Notulen vergadering bestuur 2015/2018 van de oudervereniging van de Oranje Naussau School (ONS) te Badhoevedorp Datum: 07.03.2017 Tijdstip: 19.00 h 20.30 h Aanwezig: Maarten Dekker (MD) Jeroen Vreenegoor (JV) Rene van der Meijden (RM) Paul van der Valk (PV) Wycher Dijkhuis (WD) Afwezig: geen Ingekomen stukken waren: Geen inkomen stukken Agenda vastgesteld Actielijst Doorgelopen en up-to-date gemaakt Goedkeuring notulen ALV en terugkijken hoe ALV verliep notulen zijn goedgekeurd, de secretaris zal een samenvatting maken van de ALV voor de nieuwsbrief (inclusief een opmerking over dat de ALV heeft ingestemd met handhaving van de statuten qua uitsluiting niet-betalers) Financiën (status) en budget 2017/2018 loopt op zich goed, hoewel 67 kinderen nog moeten betalen de OUVER moet de begroting van 2017/2018 begin mei bij de MR indienen ter bespreking Evenementen Commissie (status) EC loopt goed EC wil per evenement (inclusief oogstfeest) een verantwoordelijke van de EC Jeroen Vreenegoor zal de komende EC vergaderdata delen Ouderbetrokkenheid: o Lerares Wendy heeft overzicht gemaakt van activiteiten waar leraren en ouders bij betrokken zijn omdat op het ogenblik onduidelijk wie wat doet o Zij heeft het bestuur OUVER gevraagd het overzicht te reviewen en waar nodig te completeren o De voorzitter zal het overzicht delen met het bestuur en zal op basis van de terugkoppeling een antwoord aan Lerares Wendy sturen Verdere uitwerking ideeën Zie actiepunten Bestuur 2017/2018 Zie acties w.v.t.t.k. Volgende OUVER bestuursvergadering is op 9 mei (om 20h) as (RvdM regelt locatie) Geen verdere punten zijn naar voren gebracht
Actielijst Actie 29. Zorgen dat het item van de ALV van nieuwsbrief ook naar de klassenouders wordt gezonden 30. Ideeën t.a.v. besteding van de ontstane reserve bespreken met directie ONS 31. terugkoppeling geven aan directie ONS dat excursie groep 8 naar windmolens goed is, maar wel presentatie op zomerfeest over sustainability project 32. directie ONS vragen om plan t.a.v. sustainability te presenteren op ALV plus afspraak maken voor Voorzitter en Penningmeester samen te zitten over ouders die nog niet betaald hebben en overleggen algemene financiële situatie 33. directe mailing inrichten voor communicatie 34. nadenken over het installeren van een inkoop- en sponsorcommissie volgend jaar, te bespreken in volgende bestuursvergadering en te presenteren in ALV 35. 23 mei voorlopige begroting aanleveren Plandatum gereed Eigenaar Status Opmerking 20.04.2016 secretaris done Mailchimp gebruiken 15.12.2015 voorzitter done 06.05.2016 voorzitter done 06.05.2016 voorzitter done 17.05.2016 secretaris done Mailchimp gebruiken; RvdM weet hoe het te gebruiken 17.05.2016 voorzitter Vragen bij de ALV wie wil helpen, als er geen vrijwilligers zijn kan de OUVER het niet oppakken 17.05.2016 penningmeester done
aan MR, week tevoren via bestuur ter accordering 36. ALV van 7 juni voorbereiden (presentatie draft en direct email) 37. Vragen of Walter van der Wilt horeca wil verzorgen op het zomerfeest; Jeroen wil helpen 38. Claire Hilbrand en Maartje Klaver benaderen voor uitvoeren kascommissie 39. Controle of tekst in ONS jaarboek over OUVER klopt 40. Begroting 2016/2017 naar MR sturen 41. Uitnodiging ALV inclusief agenda versturen naar leden 42. Datum back to school feest 9 september 43. Coordinatie catering ALV 44. Presentatie framework maken 45. Draft beleid maken over niet-betalende ouders; draft beleid af te stemmen binnen OUVER, ook in overleg met Bert; beleid ook annonceren bij de communicatie volgend jaar over oudergeld 17.05.2016 secretaris done 01.05.2016 voorzitter done 01.05.2016 penningmeester done 01.05.2016 seceretaris done 17.05.2016 Penningmeester done 19.05.2015 Secretaris done 17.05.2016 Voorzitter stopped 17.05.2016 JV done 01.06.2016 Secretaris done 01.02.2017 Penningmeester Done (zie ook acties 50, 60, 61). Beleid is middels statuten duidelijk; OUVER gaat een lijst maken van kinderen waarvoor geen oudergeld is ontvangen vorige jaar; wordt gedeeld met school met de vraag om deze kinderen uit te
46. Kijk hoe OUVERstukken best openbaar te maken 47. Plan van aanpak maken over bijdrage zomerviering + presenteren aan MR 48. Akkoord budget 2016/2017 op de agenda zetten voor de volgende ALV 49. Plan 2016/2017 en doorgeschoven onderwerpen van deze vergadering op de agenda zetten van de volgende vergadering 50. MR vragen hoe om te gaan met niet betalende ouders 51. overleg met voorzitter EC over plannen en activiteiten volgend jaar en hoe alles loopt 52. Checken wanneer OUVER bestuur wordt gevraagd om met schooldirectie te zitten over sustainabilityprojectplan van ONS, ook vragen aan ONS om iemand af te vaardigen naar ALV om status van sustainability-project toe te lichten 53. Opzet oogstfeest directie ONS bespreken sluiten; penningmeester maakt de voorzet, secretaris stuurt het namens bestuur 01.02.2016 Secretaris In progress Met directie ONS samenzitten om te kijken of gebruik kan maken van website van school. 1.9.2016 Voorzitter done akkoord verkregen 1.10.2016 Secretaris done 1.9.2016 Secretaris done 1.10.2016 Voorzitter done MR heeft gezegd dat zij geen partij zijn in deze 1.10.2016 Voorzitter, JV done 1.10.2016 Voorzitter done 1.10.2016 Voorzitter done
en alignment krijgen (eerst voorbespreken met MR) 54. Mail terugsturen naar indieners nieuwe ideeën activiteiten dat we via ALV gaan doen 55. Locatie zoeken voor volgende bestuursvergadering op 11 oktober, 19h 56. ALV voorbereiden, 1 november, save the date sturen 1 okt, twee weken van tevoren herhaling, ook reminder betalen, via bestuur 57. one pager update van Sustainability voor de ALV 1.10.2016 Secretaris done 1.10.12016 WD done 1.10.2016 Secretaris done 01.10.2016 Voorzitter done 58. gesprek plannen met EC-voorzitter over wat status is 27.01.2016 Voorzitter done 59. draft presentatie ALV klaar 24.01.2017 Secretaris done 60. penningmeester maakt lijst met nietbetalende ouders ter distributie aan de directie van ONS 61. secretaris deelt lijst van niet-betalende ouders met directie namens bestuurd 62. Flyeren bij school om ouders te werven voor het bestuur OUVER, en sponsors te vinden 01.04.2017 Penningmeester nieuw 01.04.2017 Secretaris nieuw 15.04.2017 Voorzitter / secretaris nieuw
63. EC kijkt of er mensen sponsorcommissie op te pakken 64. voorzitter plant gesprek met directie ONS over nietbetalende ouders (in opvoling van actie 60/61) 65. mogelijkheden voor een automatische incasso onderzoeken 66. voorzitter contact trekkers van ideeen over volgende stappen 67. secretaris belt persoon die zich tijdens ALV aangemeld had als vrijwilliger voor EC/bestuur 68. 15.04.2017 Jeroen Vreenegoor nieuw 15.04.2017 Voorzitter nieuw 1.6.2017 Penningmeester nieuw 15.04.2017 Voorzitter nieuw 08.04.2017 Secretaris nieuw 69.