Meer doen met je tijd!

Transcriptie

1 Meer doen met je tijd! Els Ory 18 januari 2018 Wat verwachten? Wat is TIJD? Wat is TIJDBEHEER? EFFECTIEF en EFFICIENT werken? WAT moeten we doen? WANNEER moeten we iets doen? Wat verwachten? Wat is TIJD? Inhoud 1. TIJD Wat is TIJDBEHEER? 2. TIJDBEHEER EFFECTIEF en EFFICIENT werken? 3. OMGAAN MET WERK WAT moeten we doen? 4. PRIORITEITEN WANNEER moeten we iets doen? 5. PLANNING 1

2 1. TIJD 2. TIJDBEHEER 3. OMGAAN MET WERK 4. PRIORITEITEN 5. PLANNING 1. TIJD Voorbij is voorbij. 1. TIJD Voorbij is voorbij. Tijd is niet op te sparen. 2

3 1. TIJD Voorbij is voorbij. Tijd is niet op te sparen. Iedereen heeft evenveel. 1. Tijd Ik heb geen tijd. Hoezo?? 1. Tijd Ik heb geen tijd. 3

4 POLL Wat herken je het meest? A. Er is te veel werk te doen in te weinig tijd B. Ik kan mijn werk niet zelf plannen C. Ik heb zeven planningen en taken in mijn hoofd D. Ik kan me niet aan mijn planning houden en daar krijg ik stress van 1. TIJD 2. TIJDBEHEER 3. OMGAAN MET WERK 4. PRIORITEITEN 5. PLANNING 2. Tijdbeheer Albert Einstein: Tijd is een opeenvolging van gebeurtenissen. 4

5 2. Tijdbeheer Beheer 1. Plannen 2. (Laten) uitvoeren 3. Controleren 4. Bijsturen Gebeurtenissen 2. Tijdbeheer Niet beïnvloedbare gebeurtenissen 2. Tijdbeheer Beïnvloedbare gebeurtenissen 5

6 Samenvattend We hebben allemaal evenveel tijd, elke dag opnieuw. Tijd is een opeenvolging van gebeurtenissen die we beheren. Niet alle gebeurtenissen zijn echter beïnvloedbaar. Serenity Prayer (Reinhold Niebuhr) Grant me the serenity To accept the things I can not change, the courage to change the things I can, and the wisdom to know the difference. 1. TIJD 2. TIJDBEHEER 3. OMGAAN MET WERK 4. PRIORITEITEN 5. PLANNING 6

7 POLL Wat zie jij het vaakst als een struikelblok in je tijdbeheer? A. Het is voor mij en in de organisatie niet steeds duidelijk genoeg welke mijn prioriteiten zijn B. Ik durf te weinig assertief te zijn of neen te zeggen C. Ik heb moeite met het plannen van mijn werk D. Ik kan me niet aan mijn planning houden 3. Omgaan met werk DAG EVALUATIE MOMENT EVALUATIE 3. Omgaan met werk DAG EVALUATIE 7

8 POLL Wanneer is Harry best bezig? A. Een collega van Aankoop vraagt Harry om een macro in Excel te controleren. Als expert vindt Harry na een kwartier al het probleem. De collega is geholpen! B. Harry bereidt de presentatie van vrijdag voor ivm budgetgoedkeuring. Hij heeft hiervoor een uur uitgetrokken en in zijn agenda geblokkeerd. Hij gaat in de aparte werkruimte zitten en de telefoon is doorgeschakeld. POLL Wanneer is Harry best bezig? C. Harry bereidt het evaluatiegesprek van zijn medewerker voor. Ondanks de drukte en de hulpvragen van collega s is hij er tegen het eind van de dag toch in geslaagd deze belangrijke taak af te werken. D. Harry is zijn post aan het verwerken en heeft alvast even zijn nieuwe vakblad doorbladerd en een interessant artikel snel doorgelezen. Hij begint binnenkort aan een project hierover dus die info zal zeker van pas komen. POLL Wanneer is Harry best bezig? A. Macro Excel opgelost voor Aankoop. B. Budgetpresentatie voorbereid. C. Evaluatie medewerker voorbereid en afgewerkt tussendoor doorheen de dag. D. Artikel vakblad doorgelezen bij verwerking post. 8

9 3. Omgaan met werk We zijn effectief als de besteding van onze tijd bijdraagt aan het bereiken van ons doel. We zijn efficiënt als de inspanning overeenstemt met het resultaat. Tijdbeheer heeft meer te maken met effectiviteit dan met efficiëntie. Effectief Efficiënt De juiste dingen doen De dingen juist doen 3. Omgaan met werk Effectief Niet efficiënt Efficiënt Niet effectief 9

10 3. Omgaan met werk Effectief Niet efficiënt B. Harry bereidt de presentatie van vrijdag voor ivm budgetgoedkeuring. Hij heeft hiervoor een uur uitgetrokken en in zijn agenda geblokkeerd. Hij gaat in de aparte werkruimte zitten en de telefoon is doorgeschakeld. Efficiënt Niet effectief 3. Omgaan met werk Niet efficiënt C. Harry bereidt het evaluatiegesprek van zijn medewerker voor. Ondanks de drukte en de hulpvragen van collega s is hij er tegen het eind van de dag toch in geslaagd deze belangrijke taak af te werken. Effectief B. Harry bereidt de presentatie van vrijdag voor ivm budgetgoedkeuring. Hij heeft hiervoor een uur uitgetrokken en in zijn agenda geblokkeerd. Hij gaat in de aparte werkruimte zitten en de telefoon is doorgeschakeld. Efficiënt Niet effectief 3. Omgaan met werk Niet efficiënt C. Harry bereidt het evaluatiegesprek van zijn medewerker voor. Ondanks de drukte en de hulpvragen van collega s is hij er tegen het eind van de dag toch in geslaagd deze belangrijke taak af te werken. Effectief B. Harry bereidt de presentatie van vrijdag voor ivm budgetgoedkeuring. Hij heeft hiervoor een uur uitgetrokken en in zijn agenda geblokkeerd. Hij gaat in de aparte werkruimte zitten en de telefoon is doorgeschakeld. Efficiënt A. Een collega van Aankoop vraagt Harry om een macro in Excel te controleren. Als expert vindt Harry na een kwartier al het probleem. De collega is geholpen! Niet effectief 10

11 3. Omgaan met werk Niet efficiënt C. Harry bereidt het evaluatiegesprek van zijn medewerker voor. Ondanks de drukte en de hulpvragen van collega s is hij er tegen het eind van de dag toch in geslaagd deze belangrijke taak af te werken. D. Harry is zijn post aan het verwerken en heeft alvast even zijn nieuwe vakblad doorbladerd en een interessant artikel snel doorgelezen. Hij begint binnenkort aan een project hierover dus die info zal zeker van pas komen. Effectief Niet effectief B. Harry bereidt de presentatie van vrijdag voor ivm budgetgoedkeuring. Hij heeft hiervoor een uur uitgetrokken en in zijn agenda geblokkeerd. Hij gaat in de aparte werkruimte zitten en de telefoon is doorgeschakeld. Efficiënt A. Een collega van Aankoop vraagt Harry om een macro in Excel te controleren. Als expert vindt Harry na een kwartier al het probleem. De collega is geholpen! 3. Omgaan met werk DAG EVALUATIE 3. Omgaan met werk DAG EVALUATIE MOMENT EVALUATIE 11

12 3. Omgaan met werk 3. Omgaan met werk iets te doen < 3 > 3 - < 1 uur > 1 uur Onmiddellijk doen! Noteren op je Noteren in je Ongeacht de prioriteit! TAKENLIJST AGENDA Quick win Afspraak met mezelf 3. Omgaan met werk De wet van EISENHOWER Onbelangrijke zaken worden zelden belangrijk! Belangrijke zaken worden wel dringend! 12

13 3. Omgaan met werk Belangrijk B-taken Doe zelf Snel, inplannen D-taken A-taken Doe ze zelf Onmiddellijk C-taken Delegeren indien mogelijk; doen indien nodig en wanneer mogelijk Dringend 1. TIJD 2. TIJDBEHEER 3. OMGAAN MET WERK 4. PRIORITEITEN 5. PLANNING 4. Prioriteiten Wat is mijn doel? Welke zijn mijn resultaatgebieden? Welke is de volgorde van belangrijkheid van mijn resultaatgebieden? Zijn mijn prioriteiten doorgesproken en transparant? 13

14 4. Prioriteiten Harry kent zijn prioriteiten: 1. Continuïteit van de geleverde systemen 2. Coaching medewerkers 3. Projectmanagement 4. Commercieel werk 5. Interne communicatie => dankzij een snelle prioriteitencheck weet je snel wie je terugbelt tijdens je korte pauze 1. TIJD 2. TIJDBEHEER 3. OMGAAN MET WERK 4. PRIORITEITEN 5. PLANNING 5. Planning 14

15 5. Planning via agenda Inzicht Overzicht 5. Planning via agenda Weekoverzicht Terugkerende agendazaken : wekelijks, maandelijks, jaarlijks Externe afspraken Eigen Uitstelbare taken ( 1 uur) 15

16 16

17 Agenda Weekoverzicht Verschillende kleuren Dezelfde aanduiding Reis- en voorbereidingstijd Voeg privé afspraken waar nodig discreet toe Onplanbaar is niet hetzelfde als onvoorzienbaar Plan realistisch (jouw bioritme en dat van je afdeling) Hou rekening met maximum vulniveau 17

18 5. Planning via takenlijst Beschrijf de taak Geef een tijdsbudget per taak Laat de taak pas verschijnen wanneer ze relevant is (startdatum) Stop met je takenlijst als je tijdbudget op is 5. Planning via takenlijst Geef met een letter de prioriteit aan Geef met een cijfer de volgorde aan Wees consequent in taalgebruik en nummering/letters 18

19 Ontvangen Taak Indien we voor deze iets moeten doen, maken we er een taak van. Tip! Vermeld expliciet welke taak je moet doen. Indien de taak op een specifiek moment moet besproken worden, maken we er een agenda-item van. Agendaitem Indien het resultaat bevestigd moet worden, maken we van het agenda-item terug een . Planning bedreigd door tijdrovers 19

20 POLL Waar ga jij vanaf morgen mee aan de slag? A. Ik gebruik vanaf nu een takenlijst en agenda apart B. Ik evalueer mijn tijdgebruik (Effectief-belangrijkefficiënt-dringend) C. Ik maak mijn prioriteiten op en bespreek ze met mijn manager D. Ik hou me aan een maximaal vulniveau in mijn planning Begin er zo snel mogelijk mee. Quick wins, taken en agenda. Tijdbeheer eindigt nooit. 20