Jan Buermans Time Management
Mensen hebben tussen de 40.000 en 60.000 gedachten op een dag 95% ervan is in het verleden of in de toekomst Slechts 5% van onze tijd zijn we in het NU!
Iedereen heeft evenveel tijd Je moet dus bewust met de tijd omgaan Je moet tijd maken om je eigen tijd te bepalen en in te delen
Time Management = Zelfmanagement Iedereen heeft immers dezelfde 24u per dag ter beschikking
CREATIEF met tijd Doorbreken van routines : dingen ANDERS doen Time-out om oplossingen te zoeken Vóór-denken, want na-denken komt te laat! pro-actief ipv re-actief Leidt tot verbeteringen
Onduidelijke doelstellingen Teveel tegelijk willen doen TIJDROVERS Slechte organisatie Geen prioriteiten Slechte planning Overvol bureau
TIJDROVERS Telefonische onderbrekingen Last minute requests Niet afmaken van werk Onverwachte bezoekers Geen NEE kunnen zeggen Afleiding Gebrek aan zelfdiscipline
Irrelevant perfectionisme TIJDROVERS Uitstellen van (moeilijke) taken Te weinig delegeren Meetings Geen goede voorbereiding E-mails Alles willen weten
Bepalen van prioriteiten
Bepalen van prioriteiten Urgent activiteiten die onmiddellijke aandacht en/of actie vragen, zonder uitstel Important activiteiten die betekenisvol zijn voor het bereiken van eigen objectieven
Bepalen van prioriteiten Urgent Urgent Urgent Not important Important Not urgent Not urgent Not important Important Important
Urgent and Important Re-actief Crisissituaties + onmiddellijke, onverwachte en onvoorziene problemen Deadlines En ook : DO IT NOW (do not postpone anymore) Gevaar : zorgt voor hoge stress Slachtoffer van de situatie Reageren tot dingen zich voordoen, ipv. ze te voorzien en ze a priori te PLANNEN
Urgent and Important Voorbeelden Afhandelen van een woedende klant Halen van de uiterste deadline Computer die crasht Arbeidsongeval Brand
Not urgent but Important Pro-actief Planning opmaken voor belangrijke dingen Voorbereiding Anticiperen op problemen Kwaliteit verhoogt en geeft rust Gevaar : Ze zijn niet dringend, dus ze blijven liggen en worden zo opnieuw U + I
Not urgent but Important Voorbeelden Persoonlijk zelfmanagement! Planning! Voorbereiding Constante zelfontwikkeling
Urgent but not Important Re-actief Onderbrekingen Anderen helpen, maar met dingen die jouw persoonlijke doelstellingen en de algemene organisatie niet ten goede komen Gevaar : Hypotheek op de eigen prioriteiten bv. kan je mij helpen met de bestellingen voor morgen, want ik heb te veel werk
Urgent but not Important Voorbeelden Onverwachte, te lange telefoontjes Meetings waar je niet bij moet zijn Nutteloos mailverkeer Onverwachte bezoekers (intern of extern) Tegemoetkomen aan de prioriteiten van anderen
Not urgent and not important Niet-actief = druk bezig lijken (met nutteloze dingen) Activiteiten die enkel tijdverlies zijn Activiteiten in deze categorie zijn van geen enkel belang en mogen dan ook geen deel uitmaken van je dagelijkse bezigheden! Gevaar : Mismanagement + tijd- & energieverlies
Voorbeelden Not urgent and not important Oneindig opruimen & klasseren Eindeloos agenda updaten Klagen Doorschuiven problemen Junk mail Tijdrovers
Bepalen van prioriteiten Urgent MISLEIDING CRISIS VERSPILLING KWALITEIT Important
Bepalen van prioriteiten Urgent Onderbrekingen Kritieke activiteiten Afleidingen OBJECTIEVEN Important
Bepalen van prioriteiten Urgent Urgent Urgent DELEGATE DO Not important Important Not urgent Not urgent DUMP PLAN Not important Important Important
Bepalen van prioriteiten Urgent 15% 20 25% 50-60% 25 30% Rood : bedrijven met hoge prestaties Zwart : gemiddelden minder dan 1% 65 80% 2 3% 15% Important
Tips Maak een planning en overzicht/schema van uw belangrijkste werkzaamheden Stel niet uit Los de urgente issues onmiddellijk op en vermijd ze in de toekomst Werk aan 1 taak tegelijk Delegeer Organiseer uw archief (mappen per onderwerp)
Tips Laat u niet storen op elk moment Selecteer uw informatie (80% van uw archief bekijkt u nooit meer) Houd telefoongesprekken kort en bondig Behandel uw mail op een vast tijdstip Plan meetings Leer neen te zeggen
Lijstje Begin elke dag met het maken van een lijstje :! Het geeft rust! Onze hersenen worden leeggemaakt! Het schept orde en vermijdt chaos in ons hoofd! Het creëert overzichtelijkheid
E-mail Gouden regel voor e-mail : lees nu, doe het nu, klasseer nu, verwijder het nu!!! Email = post : DO, DELEGATE, DUMP OR PLAN
E-mail Inbox : maximum 15 GELEZEN berichten (enkel TO DO s!!!) The best inbox is an empty inbox!
E-mail Maak mappen/folders Zorg voor een logische indeling! Per onderwerp! Per departement! Op naam! Per project
E-mail Desactiveer de signalen die een mail aankondigen
E-mail Open uw mail ENKEL op vastgestelde tijdstippen
E-mail Mailadres selectief doorgeven
E-mail Unsubscribe van mailinglists
E-mail Behandel de oudste mails eerst FIFO
E-mail Do not PRINT mails
E-mail Delete Verzonden en Verwijderde berichten
E-mail Gebruik duidelijke titels (subject) Hou het KORT (geen lange boodschappen) : no scrolling rule Maak duidelijk of er actie vereist wordt : actie vereist of FYI
E-mail Vermijd reply to all Forward : elimineer vorige mails + bijlagen Wees spaarzaam met cc
E-mail Gebruik de Out of Office Maak group lists en hou ze up to date Maak afspraken met team over email-protocol
Wet van doorlopend werken Een werk doorlopend afwerken neemt minder tijd in beslag dan het in verschillende fasen te doen Na elke onderbreking moet je er terug ingeraken Na elke onderbreking verlaagt de concentratie
Wet van doorlopend werken Blokkeer één/enkele moment(en) per dag waarbij u door niemand mag gestoord worden Dit is de belangrijkste afspraak van de dag Zet ze in uw agenda (al dan niet gecodeerd) U bent dan NIET bereikbaar Kies moment(en) uit waarbij u riskeert het minst gestoord te worden