enmatrix Zelfverklaring ISO 26000
1 Inleiding 1.1 ISO 26000 ISO 26000 is een internationale richtlijn voor het implementeren van MVO in een organisatie. Het geeft bedrijven een normatief kader om hun maatschappelijke verantwoordelijkheden zelf te bepalen en geeft adviezen over het structureel invoeren van MVO. Ekwadraat licht haar bedrijfsvoering volgens de ISO 26000 door. 1.2 Zelfverklaring ISO 26000 ISO 26000 is een richtlijn, geen eisenstellende norm en geen certificeerbaar managementsysteem. Daarom is ISO 26000 niet geschikt voor certificatie, het is dus geen keurmerk voor bedrijven. Om te laten zien dat we de ISO 26000 hebben gebruikt publiceren we onze Zelfverklaring ISO 26000 op het publicatieplatform. Zo laten wij zien hoe we MVO met behulp van ISO 26000 hebben geïmplementeerd in ons bedrijf. 1.3 Prioriteringsmatrix De prioriteitenmatrix ofwel Tabel C Vaststellen van relevantie, significantie en prioriteit van MVOonderwerpen. Om het onderwerp en toepassingsgebied van onze maatschappelijke verantwoordelijkheid te definiëren, relevante onderwerpen vast te stellen en prioriteiten te stellen, heeft Ekwadraat voor de volgende 7 MVO kernthema s de relevantie, significantie en prioriteit beoordeeld: 1. Bestuur van de organisatie 2. Mensenrechten 3. Arbeidspraktijk 4. Het milieu 5. Eerlijk zakendoen 6. Consumentenaangelegenheden 7. Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de Elk kernthema omvat een aantal onderwerpen. Bij elk kernthema heeft Ekwadraat de onderwerpen geïdentificeerd op relevantie en significantie voor haar besluiten en activiteiten. Daarbij zijn korte- en lange termijn doelstellingen in aanmerking genomen. Voor het bepalen van relevantie en het vaststellen van significantie en prioriteit is aangegeven of het wel of niet van belang is. In sommige gevallen is een onderwerp als niet belangrijk betiteld, maar volgt er toch een actie. In dat geval is sprake van een simpele verbetermaatregel (laaghangend fruit). 1.4 Onderbouwing/referentiematrix ofwel Tabel B Indien bepaald is welke MVO-thema s prioriteit hebben binnen de organisatie, kan gestart worden met het integreren van MVO in de huidige systemen, processen, procedures, structuren, beleid en strategieën. Hierbij kan gedacht worden aan het integreren van MVO in organisatiedoelen, missie en visie, beslissingsstructuren, inkoopprocessen, HRM-processen, opstellen van een gedragscode etc. Om een Ekwadraat enmatrix ISO 26000 2/12
Zelfverklaring ISO 26000 te publiceren, is naast een belofte (de organisatie voldoet aan de algemene eisen) ook een onderbouwing noodzakelijk. Deze onderbouwing, of Referentiematrix, geeft aan hoe MVO geïmplementeerd is (of wordt). De onderbouwing moet de 4 elementen uit bijlage B bevatten, namelijk: vraagnummer, de vraag, het antwoord (inclusief de eventuele en relevante aandachtspunten uit de vraag) en de eventuele bronnen waarop de beantwoording van de vraag is gebaseerd. 1.5 Toepassingsgebied De NEN-ISO 26000 heeft betrekking op de organisatie Ekwadraat Advies BV, hierna te noemen Ekwadraat. Ekwadraat is een adviesbureau op het gebied van energiebesparing en duurzame energieproductie. Ekwadraat werkt in de business-to-business markt in Nederland. Het hoofdkantoor van de organisatie bevindt zich in Leeuwarden. Ekwadraat is onderdeel van de Ekwadraat Groep. Onder de Ekwadraat Groep vallen ook de bedrijven Greenmove Technologies en Trineco. Deze zelfverklaring is alleen van toepassing op Ekwadraat Advies BV en niet op haar de andere dochterondernemingen van de Ekwadraat Groep. De zelfverklaring is van toepassing op het hoofdkantoor in Leeuwarden. 1.6 Opstellen ISO 26000 Ekwadraat Deze ISO 26000 voor Ekwadraat is opgesteld door Marjan de Vries. De controle van de documenten is gedaan door de kwaliteitsmedewerker Lieneke van Rheenen. Ekwadraat enmatrix ISO 26000 3/12
2 enmatrix Bij het opstellen van de prioriteitenmatrix is rekening gehouden met een aantal zaken. Voor het bepalen van relevantie hebben we gekeken naar: 1. Activiteiten: eigen, leveranciers en klanten (waardeketen); 2. Wet- en regelgeving is van toepassing; 3. Effect van besluiten op stakeholders en/of duurzame ontwikkeling; 4. Speciale betekenis eigen beleid. Voor het vaststellen van significantie zijn de volgende criteria toegepast: 1. Impact en ambities; 2. Omvang van effect op stakeholders/duurzame ontwikkeling; 3. Effect van activiteiten op MVO-onderwerp; 4. Belang dat stakeholders eraan hechten; 5. Wordt het binnen de maatschappij belangrijk gevonden; 6. Risico bij niet naleven van wet- en regelgeving, internationale gedragsnormen (o.a. mensenrechten, in gevaar brengen van leven en gezondheid, in gevaar brengen milieu). Voor het vaststellen van prioriteit zijn de volgende criteria toegepast: 1. Waar leggen we de nadruk op? 2. Wat is de kern van ons MVO-beleid? 3. Huidige prestaties 4. Als bijdraagt aan (eigen) doelstelling 5. Haalbaarheid 6. Kostenimplicaties (bijv. arbo, als veel werknemers door het werk ziek worden zit daar een kostenplaatje aan) 7. Gemak en snelheid (laaghangend fruit) 8. Waar willen we het uitdragen? Ekwadraat enmatrix ISO 26000 4/12
Bestuur v.d. organisatie 1. Bestuur van de organisatie Mensenrechten 2. Gepaste zorgvuldigheid (due diligence) 3. Risicosituaties met betrekking tot mensenrechten 4. Vermijden van medeplichtigheid 5. Het oplossen van klachten 6. Discriminatie en kwetsbare groepen 7. Burger- en politieke rechten Eigenaar Medewerkers Certificaathouders J 1, 4 J 4, 5 J 2, 8 Zorgen dat de nieuwe clustermanagers rekening houden met de diverse aspecten. J 1, 3 J 3 t/m 6 N 2, 4 Geen, want goed geregeld. Certificaathouders Partners N 1, 3 N 3 t/m 6 N 2, 4 Nadenken over screening van tussenpersonen (in het buitenland). Vragen naar keurmerken bij onderaannemers/partners. J 1, 2, 3 N 3 t/m 6 J 1, 2 Voorkomen belangenverstrengeling. J 1, 2, 3 J 4 t/m 6 N 3 Beter vindbaar maken op server van: klachtenreglement/protocol, de vertrouwenspersoon. Dit ook bij de introductie van nieuwe medewerkers onder de aandacht brengen. N 1, 2, 3 N 3, 4 N 3 Nadenken over nieuwe vertrouwenspersonen. Deze vertrouwenspersonen zouden niet de lijnmanagers moeten zijn, maar een onafhankelijker persoon. N 2 N 3 N 4 Nee, geen directe invloed Ekwadraat: impact gering, klein effect. Ekwadraat enmatrix ISO 26000 5/12
8. Economische, maatschappelijke en culturele rechten 9. Fundamentele principes en arbeidsrechten Partners Ekwadraat Partners N 1, 2, 3 N 3, 4 N 2, 4 Nee, geen directe invloed Ekwadraat: impact gering, klein effect. N 1, 2, 3 N 3 t/m 6 N 2, 4 Nee, geen directe invloed Ekwadraat: impact gering, klein effect. Arbeidspraktijk 10. Werkgelegenheid en J 1 t/m 4 J 3 N 5 t/m 7 Geen, want goed geregeld arbeidsrelaties 11. Werkomstandigheden J 1 t/m 4 J 5,6 J 3, 5 t/m 7 Geen. Alles is reeds aangepast en nu goed geregeld. en sociale bescherming 12. Sociale dialoog J 1 N 3 N 1 Bij duurzaam inkopen kan als aandachtspunt worden toegevoegd: vermijden van inkopen daar waar vrijheid van vereniging beperkt of verboden is. 13. Gezondheid en J 1, 2,4 J 1 t/m 6 J 5 t/m 7 De bekendheid van de Bedrijfshulpverlening vergroten. veiligheid op het werk 14. Persoonlijke J 1, 4 J 1,2,3 J 1 t/m 4 Opleidingsbeleid implementeren (duurzame inzetbaarheid) ontwikkeling en Kennis delen d.m.v. projectgroepen en werkgroepen bij training op de werkplek Overheid implementaties van nieuwe technologieën en/of werkwijzen. Actief uitdragen van de aanwezige kennis en kunde bij Ekwadraat personeel. Ekwadraat enmatrix ISO 26000 6/12
Milieu 15. Voorkomen van milieuvervuiling 16. Duurzaam gebruik van hulpbronnen 17. Mitigatie van en adaptatie aan klimaatverandering, J 4 N 3,4 N 2, 4 Ekwadraat wil een klimaat neutrale hoofdvestiging hebben, daarvoor moet een duurzaamheidsbeleid opgesteld worden. Identificeren en registreren milieuaspecten en verbeterdoelstellingen opstellen. Inkoopprotocol opstellen waarbij MVO criteria afgewogen dienen te worden. J 4 N 3,4 J 1,3,5,8 Aanschaf van groene stroom of boerderijstroom voor kantoorpanden. Beperken verbruiksmiddelen (koffiebekertjes, cartridges, papier, etc.) Lopende contracten in kaart brengen met de aflooptermijnen. Daar waar nieuwe contractmogelijkheden zich aandienen J 4 N 3, 4 J 2, 4 duurzaamheidseisen stellen. Planning en budget hierop afstemmen. Ekwadraat enmatrix ISO 26000 7/12
18. Bescherming van het milieu, biodiversiteit en herstel van natuurlijke leefgebieden Eerlijk Zakendoen 19. Anti- corruptie (het misbruiken van toevertrouwde macht voor persoonlijke winst). 20. Verantwoorde politieke betrokkenheid Eigenaar Certificaathouders 21. Eerlijke concurrentie Concurrentie J 4 N 3,4 N 2, 4 J 1,2,3,4 N 4,5 N 3,4 Geen nieuwe acties, want geregeld in beleid. Alert blijven bij betrekken van medewerkers bij een project om belangenverstrengeling te voorkomen. J 1 J 1 J 4 Transparant blijven over visie en waar Ekwadraat zich sterk voor maakt (www.ekwadraat.com). Transparant zijn over projecten waar mogelijk belangenverstrengeling optreedt. N 2 N 5 N 4 Nee, geen directe invloed Ekwadraat: impact gering, klein effect. 22. Het bevorderen van maatschappelijke verantwoordelijkheid in de waardeketen Concurrentie J 1,4 N 3 J 4 Duurzaamheid is de core business van ons bedrijf. Het is belangrijk dat ons bedrijf/onze medewerkers duurzaamheid uitstralen. In het inkoopprotocol naast de planet thema s ook sociale thema s meenemen. In de toekomst ook de certificaathouders stimuleren tot MVO (bijvoorbeeld door opgedane kennis via medewerkers uit te dragen). Ekwadraat enmatrix ISO 26000 8/12
23. Respect voor Medewerkers J 1 N N 3 eigendomsrechten Consumentenaangelegenhe den 24. Eerlijke marketing, n.v.t. N N N Nee, geen directe invloed Ekwadraat: impact gering, klein effect. feitelijke en onbevooroordeelde informatie en eerlijke werkwijzen bij het sluiten van contracten 25. Het beschermen van de n.v.t. N N N Nee, geen directe invloed Ekwadraat: impact gering, klein effect. consumentengezondhei d en -veiligheid 26. Duurzame consumptie n.v.t. N N N Nee, geen directe invloed Ekwadraat: impact gering, klein effect. 27. Dienstverlening aan consumenten, ondersteuning, oplossen van klachten en geschillen 28. Privacy en gegevensbescherming van consumenten 29. Toegang tot essentiële voorzieningen n.v.t. N N N Nee, geen directe invloed Ekwadraat: impact gering, klein effect. n.v.t. N N N Nee, geen directe invloed Ekwadraat: impact gering, klein effect. n.v.t. N N N Nee, geen directe invloed Ekwadraat: impact gering, klein effect. Ekwadraat enmatrix ISO 26000 9/12
30. Voorlichting en bewustzijn Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de /omgeving 31. Betrokkenheid bij de n.v.t. N N N Nee, geen directe invloed Ekwadraat: impact gering, klein effect. (potentiele) J 1,3,4 N J 1,2,4,7 Bij realisatie van nieuwe kantoorruimte zoeken naar samenwerking met lokale partijen door het delen van faciliteiten (kantine, parkeerruimte, beveiliging, schoonmaak). 32. Opleiding en cultuur J 1,4 J 4 J 1,4, Nieuwe vakkennis overbrengen aan stakeholders Onderzoeken in hoeverre streekproducten (koffie/lunch/kerstpakketten) aangeschaft kunnen worden. 33. Het scheppen van werkgelegenheid en het ontwikkelen van vaardigheden N 1,4 N 1,5 N 3 Nee, geen directe invloed Ekwadraat: impact gering, klein effect. Ekwadraat enmatrix ISO 26000 10/12
Betrokkenheid bij en ontwikkeling van de /omgeving 34. Ontwikkeling en toegang tot technologie 35. Creëren van welvaart en inkomen J 1,3,4 J 2,4 J 1,4,8 Doorgaan met studieavonden en masterclasses voor (bewoners)verenigingen en initiatieven. J 1,4 N 2,3 N 7,8 Criterium local for local opnemen in inkoopprotocol. Producten (denk aan relatiegeschenken, lunches, wagenpark) en diensten (schoonmaak, beveiliging, boerderijstroom) zoveel mogelijk uit de regio laten komen. 36. Gezondheid J 4 N 2 N 3,8 Sponsoring schaatsteam koppelen aan uitdragen belang vitaliteit. Ekwadraat enmatrix ISO 26000 11/12
37. Maatschappelijke investeringen J 4 N 3 N 1 Nee, geen directe invloed Ekwadraat: impact gering, klein effect. Ekwadraat enmatrix ISO 26000 12/12