Projectplan RAV Haaglanden 1 Achtergrond De minister van VWS heeft besloten tot een procedure vergunningverlening voor de ambulancezorg. Deze vergunningverlening komt voort uit de Wet ambulancezorg (WAZ) en ziet op vergunningverlening voor onbepaalde tijd. Inmiddels heeft de minister aangekondigd dat er wellicht een Tijdelijke wet ambulancezorg (TWAZ) wordt ingesteld. Onder deze TWAZ wordt een rechtspersoon voor een periode van vijf jaren aangewezen als bij uitsluiting bevoegde Regionale Ambulance Voorziening. Per regio komt één organisatie in aanmerking voor aanwijzing. In de Regio Haaglanden waar meerdere aanbieders voor ambulancezorg werkzaam zijn, heeft dit als consequentie dat partijen op enigerlei wijze moeten samenwerken willen zij allen ook na aanwijzing door VWS voor het verrichten van ambulancezorg in aanmerking blijven komen. De aanbieders van ambulancezorg zoals bedoeld door de minister Ambulancezorg Zoetermeer, Gemeente Den Haag en Witte Kruis (Wav vergunninghouders) aangevuld met de Veiligheidsregio Haaglanden die de meldkamerfunctie vervult, hebben daarom besloten tot een project waarin die beoogde samenwerking tot stand komt. Dit projectplan beschrijft de volgende voor dit project relevante zaken: Doel van het project Inrichting van het project Stappenplan Producten Kalender Begroting Risico s Communicatie 2 Doel van het project Doel van het project is om te komen tot een zodanige wijze van samenwerken tussen de partijen in de Regio Haaglanden dat deze kwalificeert voor de aanwijzing door VWS zoals bedoeld in de TWAZ dan wel indien alsnog de Wet Ambulancezorg onverkort gehandhaafd blijft kwalificeert voor verkrijging van de vergunning onder de Wet ambulancezorg. Dit betekent dat de Wavvergunninghouders een rechtspersoon zullen oprichten. Deze rechtspersoon is vervolgens op contractsbasis verbonden met de huidige Wav vergunninghouders en met de VRH. Dit bepaalt de posities in het project: alle vier partijen treden uiteindelijk op als contractspartij maar de Wavvergunninghouders participeren in het project als toekomstige deelnemer in de rechtspersoon waar de VRH als adviseur aan het project deelneemt. 1
3 Inrichting van het project Om de projectdoelstelling te realiseren is de volgende projectstructuur ingericht: Stuurgroep Projectleider Projectbureau Adviesgroep In de stuurgroep hebben zitting de heren Van der Slik (Ambulancezorg Zoetermeer),Baldewsingh (Gemeente Den Haag) en De Jong (Witte Kruis) onder voorzitterschap van de heer Buddenberg (portefeuillehouder geneeskundige aangelegenheden VRH). Taak van de stuurgroep is: Beoordelen en bewaken voortgang project Richtinggevende aanwijzingen betreffende het project verstrekken Besluiten nemen Dragen van bestuurlijke verantwoordelijkheid dan wel realiseren dat die gedragen wordt Als projectleider is de heer Holsappel aangesteld. Zijn taak is: Realisatie van het projectplan Bewaken voortgang project Aansturen projectbureau Bewaken budget Tijdige signalering knelpunten en waar mogelijk aandragen van de oplossing Afstemming met zorgverzekeraars In de adviesgroep nemen plaats de heren Van der Slik (Ambulancezorg Zoetermeer), Van Egmond (Gemeente Den Haag), De Jong (Witte Kruis) en Boon (VRH). Bovendien zal mevrouw Vlagsma (Gemeente Den Haag) optreden als agendalid in verband met de advisering van de wethouder van Den Haag. Hiermee wordt een gelijktijdige procesgang binnen zowel GGD als Dienst Onderwijs, Cultuur en Welzijn gegarandeerd hetgeen de voortgang van het proces als totaal bevordert. Vervanging is bij hoge uitzondering mogelijk waarbij gewaakt moet worden voor consistente inbreng vanuit de betrokken partij. Taak van deze adviesgroep is: Organiseren menskracht in de verschillende organisaties Adviseren leden stuurgroep op inhoudelijke punten Het projectbureau wordt bezet door mevrouw De Vogel en de heer Timmermans. Taak van het projectbureau is: Produceren van relevante stukken Onderzoek Voorbereiden besluitvorming 2
Planning 3
4 Stappenplan VWS heeft aangekondigd per 1 september 2011 te besluiten of per regio een partij kwalificeert voor aanwijzing als uitvoerder van ambulancezorg onder de TWAZ. Feitelijke inwerkingtreding als Regionale Ambulance Voorzieningvindt vervolgens plaats per 1 januari 2012. Ambulancezorg Zoetermeer, Gemeente Den Haag, Witte Kruis, en VRH hebben bepaalt dat in het project rekening moet worden gehouden met de knip die VWS op deze wijze aanbrengt in het proces van vergunningverstrekking. Dit betekent concreet het volgende: Tot 1 september 2011 (fase 1) Per 1 september 2011 dient in de Regio Haaglanden een rechtspersoon te bestaand die voldoet aan door VWS nader te bepalen juridische kenmerken en eisen rondom de feitelijke aansturing van de ambulancezorg. Uitgaande van deze basissituatie moet inzichtelijk kunnen worden gemaakt hoe verdere inrichting conform en voorbereiding op het voldoen aan het plan van eisen plaatsvindt. Er dient dus een implementatieplan te zijn opgesteld. Dit geschiedt onder verantwoordelijkheid van de stuurgroep. Tussen 1 september 2011 en 31 december 2011 (fase 2) In de periode tot aan 31 december dient vervolgens gewerkt te worden aan het opstellen en uitwerken van diverse stukken zoals vastgelegd in het Plan van Eisen. Bovendien dient de RAV nader te worden ingericht zoals vastgelegd in het implementatieplan. Dit geschiedt onder verantwoordelijkheid van de als uitkomst van fase 1 gevormde rechtspersoon. Vanaf 1 januari 2012 (fase 3) Vanaf 1 januari 2012 is de RAV daadwerkelijk verantwoordelijk voor de ambulancezorg in de Regio. Zij is aanspreekbaar op de kwaliteit en de doelmatigheid. Dit stappenplan en de daarin opgenomen fasering is gebaseerd op de door VWS opgegeven planning. Bovendien is de indeling van de stappen die in de verschillende tijdszones verricht moeten worden, besproken met VWS 1. Deze planning en indeling en de producten zoals genoemd in het volgende hoofdstuk is afgestemd met medewerkers van VWS en past in de planning van en voldoet aan de eisen van VWS. Indien VWS na afstemmingsmoment met additionele eisen komt danwel met een andere planning, dan vergt dit aanpassing van het projectplan. 5 Producten Het project voorziet in het opleveren van de navolgende producten die invulling geven aan de periode tot aan 1 september 2011. De invulling van de stappen daarna is abstracter van aard omdat het definitieve Plan van eisen nog niet bekend is en daarmee het implementatieplan per heden nog niet kanvolledig worden ingevuld. 1 Op 14 april 2011. 4
Het project voorziet in de realisatie van het navolgende: Projectplan Beknopte intentieovereenkomst Oprichting rechtspersoon Invulling organisatie van de rechtspersoon Service level agreements Bedrijfsplan Implementatieplan Met realisatie wordt bedoeld de totstandkoming én de bestuurlijke vaststelling van deze stukken.in het navolgende worden de te realiseren documenten beknopt toegelicht. Projectplan Onderhavig plan fungeert als projectplan. Wijzigingen in scope, inhoud en planning worden door de projectleider ter goedkeuring aan de stuurgroep voorgelegd gehoord het advies van de adviesgroep. Het projectplan voorziet in een beschrijving van het project en de ingerichte structuur, een planning en een begroting. Intentieovereenkomst Ambulancezorg Zoetermeer,Gemeente Den Haag, Witte Kruis en VRH sluiten een beknopte intentieovereenkomst die de volgende punten behandelt: Besluit tot samenwerking ten behoeve totstandkoming RAV als bedoeld in TWAZ Uitsluiten eigenstandige aanvraag gedurende proces van samenwerking Overdracht verplichting inhoud aan opvolger bij vervreemding of anderszins Uitvoering geven aan projectplan Vorm van samenwerking (coöperatieve vereniging u.a.) Positie en aansturing meldkamer Service level agreements Regeling rondom breuk van de samenwerking Geheimhouding Deze LOI beoogt de samenwerking vast te leggen. Als de coöperatie is opgericht en ingericht en de doorzettingsmacht heeft om het implementatieplan te realiseren, luidt dat de eindigheid van de LOI in. Oprichting rechtspersoon Partijen hebben gekozen voor de coöperatieve vereniging u.a. als rechtspersoon. De (T)WAZ schrijft voor dat een vergunning kan worden toegewezen aan een rechtspersoon die is opgericht door de gezamenlijke vervoerders. In casu betekent dit dat de Ambulancezorg Zoetermeer,Gemeente Den Haag, en Witte Kruis oprichter van de coöperatieve vereniging zijn. De governancestructuur van de coöperatie voorziet naast het benoemen van de leden ook in de functie van bestuurder en 5
toezichthouders. Voor de ontwikkeling en realisatie van deze fase wordt gebruik gemaakt van een notaris. Invulling organisatie van de rechtspersoon De organen van de coöperatie dienen bemenst te worden. Hiertoe worden profielen ter goedkeuring geschreven van de functie van bestuurder en toezichthouders. Bepaald moet worden wie namens de oprichtende partijen toetreedt tot de ledenvergadering. De leden besluiten daartoe geadviseerd door de stuurgroep over de feitelijke benoeming in de functie van bestuurder en toezichthouders. Service level agreements De coöperatie zal voor de feitelijke uitvoering van ambulancezorg gebruik maken van de diensten van de aangesloten leden en voor de meldkamerfunctie van de diensten van de Veiligheidsregio. De inhoud van deze dienstverlening, de taken en verantwoordelijkheden die daarbij horen onder duiding van kwaliteit, kwantiteit en financiële regelingen, worden beschreven in service level agreements. Ambulancezorg werkt op het snijvlak van zorgverlening en Openbare Orde en Veiligheid. Dit betekent dat de RAV op grond van de afspraken met de GHOR en gehoord de wensen van de regionale autoriteiten ook uit dien hoofde afspraken zal maken met de leveranciers. Per 1 september a.s. kent de coöperatie vier leveranciers met elk hun eigen service level agreement. Bedrijfsplan In het bedrijfsplan wordt bepaald welke spreiding en beschikbaarheid van kracht is voor de regio. Dit bepaalt de benodigde paraatheid onder toepassing van zorgdifferentiatie en rekening houdend met de CAO Ambulancezorg en de effectieve uren is daarmee het bijbehorende kostenniveau te bepalen. De verwachte kosten behelzen naast deze personele kosten in het primaire proces ook materiële kosten en kosten van medewerkers in de ondersteunende functies. De budgetten voor ambulancezorg zullen worden gekoppeld aan de vergunning zodat bij meerdere zorgaanbieders binnen de vergunninghoudende RAV een budgetverdeelmodel moet worden opgesteld.het bedrijfsplan legt op grond van benodigde paraatheid en kostenvoet vast welke vergoeding aan welke zorgaanbieder wordt toegekend en op welke gronden verrekening kan plaatsvinden. Hiertoe is het noodzakelijk om informatie te verkrijgen rondom de huidige exploitatie en wellicht financiële positie van elk van partijen. Voorafgaand aan dit onderzoek worden spelregels opgesteld over de mate van transparantie richting onderzoekers en tussen partijen onderling. Uiteindelijk geeft het bedrijfsplan inzicht in: Spreiding en beschikbaarheid inclusief zorgdifferentiatie Inrichting van de RAV Meerjarenbegroting RAV t/m 2013 rekening houdend met effecten Convenant VWS AZN Budgetverdeelmodel 6
Implementatieplan Het implementatieplan beschrijft hoe in de periode tussen 1 september en 31 december 2011 invulling wordt gegeven aan het voldoen aan het Plan van Eisen. Dit Plan is per heden nog niet bekend maar duidelijk is dat beschreven wordt welke stukken uitgewerkt zullen worden en hoe dit zal gebeuren. Deze periode is ook relevant voor nadere invulling van: Samenwerking in keten Samenwerking met GHOR (convenant) Regionaal opleidingsplan Samenwerking meldkamer en het vervoer De integratie van de meldkamer ambulancezorg en meldcentrale hulpambulances 2 Planning en begroting samenhangend met het implementatieplan Inrichten beleid en rapportagecyclus Risicobeheersing Kwaliteit en veiligheidsbeheersingssysteem Uiteindelijk zal de implementatieperiode in elk geval eindigen met een evaluatie van de toereikendheid van de gesloten service level agreements op grond van in de implementatieperiode opgedane inzichten en de verkregen kennis en informatie. 6 Kalender Uitgaande van de per heden bekende planning van VWS ontstaat een schema dat voorziet in realisatie van fase 1 van het project per 1 september a.s. Dit vergt een behoorlijke inzet en discipline gezien de nog beschikbare weken tot aan die datum. In onderstaand schema is de planning van de oplevering van de producten uit dit projectplan opgenomen. Het schema voorziet globaal gezien in een wekelijkse bijeenkomst van de adviesgroep en in een zoveel mogelijk driewekelijkse bijeenkomst van de stuurgroep. Stukken worden samengesteld gehoord de adviezen van de adviesgroep. Dit betekent en vergt een actieve inbreng van de adviesgroepleden en voorkomt zo veel mogelijk dat stukken uiteindelijk draagvlak missen. Voor alle stukken behoudens dit projectplan wordt voorzien in een behandeling door de stuurgroep in minimaal twee fasen. Eerst ter bespreking en vervolgens ter vaststelling. De tussenliggende periode kan worden gebruikt voor nadere beoordeling binnen de organisatie van partijen en voor aanpassingen gehoord de behandeling in de stuurgroep. De projectleider is verantwoordelijk voor wekelijkse afstemming met de voorzitter van de stuurgroep tot aan 1 september 2011. 2 De TWaz gaat er van uit dat ambulancezorg alleen mag plaatsvinden in opdracht van de MKA. 7
Apr Mei Jun Jul Aug Spt Weeknummer 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 Adviesgroep Stuurgroep Projectplan/begroting B Intentieovereenkomst T Oprichting rechtspersoon 1 2 3 T Invulling organisatie rechtspersoon 1 2 3 B Service Level Agreements 1 2 3 T Bedrijfsplan 1 2 3 B Implementatieplan 1 2 B Vakantieperiode noord Vakantieperiode midden Vakantieperiode zuid donderdag 1 september Legenda Stuurgroep vergaderingen Adviesgroep vergaderingen Voorbereidende werkzaamheden Tijdbalk Kritische vakantieperiode T=Tekenen B=Besluiten 1=1e behandeling 2=2e behandeling 3=3e behandeling De planning van de stuurgroep ligt op dit moment voor op de verschillende secretariaten. De stuurgroepvergadering van week 35 is een reservevergadering. Indien het mogelijk is om meer zaken uit de 2 e fase (na 1 september 2011) te realiseren in fase 1, dan heeft dit vanuit meerdere oogpunten de voorkeur. 7 Begroting Realisatie van dit project vergt de inzet van mensen en middelen. Zonder inzet vanuit de eigen diensten kan het project niet slagen. De minimale inzet ziet op het verstrekken van informatie en beantwoorden van vragen. Inzet van eigen medewerkers matigt ook de kosten voor uitgaven voor externe medewerkers. Waar mogelijk zal bezien worden of eigen medewerkers ingezet kunnen worden. Blijkt dat niet of niet snel genoeg mogelijk, dan vergt de voortgang van het project inzet van derden. Zorgverzekeraars hebben vanuit de vrije marge gelden ter beschikking gesteld voor de realisatie van fase 1 tot een bedrag ad circa EUR 310.000. Hierbij is een fasering opgenomen die het risico van parijen vermindert. Zorgverzekeraars hebben toegezegd na succesvolle afronding van elke fase 1/3 e deel van de in principe beschikbaar gestelde middelen daadwerkelijk te willen verstrekken. Financiering van die fase is dan zekergesteld, ongeacht de uitkomsten van de daarop volgende fase. Zorgverzekeraars hebben enkele eisen gesteld aan deze financiering. Afstemming met zorgverzekeraars rondom de uitleg bij deze eisen leidt tot de conclusie dat partijen aan deze eisen zullen kunnen voldoen waarbij het belangrijkste is dat zorgverzekeraars goed worden meegenomen in het traject. Dit is de verantwoordelijkheid van de projectleider. Partijen hebben afgesproken dat Witte Kruis de gelden in de rekenstaat ontvangt (vrije marge) en als betaalkantoor optreedt. De projectleider beheert de gelden en legt daar verantwoording over af. De voorlopige urenplanning die uitgaande van de geaccepteerde tarifering mogelijk is binnen het beschikbaar gestelde budget is opgenomen in onderstaande tabel. Hierin zijn de in 2011 reeds gemaakte uren eveneens opgenomen. 8
MH BT CdV Derden Totaal Projectplan/begroting 56 90 92 0 238 Intentieovereenkomst 42 26 40 0 108 Oprichting rechtspersoon 26 18 16 68 128 Invulling organisatie rechtspersoon 14 24 24 0 62 Service Level Agreements 32 68 24 0 124 Bedrijfsplan 214 24 36 120 394 Implementatieplan 100 224 206 0 530 Afstemming/overleg c.a. 140 208 74 0 422 624 682 512 188 2.006 De kosten inclusief BTW die samenhangen met deze uren zijn berekend op EUR 309.250 inclusief 5% onvoorzien en inclusief EUR 26.500 voor overige kosten. 8 Risico s Voor de deelnemers in de regio is er veel gelegen aan het welslagen van het project. Fase 1 is daarbij een zeer cruciale fase. Gebrek aan kwaliteit van stukken en medewerkers, beperkte inzet van medewerkers en het niet tijdig beschikbaar zijn van noodzakelijke informatie zijn grote risico s. Goede samenwerking, inzet en zeer regelmatige afstemming moeten borgen dat dergelijke problemen voorkomen worden dan wel dat ze terstond opgelost kunnen worden gedurende de uitvoering. 9 Communicatie Dit projectplan voorziet niet in een specifieke communicatieparagraaf. Elke agenda van de Adviesgroep en Stuurgroep bevat in elk geval het punt communicatie. Onderdeel van het project is dat voor partijen de instemmings danwel adviesrol van medewerkers in elk van de organisaties helder is. Waar nodig wordt de kalender aangepast op dit punt. 9