-1- Videoconferencing IST Klik hier om een papieren versie van de webpagina af te drukken 1. Een videoconferentie voorbereidingen Alvorens een eerste videoconferentie op te zetten, moet een aantal voorbereidingen worden getroffen: 1. Ondersteuners contacteren 2. Flashmeeting rooms opzetten 3. Apparatuur en infrastructuur 4. Testconferentie opzetten 1.1 Ondersteuners contacteren Om een videoconferentie op de zetten met behulp van Flashmeeting rooms kan je een beroep doen op: 1. Luc Vandeput: Coördinator E-learning Centrale Diensten (luc.vandeput@khleuven.be). Hij kan ondermeer zorgen voor de Flashmeeting rooms, beschikt over een zeer ruime ervaring inzake het opzetting van videoconferenties, kan tijdens de sessies docenten en studenten opleiden en ondersteunen en logistieke ondersteuning verschaffen. 2. Erik Penen: ICT-ondersteuner Departement Sociale School Heverlee (erik.penen@khleuven.be). Bij hem kan je terecht voor technische en logistieke ondersteuning. 3. Maurits Wysmans: Lector Departement Sociaal Werk Heverlee (maurits.wysmans@khleuven.be). Hij kan je als voorzitter van de gevoerde videoconferenties heel wat nuttige tips meegeven.
-2-1.2 Flashmeeting rooms opzetten Voor het opzetten van videoconferenties moet geen bijzondere software worden geïnstalleerd op de computers van de deelnemers aan de conferentie. Het benodigde softwarepakket kan door elke deelnemer geopend worden via internet. Het is echter noodzakelijk om via Luc Vandeput vooraf van de geplande meeting op de hoogte te brengen zodat tijdig de nodige Flashmeeting rooms kunnen worden aangemaakt. Onontbeerlijke informatie die daartoe moet worden gecommuniceerd is: 1. de datum waarop de conferentie zal plaatsgrijpen 2. het aanvangsuur 3. het einduur 4. het aantal deelnemers 5. het KHLeuven-e-mailadres van de deelnemers Indien meerdere (opeenvolgende) conferenties worden gepland met verschillende deelnemers, dan moet bovenstaande info per conferentie worden doorgegeven. 1.3 Apparatuur en infrastructuur Voor de docent: 1. PC met internetaansluiting en geluidskaart in PC-lokaal of docentenbureel 2. webcam 3. hoofdtelefoon met micro 4. eventueel geluidsversterking via externe luidsprekers Voor de deelnemers (studenten) 1. PC-met internetaansluiting en geluidskaart 2. webcam 3. hoofdtelefoon met micro Wanneer als docentencomputer een PC in een PC-lokaal of klaslokaal wordt gebruikt kan de conferentie via een dataviewer worden geprojecteerd, zodat ook andere aanwezigen in het lokaal de conferentie kunnen volgen en eventueel kunnen participeren.
-3-1.4 Testconferentie Wanneer de conferentiedeelnemers voor het eerst aan een conferentie zullen deelnemen, is het is meer dan aanbevolen om - voorafgaand aan de eigenlijke conferentie - een 'testconferentie' op te zetten. Dit geeft alle deelnemers de kans om: 1. de FlasMeeting-software te leren gebruiken: openen, inloggen, geluidsafstelling, webcaminstellingen, chatfunctie, het woord vragen, het woord doorgeven,... Er is een handleiding beschikbaar waarin de gebruiksmogelijkheden van de software worden toegelicht: Flashmeeting handleiding 1. de eigen apparatuur (PC, internetaansluiting, webcam, geluidsweergave, microfoon en hoofdtelefoon) te testen 2. een online discussie te voeren: het woord vragen, gevat inbrengen en antwoorden, luisteren naar andere deelnemers, eigen notities maken 3.... Het opzetten van een testconferentie als oefensituatie verschilt op het vlak van voorbereiding eigenlijk weinig van een 'échte' conferentie (zie verder). Ook voor een testconferentie moet een Flashmeeting room aangevraagd worden! 2. Een videoconferentie voeren In onderstaande tekst pogen we een scenario voor het opzetten van een videoconferentie uit te schrijven. We maken daartoe gebruik van de ervaringen die tijdens de conferenties - binnen het kader van het opleidingsonderdeel Internationale Sociale Thema's in SSH (ECTS-fiche IST) - werden opgedaan. 2.1 Voorbereiding Zelfs wanneer voorafgaand aan een videoconferentie een testconferentie werd opgezet met alle deelnemers, dan nog is een nauwgezette voorbereiding onontbeerlijk. 2.1.1 Afspraken met de deelnemers 1. Stuur de deelnemers vooraf de koppeling door waarmee ze toegang tot de Flashmeeting room kunnen verkrijgen.
-4-2. Nodig de deelnemers uit om een kwartier vóór de afstemmingsronde in het lokaal aanwezig te zijn, de PC op te starten, de internetverbinding te controleren en in te loggen op de meeting room. Dit kan heel wat tijdverlies voor de deelnemers voorkomen. 3. Zorg ervoor dat de deelnemers exact dezelfde (rand)apparatuur gebruiken als tijdens de testconferentie: zelfde PC, in zelfde locatie, met zelfde hoofdtelefoon en microfoon 4. Vraag de deelnemers om pen en papier binnen handbereik te leggen, evenals alle documenten waarover ze tijdens de conferentie onmiddellijk moeten kunnen beschikken 5. Maak voor alle deelnemers duidelijk wat de precieze opzet van de conferentie is, opdat zij zich gepast kunnen voorbereiden. 2.1.2 Timing Een videoconferentie vangt steeds aan met een 'afstemmingsronde' waarbij de deelnemers controleren of de gebruikte appartuur hen toelaat om elkaar te zien en te horen. 1. Bij het aanvragen van een Flashmeeting room moet ongeveer 30 minuten voor dergelijke 'afstemmingsronde' ingerekend worden. 2. Hou bij de aanvraag rekening met de eventuele tijdsverschillen tussen de verschillende locaties van waaruit deelnemers aan de conferentie participeren. 2.2 De afstemmingsronde Bedoeling van de afstemmingsronde is het uitvoeren van een controle van beeld- en geluidskwaliteit. Tevens wordt nagegaan of alle deelnemers online zijn en elkaar 'kunnen vinden'. Sommige deelnemers zijn (nog) niet online, zijn niet zichtbaar, noch hoorbaar
-5- Soms zijn deelnemers enkel zichtbaar en niet hoorbaar Soms spreken studenten te luid of wordt de microfoon te dicht bij de mond geplaatst De webcam is slecht gericht, waardoor de deelnemer slechst ten dele zichtbaar is De chat-functie is in vele van de voornoemde probleemsituaties een onmisbaar communicatiemiddel of kan worden gebruikt als babbelbox Uiteindelijk zijn alle deelnemers klaar om de conferentie te starten 2.3 De conferentie 1. De docent stuurt de conferentie aan: bewaakt de spreektijd van de deelnemers en kan hen zelfs het woord afnemen wanneer deze wordt overschreden houdt het vastgestelde tijdbudget van de meeting room in het oog formuleert duidelijke discussievragen focust indien nodig de tussenkomsten van deelnemers op de conferentiedoelen en -opdracht vat de tussenkomsten bondig samen...
-6-2. Andere deelnemers kunnen het woord vragen Katrien vanuit Zuid-Afrika Lore vanuit Ierland 3. Deelnemers zien wanneer ze aan het woord zullen komen, nadat ze om tussenkomst gevraagd hebben
-7-4. In het klaslokaal kunnen toehoorders de conferentie volgen 5. Toehoorders kunnen eventueel ook zelf aan de conferentie participeren 6. Ondersteuners kunnen ingrijpen in geval van technische problemen of didactische aanwijzingen geven 7. Het onverbiddellijke einde van de conferentie wordt tijdig aangegeven 2.4 De conferentie opnieuw bekijken Na afloop van de conferentie kan deze opnieuw online worden bekeken via de Flashmeeting website. 1. De analyse van de conferentie wordt vereenvoudigd door de mogelijkheid om snel naar de bijdrage(n) van deelnemers te kunnen 'springen'. 2. Ook de ingevoerde tekst in de chat-functie is integraal beschikbaar. 3. Zelfs de winst aan CO2-uitstoot...
-8-3. Evaluatie 1. Een grondige voorbereiding op tal van vlakken is noodzakelijk: duidelijke instructie en opdracht grondig testen van de apparatuur op de verschillende locaties: twee studenten die eenzelfde computer met elkaar delen leidt tot tal van ongemakken (beide studenten raken niet in beeld), tijdverlies (hoofdtelefoon en micro moet voortdurend worden gewisseld,...) oefensessie(s) voor alle deelnemers zowel binnen het departement vanuit verschillende lokalen, als een testconferentie vanuit de verschillende locaties in het buitenland 2. Zelfs wanneer grote afstanden moeten overbrugd worden, kan een zeer bevredigende beeld- en geluidskwaliteit worden verwacht: bijvoorbeeld Bieke nam deel vanuit Vietnam 3. De beeldkwaliteit is echter mede afhankelijk van de gebruikte webcam: deelnemers uit Zuid-Afrika en Vietnam kwamen scherper in beeld dan een deelnemer uit Ierland of Barcelona:
-9- Anne (Ierland) Pieterjan (Barcelona) 4. Met een beperkt budget, laagdrempelige software en goedkope apparatuur kunnen de doelstellingen van de videoconferentie ruimschoots worden gerealiseerd, wat door de departementale leiding wordt onderschreven. 5. De proefopstelling die voor deze eerste videoconferentie in SSH werd opgezet, heeft de deugdelijkheid van het concept bewezen. Volgend academiejaar, méér... 4. Meer video's... Maurits Christel
-10- Emanuel Anemone erik penen mei 2008