LUCRIS registratie van en informatie over onderzoek http://www.avedas.com/ Handleiding CONVERIS, v 1.0 Laatste wijziging: 17 september 2013 Research Support, Digitale Diensten, UBL http://www.bibliotheek.leidenuniv.nl
2
Inhoud 1. Inleiding 4 2. Inloggen 4 3. Hoofdscherm 5 4. Het toevoegen van publicaties 6 4.1 Handmatig toevoegen 7 4.2 Importeren 9 4.2.1 Importeren uit externe database 9 4.2.2.1 Zoekprofielen instellen 11 4.2.2 Importeren files met publicatie-data 13 4.3 Delegeren invoer 14 5. Publicatielijst 17 6. Publicatie-tab 21 7. Rapportages 21 7.1 CV s 21 7.2 Data export 22 7.3 Publication reports 24 3
1. Inleiding Instellingen in het hoger onderwijs dienen hun onderzoeksoutput te registeren en te rapporteren ten behoeve van evaluatie door en verantwoording aan verschillende instanties zowel intern as extern. Begin september 2013 heef de Leidse Universiteit hiervoor een nieuwe service gelanceerd met de naam LUCRIS, het Leiden University Current Research Information System. LUCRIS is service gebaseerd op CONVERIS een door AVEDAS uit Duitsland ontwikkeld onderzoeksinformatiesyteem. Een ieder verbonden aan de Leidse Universiteit heeft toegang tot LUCRIS met zijn of haar ulcnaccount. De UBL is systeemeigenaar en voert het centrale functionele beheer van LUCRIS. De verschillende faculteiten van de Universiteit hebben ieder een facultair beheerder/coördinator die als eerste aanspreekpunt fungeert voor onderzoekers en andere belanghebbenden binnen zijn of haar faculteit. De facultaire beheerders/coördinatoren: Afrika Studiecentrum: Ursula Oberst, oberst@fsw.leidenuniv.nl Archeologie: Roswitha Manning, r.a.g.f.m.manning@arch.leidenuniv.nl Campus Den Haag: Anne Christine de Haan, a.c.de.haan@cdh.leidenuniv.nl Geesteswetenschappen: lokale-helpdesk, converis@hum.leidenuniv.nl Rechten: Terence Merkelbach, t.merkelbach@law.leidenuniv.nl Sociale Wetenschappen: Neline Ritsma, METIS_Helpdesk_FSW@fsw.leidenuniv.nl Wiskunde & Natuurwetenschappen: Ron van Veen, veen_r@science.leidenuniv.nl 2. Inloggen Gebruik uw ULCN-account om in te loggen op LUCRIS(http://lucris.leidenuniv.nl ). 4
Het log-in scherm 3. Hoofdscherm Eenmaal ingelogd, komt u op uw persoonlijke hoofdscherm binnen LUCRIS. Hoofdscherm invoerders De header (1) van de pagina bevat een aantal functies. Waar u ook bent in het programma, een klik op het logo van de universiteit links in de header, brengt u naar uw eigen hoofdscherm mits uw sessie niet verlopen is. In dat geval dient u opnieuw in te loggen. Naar het hoofscherm terugkeren is uiteraard ook mogelijk via het menu-item Home in het header-menu rechtsboven in het scherm. 5
Dit zelfde menu bevat verder een help-functie voor het systeem en een logout-link om het programma te verlaten. Het hoofdmenu (2) van CONVERIS bevindt zich links onderin de header. Het menu biedt toegang tot: Overview, de hoofdingang voor de gebruiker Dashboard, grafieken met het aantal publicaties per jaar en status van uw publicaties in het systeem Reports, tools voor het maken van een CV, exports en rapporten Administration, tools voor het beheer van uw account Linksboven(3) in de Overview in dit scherm staat uw naam met daaronder de rol waarmee u bent ingelogd. Verder kunt in binnen dit deel uw gegevens aanpassen via Edit my profile en indien u dit wenst het recht om voor u in te voeren aan iemand ander delegeren met de functie Delegate user rights. Rechtsboven (4) in de Overview vindt u een welkomsttekst. Dit gedeelte van het scherm kan door het centrale beheer van LUCRIS gebruikt worden om mededelingen te doen met betrekking tot het systeem. Onder het kopje Publications (5) heeft u de mogelijkheid een publicatie toe te voegen met Add new. Een overzicht van al uw reeds geregistreerde publicaties vind u onder List all. Bij Research Areas (6) kunt u een overzicht opvragen van de onderzoeksgebieden waarbinnen u werkzaam bent. Activeiten (7) die u verricht in het kader van uw functie, maar die niet beschouwd worden als resultaten van wetenschappelijke activiteiten, kunnen ingevoerd worden onder CV Activities. Deze activiteiten worden vermeld op de uitdraai die u kunt maken van uw CV tezamen met uw publicaties. Onder Things to do (8) vindt u berichten van het system over publicaties die u dient te verifiëren. 4. Het toevoegen van publicaties 6
Het toevoegen van een publicatie Om een publicatie toe te voegen klikt men op Add new onder Publications. Een scherm als boven verschijnt waarin u kunt kiezen een publicatie handmatig dan wel geautomatiseerd in te voeren en tevens een zoekprofiel in kunt stellen voor het laten traceren van publicaties in externe databases. 4.1 Handmatig toevoegen Bij een handmatige invoer(1) van een publicatie kunt u uit een aantal types kiezen. Types voorafgegaan door een pijltje bevatten een aantal smaken van dat zelfde type. Klik op het pijltje naar rechts ( ) om deze sub-types zichtbaar te maken zoals hieronder in het voorbeeld van het type Article. 7
Het kiezen van een sub-type Beschrijvingen van het type kunt u vinden door op het vraagteken rechtsboven de lijst van typen te klikken. Een korte beschrijving van het type zal verschijnen onder de type-naam zoals hieronder te zien is van het type Annotation. Een korte beschrijving van het type Annotation Na een keuze te hebben gemaakt uit de lijst van types verschijnt het template voor het invoerscherm behorende bij het type van uw keuze. 8
Een invoerscherm voor het type Article in Journal Professional Vul de gevraagde gegevens nauwgezet in en voeg indien u uw publicatie beschikbaar stelt voor open access een full text toe. De toegevoegde full texts worden niet meteen doorgevoerd in het 9
repositorium. Anders dan bij METIS worden de documenten klaargezet in een pool om s nachts geïnjecteerd te worden in het repositorium. Op dat moment wordt de handle, de unieke persistente ID, toegekend waaronder uw publicatie te vinden zal zijn op het internet. De handle wordt automatisch ingevuld. U hoeft daar voor geen extra actie te ondernemen. Sluit de invoer af door onder aan het scherm op Save & Close te klikken. U krijgt een scherm als hieronder te zien waarin u wordt gevraagd een workflow-status te selecteren. Wilt u later nog iets toevoegen of wijzigen, selecteer dan Non-validated en klik op Done. Bent u tevreden met de door u ingevoerde data, selecteer dan For Validation bij Faculty Library. Klik vervolgens op Done. Het aanpassen van de status van de publicatie 4.2 Importeren 4.2.1 Importeren uit externe database Publicaties kunt u op verschillende manieren importeren. U kunt kiezen voor een import uit een online database als Web of Science of voor het toevoegen van een publicatie door het te laden vanuit een bestand. Voor het importen uit online databases klikt u op Import from external sources onder het kopje Import. Een scherm als hieronder zal verschijnen, waar u uw zoekopdracht in kunt voeren. Let bij het invoeren van uw naam op dat u indien u meer dan een initiaal gebruikt, de initialen aan elkaar schrijft zoals in het voorbeeld hieronder van Frits Naerebout voor wie de zoekterm Naerbout FG zou worden. 10
Het zoeken van een publicaties in externe bronnen Het resultaat van de zoekactie levert een lijst op met mogelijk aan u te relateren publicaties. Vink de publicaties die van u zijn aan en klik op Import en sluit de import-actie af met Confirm. Resultaat zoekactie externe bronnen 11
De geïmporteerde publicaties hebben de status Non-validated. Gaat u akkoord met de data, zet dan de status van de publicatie op For validation by faculty door de publicatie aan te vinken in de lijst en te klikken op het Set status in het menu onder in het scherm. Footer-menu in the List View Kies vervolgens de gewenste status en klik op Set Status. Het aanpassen van de status van een publicatie 4.2.2.1 Zoekprofielen instellen Zoals we hebben kunnen zien in sectie 3 van het Overview -scherm op pag.4, kunnen gebruikers zelf aangeven met welke gegevens hij/zij willen zoeken in externe databases. Toegang tot zoekprofielen in het Overview -scherm 12
Een klik op Edit search profiles rechtboven (3) in het scherm, brengt u in het overzicht van reeds opgeslagen profielen. U kunt hier profielen wijzigen maar ook toevoegen. Een leeg overzicht van zoekprofielen Kiest u ervoor een nieuw zoekprofiel aan te maken, dan zal een scherm als hieronder verschijnen waarin u ondermeer naam, betrekking en de externe bronnen kunt selecteren. Een invoerscherm voor het aanmaken van zoekprofielen 13
4.2.2 Importeren files met publicatie-data LUCRIS biedt de mogelijkheid data direct te importeren uit files in de volgende formaten: BibTeX, EndNote, Reference Manager (RIS) en RefWorks. Klik op Import from file in de sectie Import. De import-functies in CONVERIS Een scherm als hieronder zal worden getoond. Scherm voor het selecteren van te importeren bestanden Upload the file via de link Select import file. Een scherm als hieronder wordt vertoond en ter verificatie worden file name, file format en number of entries weergegeven. Zijn de gegevens in orde, klik dan op de Next -knop rechtsonder. 14
Samenvatting van het geselecteerde Een overzicht wordt gegenereerd van publicaties die u kunt importeren en aan uw lijst van publicaties kan verbinden. Klik vervolgens op Import om uw selectie te bevestigen. Selectie van publicaties voor de definitieve import 4.3 Delegeren invoer Converis biedt de mogelijkheid de rechten voor het invoeren te delegeren een ander persoon met een ulcn-account. In het eigen hoofscherm selecteert men daartoe Delegate user rights Delegate user rights >> op het hoofdscherm van Frits Naerebout 15
Er zal een overzicht verschijnen met de reeds gedelegeerde personen. Om een nieuw persoon te delegeren klikt men op New delagation links in het scherm en een scherm als hieronder zal worden getoond. Lijst van gebruikers aan wie u kunt delegeren Zoek in en selecteer uit de lijst de juiste persoon en klik op Add. Een invoerscherm voor het type Article in Journal Professional 16
Er zal een bevestiging in beeld verschijnen met uw selectie, met de vraag of dit de persoon is aan wie u uw invoerrechten wil delegeren. Zo ja, dan klikt u op Delegate rechtsonder in het scherm. De vraag uw selectie voor delegatie te bevestigen CONVERIS voert u daarna terug naar het overzicht van gedelegeerde personen zoals te zien is in het scherm hieronder De delegatie van de invoerrechten van Frits Naerebout aan Wim Voermans In het voorbeeld hiervoor heeft Frits Naerebout zijn rechten gedelegeerd aan Wim Voermans. Als Wim Voermans vervolgens inlogt, ziet hij op zijn hoofdscherm achter Logged in as: Researcher de link Change verschijnen. Een klik hierop resulteert in een pop-up scherm waar men wordt gevraagd voor wie men publicaties wil invoeren. Selecteer de juiste persoon en druk op Switch. Het kiezen van een gebruikersrol 17
Op het scherm van Wim Voermans verschijnt wat men noemt de Personal Card van Frits Naerebout voor wie hij nu publicaties kan invoeren. Wim Voermans kan eenvoudig terugspringen door wederom the Change - link te gebruiken achter Logged in as: Researcher De Card van Frits Naerebout op het hoofdscherm van Wim Voermans 5. Publicatielijst Een volledig overzicht van uw publicaties kan worden verkregen door op het hoofdscherm in de sectie Publications te klikken op List all. De zogenaamde List View van uw publicaties zal worden getoond. Publicaties Frits Naerebout in List View 18
Links boven in het scherm vindt u de knop Add new publication Een klik hierop brengt u naar het scherm met een overzicht van de invoermogelijkheden zoals we hebben gezien op pagina 4 onder punt 4. Direct daaronder vindt u het filter-menu waarmee u de lijst kunt filteren. Het filter-menu op het Overview -scherm Als men bijvoorbeeld wil filteren op het publicatie van type Article dan klikt men op Publication Type waarna een popup-scherm zal verschijnen waarin een selectie kan worden gemaakt op welke types er moet worden gefilterd. Het selecteren van publicatietypes voor een filter Men vinkt alle types aan waarop men wil filteren en klikt daarna op de Apply -knop rechtsonder. De filtering wordt nu doorgevoerd op uw publicaties. De selectievoorwaarden voor dit filter worden nu getoond onder het filter-menu. 19
Het filter-menu met eigen selectie Wil men dit filter opslaan om later nog eens te gebruiken, dan klikt men op Save filter en geeft het filter een naam en slaat het op door op Save filter rechtsonder in het pop-up scherm te klikken. Het opslaan van een filter Het filter verwijderen kan door op Remove filter te klikken in het filter-menu. Een bestaand filter gebruiken kan door in het filter-menu te klikken op Restore filter settings. Vervolgens kunt u uit het pull-down menu het door u gewenste filter selecteren en bevestigen door op Load Filter te klikken. Een bestaand filter toepassen Of er nu een filtering heeft plaatsgevonden of niet, elke List View geeft linksboven de mogelijkheid in de lijst van publicaties op titel of een auteursnaam te zoeken. In het zoekresultaat staat per rij links de korte presentatie van een publicatie met daarnaast de status, of de publicatie zichtbaar is voor het publiek of niet op zoiets als een publicatie-tab, de datum van de laatst wijziging en helemaal rechts een aantal bewerkingen die men kan uitvoeren op een publicatie. 20
Zoeken op titel of auteur De rijen van publicaties in List View Het ikoontje dat lijkt op een B geeft u de mogelijkheid te kijken naar de publicatie in een verkorte weergave. Door op het potlood-ikoontje te klikken, gaat men naar het template om de eerder ingevoerde data te bewerken. Dit is tevens te realiseren door op de titel van een publicatie in de eerste kolom te klikken. Het potlood-ikoon verschijnt alleen dan wanneer de status van de publicatie op Non-validated staat en u de publicatie zelf hebt toegevoegd. Een klik op het oog-ikoontje voert de gebruiker naar een preview-pagina van de publicatie. Als men iets mocht willen wijzigen in de data en men heeft edit-rechten, dan kan men in deze pagina een Request for Change indienen bij de beheerders van het systeem. Om een publicatie te verwijderen uit de lijst kan men op het rode kruis klikken. Dit is alleen mogelijk voor de publicaties die u even daarvoor heeft ingevoerd. In feite worden deze publicaties gearchiveerd en kunnen ze alleen worden teruggeplaatst door een SuperAdmin van de applicatie, het centrale beheer van Converis bij de UBL. Alleen het centrale beheer kan een publicatie echt helemaal uit het systeem verwijderen. Met de functionaliteit achter dit abstracte ikoontje kunt u een publicatie ontkoppelen of juist binden aan uw publicatie-lijst. Het komt af en toe voor dat andere personen die invoeren fouten maken en u onterecht koppelen aan een publicatie. Hiermee kunt dit ongedaan maken. Onder in de pagina kunt u verschillende acties in batch uitvoeren op de publicaties in de lijst. Publicaties kunt u selecteren door het vakje aan te vinken aan het begin van elke rij. Klik daarna op één van de vier mogelijke bewerkingen. Het footer-menu 21
6. Publicatie-tab De door u ingevoerde publicaties verschijnen meteen op uw publicatie-tab op uw persoonlijkepagina op de website van de Universiteit. Mocht u daar geen prijs opstellen dan kunt u in uw Publicatielijst per publicatie aangeven of u een publicatie zichtbaar wilt laten zijn voor het publiek of niet. Vink daartoe het vakje aan het begin van een rij en klik daarna op Change visibility in het menu onder in het scherm. De zichtbaarheid van een resultaat op de publicatie-tab Daarna zal ik de kolom de status veranderen van yes in no of wanneer u met de publicatie wel zichtbaar wil zijn op het net van no in yes. Publicaties die tijdens het invoer-proces zijn voorzien van een of meerdere full texts voor opname in het repositorium zullen in de publicatie-tab worden voorzien van een link op de titel van de publicatie zelf, op het moment dat de UBL de publicatie als laatste in de workflow de full texts heeft gevalideerd. 7. Rapportages CV s, data-exports en rapportages van publicaties zijn min of meer allen verschillende formaten van rapportages van de inhoud van de geregistreerde publicaties. Ze kunnen gegenereerd worden in de sectie Reports dat vanuit het hoofdmenu kan worden benaderd. 7.1 CV s Voor de enkeling die nog geen CV heeft opgesteld voor zichzelf biedt LUCRIS de mogelijkheid een CV samen te stellen op basis van de door hem/haar ingevoerde data. Deze data hoeft niet louter en alleen te bestaan uit publicaties maar kan ook ingevoerde activiteiten (CV activities) bevatten. Om een CV te genereren klikt men in de sectie Reports op CV generator. Daarna wordt een scherm als hieronder getoond waarin men verschillende keuzes kan maken voor wat betreft de 22
opmaak van de output, de inhoud, eind - en startdatum en het formaat van het rapport pdf of worddocument. Vervolgens klikt men op Generate CV. De CV-generator 7.2 Data export Vroeg of laat komt er een moment dat men geregistreerde data wil hergebruiken voor andere doeleinden. Dan is het handig een export te kunnen maken in een formaat dat door derden gelezen kan worden. Om een export te genereren klikt men in de sectie Reports op Start-generator in de sectie Data export(xls/xml). Een scherm verschijnt waarin we een informatie-type dienen te selecteren. 23
Klikt men op Next dan wordt een scherm als hieronder getoond waarin men verschillende keuzes kan maken voor wat betreft het te exporteren informatie type, de bij behorende attributen en relatie types. Vervolgens klikt men weer op Next. Het aanmaken van een rapport In de laatste stap in dit proces geeft u aan welke bewerkingen u nog wilt laten uitvoeren op de dataselectie en in welke formaat excel of xml u de data wilt exporteren. Vervolgens klikt u op Export onder in het scherm. Een uitvoer-formaat kiezen 24
7.3 Publication reports Hoewel de gewone gebruiker deze functionaliteit weinig zal gebruiken is het misschien toch handig op de hoogte te zijn van de mogelijkheden voor het draaien publicatieslijsten. Om een publicatielijst te genereren klikt men in de sectie Publication Reports van het Reports - scherm op Start-generator. Een scherm verschijnt waarin een preview te zien is van het filter dat u vervolgens in moet stellen. Stappen te doorlopen voor het maken van rapporten van publicaties Doorloop de verschillende stappen. Voer de data nauwgezet in en beantwoord de vragen zorgvuldig. Als u dit afgerond heeft klikt u op Generate. Converis genereert nu uw publicatielijst in pdfformaat. 25