Handleiding inschrijven op onderhandse procedures

Handleiding inschrijven op onderhandse procedures Versie Mei 2015 U vindt in deze handleiding: 1. Aanmelden voor de procedure... 2 1.1. De uitnodiging ontvangen... 2 1.2. De uitnodiging beantwoorden... 4 2. Indienen van uw inschrijving... 7 2.1. Introductie op de Inschrijven-omgeving... 7 2.2. De projectschermen doorlopen... 8 2.3. Inschrijfdocumenten toevoegen... 9 2.4. Aanvullende documenten toevoegen... 11 2.5. De inschrijfprijs invoeren... 11 2.6. Simuleren van fictieve inschrijfprijs met de EMVI-analyse... 11 2.7. Publiceren van de inschrijving... 12 2.8. Vragen stellen aan de opdrachtgever... 13 2.9. Ontvangen berichten, nota van inlichtingen of rectificatie... 14 3. Afronden van de procedure... 18 3.1. Vinden project na publicatie inschrijving... 18 3.2. Afwachten verloop gunning... 18 3.3. Aanleveren extra documenten kluis 3... 20 4. Instellingen wijzigen... 21 4.1. Introductie op type gebruikers... 21 4.2. Menu-items van Mijn organisatie... 22 4.3. Gebruikersrollen toekennen of wijzigen... 23 5. Meer informatie... 26

1. Aanmelden voor de procedure 1.1. De uitnodiging ontvangen U kunt als ondernemer uitgenodigd worden voor een onderhandse aanbesteding. U krijgt van Aanbestedingskalender.nl dan een e-mail met instructies. Dat kan zijn: A. Een uitnodiging voor niet-geregistreerde gebruikers of: B. Een uitnodiging voor geregistreerde gebruikers De aanbestedende dienst kan bij het uitnodigen kiezen uit beide opties. Als uw gebruikersnaam bijvoorbeeld niet bekend is bij de aanbestedende dienst, zal deze eerder kiezen voor een algemeen e-mailadres zoals info@... U kunt bij de aanbestedende dienst natuurlijk aangeven op welk e-mailadres u uitgenodigd wilt worden. Via de ABK Helpdesk kunt u er ook voor zorgen dat aanbestedende diensten slechts één e-mailadres kunnen selecteren. Omdat de uitnodigingen door opdrachtgevers zelf opgemaakt kunnen worden, wijzen we u op de verschillen in de uitnodiging voor niet-geregistreerde gebruikers. In deze e-mail bevindt zich altijd zowel een link om u te registreren én een e-mail om de uitnodiging te accepteren. Als u zich heeft geregistreerd, dient u daarna pas de tweede link te gebruiken. U kunt op twee manieren op deze uitnodiging reageren: 1. U bent nieuw op Aanbestedingskalender.nl en moet nog een account aanmaken! 2

2. U heeft al een account en u wilt de uitnodiging op dit account of op dat van collega s accepteren 1. Een nieuw account aanmaken Klik op de link die leidt naar de registratiepagina. Het systeem controleert of uw e-mailadres al bekend is bij Aanbestedingskalender.nl. Als dit het geval is, kunt u naar stap 2. Na registratie ontvangt u een e-mail ter bevestiging en kunt u op de tweede link in de e-mail klikken om de uitnodiging te accepteren. 2. Met een bestaand account of dat van uw collega de uitnodiging accepteren Het is mogelijk de uitnodiging met een ander e-mailadres te accepteren. Hierbij is het wel belangrijk een account te kiezen waarop meerdere gebruikers van uw organisatie werken. Anders kan het zijn dat een collega uitnodigingen voor andere aanbestedingen al op een ander account accepteert. Dat is zowel voor ons systeem als voor u verwarrend. Neem contact op met de ABK Helpdesk als we dit voor u moeten controleren of vraagt u het binnen uw organisatie na. We kunnen de verschillende accounts bijvoorbeeld samenvoegen of koppelen. Als u bent uitgenodigd via het systeem, ontvangt u een uitnodiging voor geregistreerde gebruikers. In deze e-mail vindt u naast de tekst van de opdrachtgever, één directe link om de uitnodiging te accepteren.! 3

1.2. De uitnodiging beantwoorden Als u op de link in de e-mail klikt om in te loggen, gaat u naar de (oranje) Inschrijven omgeving. Als u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u deze opvragen met de knop Wachtwoord vergeten. Na het invullen van uw e-mailadres en wachtwoord kunt u inloggen. Als u direct op de link in de e- mail heeft geklikt, komt u direct in het Uitnodigingsscherm. Als u een uitnodiging heeft ontvangen voor geregistreerde gebruikers, dient u met het e-mailadres uit de e-mail ook in te loggen. Als u dit niet doet, zult u de uitnodiging niet kunnen accepteren. De groene knop om te weigeren of te accepteren zal dan ontbreken.! 4

Het uitnodigingsscherm bestaat uit de status, titel, omschrijving, gegevens van de aanbestedende dienst en eventuele bijlagen. Als u de contactpersoon wilt wijzigen, klikt u op de oranje knop Wijzigen. Hiermee kunt u de uitnodiging doorsturen naar collega s. Daarna kunt u de uitnodiging zelf overigens niet meer accepteren. U kunt de bijlagen downloaden vóór u de uitnodiging accepteert. Op die manier kunt u bekijken of de aanbesteding voor u geschikt is. Na dit onderzoek kunt u de uitnodiging accepteren of weigeren. In beide gevallen ontvangt de aanbestedende dienst hiervan bericht. Om de uitnodiging te accepteren, dient u uw KvK-gegevens te hebben ingevuld. Als deze niet correct zijn, krijgt u hiervan bericht na het klikken op Accepteren. U kunt de gegevens dan aanvullen in Mijn Organisatie. Daarna wordt u weer teruggeleid naar het uitnodigingsscherm. Nadat u heeft geaccepteerd, openen de projectschermen uit de procedure. U heeft dan toegang tot alle stappen van de aanbesteding.! 5

Als u voor Weigeren heeft gekozen, verplaatst het project naar de Archief-map. U vindt het project dan terug door te kiezen voor het filter Archief onder het tabblad Mijn Inschrijvingen.! 6

2. Indienen van uw inschrijving 2.1. Introductie op de Inschrijven- omgeving U komt in de Inschrijven-omgeving door opnieuw in te loggen op http:// inschrijven.aanbestedingskalender.nl/. U kunt ook naar http://aanbestedingskalender.nl/ gaan en dan op het oranje tabblad klikken. Als u op de homepage heeft ingelogd, kunt u vanaf daar naar het overzicht van uw projecten via Mijn Inschrijvingen. Nadat u heeft de uitnodiging heeft geaccepteerd, vindt u het project bovenin de lijst op de Inschrijven-omgeving. U kunt bij het project de datum zien wanneer u heeft aangegeven wanneer u heeft geaccepteerd. Ook ziet u hier de sluitingsdatum voor het indienen van uw inschrijving.! 7

In het linker menu kunt u een project vinden door de juiste status van het project te selecteren. Standaard staat het filter op Alles tonen. Als u een project zoekt dat u alleen nog volgt, selecteert u Volgend/Uitgenodigd. Projecten waarbij u de inschrijving al heeft vrijgegeven, bevinden zich onder Ingeschreven. 2.2. De projectschermen doorlopen Om uw inschrijving in te dienen, dient u de regels van de opdrachtgever te volgen. Deze staan vaak in de bijgevoegde aanbestedingsdocumenten. In het project kunt u de gevraagde documenten aanleveren, eigen documenten verzenden, uw inschrijfprijs bepalen en uw eventuele EMVI-score simuleren. U start met het openen van het project door op de titel te klikken. Onder Basisgegevens vindt u algemene informatie zoals de sluiting inschrijftermijn en contactgegevens van de opdrachtgever. U kunt eventueel aangeven of u de inschrijving wilt indienen met een combinant. Door op volgende of opslaan te klikken, gaat u naar de volgende stap. Onder Bijlagen worden alle door de opdrachtgever vrijgegeven bijlagen weergegeven. Als eventuele bijlagen door de opdrachtgever zijn geblokkeerd of teruggetrokken zijn de bijlagen doorgestreept. Hier komen NIET de bijlagen bij te staan die u zelf bij uw inschrijving indient. Als de opdrachtgever de bijlagen in verschillende mappen heeft geplaatst, zijn deze ook hier zichtbaar.! 8

Onder Rolverdeling kunt u collega s eventueel een rol in het project geven. U kunt ze eerst zoeken om ze vervolgens een geschikte rol te geven. Als u deze rol wilt aanpassen, kunt u dat doen in Mijn Organisatie. U kunt ook gemachtigde andere ondernemers een rol in het project geven. Uitleg over deze functie vindt u onder 4.3. Als u meerdere gebruikers toevoegt aan een project, kunt u ook het contactpersoon wijzigen. Alle communicatie zal via het e-mailadres van het contactpersoon verlopen. Onder Berichten vindt u een verzameling van verzonden, ontvangen of in concept staande berichten. U vindt hier bijvoorbeeld de bevestigingsmails, de herinneringen of de vragen. 2.3. Inschrijfdocumenten toevoegen Binnen de stap Aanbestedingsprocedure wordt u langs zogenaamde kluizen geleid (indien de opdrachtgever daarvoor heeft gekozen). De opdrachtgever heeft hier per documenttype bepaald welk document u dient aan te leveren. Links staan de sjablonen die de opdrachtgever daarvoor beschikbaar stelt. U dient op alle aangegeven plekken een document aan te leveren (onafhankelijk van het bestandsformaat) om de inschrijving af te ronden. Dit geldt overigens niet voor documenten die in kluis 3 worden gevraagd. Deze worden pas gevraagd na de voorlopige gunning, maar deze kunt u wel alvast plaatsen. De documenten in kluis 2 (het inschrijvingsbiljet) kunnen ook onder de stap Inschrijfprijs worden toegevoegd.! 9

U kunt documenten toevoegen door op Toevoegen te klikken. Er verschijnt dan een venster waarin u de documenten kunt uploaden. Als u documenten beschikbaar heeft gesteld vanuit Mijn Organisatie, kunnen deze ook in dit scherm voor u beschikbaar staan. Deze dient u dan te selecteren, waarna u op de knop Selecteren klikt. Via de knop Bladeren kunt u bestanden op uw computer selecteren. U kunt hier ook documenten markeren als standaard voor deze kluis, een verloopdatum van het document bepalen en instellen wanneer u op de hoogte wordt gesteld over het verlopen van de geldigheidsdatum. Na het klikken op Uploaden en opslaan wordt het document aan de kluis toegevoegd.! 10

U kunt documenten verwijderen en andere documenten toevoegen. Nadat u alle gevraagde documenten in de juiste kluizen heeft toegevoegd, verschijnt een groen vinkje links van het kopje Gevraagde documenten. Als één van de kluizen nog leeg is, blijft hier een uitroepteken staan. U kunt (behalve bij kluis 3) de inschrijving dan niet afronden. Documenten uit kluis 3 hoeven nog niet vóór het publiceren van de inschrijving te worden toegevoegd. 2.4. Aanvullende documenten toevoegen U kunt de inschrijvingsdocumenten ook aanvullen met eigen documenten. Dit kunt u doen onder de stap Aanvullende documenten. 2.5. De inschrijfprijs invoeren Als de opdrachtgever een inschrijfprijs vraagt, kunt u deze in dit scherm vermelden. Indien gevraagd, wordt de inschrijfprijs ook aangevuld met een inschrijfbiljet. Er moet in dit scherm altijd iets worden ingevuld. De bedragen op het inschrijfbiljet zijn leidend, maar moeten uiteraard gelijk zijn aan de opgegeven inschrijfprijs. Als hiervan wordt afgeweken, moet dit met de opdrachtgever zijn overeengekomen. 2.6. Simuleren van Cictieve inschrijfprijs met de EMVI- analyse!11

! Als de inschrijfprijs is ingevuld en de opdrachtgever heeft gebruik gemaakt van de EMVIfunctionaliteit in het systeem, wordt deze automatisch overgenomen in het scherm EMVI, waar op basis van de opgestelde criteria en scoringswaarden de fictieve inschrijfprijs kan worden bepaald. U kunt daarvoor bij de verschillende criteria invullen wat u verwacht te scoren. De fictieve inschrijfprijs geeft u vervolgens een beter beeld van het effect van uw aanbieding. 2.7. Publiceren van de inschrijving Onder de stap Publiceren kunt u uw inschrijving afronden, als u tenminste alles goed heeft ingevuld. Als dit niet het geval is, wordt getoond waar nog informatie mist. U krijgt nadat alle documenten goed zijn ingediend, een overzicht van de toegevoegde documenten en kunt hier instellen naar welke adressen een zogenaamd afschrift inschrijving wordt verzonden. U heeft hierbij de keuze uit een e-mailadres of een gebruiker binnen uw organisatie. Als u klikt op Inschrijving verwijderen wordt het gehele project uit uw Inschrijven omgeving verwijderd. U dient het project dan opnieuw op te zoeken, aan te melden, om weer in te kunnen schrijven. Nadat u klikt op Publiceren wordt u gevraagd de gegevens te controleren en vervolgens wordt het afschrift verzonden. U kunt uw inschrijving nog intrekken en de toegevoegde documenten downloaden uit de kluizen. Bij het terugtrekken van de inschrijving worden de velden uit de! 12

inschrijving weer actief en kunt u bijvoorbeeld de inschrijfprijs wijzigen. Na publicatie zijn de velden uit het project niet meer te wijzigen. U krijgt het inschrijvingsbiljet per e-mail toegestuurd. Een bevestiging daarvan vindt u ook onder Mijn berichten of Berichten in het project. 2.8. Vragen stellen aan de opdrachtgever Tijdens de inschrijfperiode kunt u de opdrachtgever vragen stellen over de procedures of aan te leveren documenten. Binnen het systeem kan op elke actieve pagina (via de knop Bericht sturen in het centrale, verticale menu) of onder Inlichtingen een vraag worden gesteld. U vindt onder Inlichtingen ook de eventueel verstuurde nota van inlichtingen die periodiek door de opdrachtgever kan worden verstrekt (hiervan krijgt u ook bericht per e-mail).! 13

Door te klikken op de knop Bericht sturen start u het dialoogscherm om uw vraag op te stellen. U kunt deze tijdelijk opslaan als concept of direct versturen. Ook kunt u een bijlage meesturen om uw vraag te verduidelijken of bijvoorbeeld het format van de opdrachtgever mee te sturen. U kunt het verzoek meesturen om uw vraag individueel te laten behandelen. Daarvoor dient de optie aangevinkt te worden. Voor uw eigen overzicht kunt u de verstuurde berichten exporteren naar Excel via de optie Exporteren. 2.9. Ontvangen berichten, nota van inlichtingen of recticicatie Als u deel neemt aan een project op de Inschrijven-omgeving, wordt u op de hoogte gehouden van alle wijzigingen op de aanbesteding via e-mailnotificaties. Dat kan bijvoorbeeld een rectificatie of een nota van inlichtingen zijn. Ook kan de opdrachtgever contact met u zoeken door directe berichten. Als u een bericht ontvangt, krijgt u de volgende e-mail. U kunt dit bericht altijd terugvinden bij het project of in uw Mijn berichten. Mochten er bijlages zijn toegevoegd, kunt u deze daar ook vinden.! 14

In deze e-mail vindt zich tussen start en eind het bericht dat door de opdrachtgever is verstuurd.! 15

Een rectificatie e-mail ziet er als volgt uit: In deze e-mail vindt u de titel, datum, toelichting op de rectificatie en de plek in het project waar deze heeft plaatsgevonden. Een rectificatie kan betrekking hebben op de procedure, de gevraagde inschrijfdocumenten of een wijziging of extra aanvulling op de toegevoegde bijlages. Voor het beantwoorden van vragen over de aanbesteding kan een nota van inlichtingen worden verstuurd. Deze e-mailnotificatie ziet er als volgt uit:! 16

Via de links in de e-mail wordt u naar de Inschrijven omgeving geleid, waar u de nota onder Nota van Inlichtingen kunt inzien voor het aangegeven project.! 17

3. Afronden van de procedure 3.1. Vinden project na publicatie inschrijving Als u de inschrijving heeft gepubliceerd, bevindt het project zich, na opnieuw inloggen, onder het filter Ingeschreven. Hier wordt ook getoond tot wanneer de sluiting van inschrijfperiode loopt. Als deze is verlopen, zal het niet meer mogelijk zijn de inschrijving terug te trekken. 3.2. Afwachten verloop gunning Na het verlopen van de inschrijfdatum beoordeelt de opdrachtgever de ingediende inschrijvingen. Deze kan eerst de documenten uit kluis 1 beoordelen. Er kan van deze opening een Procesverbaal worden gestuurd. Hiervan ontvangt u een bericht, waarna u het bestand kunt vinden onder Bijlagen. Het kan zijn dat de opdrachtgever uw inschrijving ongeldig verklaard. Daarvan krijgt u dan ook bericht. Als u door mag gaan, zal u ook bericht krijgen van de actie dat Kluis 2 (met bijv. inschrijfprijzen) is geopend. Daarvan krijgt u het volgende bericht:! 18

! De opdrachtgever kan nu op basis van bijvoorbeeld de EMVI-scores en de inschrijfprijs het voornemen tot gunnen publiceren. De opdrachtgever kan ook eerst de inschrijfprijzen publiceren. Hierbij worden naast de organisatie ook de prijzen in een e-mail weergegeven. Dit bericht ziet er zo uit: Het voornemen tot gunnen wordt ook per e-mail verzonden en ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:! 19

In deze e-mail wordt de onderneming genoemd met de prijs en het resultaat. In bovenstaande e- mail wordt bijvoorbeeld duidelijk Gunning bij de ondernemer vermeld. Als het project aan u gegund is, vindt u dit project vanaf nu onder het filter Gegund. 3.3. Aanleveren extra documenten kluis 3 De opdrachtgever kan vragen om extra documenten in de derde kluis. Deze verzoeken ontvangt u per e-mail. Onder de stap Contractering vindt u vervolgens het extra gevraagde document met de daarbij behorende toelichting en eventuele sjablonen. U kunt de documenten toevoegen zoals u dat eerder in het project heeft gedaan. Na het afronden van deze stap worden het starten van de opdracht en eventuele contractuele vervolgstappen buiten het systeem vervolgd. U kunt het project daarmee afsluiten.! 20

4. Instellingen wijzigen 4.1. Introductie op type gebruikers Er zijn verschillende manieren om de Inschrijving omgeving te gebruiken. In de basis zijn er in Aanbestedingskalender.nl twee type gebruikers: Beheerders en Gebruikers. Beheerders zien na het inloggen het tabblad Mijn organisatie. Gebruikers hebben deze niet (tenzij hun rollen zijn aangepast), zie hoofdstuk 4.3. Een Beheerder heeft in principe toegang tot alle geaccepteerde en gepubliceerde projecten binnen de organisatie en is de enige die het rollenbeheer kan wijzigen. Beheerders zijn standaard toegevoegd aan de functiegroep Beheerders, waardoor zij alle menu-items tot hun beschikking hebben. Gebruikers zijn standaard toegevoegd aan de functiegroep Gebruikers. Deze functiegroep kan zelfstandig publiceren, maar heeft geen toegang tot Mijn organisatie en ziet ook de inschrijvingen van andere gebruikers binnen de organisatie niet. Als u deze instellingen wilt wijzigen, zullen eigen functiegroepen, organisatierollen en projectrollen moeten worden aangemaakt en toegewezen. Zie daarvoor hoofdstuk 4.3.! 21

4.2. Menu- items van Mijn organisatie Mijn organisatie bestaat voor beheerders uit de volgende onderdelen (als bepaalde menu-items voor u niet zichtbaar zijn, moet uw rol worden aangepast): - Organisatiegegevens Hier kunnen organisatiegegevens en factuurgegevens worden beheerd en geactualiseerd. Bij het aanmaken van een project worden deze waarden standaard overgenomen. Belangrijk hierbij is het KvK-nummer. Dit heeft u nodig om een uitnodiging te accepteren. - Machtigingen U kunt een andere organisatie machtigen om toegang te krijgen tot projecten en deze voor u te publiceren. Dit kan door een organisatie toe te kennen, toegang te verlenen en vervolgens aan een functiegroep te koppelen. - Organisatiedocumenten Hier kunnen standaard inschrijfdocumenten worden beheerd en toegevoegd. - Gebruikers Hier zijn alle gebruikers zichtbaar die aan de organisatie zijn gekoppeld. Het is zichtbaar welke licenties men gebruikt en u kunt gebruikers toevoegen. - Logging Hier krijgt u inzicht in wat er per gebruiker heeft plaatsgevonden in uw organisatie. - Rollen Hier heeft u de mogelijkheid organisatierollen en projectrollen in te zien, te bewerken en aan te maken.! 22

- Functiegroepen Hier worden functiegroepen beheerd en is zichtbaar welke organisatierollen en projectrollen aan de groep zijn toegekend. - Licenties Dit onderdeel geeft inzicht in de gebruikte licenties binnen uw organisatie. Hier heeft u bijvoorbeeld de mogelijkheid gebruikers geen of juist wel toegang te geven tot de Inschrijven of publieke omgeving van ABK. 4.3. Gebruikersrollen toekennen of wijzigen U kunt gebruikers meer of minder rollen en rechten geven. U start hiervoor bij het tabblad Functiegroepen. Standaard zijn hier de beheerder en Gebruiker gedefinieerd. Deze kunt u niet wijzigen. Als u op de items klikt, worden de organisatierollen en projectrollen zichtbaar die bij de functiegroep horen. U kunt de rollen inzien onder het tabblad Rollen. De organisatierol betreft alle functies buiten de projecten om, de projectrollen werken alleen ín de projecten.! 23

Organisatierollen: Deze bestaan uit algemene rollen (algemeen gedrag) en de menu-items die zichtbaar zijn onder Mijn organisatie. In de default rollen kunnen geen wijzigingen worden aangebracht. Projectrollen: Deze bestaan uit een algemene rol om bijvoorbeeld te kunnen publiceren en uit items in het project die op wijzigen, lezen of geen kunnen worden gezet. Hiermee kan bijvoorbeeld een rol voor een juridische collega worden ingeregeld. In de standaard rollen kan niets worden gewijzigd. Als u een nieuwe functiegroep wilt opstellen, werkt dat als volgt: 1. Een organisatierol toevoegen en instellen 2. Projectrollen toevoegen en instellen (meerdere mogelijk) 3. Een functiegroep toevoegen en koppelen aan één organisatierol en meerdere projectrollen (standaard wordt Auteur overal toegevoegd) 4. Een gebruiker koppelen aan de functiegroep! 24

Bij het tabblad Gebruikers kunt u doorklikken op de gebruikers. Een beheerder wordt standaard toegevoegd aan de functiegroep Beheerder en deze kan niet worden gewijzigd. Als het vinkje bij Beheerder wordt uitgezet, kan een andere functiegroep worden toegewezen. Na het opslaan en toekennen van de functiegroep is het belangrijk dat u uitlogt en weer opnieuw inlogt om de instellingen actief te maken (bij de eigen gebruiker).! 25

5. Meer informatie Neem gerust contact op met de ABK Helpdesk als u vragen heeft. Op aanvraag kunnen we u begeleiden met de eerste inschrijving en kunnen we bijvoorbeeld met u meekijken via Teamviewer. U vindt het contactpersoon van de Inschrijven-omgeving via de Bel mij-knop. U kunt vandaar direct bellen of uw vraag insturen via het menu.! 26