecteur Vansummeren Liliane 18/02/2015 Functiebeschrijving Pagina : 1 / 7
Resultaatsgebieden 1. resultaatsgebieden bestuurssecretaris resultaatsgebieden 18/02/2015 Functiebeschrijving Pagina : 2 / 7
RESULTAATSGEBIED 1 1 Juridische adviesverlening - Verleent, op verzoek van de provinciale bestuursorganen, van andere directies en diensten of van andere besturen of, indien dit opportuun wordt geacht, op eigen initiatief van de Griffie, een onderbouwd, degelijk, helder geformuleerd en voor de bestemmeling bruikbaar juridisch advies, waarbij indien nodig diverse invalshoeken worden belicht en waarbij de uiterste nauwkeurigheid wordt betracht zodat de bestemmeling op het advies kan vertrouwen - Houdt bij het behandelen van het advies rekening met eventueel gesloten SLAs of met afgesproken deadlines - Is zelf verantwoordelijk voor het verzamelen van alle voor de behandeling van de vraag om advies nodige inlichtingen en feitelijke en juridische gegevens RESULTAATSGEBIED 2 1 Juridische studieopdrachten - Voert, hetzij op verzoek van de provinciale bestuursorganen of van de leidinggevende, hetzij met instemming van de leidinggevende op eigen initiatief, voor de provincie nuttige studieopdrachten uit, die hun neerslag vinden in een onderbouwd, degelijk, vanuit diverse invalshoeken benaderd en helder geformuleerd studieverslag. Het uitvoeren van de studieopdracht en het uitschrijven van het studieverslag gebeuren met de uiterste zorgvuldigheid zodat de studie een zeer hoge betrouwbaarheidsgraad heeft en zij ook een reëel toegevoegde waarde heeft voor de provincie - Werkt, op verzoek van de provinciale bestuursorganen, de griffier of de leidinggevende, actief mee aan studieopdrachten die door meerdere personen gezamenlijk moeten worden uitgevoerd en hanteert hierbij dezelfde kwaliteitsnormen als deze die hierboven vermeld worden voor individueel toegewezen studieopdrachten RESULTAATSGEBIED 3 Procedures Raad van State en Raad voor Vergunningsbetwistingen - Behandelt zelfstandig alle toegewezen dossiers waarin de provincie hetzij als eiser, hetzij als verweerder optreedt voor de Raad van State of de Raad voor Vergunningsbetwistingen. Stelt in deze zaken zelf de verzoekschriften, memories, verweernotas en inventarissen op en instrueert en begeleidt het Directiesecretariaat bij de samenstelling van het administratief dossier. Staat er tevens voor in dat de deputatie uitgenodigd wordt de in elke processtap nodige beslissingen te nemen - Staat in voor het informeren van de deputatie over het in de zaak gewezen arrest - Staat in voor het tijdig informeren van de betrokken beleidsdirectie over vernietigingsarresten die gewezen werden en over de als gevolg daarvan door de betrokken directie te ondernemen acties; begeleidt zo nodig het Directiesecretariaat bij de kennisgeving van de andere arresten - Vertegenwoordigt de provincie tijdens de openbare terechtzittingen - Zorgt, in de aan een externe raadsman toevertrouwde zaken, voor een tijdige voorlegging van het aanstellingsdossier aan de deputatie, voor een nauwgezette opvolging van het dossier en eventueel het bijkomend instrueren van de raadsman en voor een stipte terugkoppeling over de stand van zaken van het geding c.q. het gewezen arrest aan de deputatie en de betrokken beleidsdirectie op de bovenvermelde RESULTAATSGEBIED 4 Gemeenrechtelijke procedures, procedures in het kader van het bestuurlijk toezicht en procedures voor de Vaste Commissie voor Taaltoezicht - Staat, in geval van dagvaarding of van kennisgeving betreffende een bij de toezichthoudende overheid of bij de Vaste Commissie voor Taaltoezicht ingediende klacht, in de toegewezen dossiers zelfstandig in voor de opvraging van het dossier bij de betrokken beleidsdirectie en voor een zorgvuldige feitenvinding - Zorgt, indien een vertegenwoordiging door een advocaat nodig of gewenst is, voor de tijdige voorlegging van het aanstellingsdossier aan de deputatie en vervolgens voor een nauwgezette opvolging van het dossier, waarbij zo nodig bijkomende argumentatie of suggesties tot aanvulling c.q. correctie van de besluiten worden overgemaakt aan de advocaat - Stelt, in de dossiers betreffende een bij de toezichthoudende overheid of de Vaste Commissie voor Taaltoezicht tegen de provincie ingediende klacht, in overleg met de betrokken beleidsdirectie in voor de redactie van een verweerschrift en voor de tijdige toezending ervan aan de toezichthoudende overheid c.q. de VCT - Staat in voor een regelmatige terugkoppeling over de stand van zaken van het dossier aan de betrokken beleidsdirectie en voor de tijdige kennisgeving van vonnissen, arresten of andere uitspraken aan de deputatie 18/02/2015 Functiebeschrijving Pagina : 3 / 7
RESULTAATSGEBIED 5 Beleidsopdrachten - Voert de toegewezen beleidsopdrachten uit conform de instructies terzake van de opdrachtgever en, voor zover van toepassing, binnen de hiervoor toegemeten tijd. Houdt bij het uitvoeren van de beleidsopdrachten zowel rekening met de regelgeving als met de praktische haalbaarheid en de doelstellingen en de belangen van de provinciale organisatie - Werkt tevens actief en op gedegen wijze mee met gemeenschappelijke beleidsopdrachten en vertoont hierbij dezelfde inzet en hanteert dezelfde kwaliteitsnormen als bij individueel toegewezen beleidsopdrachten RESULTAATSGEBIED 6 Actieve ondersteuning van de kwaliteitswerking van de provincie - Brengt ideeën aan ter verbetering van de kwaliteit van de werking van de provincie - Voert de aanvaarde ideeën uit rekening houdend met de vooropgestelde planning en doelstellingen. Hanteert bij de uitwerking van de projecten een hoge kwaliteitsnorm. Betrekt de leidinggevende en collega s bij de uitwerking van het project en toetst het voortdurend met hen af RESULTAATSGEBIED 7 Provinciale vertegenwoordiging - Voert de opdrachten tot voorbereiding van de besluiten inzake de provinciale vertegenwoordiging in raden, verenigingen en organismen uit binnen de vooropgestelde termijn, rekening houdend met alle relevante regelgeving terzake RESULTAATSGEBIED 8 Project subsidiereglementen - Voert het nazicht van subsidiereglementen uit binnen de vooropgestelde timing. Houdt bij dit nazicht inzonderheid rekening met de bestaande afspraken inzake het gebruik van de sjablonen, de conformiteit van het reglement met de vigerende regelgeving, de interne coherentie van het reglement en het ondubbelzinnig gebruik van termen RESULTAATSGEBIED 9 1 Overheidsopdrachten - Staat persoonlijk in voor het binnen korte termijn verwerven van een zeer grondige kennis inzake overheidsopdrachten zodat een zelfstandige adviesverlening over de diverse aspecten van overheidsopdrachten volgens de geldende, hierboven beschreven kwaliteitsnormen inzake overheidsopdrachten mogelijk is - Voert alle toevertrouwde opdrachten inzake overheidsopdrachten uit met een uiterste nauwkeurigheid en rekening houdend met de vigerende wetgeving, rechtsleer en rechtspraak zodat de bestemmeling op het resultaat van de opdracht kan vertrouwen. Waardegebonden competenties 1. Steeds verbeteren Steeds verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst/afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Steeds verbeteren niveau 2 1 Ontwikkelt zich binnen de eigen functie, en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Werkt zich in, in nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen voor de eigen functie (leest vakliteratuur, opleiding en vorming,... Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk Gaat na of/hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie kunnen toegepast worden Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt dit verder uit tot concrete voorstellen 18/02/2015 Functiebeschrijving Pagina : 4 / 7
2. Sterke klantgerichtheid De behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren, met het oog op het dienen van het algemeen belang Sterke klantgerichtheid niveau 2 1 Biedt de klant de beste oplossing bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Past planning, dienstverlening of product aan om de klant verder te helpen, binnen de bestaande procedures Geeft op de best mogelijke wijze de klant waar hij/zij recht op heeft Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is, aan de klant Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant 3. Goed samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie Goed samenwerken niveau 2 1 Helpt anderen en overlegt Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de noden van de groep Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid in mensen Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht Bevraagt spontaan en pro-actief de mening van anderen 4. Hoge betrouwbaarheid Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Handelen vanuit respect voor administratieve regels en vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg,...). Hoge betrouwbaarheid niveau 2 1 Brengt sociale en ethische normen in de praktijk Neemt de verantwoordelijkheid op voor het eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau Spreekt anderen erop aan wanneer hun handelen niet conform is met bestaande regels en afspraken Handelt consequent: neemt in gelijkaardige omstandigheden gelijkaardige standpunten in of een soortgelijke houding aan Schat correct in of informatie al dan niet verder kan of mag verspreid worden Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Gedragscompetenties 1. Probleemanalyse Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Probleemanalyse niveau 3 1 Maakt heldere analyses van complexe dossiers Vertaalt complexe probleemstellingen naar hanteerbare vragen Houdt bij zijn/haar analyse rekening met verschillende bronnen en aanknopingspunten Kan inzicht verwerven in een complexe problematiek Ziet trends en patronen tussen elementen die niet zo helder samenhangen Kan informatie van anderen (ook indien dit tegenstrijdig lijkt) verwerken in de eigen analyse 2. Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria 18/02/2015 Functiebeschrijving Pagina : 5 / 7
Oordeelsvorming niveau 2 1 Neemt standpunten in, met zicht op de gevolgen daarvan Geeft een gefundeerd oordeel, rekening houdend met de te verwachten gevolgen Kijkt ook naar de mogelijke neveneffecten, minder evidente gevolgen Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing Neemt ten aanzien van problemen of situaties een persoonlijk standpunt in Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie 3. Organisatiesensitiviteit Handelen met oog voor de invloeden en gevolgen van eigen beslissingen of acties op andere onderdelen van de organisatie Organisatiesensitiviteit niveau 2 1 Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties af aan (de belangen van) andere diensten/afdelingen Maakt gebruik van de kennis die aanwezig is in andere diensten Schakelt een andere dienst in wanneer dit kan bijdragen tot het oplossen van problemen Zorgt ervoor dat hij/zij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij/zij beslissingen en ontwikkelingen naar hen zorgvuldig communiceert Zoekt steun voor voorstellen door het bieden van de nodige informatie Betrekt andere afdelingen binnen de organisatie in overleg en besluitvorming 4. Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen en/of ondernemen Initiatief niveau 2 1 Zoekt mogelijkheden ter verbetering Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar/brengt ze onder de aandacht Ontwikkelt voorstellen om bestaande situaties te verbeteren Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken Zoekt alternatieve oplossingen wanneer hij/zij met structurele problemen wordt geconfronteerd Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk kan verbeterd worden 5. Flexibel gedrag Het eigen gedrag én aanpak aanpassen in functie van de situatie waarin men zich bevindt, met het oog op het bereiken van een bepaald doel Flexibel gedrag niveau 2 1 Past zijn/haar gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter,...) te kunnen bereiken Maakt waar nuttig/nodig gebruik van indirecte beïnvloedingsmethodes (vb. netwerking) om de kansen op slagen te verhogen Evalueert kritisch en regelmatig het (te verwachten) resultaat, met als doel de gekozen aanpak tijdig te kunnen bijsturen Reageert alert op informatie die het bijsturen van een gekozen aanpak noodzakelijk maakt (merkt dit op, schat gevolgen in, overloopt alternatieven,...) Formuleert meerdere concrete alternatieven om de doelstellingen beter, efficiënter te kunnen bereiken 6. Nauwgezetheid Handelen met aandacht voor details en gericht op het voorkomen van fouten 18/02/2015 Functiebeschrijving Pagina : 6 / 7
Nauwgezetheid niveau 3 1 Levert onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk af Levert onder tijdsdruk kwaliteitsvol werk af Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren Kiest de beste methode of procedure in functie van de gevraagde nauwkeurigheid Combineert kwantiteit met kwaliteit Behoudt de zin voor detail bij verhoogde tijdsdruk 7. Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Plannen niveau 2 1 Structureert het eigen werk en dat van anderen Brengt structuur aan in eigen en andermans werk (vb. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen,...) Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines Maakt goede werkschema's en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk) Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn Kennisgebonden competentie Over de gewenste kennis en inzichten beschikken eigen aan het vak, de metier, de sector en/of de discipline en die kennis gepast kunnen inzetten in het werkveld, hetzij in basistoepassingen, op professioneel niveau, of als expert. 1. kennisgebonden competentie bestuurssecretaris kennisgebonden competentie 1 - Grondige kennis van het bestuursrecht - Grondige kennis van de procedureregeling Raad van State en Raad voor Vergunningsbetwistingen - Gedegen kennis van zakenrecht en verbintenissenrecht - Grondige kennis van de organisatie en de taken van de verschillende directies en diensten - Kennis van de wetenschappelijke en de maatschappelijke opinies met betrekking tot de positie van de Vlaamse provincies in het bestuurlijk middenveld 18/02/2015 Functiebeschrijving Pagina : 7 / 7