H andleiding P-services D igitaal inschrijven ( b e k n o p t e v e r s i e ) In deze handleiding staat in korte stappen beschreven hoe u uw medewerker digitaal in kunt schrijven. Er is ook een uitgebreide versie van dit document beschikbaar die u stap voor stap door de procedure heen helpt. De digitale inschrijving kan op drie manieren plaatsvinden: Optie 1. De opdrachtgever en werknemer doen samen de inschrijving Optie 2. De opdrachtgever nodigt de werknemer per mail uit om zich in te schrijven en vult vervolgens de ingevoerde gegevens zelf naar volledigheid aan. Optie 3. De opdrachtgever gaat een contract aan met een al bestaande werknemer. Voor elke inschrijvingsoptie volgt een korte beschrijving, met vervolgens een schematische weergave van het totale inschrijvingsproces. Opdrachtgever en werknemer vullen digitale inschrijfset in Werknemer dient de arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen. P-services keurt de arbeidsovereenkomst definitief goed. P-services ontvangt gegevens en kan deze goedkeuren Werknemer ontvangt de arbeidsovereenkomst in zijn persoonlijke portal bericht dat er een urenbriefje klaar staat van de werknemer en kan de uren invoeren/goedkeuren. opdrachtbevestiging en kan IDbewijs uploaden P-services controleert opdrachtbevestiging en IDbewijs P-services kan nu de ingevoerde uren verlonen. Wij vragen u de gegevens die tijdens het inschrijvingsproces gevraagd worden aandachtig en volledig in te vullen, aangezien de informatie rechtstreeks in het contract wordt verwerkt. Mocht u vragen hebben of twijfelt u over een bepaald onderdeel, neemt u dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder. Met vriendelijke groet, P-services HR group info@p-services.nl 0342-401 209 Antwoordnummer 84 3770 VB Barneveld Versie 1.1 juli 2014
Inhoudsopgave Optie 1: De opdrachtgever en werknemer doen samen de inschrijving Stap 1: Nieuw contract aanmaken 3 Stap 2: Keuze - nieuw contract voor nieuwe medewerker 3 Stap 3: Vul de gevraagde gegevens van alle stappen volledig en correct in 3 Aandachtspunten 4 Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijfproces 4 Optie 2: De opdrachtgever nodigt de werknemer per mail uit Stap 1: Nieuw contract aanmaken 5 Stap 2: Kies - Nodig iemand uit om voor de opdrachtgever te komen werken 5 Stap 3: Vul de gevraagde gegevens van alle stappen volledig en correct in 5 Aandachtspunten 5 Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijfproces 6 2
Optie 1: De opdrachtgever en werknemer doen samen de inschrijving Bij het starten van het inschrijvingsproces neemt het systeem u stapsgewijs mee door de verschillende onderdelen. Dit wordt ook duidelijk vermeld. In deze handleiding geven we daarom enkel de punten door die extra aandacht verdienen. Mocht u liever een volledig beschreven stappenplan willen volgen dan raden wij u aan de uitgebreidere versie van deze handleiding te raadplegen. Stap 1. Maak een nieuw contract aan Log in op uw digitale account via http://www.p-services.flex2go.nl en maak een nieuw contract aan. Stap 2. Kies - nieuw contract voor nieuwe medewerker Stap 3. Vul de gevraagde gegevens van alle stappen volledig en correct in LET OP: U dient alle vragen van alle onderdelen (en tabbladen) volledig in te vullen. De gegevens zijn essentieel om de rechtspositie van de werknemer te bepalen. Zonder volledige informatie kan het proces geen doorgang vinden. De ingevulde gegevens komen veelal ook direct in het contract van de medewerker te staan. Aandachtspunten Dit onderdeel "2. contract" bestaat uit meerdere tabbladen; Werknemer gaat werken onder leiding en toezicht van Gegevens voor het type arbeidsovereenkomst Vakantiewerker: alleen als de werknemer student/scholier is en enkel in de (zomer)vakantie aan het werk gaat. AOW-gerechtigd: werknemer is 65+ 2 maanden. Beloning van de werknemer De werknemer heeft recht op dezelfde beloning als uw werknemers in eigen beheer (inlenersbeloning). Vul deze gegevens correct in. Heeft u vragen over de beloning? Vraag uw accountmanager om nadere uitleg. Arbeidsuren: Wanneer onbekend 0 uren invullen. Normtabel toepassen? Dan hoeft u de inlenersbeloning de eerste 26 weken niet toe te passen. Neem daarvoor eerst contact op met uw accountmanager. Geplande werktijden van de werknemer (optioneel) Loonbelastingverklaring Wilt u deze toepassen? Gelieve datum overeen laten komen met de start van de arbeidsovereenkomst. Pensioen Wanneer werknemer afgelopen 52 weken gewerkt heeft voor een ander uitzendbureau dan is dit van belang voor de telling. Wanneer de werknemer gewerkt heeft in de bouw en wederom in de bouw aan het werk gaat, dan kan het zijn dat de werknemer recht heeft op Cordares pensioen. Inlichtingen arbeidsverleden Arbeidsverleden is essentieel voor de fasentelling. Vul dit correct in, voor vragen kunt u gerust contact met ons opnemen. Aanvullende vragen arbeidsverleden Inschrijving afronden (ruimte voor opmerkingen) Contract Let op de correcte wijze van de datuminvulling: 2 maanden is van 1 februari t/m 31 maart, en niet bijvoorbeeld t/m 1 april. Heeft de werknemer eerder voor u gewerkt, geeft u hier dan het aantal contracten op. Heeft de werknemer eerder voor u gewerkt via een nader uitzendbureau? Vult u dan de gewerkte weken in. Deze kunt u opvragen bij het uitzendbureau. 3
Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces S T A R T Opdrachtgever en werknemer vullen samen de digitale inschrijfset in. Werknemer dient de arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen. P-services keurt de arbeidsovereenkomst definitief goed. P-services ontvangt gegevens en kan deze goedkeuren. Werknemer ontvangt de arbeidsovereenkomst in zijn persoonlijke portal. bericht dat er een urenbriefje klaar staat van de werknemer en kan de uren invoeren/goedkeuren. opdrachtbevestiging en kan het ID-bewijs uploaden. P-services controleert de opdrachtbevestiging en het ID-bewijs. Na deze goedkeuring kan P-services de ingevoerde uren verlonen. Legenda = Opdrachtgever = Doorlooptijd controlepunt bij compleet contract = Werknemer = Aanvullende opmerking Uren die vóór dinsdagochtend 10 uur bij P-services binnen zijn worden dezelfde week nog uitbetaald aan de werknemer. = P-services HR group 4
Optie 2: De opdrachtgever nodigt de werknemer per mail uit Bij het starten van het inschrijvingsproces neemt het systeem u stapsgewijs mee door de verschillende onderdelen. Het inschrijvingsproces voor zowel optie 1 als optie 2 is vrijwel identiek. Enkel vult hier de medewerker de gegevens in en vult u deze als opdrachtgever verder aan en controleert de gegevens. Stap 1. Maak een nieuw contract aan Log in op uw digitale account via http://www.p-services.flex2go.nl en maak een nieuw contract aan. Stap 2. Kies - Nodig iemand uit om voor de opdrachtgever te komen werken Na het invullen van de gegevens krijgt de medewerker een mail, wanneer deze persoon de gegevens heeft ingevuld krijgt u een melding en kunt u het inschrijvingsproces vervolgen. Stap 3. Controleer ingevulde gegevens en vul de resterende onderwerpen in De medewerker heeft zijn persoonlijke gegevens ingevuld, u dient als opdrachtgever de voor u relevante gegevens verder in te vullen. LET OP: U dient alle vragen van alle onderdelen (en tabbladen) volledig in te vullen en te controleren. Aandachtspunten Dit onderdeel "2. contract" bestaat uit meerdere tabbladen; Werknemer gaat werken onder leiding en toezicht van Gegevens voor het type arbeidsovereenkomst Vakantiewerker: alleen als werknemer student/scholier is en enkel in de (zomer)vakantie aan het werk gaat. AOW-gerechtigd: werknemer is 65+ 2 maanden. Beloning van de werknemer De werknemer heeft recht op dezelfde beloning als uw werknemers in eigen beheer (inlenersbeloning). Vul deze gegevens correct in. Heeft u vragen over de beloning? Vraag uw accountmanager om nadere uitleg. Arbeidsuren: Wanneer onbekend 0 uren invullen. Normtabel toepassen? Dan hoeft u de inlenersbeloning de eerste 26 weken niet toe te passen. Neem daarvoor eerst contact op met uw accountmanager. Geplande werktijden van de werknemer (optioneel) Loonbelastingverklaring Wilt u deze toepassen? Gelieve datum overeen laten komen met de start van de arbeidsovereenkomst. Pensioen Wanneer werknemer afgelopen 52 weken gewerkt heeft voor een ander uitzendbureau dan is dit van belang voor de telling. Wanneer de werknemer gewerkt heeft in de bouw en wederom in de bouw aan het werk gaat, dan kan het zijn dat de werknemer recht heeft op Cordares pensioen. Inlichtingen arbeidsverleden Arbeidsverleden is essentieel voor de fasentelling. Vul dit correct in, voor vragen kunt u gerust contact met ons opnemen. Aanvullende vragen arbeidsverleden Inschrijving afronden (ruimte voor opmerkingen) Contract Let op de correcte wijze van de datuminvulling: 2 maanden 1 februari t/m 31 maart. Dus niet t/m 1 april. Heeft de werknemer eerder voor u gewerkt, geeft u hier dan het aantal contracten op. Heeft de werknemer eerder voor u gewerkt, via een ander uitzendbureau? Vult u dan de gewerkte weken in. Deze kunt u opvragen bij het uitzendbureau. De gegevens zijn essentieel om de rechtspositie van de werknemer te bepalen. Zonder volledige informatie kan het proces geen doorgang vinden. De ingevulde gegevens komen veelal ook direct in het contract van de medewerker te staan. 5
Schematisch overzicht procedure en berichtgeving inschrijvingsproces S T A R T Opdrachtgever nodigt werknemer uit. De werknemer vult de gegevens in, waarna de opdrachtgever een bericht ontvangt en de gegevens controleert en naar volledigheid aanvult. Werknemer dient de arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen. P-services keurt de arbeidsovereenkomst definitief goed. P-services ontvangt gegevens en kan deze goedkeuren. Werknemer ontvangt de arbeidsovereenkomst in zijn persoonlijke portal. bericht dat er een urenbriefje klaar staat van de werknemer en kan de uren invoeren/goedkeuren. opdrachtbevestiging en kan het ID-bewijs uploaden. P-services controleert de opdrachtbevestiging en het ID-bewijs. Na deze goedkeuring kan P-services de ingevoerde uren verlonen. Legenda = Opdrachtgever = Doorlooptijd controlepunt bij compleet contract = Werknemer = Aanvullende opmerking Uren die vóór dinsdagochtend 10 uur bij P-services binnen zijn worden dezelfde week nog uitbetaald aan de werknemer. = P-services HR group 6