OP VOLLE KRACHT! INFORMATIEBELEID VRH 2012 2015 Managementversie
The essence of strategy is choosing what not to do & Finally, strategy must have continuity, it can t be constantly reinvented Michael Porter Hijs de zeilen, dan gaan we ervandoor We volgen de golven, het eindeloos spoor Van de zee aan mijn voeten, het zout om mijn mond De zeilen staan gespannen in de wind Hoor, in de verte zingt de toekomst ons toe De Ministers, Hijs de zeilen (van de cd Zeekoorts) Op volle kracht! Informatiebeleid VRH 2012 2015 Managementversie Veiligheidsregio Haaglanden CI&A, team Informatiemanagement DEFINITIEF 26 september 2012 Vastgesteld Regiegroep I&A: 11 juni 2012 Vastgesteld MT VRH: 23 augustus 2012 2
Inleiding Informatie is cruciaal voor veiligheidsregio's en dus ook voor de Veiligheidsregio Haaglanden. Bij incidenten, in crisissituaties en in het dagelijks werk (in warme, koude en administratieve situaties) speelt het hebben en delen van informatie een grote rol. Informatiemanagement helpt de VRH om haar informatievoorziening steeds te verbeteren. Met dit informatiebeleid willen we richting geven aan de doorontwikkeling van de informatiehuishouding van de VRH. In deze management samenvatting worden de belangrijkste onderwerpen kort belicht. Voor een uitgebreide onderbouwing en toelichting wordt uiteraard verwezen naar het volledige document. Verkenning Verkenning organisatie en omgeving Informatiebeleid is afgeleid van het organisatiebeleid. Documenten als Op koers, Overstag en het Meerjarenbeleidsplan GHOR geven richting aan de organisatie en daarmee aan het informatiebeleid. Ook van invloed zijn de programmaplannen, beleidsplannen en (strategische) agenda s van VRC, NVBR en GHOR Nederland, Veiligheidsberaad, Rijksoverheid en partners als politie, Ambulancezorg Nederland (AZN) en de gemeenten binnen de regio. Verder zijn eerdere documenten over informatiebeleid bij Brandweer Haaglanden en GHOR geraadpleegd en rapporten van de Adviescommissie Coördinatie ICT Rampenbestrijding (ACIR, 2005) en de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (IOOV, De Staat van de Rampenbestrijding, eind 2009) als input gebruikt bij het schrijven van dit Informatiebeleid. Uit de hierboven benoemde documenten en uit gesprekken in de organisatie zijn de speerpunten voor de VRH afgeleid. Dit zijn: vernieuwen, in control, ombuigen, externe samenwerking, lerend vermogen en ontschotten. De eerste drie zijn direct afkomstig uit Op Koers. Vanuit het Meerjarenbeleidsplan GHOR en risicobeheersing is Externe samenwerking toegevoegd. Lerend vermogen (of Vakmanschap ) en ontschotten worden dermate vaak in gesprekken en presentaties genoemd dat deze ook worden beschouwd als speerpunten van de organisatie. De speerpunten worden als volgt weergeven: Figuur 1: Speerpunten VRH 3
Verkenning informatiemanagement De wereld van informatiemanagement en automatisering staat bepaald niet stil. De volgende trends hebben grote invloed op de manier waarop we met informatie en automatisering omgaan en (strategische) keuzes die moeten worden gemaakt: Cloud: diensten die je via een abonnement op internet afneemt, waarbij software en gegevens buiten het eigen netwerk staan. Voordelen: vaak hoog gebruiksgemak, kan kosten besparen. Aandachtspunten: beschikbaarheid (voor hergebruik) van gegevens, informatiebeveiliging Mobiele apparaten en apps: opkomst van mobiele apparaten als smartphones en tablets met vaak relatief kleine programma s (apps) bedoeld voor specifiek gebruik Bring your own: medewerkers willen steeds vaker eigen apparatuur inzetten, wat nieuwe vragen oproept over o.a. eigendom en verantwoordelijkheid, kosten en informatiebeveiliging Social media: laagdrempelige kanalen om te communiceren, zowel intern als extern Big data/open data: big data staat voor grote hoeveelheden gegevens in verschillende vormen, zoals meetgegevens en foto s. Nieuwe technieken zijn nodig om uit de gegevens relevante informatie te filteren. Open data wil zeggen dat (overheids)organisaties gegevens beschikbaar stellen, zodat marktpartijen en individuen er diensten omheen kunnen ontwikkelen en er zelf analyses op kunnen uitvoeren. Brandweer Amsterdam-Amstelland experimenteert hiermee. Visie op informatievoorziening Positionering en rollen Informatiemanagement helpt organisaties om haar doelen te bereiken. Soms kan dit via automatisering, soms is een procesaanpassing voldoende. Voor het weergeven van relaties tussen organisatie, informatiemanagement en automatisering gebruiken we het Negenvlaksmodel 1. Horizontaal zien we business, informatie en communicatie en technologie en verticaal zien we strategisch, tactisch en operationeel. Bij de VRH hebben we de techniek uitbesteed, zowel voor de kantoorautomatisering als het (technisch) beheer van informatiesystemen. Hierbij vindt regie op leveranciers plaats vanuit zowel de afdeling CI&A, de afdeling Operationele Voorbereiding als de afdeling Beheer Meldkamerdomein (BMKD). Dit zijn tevens de 3 afdeling die actief zijn op vlak van informatiemanagement (de zogenaamde I-driehoek). Figuur 1: Negenvlaksmodel met domeinen 1 Amsterdams Informatiemodel van Rik Maes ( A Generic Framework for Information Management ) 4
In het Negenvlaksmodel kunnen we een aantal domeinen intekenen, zie afbeelding 2. Van boven naar beneden vinden we hier strategische afstemming, vernieuwing middels projecten en dagelijks werk waaronder wijzigingen binnen bestaande afspraken en (functionele) ondersteuning van gebruikers. Veel mensen zijn in verschillende rollen betrokken bij de informatievoorziening van de VRH. Het MT VRH bepaalt de koers van de organisatie. De regiegroep I&A adviseert het MT VRH over zaken met een informatiserings- en/of automatiseringscomponent. Binnen de afdeling Communicatie, Informatiemanagement en Automatisering (CI&A) houden de informatiemanagers van team Informatiemanagement interne en externe ontwikkelingen in de gaten en formuleren zij adviezen over gewenste vernieuwingen die naar de Regiegroep I&A gaan. Team IM onderhoudt ook contacten met proceseigenaren (verantwoordelijk voor de uitvoering en kwaliteit van een proces), kwaliteitsmedewerkers en systeemeigenaren (budget-verantwoordelijk voor een systeem). De contractmanager verzorgt met name de regierol naar leveranciers, in afstemming met de systeemeigenaar. In de i- driehoek vinden de informatie-intensieve onderdelen Operationele Voorbereiding, Beheer Meldkamerdomein en team Informatiemanagement elkaar voor kennisuitwisseling en afstemming van initiatieven. In de organisatie ondersteunen functioneel beheerders en key-users de gebruikers heel direct bij het werken met hun systemen. Zij worden hierbij geholpen door centraal geplaatste functioneel beheerders bij team Informatiemanagement. Figuur 2: Rollen geplot op het Negenvlaksmodel Uitgangspunten Om op een eenduidige en consistente manier informatiemanagement uit te voeren, is het van belang om gedeelde uitgangspunten te hanteren: 1. ICT-projecten bestaan niet: een project wordt gestart om een verandering te realiseren. Informatievoorziening en/of automatisering kan daar een (klein of groot) onderdeel van zijn, maar is nooit leidend. De initiatiefnemer van een project moet zelf zijn project invullen, CI&A adviseert over informatiserings- en automatiseringsaspecten. Uitzondering op dit uitgangspunt: meer technisch gerelateerde projecten die geen directe impact hebben op functionaliteit, zoals de verhuizing van servers, migratie van het netwerk. 2. Informatievoorziening is een integrale managementverantwoordelijkheid: de bedrijfsvoeringsfuncties zijn ondersteunend aan het primaire proces en de besturende functies. Net als bijvoorbeeld personeel en financiën is informatievoorziening een integrale managementverantwoordelijkheid. Functioneel beheer is zo dicht mogelijk bij de gebruikers ingericht, zodat hij de systeemeigenaar goed kan adviseren, daarbij ondersteund door CI&A. 3. Centrale regie op samenhang in informatievoorziening: realiseren en bewaken van samenhang in de informatievoorziening van de VRH is noodzakelijk om effectief en efficiënt te werken, nu en in de toekomst. De Regiegroep I&A bewaakt deze samenhang binnen de VRH. Zij adviseert hierover rechtstreeks aan het MT VRH. Team Informatiemanagement ondersteunt de Regiegroep in haar rol. 4. De VRH neemt VeRA als uitgangspunt voor haar eigen architectuur: de Veiligheidsregio Referentie Architectuur (VeRA) geeft veiligheidsregio s principes en basisplaten om de informatievoorziening in te richten. Team Informatiemanagement maakt een vertaalslag van VeRA voor én met de VRH. De Regiegroep I&A toetst initiatieven aan deze vertaalslag, daarbij ondersteund door team Informatiemanagement. De VRH is nauw betrokken bij de (door)ontwikkeling van VeRA. 5
Doelstellingen informatiemanagement We komen tot vier doelstellingen voor informatiemanagement binnen de VRH. Daarbij zien we een duidelijke relatie met elementen die landelijk prioriteit krijgen. In de uitgebreide versie van het informatiebeleid laten we zien hoe projecten bijdragen aan de speerpunten van de VRH. Figuur 3: relatie organisatiedoelen en doelstellingen informatiemanagement Eenduidige operationele- en managementinformatie: de VRH heeft behoefte aan informatie voor het dagelijks werk (operationele informatie) en om te sturen (managementinformatie). Nu zien we nog verschillende werkwijzen en verschillende ondersteunende systemen voor vergelijkbare taken. De gegevens in de systemen zijn dan ook vaak niet eenduidig en het verzamelen en analyseren ervan is complex. Er is een duidelijke relatie met de doelstelling Gegevens op orde. Eenduidige procesondersteuning: Op Koers geeft aan dat de Brandweer Haaglanden meer procesgericht moet gaan werken. De GHOR doet dit al langer. Het project Procesmanagement geeft de aanzet om processen ook bij de brandweer op orde te krijgen. Software kan ondersteunen bij het in beeld brengen en uitvoeren van de bedrijfsprocessen. Digitale samenwerking en kennisdelen: dit is een breed punt en omvat onder meer: betere ondersteuning van communicatie in- en extern, een (gepersonaliseerd) startpunt voor programma s, informatie en documenten, ondersteuning van Het Nieuwe Werken, ondersteuning van kennismanagement (o.a. leertafels, talenten en interesses van medewerkers) en social media. Gegevens op orde: we moeten de gegevens binnen de VRH op orde te krijgen om zinvolle uitspraken te kunnen doen. Uitgangspunt moet zijn dat gegevens maar één keer geregistreerd worden en eventueel in meerdere processen gebruikt kunnen worden. We spreken hierbij van basisregistraties (landelijk, soms verplicht) en kernregistraties (intern). 6
Besturing van de informatievoorziening Organisatiebreed kennen we corporate governance, deze wordt onder meer vertaald naar governance (besturing, verantwoording) op I&A-aspecten. Governance vindt op verschillende niveau s plaats zoals eerder bij Positionering en Rollen is weergegeven. De regiegroep I&A adviseert het MT VRH bij te maken keuzes op het gebied van informatievoorziening op strategisch niveau. Projecten waarbij informatievoorziening en/of automatisering een rol speelt moeten altijd langs de Regiegroep I&A. Op dit moment ontbreekt het nog aan een VRH-brede besturing van projecten waardoor er onvoldoende zicht is op de onderlinge beïnvloeding (zowel positief als negatief) op het beoogde resultaat van de projecten. Onder verantwoordelijkheid van het hoofd CI&A worden de volgende taken uitgevoerd: opstellen strategie en beleid, ontwikkelen en bewaken architectuur en bewaken samenhang in informatievoorziening (portfoliomanagement). Dit zijn taken die tot het pakket van de CIO (Chief Information Officer) worden gerekend. De CIO-rol (of functie) zie je steeds vaker terug bij de overheid. Het Netwerk Informatiemanagement van de NVBR werkt een aantal aanbevelingen uit over de landelijke besturing van de informatievoorziening, aandachtspunten daarbij zijn: slagkracht, borging van beheer, sturen op gemaakte afspraken en betere positionering van het netwerk. Budgetten zijn centraal (bij CI&A, bijvoorbeeld voor kantoorautomatisering) en decentraal (projecten, beheerkosten van software) belegd. I&A-kosten bij de meldkamer wordt betaald uit het budget van de Gemeenschappelijke Meldkamer, waar VRH en Politie samen aan bijdragen. Een architectuur geeft houvast, biedt overzicht en geeft richting. De veiligheidsregio s hebben samen de Veiligheidsregio Referentie Architectuur (VeRA) ontwikkeld, een blauwdruk voor veiligheidsregio s. VeRA geeft principes, toont wat een Veiligheidsregio doet ( bedrijfsfunctiemodel, onder andere afgeleid uit wet- en regelgeving) en welke brokken functionaliteit nodig zijn om het werk te ondersteunen ( applicatieve functies ). VeRA is nauw verwant aan andere referentiearchitecturen (zoals NORA voor de hele overheid en GEMMA voor gemeenten), wat helpt bij het in beeld brengen van relaties. De VRH adopteert VeRA en maakt een eigen vertaalslag, die kan helpen bij het toetsen van nieuwe projecten gericht op vernieuwing van de informatievoorziening. Om de informatievoorziening goed te ondersteunen zijn hulpmiddelen nodig, zoals functionaliteit om processen en architecturen weer te geven, om meldingen en contracten te registreren en beheren en om kennis te kunnen borgen. Er lopen al projecten om deze zaken te realiseren. Informatielandschap Voor de concrete inrichting van het informatielandschap van de VRH wordt nadrukkelijk gekeken naar (een combinatie van) de volgende aspecten: Mensen: vergroten betrokkenheid gebruikers, professionaliseren functioneel beheerders/key-users en rol/verwachtingen systeemeigenaren duidelijk maken Processen: stimuleren procesmatig denken en werken Functionaliteit: uitwerken globaal beeld naar benodigd detailniveau om goed te kunnen adviseren Informatie: inzetten op digitalisering en informatiebeveiliging Gegevens: inzetten op eenmalige registratie, dit voorkomt dubbelingen en fouten 7
Techniek: uitvoeren regie op contracten en leveranciers, doorzetten innovaties Het informatielandschap wordt vastgelegd in een combinatie van (architectuur) visualisaties, overzichten en tekstuele toelichting (zie ook bijlage B in het volledige document). Voor de verdere invulling van de VRH-speerpunten en de doelstellingen van informatiemanagement zullen onderstaande zaken de komende jaren aandacht vragen of moeten krijgen. De meeste worden reeds in projecten opgepakt: 1. Hergebruik van gegevens (o.a. inzet van/aansluiting op basis- en kernregistraties) 2. Operationele- en managementinformatie (o.a. gegevensanalyse) 3. Geografische informatievoorziening (doorontwikkelen en breder inzetten van het geo-platform dat binnen project Digitale Bereikbaarheidskaart wordt gerealiseerd) 4. Digitalisering (documenten en processen, heeft een relatie met veel andere projecten) 5. Innovaties in ondersteuning van het werk, digitale samenwerking en delen (sluit aan bij de Huisvestingsvisie en Het Nieuwe Werken) 6. Harmonisatie applicatielandschap (verminderen pakketten met dezelfde functionaliteit) 7. Contentbeheer (intranetten, internet; relatie met Digitalisering) 8. Relatiebeheer (sluit aan bij Hergebruik van gegevens) 9. Kennisbeheer (ondersteunen kennisdeling en inzichtelijk krijgen van competenties en interesses) 10. Informatiebeveiliging Aanbevelingen Bij het schrijven van het informatiebeleid zijn uiteraard een aantal zaken geconstateerd die voor verbetering in aanmerking komen. Deze zijn benoemd als aanbeveling: 1. Vergroot de bekendheid van informatiemanagement, team Informatiemanagement en de Regiegroep I&A, om zo nog beter grip te krijgen en houden op wat er speelt en gaat komen 2. Versterk de afstemming op I&A-gebied op tactisch en strategisch niveau tussen CI&A en de meldkamer 3. Beleg informatiemanagement breed in een portefeuille in het bestuur van de VRH, zodat informatiemanagement geborgd is op bestuurlijk niveau 4. Stimuleer de professionalisering van projectmatig werken binnen de VRH 5. Zorg voor één projectoverzicht voor de VRH, inclusief Meldkamer, voor betere samenhang 6. Zet een professionaliseringsslag in voor mensen die zich met informatiemanagement bezighouden, zoals functioneel beheerders 7. Overweeg de wijze van vastleggen van financiële gegevens voor automatisering te herzien, zodat de totale kosten van software beter inzichtelijk worden 8. Stel informatiebeveiligingsbeleid op en zorg voor goede implementatie binnen de VRH 8