THUISWERKBELEID UW SAMENWERKING Per 1 januari 2016 is de Wet Flexibel Werken van kracht geworden. Hierin is, naast de mogelijkheid om een wijziging van de arbeidsduur of de werktijden aan te vragen, ook opgenomen dat medewerkers het recht hebben om jaarlijks een verzoek in te dienen om thuis te kunnen werken. Dit laatste aspect wordt in dit beleid voor UW Samenwerking verder uitgewerkt. Uitgangspunten UW Samenwerking heeft geen werkzaamheden beschikbaar die structureel alle dagen per week volledig vanuit huis kunnen worden uitgevoerd. Binding met de organisatie en het kunnen bijwonen van overlegvormen vragen om de aanwezigheid van medewerkers op de werklocaties van UW Samenwerking gedurende minimaal 2 dagen per week. UW Samenwerking biedt mogelijkheden tot structureel gedeeltelijk thuis werken aan voor werkzaamheden die niet gebonden zijn aan een van de werklocaties van UW Samenwerking. Medewerkers die thuis kunnen werken, kunnen geen aanspraak maken op structurele vaste thuiswerkdagen; flexibiliteit is een randvoorwaarde om onze dienstverlening en overleggen vorm te kunnen geven. Wij verwachten van medewerkers die thuis werken dat zij bij een overleg of bijeenkomst aanwezig zijn, ook al is het een thuiswerkdag. Afspraken over structureel gedeeltelijk thuiswerken worden gemaakt door HR nadat de medewerker en de manager hebben overlegd over de mogelijkheden en de manager heeft getoetst of thuiswerken kan. In deze afspraken wordt vastgelegd: - Reden van het verzoek - Periode waarin en dagen/dagdelen waarop - Bereikbaarheid van de medewerker - Werkzaamheden die thuis verricht gaan worden - Wijze waarop de voortgang in de werkzaamheden wordt teruggekoppeld aan de manager - Afspraak over evaluatie en zo nodig continuering van de afspraken Bij incidenteel thuiswerken kan worden volstaan met een mondeling akkoord van de manager. Deze uitgangspunten leggen we vast in de navolgende regeling.
Het Dagelijks Bestuur van UW Samenwerking; gelet op artikel 125 van de Ambtenarenwet, artikel 160 van de Gemeentewet, de wet Flexibel werken d.d. 1.1.2016, de verkregen instemming van de Ondernemingsraad d.d...; B E S L U I T : vast te stellen de volgende: REGELING THUISWERKEN UW SAMENWERKING Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: - De medewerker: ambtenaar in de zin van de CAR/UWO - De werkgever: UW Samenwerking, de gemeente IJsselstein, de gemeente Montfoort. - Thuiswerken: het door de medewerker gedeeltelijk verrichten van werkzaamheden vanuit de woning van de medewerker, met behulp van informatie- en telecommunicatietechnologie. - Thuiswerkmoment: de dagen of dagdelen in de week waarop de medewerker arbeid door middel van thuiswerken verricht. - Thuiswerkplek: de ruimte in de woning van de medewerker van waaruit de medewerker op thuiswerkmomenten arbeid verricht. - Thuiswerkovereenkomst: de overeenkomst op grond waarvan de medewerker zijn werkzaamheden door middel van thuiswerken verricht. Artikel 2 Thuiswerken op initiatief van de medewerker Lid 1: De medewerker die langer dan een half jaar in dienst is, kan bij de werkgever schriftelijk een aanvraag indienen om gedeeltelijk structureel te mogen thuiswerken. Deze aanvraag wordt uiterlijk twee maanden voor de ingangsdatum ingediend. Na afwijzen of inwilligen van het verzoek moet de medewerker een jaar wachten voordat een nieuw verzoek kan worden ingediend. Lid2: De werkgever neemt een aanvraag in overweging. De manager overlegt met de medewerker over de mogelijkheden en toetst aan de criteria (artikel 2 lid 3) of thuiswerken kan. Duidelijkheid over toekenning wordt uiterlijk een maand voor de ingangsdatum schriftelijk en gemotiveerd verstrekt. Lid 3: Een aanvraag wordt alleen toegewezen als: - het in het kader van de werkzaamheden van de medewerker mogelijk is dagdelen c.q. dagen vanuit huis te werken; het is aan de werkgever te bepalen of dit voor de functie van de medewerker kan; - de medewerker minimaal 2 dagen per week op een van de werklocaties van UW Samenwerking aanwezig is (op deze 2 dagen kan niet thuis worden gewerkt); - de medewerker zich flexibel opstelt in de thuis te werken dagen. De medewerker heeft geen recht op vaste thuiswerkdagen en verklaart zich bereid, daar waar het voor het werk noodzakelijk is, op alle dagen van de week op een van de werklocaties van UW Samenwerking de werkzaamheden uit te voeren; - de medewerker beschikt over een thuiswerkplek, die voldoet aan de eisen die daaraan worden gesteld door de Arbeidsomstandighedenwet en - de medewerker al beschikt over een PC en een internetnetwerk welke geschikt zijn om te Thuiswerken; - de medewerker bereid is bij een overleg of bijeenkomst aanwezig te zijn, ook valt dit op een thuiswerkdag. Lid 4: Bij incidenteel thuiswerken kan worden volstaan met een mondeling akkoord van de manager
Artikel 4 Thuiswerkovereenkomst Lid 1: Met de medewerker die zijn functie door deels thuis te werken uitoefent, wordt een thuiswerkovereenkomst afgesloten. In deze overeenkomst worden aanwijzingen gegeven met betrekking tot één of meer van de volgende onderwerpen: o Reden van het verzoek o Periode waarin en dagen/dagdelen waarop o Bereikbaarheid van de medewerker o Werkzaamheden die thuis verricht gaan worden o Wijze waarop de voortgang in de werkzaamheden wordt teruggekoppeld aan de manager o Afspraak over evaluatie en zo nodig continuering van de afspraken o informatiebeveiliging; o privacyaspecten. Lid 2: De werkgever kan, indien het belang van de dienst dat vereist, de medewerker opdragen in afwijking van bovenstaande aanwijzingen de werkzaamheden op de werklocaties van UW Samenwerking te verrichten. Artikel 5 Thuiswerkplek Lid 1: De medewerker is verplicht er voor zorg te dragen dat de thuiswerkplek voldoet aan de eisen die worden gesteld in de Arbeidsomstandighedenwet (zie checklist Thuiswerken en de daarbij behorende informatie over De ideale beeldschermwerkplek ). Lid 2: De medewerker verleent medewerking aan een bezoek door de werkgever of Inspectie SZW aan zijn privéwoning om de thuiswerkplek te controleren op de vereisten van de Arbowetgeving. Artikel 6 Opschorten thuiswerkovereenkomst bij ziekte Bij arbeidsongeschiktheid door ziekte of tijdens de re-integratieperiode zal deze overeenkomst worden opgeschort tot het moment van volledig herstel. Op advies van de bedrijfsarts kan door de werkgever anderszins worden besloten. Artikel 7 Ontbinden thuiswerkovereenkomst Lid 1: De werkgever kan de thuiswerkovereenkomst ontbinden, indien zich onder meer de volgende situaties voordoen: - de thuiswerkplek niet of niet meer voldoet aan de eisen die daaraan worden gesteld door de Arbeidsomstandighedenwet; - de medewerker weigert mee te werken aan een tijdig aangekondigd onderzoek van de thuiswerkplek door een preventiemedewerker; - de medewerker de aanwijzingen die in de thuiswerkovereenkomst zijn opgenomen niet opvolgt; - de medewerker in onvoldoende mate aan de gestelde eisen voldoet; - de medewerker van functie verandert; - de medewerker hierom verzoekt. Bij niet genoemde situaties kan de werkgever naar redelijkheid en billijkheid beslissen de thuiswerkovereenkomst te ontbinden. Lid 2: De medewerker dient een schriftelijk verzoek om intrekking van het thuiswerkbesluit ten minste een maand voor de gewenste einddatum in bij de werkgever. Artikel 8 Inwerkingtreding en citeertitel Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 september 2016 en kan worden aangehaald als Regeling thuiswerken UW Samenwerking. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks bestuur van UW Samenwerking van 21 december 2016. De secretaris, De voorzitter, J. Pol Mr. P.J.M. van Domburg
THUISWERKOVEREENKOMST UW SAMENWERKING ( Afhandelen binnen 4 weken na datum verzoek) Ondergetekenden, UW Samenwerking, hierna te noemen werkgever, en (naam) (adres) (woonplaats) (functie) hierna te noemen de medewerker, komen overeen dat een gedeelte van de werkzaamheden structureel door middel van thuiswerken vanuit de privéwoning van de medewerker wordt verricht. Reden van het verzoek Op (datum verzoek) hebben wij uw verzoek om thuis te mogen werken ontvangen. U geeft hiervoor de volgende redenen aan: (reden aanvraag thuiswerken zoals door medewerker is aangegeven) Thuiswerkafspraken: - Medewerker werkt in de periode t/m (periode waarin) thuis op (dagen /dagdelen en tijdstippen/uren waarop). Gedurende deze periode wordt de reiskostenvergoeding teruggebracht naar het aantal dagen waarop de medewerker in het Stadhuis werkzaam is, zijnde (aantal werkdagen op stadhuis) dagen - Tijdens het thuiswerken is de medewerker bereikbaar op: (mobiel telefoonnummer en/of nummer vaste telefoon thuis) - Medewerker gaat thuis de volgende werkzaamheden uitvoeren: (takenpakket zoals dat met de manager is overeengekomen) - Medewerker informeert de manager op de volgende wijze over de voortgang in de werkzaamheden: (telefonisch, per email, tijdens afgesproken overlegmomenten, frequentie contactomenten) - Medewerker gaat bij alle contacten en werkzaamheden vanuit huis zorgvuldig om met gevoelige informatie en respecteert de privacy van klanten, zakelijke relaties en collega s. Medewerker zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen en dat de werkgegevens op de computer zijn afgesloten voor toegang door derden. Zie ook de bepalingen in de Regeling Integriteit UW Samenwerking. - Medewerker verklaart bij een overleg of bijeenkomst aanwezig te zijn, ook al valt dit op een thuiswerkdag. - Op deze overeenkomst is de Regeling Thuiswerken van de werkgever onverkort van toepassing. - Bij arbeidsongeschiktheid door ziekte of tijdens de re-integratieperiode zullen de afspraken uit deze overeenkomst worden opgeschort tot het moment van volledig herstel. - De bepalingen van de arbeidsvoorwaarden van de werkgever en de overig rechtspositionele regelingen blijven ook op thuiswerkdagen van toepassing, tenzij er in deze overeenkomst van wordt afgeweken.
Werkplek thuis De door medewerker van te voren ingevulde checklist Thuiswerken wordt na ondertekening van de thuiswerkovereenkomst een onderdeel van deze overeenkomst. Medewerker verklaart door ondertekening van deze overeenkomst kennis te hebben genomen van de richtlijnen Ideale werkplek behorende bij de checklist en deze toe te passen bij werkzaamheden thuis. Evaluatie Jaarlijks zullen deze afspraken door HR en de manager met medewerker worden geëvalueerd en zo nodig worden herzien. Aldus overeengekomen en ondertekend in tweevoud te IJsselstein op (datum) Het Dagelijks Bestuur van UW Samenwerking namens deze, De medewerker, mevrouw A. Kers, HR manager (naam medewerker)
CHECKLIST THUISWERKEN UW SAMENWERKING Vraag Toelichting Ja / Nee Kun je thuis in rust werken? Is er een aparte werkkamer / werkplek, waardoor je niet wordt afgeleid? Zijn er tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden storende factoren aanwezig? Zo ja, kun je die opheffen? Heb je voldoende ruimte in je woning om een bureautafel en stoel op een ergonomisch verantwoorde manier op te kunnen stellen? De bureautafel moet zo zijn opgesteld dat de lichtinval van opzij komt. Je moet voldoende ruimte hebben om de bureaustoel met de juiste instellingen te kunnen gebruiken en de bureautafel te kunnen bereiken en verlaten. Er moet voldoende algemene verlichting en verlichting van de Heb je de mogelijkheid om de lichtinval rond de werkplek te regelen? Heb je de beschikking over een bureautafel die een ergonomisch verantwoorde ziten werkhouding mogelijk maakt en waaraan je met de laptop/computer, muis, laptopsteun en toetsenbord kunt werken? Heb je de beschikking over een bureaustoel die een ergonomisch verantwoorde ziten werkhouding mogelijk maakt? Heb je de beschikking over een goedwerkende dataverbinding zonder datalimiet zodat je kunt inloggen op Citrix? Is er een goede telefoonverbinding beschikbaar? Zijn er afwijkende afspraken nodig of wenselijk? Woonadres medewerker:. beeldschermwerkplek zijn. De lichtinval moet met bijvoorbeeld lamellen of zonwering regelbaar zijn om reflectie van licht op het beeldscherm te kunnen voorkomen. De beeldschermwerkplek moet er als volgt uitzien: Het blad moet voldoende breed en diep zijn, minimaal 120 cm x 80 cm. Het werkblad is bij voorkeur in hoogte verstelbaar. Het beeldscherm staat in het midden van het bureau, zodat je recht achter het scherm kunt zitten. De bovenkant van het scherm staat niet hoger dan ooghoogte. Aan een te lage bureautafel kan niet op een ergonomisch verantwoorde wijze worden gewerkt. Bij een te hoog bureau gebruik je een voetenbankje. Bij werken met de laptop moet deze zijn voorzien van een los beeldscherm of een los toetsenbord De hoogte en zitdiepte van de zitting, de rugleuning, lende- en armsteunen moeten instelbaar zijn en bij jouw lichaamsverhoudingen passen. Thuiswerken gebeurt vooral via de computer. Je moet hierbij kunnen inloggen via Citrix om contact met het netwerk van UW Samenwerking te kunnen maken. Bij thuiswerk hoort een goede telefonische bereikbaarheid voor contacten met externen en collega s. Dit moet probleemloos uitgevoerd kunnen worden. Datum: Naam medewerker:. Paraaf medewerker A. Kers, HR manager Paraaf HR manager
De ideale beeldschermwerkplek Toelichting ideale beeldschermwerkplek: 1. Kijkafstand Beeldschermformaat: Optimale kijkafstand: Acceptabele kijkafstand: 14 inch 50 cm. 50 70 cm. 15 inch 60 cm. 55 75 cm. 17 / 18 inch 70 cm. 60 85 cm. 21 / 22 inch 90 cm. 75 105 cm. 2. Kijkhoek De optimale kijkhoek is tussen de 20 en 22. 3. Hoek boven onderarm De optimale hoek tussen boven- en onderarm is 90. Daarbij is het belangrijk dat de schouders ontspannen zijn en de onderarm steunt op de armlegger. Let op! Beide armen vormen maar liefst 20% van het totale lichaamsgewicht. Worden de armen niet goed ondersteund tijdens het zitten dan betekent dit een aanzienlijke toename van de belasting voor de schouder- en nekspieren.
4. Documenten Als er veel met documenten wordt gewerkt, dient men een documenthouder te gebruiken. Hiermee kan het te lezen document meer rechtop worden geplaatst, waardoor de nekbelasting verminderd. De documenthouder moet vrij op het werkvlak kunnen worden geplaatst tussen beeldscherm en toetsenbord. De hoek van de documenthouder moet goed instelbaar zijn en de documenthouder moet groot genoeg en stevig zijn. 5. Toetsenbord De juiste positie van het toetsenbord is recht voor het lichaam op ongeveer 10 cm van de rand van het bureaublad. De pootjes van het toetsenbord moeten worden ingeklapt. Indien u het numerieke gedeelte van uw toetsenbord weinig gebruikt, wordt een compact toetsenbord aanbevolen, zodat de reikafstand naar de muis wordt verkort. 6. Laptop Beeldscherm en toetsenbord mogen niet aan elkaar vastzitten. Gebruik daarom bij werken met een laptop een los toetsenbord of een los beeldscherm. 7. Lumbaalsteun Ga rechtop zitten en breng de onderkant van de rugleuning op zo'n hoogte dat de bolling van de rugleuning zich op de hoogte van de holling van uw onderrug bevindt. 8. Armleggers Stel de armleggerhoogte zo in dat de onderarm steunt en de schouders ontspannen zijn. De diepte van de armlegger moet zo worden ingesteld dat de onderarm steun heeft en u met uw stoel goed kan aanschuiven aan uw bureau. De breedte van de armlegger moet dusdanig zijn ingesteld dat de armen op korte afstand van uw lichaam zijn gepositioneerd. 9. Hoogte tafel Als u de armleggers op de juiste manier hebt ingesteld (zie boven), moet het bureaublad op dezelfde hoogte als de armlegger worden ingesteld op het moment dat u op de stoel zit. Let op! De armlegger gaat omhoog als u opstaat. De tafelhoogte moet instelbaar zijn van 62 tot 82 cm. (Advieshoogte 75 cm.) 10. Hoek boven - onderbeen Als u op de stoel zit moeten uw voeten goed op de grond staan en uw benen een hoek maken van 90. Zo nodig gebruikt u om dit te bewerkstelligen een voetensteun.
11. Diepte werkblad Het werkblad moet minimaal 120 cm breed zijn en voldoende diep om de juiste kijkafstand bij de gebruikte maat beeldscherm te realiseren. Gemiddeld is een diepte van 80 cm voldoende als gebruik wordt gemaakt van een flatscreen. 12. Hoogte bureaustoel De juiste hoogte van de bureaustoel kunt u bepalen door voor de stoel te gaan staan met de knieschijf tegen de voorkant van de zitting. Als de knieschijf net boven de zitting uitkomt, is de zithoogte goed ingesteld. Daarbij moeten de voeten altijd goed op de grond komen. 13. Vrije beenruimte De beenruimte onder de tafel moet minimaal 65 cm diep en 60 cm breed zijn op de plaatsen waar men aan het beeldscherm werkt. De juiste zithouding (advies in cm) Lichaamslengte Hoogte van het bureaublad Hoogte van de armleuning Hoogte van het zitvlak Diepte van het zitvlak 150 62 22 41 38 155 64 23 42 38 160 66 23 43 38 165 68 24 44 39 170 70 25 46 40 175 72 25 47 41 180 74 26 49 41 185 76 27 50 41 190 78 28 51 41 195 80 29 53 41 200 82 30 54 41
BRIEF AFWIJZING VERZOEK OM THUIS TE WERKEN Brief moet binnen 4 weken na datum verzoek zijn beantwoord Beste. Op (datum) hebben wij uw verzoek ontvangen om thuis te mogen werken gedurende (aantal) dagen/dagdelen per week. U geeft hiervoor de volgende redenen aan (reden en verzoek om thuis te mogen werken). Wij hebben uw verzoek in overweging genomen en beoordeeld op de volgende criteria: - uw functie laat het toe dat u thuis werkt en daarnaast minstens 2 dagen per week op een van de werklocaties van UW Samenwerking aanwezig bent ; - u bent in staat flexibel te zijn met uw thuiswerkdagen en kunt zo nodig op alle dagen van de week op een van de werklocaties van UW Samenwerking uw werkzaamheden verrichten; - u beschikt over een thuiswerkplek die voldoet aan de arbo-eisen; - u beschikt over een PC en een internetnetwerk geschikt voor Thuiswerken; - u kunt bij overleg en bijeenkomsten aanwezig zijn, ook op thuiswerkdagen Helaas kunnen wij uw verzoek niet honoreren omdat (redenen afwijzen verzoek, gerelateerd aan de criteria). Informatie en bezwaar Misschien heb je nog vragen over dit besluit of wil je aanvullende informatie. Je kunt dan contact opnemen met HR via hr@uwsamenwerking.nl. Als je het niet eens bent met dit besluit, kun je binnen zes weken een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij het Dagelijks Bestuur van UW Samenwerking, Postbus 26, 3400 AA IJsselstein. De termijn van zes weken gaat in op de dag na het verzenden van dit besluit. Met vriendelijke groet, HET DAGELIJKS BESTUUR VAN UW SAMENWERKING, namens deze, Mevrouw A.A. Kers HR manager Kopie: salarisadministratie