1. INLEIDING In een ontwikkelde maatschappij is er continue behoefte aan informatie. Burgers en ondernemingen worden continu ondervraagd door administraties en statistische instituten. Tot voor kort bestonden rapporten vooral uit papieren formulieren. Met de technologische revolutie hebben pen en papier plaats gemaakt voor diskettes, emails en internet. OneGate (CSSR) is een toepassing om via het internet te rapporteren. OneGate (CSSR) beperkt zich niet tot één of enkele rapporten; het is een generische toepassing waarmee een heel scala aan rapporten kan gegenereerd en verspreid worden. TERMINOLOGIE We gebruiken de volgende termen in de handleiding: Gebruiker: deze wordt vertegenwoordigd door een identiteit: een certificaat of een userid met paswoord. In de praktijk kunnen meerdere personen schuil gaan achter deze identiteit. De gebruiker voert de gegevens in in de rapporten. Aangever: dit is de rechtspersoon die bepaalde gegevens moet rapporteren. Het gaat vaak maar niet uisluitend om ondernemingen. De aangever - of declarer in het jargon van OneGate (CSSR) - heeft een unieke identifier zoals een ondernemings- of BIC-nummer. De relatie tussen gebruikers en aangevers kan verschillende vormen aannemen: o Eén gebruiker is verantwoordelijk voor de aangiftes van verschillende aangevers. Een typisch voorbeeld is een boekhoudkantoor dat de rapporteringsverplichtingen van zijn klanten op zich neemt. o Verschillende gebruikers rapporteren voor één aangever. In een grote onderneming kunnen verschillende afdelingen een deel van de rapportering op zich nemen. Elk van die afdelingen heeft in het systeem een eigen identiteit. Domein: een afgebakend gebied van statistische rapportering. Rapport: een statistische aangifte voor een bepaalde periode en frequentie Sectie: een onderdeel van de rapportering dat dient om grote rapporten overzichtelijk te houden en in te delen in logisch zinvolle eenheden GEBRUIKTE ICONEN De functies van de toepassing zijn beschikbaar via iconen. De belangrijkste vind je in het volgende lijstje: terugkeren naar het vorige scherm terugkeren naar de vorige pagina in een lijst scrollen naar de volgende pagina in een lijst ophalen van documentatie IDENTIFICATIE OneGate (CSSR) is niet bedoeld voor anonieme enquêtes en rapporten. De aangevers zijn omwille van wettelijke of feitelijke redenen verplicht om om regelmatige basis te rapporteren. Dat betekent dat de aangevers gekend zijn. De verplichtingen verschillen van aangever tot aangever; de identiteit van de gebruiker wordt gebruikt om de juiste rapporten te genereren.
2. In OneGate (CSSR) beschikt de gebruiker over twee mogelijkheden om zich te identificeren: via certificaten of via een gebruikersid en paswoord. VIA CERTIFICATEN AANVRAGEN VAN EEN CERTIFICAAT VIA USERID/PASWOORD AANVRAGEN VAN EEN GEBRUIKERSID/PASWOORD IDENTIFICATIE VIA EEN GEBRUIKERSID/PASWOORD Bij het opstarten van de toepassing via de URL moet de gebruiker zich identificeren. Wanneer de logon succesvol is, kom je in het scherm Profiel terecht. De gebruiker kan in zijn profiel allerlei persoonlijke gegevens opslaan zoals naam, voornaam, adres enz. Bij een eerste gebruik zijn de meeste velden leeg; enkel "Taal" en "Land" zijn ingevuld met een default-waarde. Bij een volgend bezoek vindt de gebruiker zijn gegevens terug. De informatie wordt immers opgeslagen in een cookie 1 - op voorwaarde dat je browserinstellingen het gebruik van cookies niet verhinderen of bemoeilijken. Er is slechts één verplicht veld: het emailadres. Het laat de dossierbeheerder toe om contact op te nemen met de aangever indien er zich problemen voordoen met de aangifte. 1 Zie Annex 1
3. Het systeem geeft een foutboodschap wanneer je een profiel zonder emailadres wil saven. 'detailcontactform:emailfield' est obligatoire. In sommige gevallen is de gebruiker verantwoordelijk voor meerdere aangevers. In Declarer heeft hij dan de mogelijkheid om een bepaalde aangever te selecteren via de button... De keuze heeft een invloed op de lijst met rapporten die de gebruiker te zien krijgt (zie...).
4. FUNCTIES VAN DE TOEPASSING De gebruiker beschikt via de tabbladen in het bovenste deel van de toepassing over de volgende functies (tussen haakjes het relevante tabblad): Wijzigen van het persoonlijke profiel (Profile) Invullen van rapporten (Reports) Consulteren van het OneGate (CSSR) mailsysteem (Exchanges) Opladen van bestanden (Upload) Beheer van paswoorden (Pwd) Ophalen van de versie van de toepassing (About) WIJZIGEN VAN HET PERSOONLIJKE PROFIEL zie het hoofdstuk over de identificatie. INVULLEN VAN RAPPORTEN Kies de tab Reports. De inhoudstafel is opgebouwd uit twee soorten elementen: domeinen en rapporten. Een domein heeft steeds betrekking op een deelgebied uit de statistiek zoals de betalingsbalans, de buitenlandse handel of andere. Het fungeert dus als een container voor de rapporten van dat statistisch gebied. Elk domein bestaat uit een reeks rapporten. De gebruiker ziet enkel de domeinen en de rapporten die van belang zijn voor de aangever. In functie van de aangever zal de inhoudstafel verschillen.
5. Naast de titel van het domein staat een icoon:. Het dient om een boodschap te sturen naar de manager van het betrokken domein. In het voorbeeld zal de manager van Frank's Test Domain een bericht ontvangen. De gebruiker tikt zijn boodschap in message. Hij kan eventueel bestanden bijvoegen door in Select a document to add as attachment via de Browse knop documenten toe te voegen. Klik op Send om de boodschap te versturen. Twee opmerkingen: De berichten worden niet via email verstuurd. Ze blijven volledig binnen het OneGate (CSSR) systeem. De gebruiker kan de verzonden berichten steeds consulteren via de functie Exchanges- >Messages->Outgoing. Navigatie door de inhoudstafel is zeer intuïtief - het volstaat te klikken op één van de lijnen om naar het volgende niveau van de inhoudstafel te gaan. De lijnen fungeren als hyperlinks in een webpagina. De gebruiker doorloopt achtereenvolgens: de Control Panel van het rapport de formulieren van het rapport voor de geselecteerde periode de secties van het geselecteerde formulier de zones waarin de gegevens kunnen ingevuld worden
6. CONTROL PANEL Selecteer een rapport in de lijst. Het volgende scherm geeft een onmiddellijk overzicht van de perioden waarvoor het rapport aangemaakt werd en de status van elk van deze periodes. We noemen dit scherm de Control Panel. De Control Panel bevat de volgende informatie: Period : de rapporteringsperiode neemt de vorm jaar-period aan. Voor maandelijkse rapporten stemt periode overeen met de maand. 2009-12 staat voor december 2009. Kwartaalrapporten zullen 3,6,9 of 12 als periode hebben - de laatste maand van elk kwartaal. <quid jaarlijkse rapporten> Initial : Een vinkje in deze kolom betekent dat nog geen waarden ingevoerd werden voor het rapport. Error : een vinkje duidt aan dat de validatie van het rapport fouten gedetecteerd heeft. Warning: een vinkje duidt aan dat de validatie van het rapport problemen gedetecteerd heeft. Een warning is minder ernstig dan een error. De gegevens kunnen aanvaard worden. Ok : de validatie van het rapport heeft niets abnormaals ontdekt. Open: de aangever kan het rapport nog steeds wijzigen; het rapport werd nog niet afgesloten. De gegevens zijn wel degelijk opgeslagen in OneGate maar de aangever kan nog steeds veranderingen aanbrengen. Closed : het rapport werd gesloten. De aangever kan de gegevens nog consulteren maar niet meer wijzigen. Enkele opmerkingen:
7. Error/Warning/Ok zijn mutueel exclusief. Er zal slechts één van de drie mogelijkheden aangevinkt zijn. De status Ok, Error of Warning is de "slechtste" of minimale waarde van alle fomulieren van een rapport. Van zodra de validatie fouten detecteert in één formulier wordt de status van het rapport op Error gezet. SELECTIE VAN EEN FORMULIER In de hoofding vindt men de identiteit van de aangever terug. Het scherm geeft een overzicht van de formulieren waaruit het rapport samengesteld is. Per formulier vinden we de volgende informatie: Form: de beschrijving van het formulier Cutoff Date : de datum vanaf dewelke de rapportering kan beginnen Lat Update : de datum van de laatste wijziging State: de status (Ok, Error of Warning) Lifecycle : waar bevindt het formulier zich in zijn levenscyclus? Initial, Open of Closed Nihil : werd het formulier expliciet of "Nihil" gezet. Dat betekent dat de aangever aan zijn verplichting voldaan heeft - het rapport werd ingevuld - maar dat er eigenlijk niets te rapporteren viel. Reference : <to be checked> Boven de tabel vindt men heel wat iconen. De standaardiconen zijn in het begin van dit document beschreven.
8. : dit icoon dient om één of meerde formulieren te sluiten. : via dit icoon kan men gegevens importeren vanuit een bestand. : dient om gegevens van het rapport te exporteren naar een bestand : afdrukken van een rapport : het rapport wordt als "Nihil" gedefinieerd. Er valt niets te rapporteren. gewist : het formulier wordt terug op de initiële waarden geplaatst. De wijzigingen worden : validatie van het formulier : laat toe een boodschap te sturen naar de beheerder van het rapport. Merk op dat je voor de meeste functies één of meerdere formulieren in de lijst moet selecteren (via de checkbox). De toepassing geeft een foutmelding wanneer geen formulier geselecteerd werd. Sluiten van een formulier Sluiten van een formulier betekent het bevestigen van de gerapporteerde gegevens. Van zodra het formulier gesloten is, kunnen de gegevens niet meer gewijzigd worden 2. De toepassing vraagt een bevestiging voor de geslecteeerde formulieren gesloten worden. Kolom "Lifecycle" wordt aangepast voor de gesloten formulieren. Importeren van gegevens Selecteer het formulier waarin je de gegevens wil importeren. De toepassing geeft een foutboodschap wanneer geen formulier geselecteerd werd: Error: Select 1 form Gegevens importeren is niet altijd mogelijk. De beheerder van het rapport moet deze mogelijkheid expliciet instellen 3. De toepassing reageert met de volgende foutboodschap wanneer import niet mogelihjk is: Import into the selected form is not allowed. Wanneer de import wel mogelijk is, wordt het volgende scherm afgebeeld: 2 Een formulier kan eventueel opnieuw geopend worden door een domeinbeheerder. 3 optie "CSV import allowed" in attributen van de form
9. Het scherm laat de gebruiker toe om gegevens op te laden via de Browse knop in "Open file". Te zelfdertijd beschrijft het scherm de structuur die men moet respecteren bij het opladen van de gegevens. Er is een beschrijving voorzien per sectie. Merk op dat de code van de sectie - de waarde in "Fixed Value" - een verplicht onderdeel is van het bestandsformaat. Om de compatibileit te verzekeren met rapporten die gedefinieerd werden in de toepassing CSSR laat het systeem toe om dit veld leeg te laten.in dat geval begint elke lijn van het CSV-bestand begint met een ';'. Met de optie "Type" beslist de gebruiker kiezen of de geïmporteerde gegevens de oorspronkelijk bewaarde gegevens overschrijven (optie "Replace") of niet (optie "Append"). <quid table. Overschreven ook indien Append?>. De gebruiker selecteert een bestand via de Browse knop. Gebruik de knop Upload om de inhoud van het bestand op te laden in het formulier. Het systeem bevestigt de operatie met de volgende boodschap.
10. Your request has been received by One Gate (CSSR) on 2009-10-20 15:00:35. Your ticket number is CSV-25. Het ticket nummer is een referentie naar een boodschap in het interne mailingsysteem. In dit geval zal de boodschap een validatierapport van de import bevatten. Exporteren van gegevens De functie genereert een bestand met de gegevens van het formulier. Deze functie kan handig zijn om een sjabloon aan te maken voor de import van de gegevens. Je hebt de keuze tussen een CSV-bestand of een XML-file. Opnieuw wordt de structuur van het CSV-bestand gedocumenteerd in het scherm. Voor een beschrijving van het XML-bestand verwijzen we naar document <to be completed>. Klik op de link Download om het bestand te genereren in het gewenste formaat. Printen van een formulier <to be completed> Een formulier op Nihil zetten De gebruiker kan één of meerdere formulieren op Nihil zetten. Dat betekent dat de aangever aan zijn verplichting voldaan heeft - het formulier werd ingevuld - maar dat er eigenlijk niets te rapporteren viel. De toepassing vraagt een bevestiging voor de geselecteeerde formulieren op Nihil gezet worden.
11. OneGate (CSSR) zal State, Lifecycle en Nihil aanpassen voor de betrokken formulieren. Initialiseren van een formulier De geselecteerde formulieren worden terug op de initiële waarden geplaatst. De wijzigingen worden gewist. Lifecycle wordt op Initial geplaatst voor de betrokken formulieren. Valideren van een formulier <to do> Zenden van een bericht
12. De gebruiker kan een bericht naar de Data Collection Manager (DCM) zenden. De DCM is de verantwoordelijke voor het verzamelen van de gegevens van de betrokken aangever. De functie is volledig identiek aan de mailfunctie zoals beschreven in.... Enkel de bestemmeling verschilt. SELECTIE VAN EEN SECTIE <quid als slechts één sectie bestaat - to be checked > De gebruiker heeft een formulier gekozen en hij krijgt de lijst met secties waaruit het formulier bestaat. In de hoofding zien we terug de identiteit van de aangever. Het icoon geeft eventueel toegang tot de documentatie van het formulier. Voor het overige kan de gebruiker een sectie selecteren om in te vullen. INVULLEN VAN DE GEGEVENS De domeinbeheerder heeft in OneGate (CSSR) een zekere vrijheid in de definitie van zijn formulieren: Tabel: de items bevinden zich op de X- en de Y-as van de tabel. De cellen van de tabel moeten ingevuld worden.
13. Lijst: elke lijn stelt een te rapporteren item voor. De gebruiker moet in elk veld een waarde invullen - hetzij door de waarde in te tikken hetzij door een keuze te maken uit een lijst voorgedefinieerde waarden. Import/Export en Intra/Extra zijn voorbeelden van de tweede mogelijkheid. De gebruiker klikt op het icoontje te zien. om de lijst met aanvaardbare waarden Detail : de gebruiker vult de gegevens in voor één item of vraag. De keuze hangt af van de aard en het onderwerp van het rapport. De volgende iconen komen voor: : bewaren van de gegevens of : Schrappen van de gegevens : Een enkele regel toevoegen : Meerdere regels toevoegen 1. Bewaren van de gegevens Elk type sectie kan bewraad worden. Het icoon komt in alle gevallen voor. De formulieren kunnen validatieregels bevatten. Bij het saven van de gegevens worden de regels toegepast. Indien er problemen zijn - regels die niet gerespecteerd worden - worden de foute gegevens in het rood gekleurd.
14. In de bovenstaande tabel werd de volgende validatieregels gedefinieerd: Amount < 20000. De cel Intra/Import kreeg de waarde 1000000 - een duidelijke inbreuk op de regel. Boven een lijst vind je een checkbox deze optie beeld je enkel de problematische regels af.. Lijsten zijn soms behoorlijk lang en met 2. Schrappen van gegevens In een lijst of in een single detail kunnen de gegevens geschrapt worden. In een lijst gebruik je daartoe het icoon op het einde van elke record. de betreffende lijn wordt uit de lijst verwijderd. In een sectie van het type single detail vind je bovenaan het icoon verwijderd uit alle velden van de sectie.. De informatie wordt 3. Toevoegen van een enkele regel Je vindt dit icoon enkel bij lijsten. Er wordt een nieuwe regel aan de lijst toegevoegd. 4. Toevoegen van meerdere regels Je vindt dit icoon enkel bij lijsten. Er worden tien nieuwe regels aan de lijst toegevoegd. <bepaalt Rows/page niet hoeveel regels toegevoegd worden?>. CONSULTEREN VAN HET ONEGATE (CSSR) MAILSYSTEEM (EXCHANGES) Het tabblad Exchanges herbergt twee belangrijke functies van het OneGate (CSSR) systeem. consulteren van de ontvangen en verzonden berichten verificatie van de opgeladen bestanden. CONSULTEREN VAN BERICHTEN OneGate (CSSR) heeft een ingebouwd systeem om berichten uit te wisselen. Het is geen klassieke email-toepassing - de berichten worden niet via email-servers uitgewisseld. De communicatie blijft volledig binnen de OneGate (CSSR) omgeving. Dat betekent o.m. dat de veieligheid veel hoger is dan bij klassieke email-systemen. De communicatie tussen de gebruiker en het systeen en vice versa wordt geëncrypteerd. Onder Messages vinden we twee functies: Incoming en Outgoing. De betekenis is ondubbelzinnig. Inkomende berichten zijn alle boodschappen die vanuit het systeem naar de gebruiker verzonden zijn. En met systeem bedoelen we zowel de menselijke beheerders van het systeem als bepaalde programma-onderdelen. Wanneer een gebruiker b.v. data oplaadt via een bestand zal het systeem een bericht sturen met een referentienummer aan de hand waarvan de gebruiker het resultaat van zijn actie kan opvolgen.
15. De uitgaande berichten zijn de berichten die de gebruiker zelf verstuurd heeft naar b.v. een domeinbeheerder. Op bepaalde schermen vind je het icoon functie genereert een uitgaand bericht. terug. Het gebruik van deze De gebruikte interface is zeer intuitief. Per regel vinden we: een checkbox om een bericht te selecteren een optioneel icoon om aan te duiden dat het bericht belangrijk is een icoon om aan te duiden of het bericht reeds gelezen werd (open witte enveloppe) of niet (gesloten gele enveloppe) een optionele paperclip die aangeeft of het bericht extra bestanden bevat een timestamp van verzending het onderwerp van het bericht. Een klik op een regel toont de details van een bericht. In het voorbeeld hieronder hebben we een bericht met een aangehecht bestand. Dat bestand is via een hyperlink beschikbaar. Het geselecteerde bericht kan verwijderd worden via de button Delete.
16.
17. Het scherm voor de uitgaande berichten is gelijkaardig; er is - uiteraard - geen aanduiding of de mail al dan niet gelezen werd. VERIFICATIE VAN OPGELADEN BESTANDEN In OneGate (CSSR) kan nogal wat informatie via bestanden opgeladen worden. De gebruiker is niet verplicht om alle gegevens manueel in te geven. Een rapport kan in zijn geheel opgeladen worden via een csv- of een xml-bestand. Dit bestand wordt op de server behandeld en het resultaat van de verwerking wordt in een log weggeschreven. De functie File Exchange Log dient om die logging te consulteren. Wanneer een bestand voor verwerking wordt opgeladen, genereert het systeem een referentienummer - ook wel een ticket genoemd. De logging zal vlug veel berichten bevatten; het scherm voorziet verschillende zoekcriteria om het aantal loggings op het scherm te beperken. De criteria zijn: "Ticked Id": het ticketnummer. "Status": de toestand waarin de upload zich bevindt. De mogelijke waarden komen overeen met de verschillende iconen onderaan de lijst (Received, Processing,...) "Transfer between... and..." : een tijdsinterval bepaald door een begin- en een einddatum Gebruik de button Search om de lijst op te vullen met loggings die voldoen aan de zoekcriteria; klik Reset om <to be completed>. Per regel is de volgende informatie beschikbaar:
18. de status van de file upload. De legende van de verschillende symbolen bevinden zich onderaan de lijst (Received, Processing,...). het Ticked Id : de identificatie van de file upload Arrival Time: timestamp waarop het bestand opgeladen werd End of Process : timestamp van het einde van de verwerking van het bestand Channel: hoe werd het bestand opgeladen <to do: mogelijke waarden>. Client Filename: de naam van het bestand dat opgeladen werd. De gebruiker heeft de volgende functies ter beschikking: : de historiek ophalen van een file upload details ophalen van een file upload. 1. de historiek van een file upload ophalen De gebruiker selecteert een logging en klikt op het icoon. Hij krijgt het scherm Follow-up List. Daarin staan de verschillende fazen waardoor het bestand gegaan is. In het voorbeeld zien we dat de gebruiker het bestand author.csv opgeladen heeft; het systeem heeft een ticket aangemaakt met een verwijzing naar een feedback bestand: feedback.xml. De aangehechte bestanden zijn beschikbaar via een hyperlink. 2. Details ophalen van een file upload Klik op een logging om de details af te beelden.
19. Je krijgt nagenoeg dezelfde informatie als in het scherm History of File Exchanges List; er zijn wat meer details beschikbaar over het opgeladen bestand zelf (omvang, was het geëncrypteerd en/of van een digitale handtekening voorzien?, was het bestand gecomprimeerd?). De button History toont de historiek van de file upload (zie ook 1). OPLADEN VAN BESTANDEN Het tabblad Upload is bedoeld om bestanden op te laden in OneGate (CSSR). <to be completed>
20. BEHEER VAN PASWOORDEN Het tabblad Pwd dient om het beheer van userid/paswoorden te vereenvoudigen voor de systeembeheerders van OneGate (CSSR). In de bestaande toepassing CSSR neemt de Nationale Bank van België het beheer van alle userdid/paswoorden voor haar rekening. Omdat er binnen de bedrijven heel wat verloop is, betekent dat een serieuze inspanning. Bovendien krijgt de NBB niet altijd feedback over gebruikers die definitief ophouden het systeem te gebruiken. Er zijn dus nogal wat "dode" accounts. Om dze problemen op te lossen wordt in OneGate (CSSR) een onderscheid gemaakt tussen twee types userid/paswoord: corporate : de systeembeheerder kent één userid/paswoord toe aan een gebruiker (b.v; een onderneming) delegate : de houder van de corporate id maakt userids/paswoorden aan voor andere gebruikers binnen het bedrijf. Deze bijkomende userids/paswoorden kunnen enkel rapporteren voor de aangevers die aan de corporate id toegewezen werden. <to be completed> OPHALEN VAN DE VERSIE VAN DE TOEPASSING (ABOUT) In het tabblad About vind je informatie over de versie van OneGate (CSSR) die nu in gebruik is.
21.
22. ANNEX 1: COOKIES In Internet Explorer 6 kun je de instellingen i.v.m. cookies als volgt wijzigen: Tools->Internet Options... Kies het tabblad Privacy. Klik Advanced om de instellingen te wijzigen: Vink "Override automatic cookie handling" aan om de standaardinstellingen aan te passen. Voor het onderscheid tussen First-party en Third-part cookies zie: http://support.microsoft.com/kb/260971/en-us Internet Explorer (in dit geval versie 6) vraagt bevestiging met de volgende dialog box:
23.