ANALYSE VAN UW BEÏNVLOEDINGSSTIJL 1. Instructies Het doel van deze analyse is u inzicht te geven in het beeld dat u hebt van uw eigen stijl van beïnvloeding. De analyse bestaat uit 12 uitspraken over typische werksituaties. Op elke uitspraak geeft u als professional een reactie. Bij elke situatie zijn vier mogelijke acties vermeld, die u zou kunnen ondernemen. Hoewel u misschien niet precies zo zou reageren als in de antwoorden is omschreven, moet u het alternatief kiezen dat zo goed mogelijk aansluit bij uw eigen gedrag. Let op, we zijn niet op zoek naar wat u denkt dat u zou moeten doen maar wel naar wat u denkt dat u in dergelijke situatie effectief doet. Zet een cirkel om de letter van die actie en omcirkel slechts één mogelijkheid. 2. Situaties: 1. Je hebt met één van je collega s afgesproken dat hij een eerste draft zou maken van een wetenschappelijke publicatie. Je had gehoopt dat dit zou lukken mits je zelf voldoende richtlijnen geeft en hem frequent aanmoedigt. Ondanks je richtlijnen en aanmoedigingen, heb je de draft echter niet op de afgesproken tijd ontvangen en dat gebeurde met de vorige draft ook al. a. naar hem toegaan en zeggen dat je op de draft wacht. Je legt hem uit wat er volgens jouw minimaal in moet staan en je loopt vanaf nu dagelijks bij hem langs ; b. nog even wachten, want er zal wel een goede reden zijn voor de vertraging ; c. duidelijk naar hem communiceren dat de draft nu wel klaar moet zijn. Je neemt met hem door hoe ver hij is en wat er nog ontbreekt en bepaalt met hem de volgende stappen om de draft zo snel mogelijk af te werken. d. eens naar hem toegaan om uit te vinden wat er aan de hand is en kijken of je hem eventueel wat kunt aanmoedigen of helpen. www.truecolours.be
2. Jullie doen beroep op een andere afdeling om bepaalde data-analyses uit te voeren. Zij zijn hierin veruit de experts en het is niet altijd evident om hen te strikken voor jullie analyses. Recent werd opnieuw een samenwerkingsafspraak gesloten. Zij zijn hierop ingegaan omdat dit hen de kans geeft om een aantal nieuwe analysetechnieken uit te proberen. Dit betekent een aantal weken vertraging voor jullie, maar anders wilden ze niet akkoord gaan. a. hen frequenter dan op de afgesproken tijdstippen contacteren, opvolgen waar ze staan en indien nodig aanmanen om zeker binnen de afgesproken termijn de analyses op te leveren; b. hen af en toe eens opbellen met de vraag of de analyses ook voor hen de gehoopte leerervaring bieden c. het belang van tijdige oplevering continu benadrukken, proberen de oplevering toch nog te versnellen door hen continu achter de veren te zitten; d. de tussentijdse statusrapporteringen opvolgen zoals jullie dat hebben afgesproken en hen verder met rust laten. 3. Je bent lid van een projectgroep en jullie hebben hard gewerkt aan een sterkte/zwakte analyse in het kader van een geplande investering. Eén van je collega s komt altijd stipt naar de vergaderingen en doet hard zijn best, maar raakt steeds verder achter met het verzamelen van een aantal belangrijke kostencijfers. Het is absoluut noodzakelijk dat ook deze cijfers binnen drie dagen opgeleverd worden. Jij hebt binnen de groep de meeste expertise inzake deze kostencijfers. a. aan de projectleider voorstellen dat jij deze collega stap voor stap uitlegt hoe hij deze kostencijfers kan verzamelen en afspreken om dit nauw samen op te volgen tijdens de komende drie dagen ; b. eens polsen tijdens een informele babbel met deze collega of hij het nog ziet zitten; c. aan de projectleider signaleren dat hij dringend eens met die projectmedewerker moet gaan praten om hem te overtuigen van het belang omconcrete afspraken te maken over hoe jullie hem verder kunnen ondersteunen bij zijn inspanningen ; d. ervan uitgaan dat hij niet voor niets als volwaardig lid in de groep is aangesteld en dus zelf mans genoeg moet zijn om de achterstand in te lopen. www.truecolours.be 2
4. Je werkt regelmatig samen met een andere afdeling. Dankzij jullie jarenlange samenwerking, kunnen zij mits een korte briefing het werk dat ze voor jou doen zelfstandig uitvoeren en met goede resultaten. Gedurende de laatste weken zijn de resultaten echter achteruit gegaan. Het werk heeft vertraging opgelopen en de kwaliteit neemt iets af. a. nog even afwachten. Als er problemen zijn binnen die afdeling, kunnen ze die beter zelf oplossen. Ze weten immers goed wat er van hen verlangd wordt ; b. Een overleg organiseren waarin je benadrukt dat je verwacht dat in ieder geval de planning weer gehaald en het kwaliteitsniveau hersteld wordt. Aangeven waar jij zelf opportuniteiten voor verbetering ziet en afspreken dat je dit vanaf nu ook nauwer met hen zal opvolgen; c. een mail sturen waarin je nog eens duidelijk communiceert wat je precies van de dienstverlening verwacht. Bij concrete opdrachten nauwkeuriger je verwachtingen en kwaliteitsvereisten naar hen communiceren vanaf nu en dit voorlopig maar eens precies en scherp in de gaten houden ; d. de verantwoordelijke van de afdeling aanmoedigen om zijn medewerkers bij elkaar te roepen, met elkaar naar oplossingen te gaan zoeken en hen helpen de gevonden methoden in te voeren. 5. Je hebt in het begin behoorlijk veel moeite gehad met een nieuwe collega. Ze kwam van een andere organisatie en was nogal tam, niet echt pro-actief en schatte prioriteiten vaak verkeerd in. Alleen doordat jij en je leidinggevende haar voortdurend achter de vodden zaten, kreeg ze haar werk klaar. Ze begint er nu echter plezier in te krijgen en begint zelf met voorstellen tot verbetering in haar taakuitvoering te komen. a. gesterkt door de goede resultaten doorgaan met de strakke aanpak en in ieder geval haar werk zorgvuldig controleren ; b. doorgaan met de controle op haar werk en ook de suggesties, als ze maar enigszins redelijk zijn, overnemen ; c. nu het zo goed gaat haar zelf maar eens de verantwoordelijkheid voor haar werk geven ; d. haar ideeën ondersteunen en samen nog meer zaken zoeken die ze leuk vindt. www.truecolours.be 3
6. Je werkt aan je doctoraat en hebt 2 weken geleden een draft voor een congres paper bezorgd aan je promotor. Normaal gezien reageert hij hier binnen de week op, maar deze keer heb je nog geen reactie. Toen je hem hier gisteren over aansprak zie hij dat hij weinig tijd had en hij raadde je aan om dit verder uit te werken met de post-doc die jou ook begeleidt. Jij vindt het echter belangrijk om ook de feedback van promotor zelf te krijgen. a. je promotor herinneren aan het profiel van de goede promotor en hem erop attent maken dat het zijn plicht is om jou zelf te begeleiden en aangeven dat je afspraken wil maken om dit in de toekomst te garanderen; b. zijn advies opvolgen en het vanaf hier verder opnemen met de postdoc. Eventueel kan die aan de alarmbel gaan trekken bij de promotor moest dat nodig zijn. c. toch maar eens gaan praten met hem: er echt voor gaan zitten en proberen hem duidelijk te maken waarom dit zo belangrijk is voor jou in de hoop hem enthousiaster te maken om hier tijd voor uit te trekken; d. tijdens jullie eerstvolgende overleg de paper concreet te overlopen ipv de vooropgestelde agenda te volgen. 7. Samen met je collega s heb je besloten om na te denken over een andere werkverdeling. Jullie zijn er allemaal van overtuigd dat er nu iets moet gebeuren aan de overbelasting. Jullie hebben in een eerste brainstorm een aantal ideeën geopperd over mogelijke alternatieven. Er werd toen afgesproken dat 2 collega s op basis van deze ideeën een concreet voorstel zouden uitwerken. Je bent ervan overtuigd dat ze dit ter harte zullen nemen en ook kunnen. Je hoopt alleen maar dat jouw belangen voldoende in rekening zullen worden gebracht als je er zelf niet bij bent. JIJ ZOU NU: a. met hen bespreken dat het belangrijk is dat er verschillende alternatieven worden uitgewerkt zodat iedereen maximaal achter de nieuwe werkverdeling staat; b. jouw belangen nog eens samenvatten en duidelijk maken dat je erop rekent dat hier ook daadwerkelijk rekening mee wordt gehouden; c. erop vertrouwen dat ze met alle belangen rekening zullen houden en afwachten met welk voorstel ze op de proppen komen ; d. vragen om ook deel uit te kunnen maken van deze werkgroep zodat je zelf mee deze nieuwe werkverdeling kan ontwikkelen www.truecolours.be 4
8. Jij moet een belangrijke mailing de deur uitkrijgen. Recent is een nieuwe kracht begonnen bij jullie. Jullie leidinggevende heeft beslist dat zij verantwoordelijk is voor de uitvoering van deze mailing. Het is de eerste keer dat ze zoiets moet doen, ze voelt zich dan ook wat onzeker. Aan de andere kant vindt zij het wel een uitdaging. a. haar de kans geven haar eigen boontjes te doppen, tenslotte heeft jouw leidinggevende beslist dat ze dit kan en ze rapporteert niet aan jou; b. haar nauwkeurig instructies geven over hoe ze dit moet aanpakken en dit van dichtbij met haar opvolgen. c. Haar vragen hoe ze dit denkt aan te pakken en in functie hiervan eventueel verdere instructies geven. Afspreken om samen een check te doen voordat de mailing de deur uitgaat d. Het belang van de mailing benadrukken en haar aanmoedigen en stimuleren om dit voldoende prioriteit te geven. 9. Een uiterst capabele en gedreven collega heeft aan jou gevraagd haar te helpen bij een bepaalde opdracht. Het betreft een nieuwe opdracht die zij met haar kennis en ervaring zelfstandig zou moeten uitvoeren, zij het met wat zoeken. Ook voor jou zal het toch wat zoektijd vergen om de juiste weg uit te dokteren. Je bent ervan overtuigd dat ze deze opdracht zelfstandig kan uitvoeren. Toch voelt ze zich wat onzeker a. aangezien je toch ook enige ervaring en kennis hebt op dit gebied, het betreffende probleem eens goed analyseren en haar de best mogelijke methode aangeven om de zaak op te lossen ; b. de boot toch wat afhouden om haar de gelegenheid te geven zelf een passende oplossing te vinden ; c. met haar samen de probleemoplossing uitwerken, alternatieven afwegen, de beste oplossing uitkiezen en deze door haar laten uitvoeren ; d. haar laten vertellen waar zij precies de problemen ziet en haar steunen bij de acties die zij denkt te gaan nemen om alsnog door het probleem heen te komen. www.truecolours.be 5
10. De laatste maanden zijn er een aantal conflicten geweest bij jullie op de afdeling. De sfeer is danig bekoeld en jullie verwachten eigenlijk van jullie leidinggevende dat hij hier iets aan doet. Hij is echter niet goed in het omgaan met conflicten. Hijzelf minimaliseert de problemen en zegt dat het allemaal wel beter zal gaan na de vakantie, als iedereen wat rust heeft gehad. Jij bent hier echter niet van overtuigd volgens jou is er een gesprek nodig waar hij bij is en waarin de problemen voor eens en voor altijd kunnen worden uitgeklaard. a. hem polsen naar zijn plannen en hem een aantal hints geven over het feit dat het na de vakantie misschien wel te laat zou kunnen zijn, in de hoop dat zijn euro zal vallen ; b. duidelijk aan hem zeggen wat je van hem verlangt en hoe hij dat volgens jou het best kan aanpakken. c. afwachten tot de vakantie achter de rug is, als het dan niet beter is, zal hij zelf zijn conclusies wel trekken zeker ; d. een gesprek met hem aangaan waarin je duidelijk maakt hoe belangrijk het voor jou is dat er nu iets gebeurt en wat je van hem hierin verwacht. Samen zoeken hoe dit voor alle partijen een positieve vergadering kan worden. 11. Jullie willen een klantentevredenheidsonderzoek organiseren over de service die jullie leveren aan andere afdelingen. Hiertoe werd afgesproken dat iedereen een aantal klanten contacteert om hun feedback te vragen over een aantal zaken. Jij hebt een leidraad ontwikkeld voor deze gesprekken die iedereen moet volgen. Eén van je collega s heeft de gewoonte om nogal confronterend te zijn naar zijn klanten. De klanten respecteren zijn directe houding wel, je hoopt maar dat dit ook een goede stijl is voor deze gesprekken. Hijzelf is er alvast van overtuigd dat dit heel leerrijke gesprekken zullen worden en heeft ze onmiddellijk ingepland. a. hem toch even vragen hoe hij deze gesprekken zo constructief mogelijk zal houden om hem hier op voorhand voor zichzelf zeker goed over te doen nadenken ; b. hem voorstellen om samen deze gesprekken voor te bereiden en eventueel één van de gesprekken samen te voeren, zodat hij een goed zicht krijgt op wat hierbij komt kijken ; c. hem jouw voorbereiding van je gesprekken bezorgen en hem zo duidelijk mogelijk maken hoe zo n gesprek loopt en waarvoor hij moet oppassen d. hem zijn gang laten gaan. www.truecolours.be 6
12. Als post-doc ben je verantwoordelijk voor de begeleiding van een aantal technicians en PhD-studenten. Op vraag van de technicians hebben jullie ingestemd om jaarlijks een functioneringsgesprek te voeren met hen. Jullie zijn hier in hun ogen beter voor geplaatst dan hun officieel diensthoofd. Eén van je collega s was heel enthousiast over het feit dat jullie nu zelf korter op de bal kunnen spelen tav de technicians. Je hoort nu in de wandelgangen dat deze collega eerder evaluatiegesprekken voert waarin hij alles benadrukt wat fout gaat, dan wel functioneringsgesprekken waarin beide partijen op een gelijkwaardige manier aan bod komen. a. hem voorlopig met rust laten, hij zal al doende wel ontdekken hoe hij dit beter kan aanpakken; b. hem nogmaals de afspraken en richtlijnen bezorgen die jullie hadden opgemaakt voor deze gesprekken en hierbij benadrukken dat het belangrijk is om de gesprekken vooral motiverend te maken c. hem vragen hoe hij de gesprekken aanpakt en hem vanuit jouw ervaring tips geven om deze gesprekken beter aan te pakken in de toekomst. d. hem vragen of hij denkt dat dit echt de beste manier is om de technicians te motiveren, in de hoop dat zijn euro zal vallen zonder dat jij als collega moet vertellen wat hij wel en niet moet doen in dergelijke gesprekken www.truecolours.be 7