Handleiding. Uitwisseling van privacy-gevoelige gegevens tussen ziekenhuizen en het Agentschap Zorg en Gezondheid. Werken met drop.vlaanderen.

Transcriptie

1 Handleiding Uitwisseling van privacy-gevoelige gegevens tussen ziekenhuizen en het Agentschap Zorg en Gezondheid Werken met drop.vlaanderen.be Versie

2 Inhoudstafel 1 Inleiding Opstart Aanmaken gebruiker Werken met drop.vlaanderen.be Aanmelden Paswoord vergeten? Documenten versturen Documenten openen door ontvanger

3 1 Inleiding Sinds de invoering van de Europese AVG-regelgeving (Algemene Verordening voor Gegevensbescherming = GDPR) worden er strengere eisen gesteld aan het verzamelen en verwerken van privacy-gevoelige gegevens. Voor de uitwisseling van personeelsgegevens tussen het Agentschap Zorg en Gezondheid en de algemene en psychiatrische ziekenhuizen werd ervoor gekozen gebruik te maken van de drop-server: drop.vlaanderen.be. Hierbij gebeurt zowel de transfer als de opslag op een volledig geëncrypteerde manier. Dit document geeft een overzicht van hoe men documenten ad hoc kan uitwisselen via Managed File Transfer (drop.vlaanderen.be). Voor ad hoc uitwisseling van documenten kan men gebruik maken van de online webtoepasssing drop Vlaanderen ( 2 Opstart Vereist om in te loggen Account om aan te melden: - gebruikersnaam - paswoord Dit heb je sowieso nodig om in te loggen: Courante webbrowser Internet Explorer (IE) 9+ Firefox Chrome Safari Aanmaken gebruiker In het kader van de gegevensuitwisseling tussen ziekenhuizen en het Agentschap Zorg & Gezondheid spitsen we ons hier toe op de gast- of tijdelijke gebruikers. Dit soort gebruiker kan aangemaakt worden door zelfregistratie via de URL 3

4 Als u klikt op Register and Send Files 1 krijgt u volgend scherm: Voeg de bestemmeling toe in het veld Recipient (s). In ons geval zal dit het volgende zijn: ziekenhuizen@zorg-en-gezondheid.be Geef vervolgens ook het eigen adres op in het veld Your . Bij een eerste aanmelding of wanneer het account is verlopen, ontvangt de gebruiker een 1 De interface voor de toepassing is niet beschikbaar in het Nederlands, waarvoor onze excuses. 4

5 Maak gebruik van het paswoord dat in de staat vermeld om de eerste maal aan te loggen. Maak vervolgens een persoonlijk, veilig paswoord aan (1) en bevestig dit door het een tweede maal in te geven (2). Klik op Change Password om verder te gaan. De vereisten voor een veilig paswoord zijn: - uit ten minste 8 karakters bestaan - mag geen enkele gelijkenis vertonen met de gebruikersnaam - moet minstens één letter en één cijfer bevatten - mag geen woord bevatten dat voorkomt in een woordenboek - moet zowel hoofd- als kleine letters bevatten 4 Werken met drop.vlaanderen.be 4.1 Aanmelden Open U komt terecht op het aanmeldscherm: 5

6 Meld aan met gebruikersnaam ( adres) en paswoord. Men komt dan terecht op de Homepagina : 4.2 Paswoord vergeten? Indien u uw paswoord bent vergeten kan u via het aanmeldscherm een paswoord reset vragen: 6

7 Na het ingeven van de gebruikersnaam kan men een paswoordwijziging aanvragen: U ontvangt dan via een nieuw paswoord. 4.3 Documenten versturen Om één of meerdere documenten te versturen, kan u in de Homepagina klikken op Send Package 7

8 Nu kan u een bericht met 1 of meerdere documenten versturen naar uw bestemmeling. De bestemmeling kan u ingeven in het To veld: Let wel: Hier dient u ziekenhuizen@zorg-en-gezondheid.be in te geven! Bijkomend kan u hier ook een tekstbericht in typen als Note. Om dan uw documenten op te laden, klikt u bij Files op Launch the Upload Wizard : Via Add File kan u één of meerdere documenten opladen, met beperking tot 10GB. 8

9 Als u de gewenste documenten hebt geselecteerd, klikt u op de knop Next U kan er dan voor kiezen om de bestanden individueel (Upload files individually) of gecombineerd als een zip-bestand (Upload all files as one.zip) te uploaden. Maak uw keuze en klik dan op Next. 9

10 Men komt opnieuw terecht in het te versturen bericht: 10

11 Via Options kan men aangeven of: - U een ontvangstbevestiging wenst te ontvangen Delivery Receipt(s) - U wil voorkomen dat men een bericht aan iedereen kan terugzenden, of zelfs alle antwoorden. Prevent Reply All > Prevent all replies Belangrijk om weten is dat het bericht met de bijlagen automatisch verwijderd wordt na 7 dagen. Dit is een algemene instelling die men op dit niveau niet kan wijzigen. Van zodra het bericht is opgemaakt, kan het verstuurd worden door te klikken op Send. Men komt dan terecht in Overzicht: 11

12 4.4 Documenten openen door ontvanger De bestemmeling zal een mailnotificatie ontvangen waarin aangegeven wordt dat er een pakket klaarstaat. De bestemmeling dient zich eveneens aan te melden op Indien de bestemmeling reeds over een account beschikt, kan hij hiermee aanmelden. Indien niet, zal via een aparte notificatie een melding gestuurd worden met gebruikersnaam en paswoord. Van zodra de bestemmeling aanmeldt, dient deze een nieuw paswoord aan te maken: 12

13 Nu kan men het verstuurde pakket bekijken, via de opgegeven URL in de eerste mailnotificatie: 13

14 En dan ziet men het pakket: 14