INFORMATIEBROCHURE Gemeente Wortegem Petegem Selectieprocedure Polyvalent administratief medewerker Aanleggen wervingsreserve C1-C3
Voorstelling gemeente Wortegem-Petegem Elsegem, Moregem, Petegem, Wortegem en het grootste deel van het vroegere Ooike vormen vandaag samen Wortegem-Petegem. Een Oost-Vlaamse gemeente aan de rand van de provincie West-Vlaanderen. Deeluitmakend van de toeristische regio Vlaamse Ardennen verklapt het groene, landelijke en heuvelachtige karakter van Wortegem-Petegem. Ongeveer 6.300 mensen wonen er op 4.401 hectare grond, gekneld tussen Oudenaarde, de linker Scheldeoever, West-Vlaanderen en de heuvelkam waartegen aan de overkant Kruishoutem aanleunt. Een gemeente vol golvende, vruchtbare kouters die tevens ruimte biedt voor economie en bijhorende bedrijven zonder de landelijkheid aan te tasten. Met dank aan het rustige en landelijke karakter vormt de gemeente Wortegem-Petegem de ideale uitvalbasis voor sport, ontspanning en vrije tijd. Meer info kan je terugvinden op www.wortegem-petegem.be.
De plaats van de functie Als polyvalent administratief medewerker kan je op verschillende diensten worden ingezet voor de administratieve ondersteuning. Afhankelijk van de dienst is zaterdagwerk mogelijk.
Ben jij de geknipte kandidaat? Wij zijn momenteel op zoek naar een polyvalent administratief medewerker (m/v): Wil je één van de medewerkers worden van het gemeentebestuur van Wortegem-Petegem? Ben je geëngageerd om de beleidsbeslissingen om te zetten in concrete acties en realisaties voor de inwoners van Wortegem-Petegem? En wil je tevens mee bouwen aan een correcte dienstverlening over verschillende diensten heen? Heb je driemaal JA geantwoord, dan ben jij wellicht de geknipte persoon om ons team te versterken. Hieronder geven wij je graag mee wat er verwacht wordt binnen de functie, waar je verantwoordelijkheden en uitdagingen liggen en hoe je je kandidaat kan stellen.
Voorstelling functie
Functiebeschrijving Functiebenaming: Polyvalent administratief medewerker Dienst Niveau/rang Graad Secretariaat, onthaal, logistiek / Burgerzaken / Financien en aankoop / Milieu / openbare werken en stedenbouw niveau C rang Cv (C1-C3) Administratief Functiebeschrijving Doel van de functie Een efficiënte administratie en dienstverlening verzorgen in functie van het bestuur en de bevolking. Dit houdt de uivoering in van verschillende ondersteunende administratieve taken. Resultaatsgebieden Vriendelijk en efficiënt onthaal van de burgers; Beheer briefwisseling, loketfunctie en telefoonpermanentie; Opstellen van brieven, teksten en beraadslagingen; Zelfstandig of onder leiding van de secretaris of diensthoofd bestuderen en toepassen van de nieuwe wetgevingen die van toepassing zijn voor de dienst secretariaat, burgerzaken, financiën, milieu, openbare werken en stedenbouw. Beheer en opvolging van klassement en documentatiemateriaal van de dienst; Polyvalent zijn en te allen tijde de taken van de collega s kunnen overnemen; Uitwisselen van informatie tegenover de andere collega s, het diensthoofd en andere diensten; Op een efficiënte manier gebruik maken van de ter beschikking zijnde communicatiemiddelen en softwareprogramma s; Discreet omgaan met gevoelige dossiers en de privacy van de betrokkenen respecteren; Flexibel zijn indien het werk dit vereist; Correct de opgelegde procedures opvolgen; Plichtbewust en vriendelijk zijn, correct handelen.
Verruimende bepaling: Het verrichten van ondersteunende taken aan collega s van andere gemeentelijke diensten op vraag van de gemeentesecretaris. Opmerking: Het is de bedoeling om: via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te vormen van de functie de belangrijkste taken aan te halen Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten opgedragen door de gemeentesecretaris en die niet in deze lijst zijn opgesomd. Functieprofiel Competentievereisten Kerncompetenties Klantgerichtheid Betrokken zijn en zin voor kwaliteit Type- en niveaugerelateerde competenties (loketfunctie) Effectief presenteren Integreren en synthetiseren Objectieven stellen Besluitvaardigheid Kennisvereisten Basiskennis van de basiswetgeving op het niveau van het bestuur (gemeentedecreet, wetgeving openbaarheid van bestuur, wetgeving overheidsopdrachten, ) Kennis van de specifieke wetgeving in verband met de afdeling Grondige kennis van de software van de dienst Basiskennis van de werking van het bestuur in zijn geheel
Aanbod Je salaris Het salaris bij een openbaar bestuur ligt op voorhand vast. Er wordt rekening gehouden met barema s. Je kan hierover dus niet onderhandelen. Het bestuur houdt wel rekening met de ervaring die je reeds hebt opgedaan bij een vorige werkgever, indien deze relevant is voor deze job. Als het schepencollege de ervaring die je meebrengt uit vorige jobs aanvaardt, dan heeft dat een invloed op je salaris. Anciënniteit uit de overheid wordt sowieso overgenomen. Indien je ervaring hebt opgebouwd binnen de privésector, dan kan deze, na goedkeuring van het College, overgenomen worden indien deze nuttig is voor de functie. Je bruto beginsalaris (zonder relevante anciënniteit, in een voltijdse functie aan index 1.6084) bedraagt 1816 euro bruto per maand. Indien je over 27 jaar of meer relevante anciënniteit beschikt, bedraagt je brutosalaris 2942 euro bruto per maand. Let wel, na 4 jaar schaalanciënniteit ga je over naar schaal C2 en na 18 jaar schaalanciënniteit ga je over naar schaal C3. Beide onder voorbehoud van een gunstige evaluatie op uw functioneren binnen het bestuur. Het maximale bruto maandsalaris bedraagt aldus 3324 euro (zie onderstaand schema). C1 C2 C3 C1 C2 C3 anciënniteit bruto maand salaris bruto maand salaris bruto maand salaris anciënniteit bruto maand salaris bruto maand salaris bruto maand salaris 0 j 1.816 1.910 2.131 14 j 2.372 2.466 2.714 1 j 1.897 1.984 2.218 15 j 2.453 2.547 2.795 2 j 1.897 1.984 2.218 16 j 2.453 2.547 2.795 3 j 1.977 2.064 2.299 17 j 2.533 2.627 2.882 4 j 1.977 2.064 2.299 18 j 2.533 2.627 2.882 5 j 2.051 2.145 2.379 19 j 2.614 2.707 2.962 6 j 2.051 2.145 2.379 20 j 2.614 2.707 2.962 7 j 2.131 2.225 2.466 21 j 2.694 2.781 3.049 8 j 2.131 2.225 2.466 22 j 2.694 2.781 3.049 9 j 2.212 2.305 2.547 23 j 2.768 2.862 3.130 10 j 2.212 2.305 2.547 24 j 2.768 2.862 3.130 11 j 2.292 2.386 2.634 25 j 2.848 2.942 3.210 12 j 2.292 2.386 2.634 26 j 2.848 2.942 3.210 13 j 2.372 2.466 2.714 27 j 2.942 3.056 3.324
Je extralegale voordelen Naast dit loon zijn er ook nog enkele extra legale voordelen: Maaltijdcheque (7 euro per gewerkte dag), met een werknemersbijdrage van 1,09 euro Een hospitalisatieverzekering Fietsvergoeding tussenkomst abonnement openbaar vervoer 14 feestdagen Naast dit loonpakket heb je tevens recht op 33 werkdagen betaalde vakantie. Dit wordt verhoogd naar 34 dagen na 15 jaar anciënniteit binnen het bestuur en naar 35 dagen na 20 jaar anciënniteit binnen het bestuur.
Aanwervingvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor de betrekking moet je minstens 18 jaar oud zijn op de datum van het afsluiten van de kandidaturen. Daarnaast dien je te beschikken over een hoger secundair onderwijs diploma. Bovendien moet je slagen voor de selectieprocedure bestaande uit een schriftelijk en een mondeling gedeelte. Hieronder vind je hieromtrent meer informatie.
Aanwervingsprocedure Binnen een openbaar bestuur is er meer nodig dan enkel een sollicitatieproef om je te mogen verwelkomen als collega. We zijn ertoe verplicht bepaalde voorgeschreven procedures te volgen. Indien je in deze functie je droomjob ziet, moet je slagen voor de selectieprocedure. Het examen bestaat uit een aantal vaste onderdelen, die we hierna nog in detail weergeven. Welke fases dien je te doorlopen? 1. Het indienen van je kandidatuur Wil je in aanmerking komen voor de functie, dan kan je op twee manieren solliciteren: a. Online via : https://www.jobsolutions.be/register/500 b. Per post: t.a.v. Angélique De Clercq, Kokerstraat 2a, 9750 Zingem Of je nu online of per post solliciteert, wij dienen volgende documenten te ontvangen van jou: CV Motivatiebrief Een kopie van het gevraagde diploma Een kopie van je identiteitskaart Je kandidatuur dient door de post afgestempeld te zijn uiterlijk op dinsdag 9 februari 2016. Stuur je je gegevens online door, dan telt de datum van de e-sollicitatie. Achteraan deze bundel vind je het inschrijvingsformulier indien je via de post wenst te solliciteren en meer info over hoe je online kan solliciteren. 2. Beoordeling van de binnengekomen kandidaturen A&S Solutions bezorgt alle ontvangen informatie aan het College van Burgemeester en Schepenen, die onmiddellijk aan de slag gaat na de uiterste datum van inschrijven. Zij beoordelen de binnengekomen kandidaturen en kijken bij deze beoordeling of je sollicitatie voldoet aan alle aanwervingvoorwaarden. Om aan het aanwervingsexamen te mogen deelnemen, moet je op de dag van het afsluiten van de inschrijvingen voldoen aan de aanwervingvoorwaarden en dien je het bewijs dat je voldoet aan de diplomavereisten ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum in te dienen.
3. Samenstelling selectiecommissie Voor het afnemen van het aanwervingsexamen wordt een selectiecommissie samengesteld. Deze bestaat uit minimum 3 deskundigen. Verder zetelt er nog een secretaris in de selectiecommissie. De leden van de selectiecommissie zijn vertrouwd met de vacante functie of hebben kennis van de problematiek en uitdagingen die ermee samenhangen. 4. Het aanwervingsexamen Het aanwervingsexamen is bedoeld om te testen of je geschikt bent voor de functie. Na de goedkeuring van de kandidaturen word je per brief op de hoogte gebracht van de specifieke invulling van onderstaande gedeelten, de data waarop deze zullen plaatsvinden en eventuele leerstof die je dient door te nemen. Deze brief ontvang je ten minste 14 dagen voor het eerste selectiegedeelte zodanig dat je voldoende ruimte krijgt om je voor te bereiden. Het examenprogramma bestaat uit onderstaande onderdelen: 1 Het eerste deel van het examen bestaat uit een schriftelijk gedeelte. Dit schriftelijk gedeelte bestaat uit twee gedeelten: a. Kennisproef gebaseerd op de kennisvereisten die in het functieprofiel en de taakomschrijving werden bepaald. Hierbij wordt ook de kennis en vaardigheden inzake ICT beoordeeld. b. Een geïntegreerde gevalstudie waarbij de kandidaat wordt geconfronteerd met een staal van het uit te voeren werk en waarbij analysevaardigheden, inzicht en kennis van de materie worden beoordeeld. Om te slagen dien je minimaal 60 % van de punten te behalen. Omdat het schriftelijk gedeelte is opgesplitst in twee gedeelten dien je tevens minimaal 50 % op beide onderdelen te behalen. 2 Indien je voor het schriftelijk gedeelte slaagt, word je uitgenodigd voor het mondeling gedeelte. Dit omvat een interview met de selectiecommissie waarin de overeenstemming van jouw profiel met de specifieke vereisten van de functie, evenals je motivatie en interesse voor het werkterrein, jouw organisatievermogen en sociale vaardigheden worden geëvalueerd. Hierbij kan onder andere gebruik gemaakt worden gemaakt van een persoonlijkheidstest en kan er tevens op de leerstof van het schriftelijke gedeelte worden teruggekomen. Om te slagen dien je minimaal 60 % van de punten te behalen.
Let op! Het bestuur voorziet, bij iedere selectieprocedure waarbij het aantal goedgekeurde kandidaturen meer dan 25 bedraagt, een eliminerende preselectieproef. Deze preselectieproef gaat de andere examengedeelten vooraf. De preselectieproef wordt opgesteld en verbeterd door de selectiejury. De preselectieproef bestaat uit multiplechoicevragen op 100 punten met als doel de algemene ontwikkeling, vakkennis, te toetsen. De vragen zijn gebaseerd op de functieomschrijving en de inhoud van de andere gedeelten van de desbetreffende selectieprocedure. De preselectieproef gebeurt anoniem. De kandidaten worden gerangschikt in volgorde van de behaalde punten. De 15 kandidaten met de hoogste scores (op voorwaarde dat zij minimaal 50% behalen) worden toegelaten tot het volgende examengedeelte. 5. Timing De uiterste inschrijvingsdatum werd vastgelegd op dinsdag 9 februari 2016. Tot die datum kan je je kandidaat stellen voor de functie. Dit betekent dat je ten laatste op 9 februari 2016 een kopie van je diploma dient in te dienen en dat wij in het bezit dienen te zijn van je CV en motivatiebrief. Verwacht wordt dat de selectiegedeelten zullen plaatsvinden in maart 2016. Eind februari 2016 ontvang je, zoals eerder aangehaald, van ons een brief en mail (indien je kandidatuur werd goedgekeurd) met de nodige leerstof. 6. De aanstelling Het college van burgemeester en schepenen zal overgaan tot de aanstelling van de meest geschikte kandidaat die slaagde voor alle selectieonderdelen. De selecties zijn beperkt niet vergelijkend. Dit wil zeggen dat de kandidaten in volgorde volgens het aantal punten worden opgenomen. Dit puntentotaal wordt omgezet in een percentage. De selecties hebben een niet vergelijkend karakter. De meest geschikte kandidaat wordt gekozen op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering in overeenstemming met de bepalingen van de Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen van 29 juli 1991. De keuze is evenwel beperkt tot de (nog) in de werfreserve opgenomen kandidaten die ten hoogste 5% minder punten hebben behaald dan de best gerangschikte nog in de werfreserve opgenomen kandidaat. 7. De wervingreserve Ben je wel geslaagd voor alle proeven, maar heb je jammer genoeg naast de functie gegrepen, dan word je toch opgenomen in de wervingsreserve, die geldig is voor 3 jaar. Dit betekent dat, indien het college de functie binnen 3 jaar na de invulling om één of andere reden opnieuw open verklaart, deze kan putten uit de kandidaten die opgenomen zijn in de wervingsreserve.
8. Nog inlichtingen nodig? We hopen dat je een goed beeld hebt gekregen van onze gemeente, organisatie, de functie en de te doorlopen stappen. Wens je nog meer informatie, dan kan je je steeds wenden tot A&S Solutions, die de organisatie van deze procedure volledig op zich neemt. Jouw contactpersoon daar is Angélique De Clercq en is bereikbaar via 09/389.69.58. Is alles duidelijk, gebruik dan het volgende formulier om je kandidatuur te stellen via de post. Verkies je de online weg, dan kan dat via: https://www.jobsolutions.be/register/500
ONLINE SOLLICITEREN Solliciteren online kan tot uiterlijk dinsdag 9 februari 2016 via het inschrijvingsformulier op onze website (datum e-sollicitatie telt): TIP: Hou uw identiteitskaart bij de hand. Voorzie een digitale kopie (Word document, PDF, scan, ) van de documenten die vereist zijn voor uw sollicitatie. STAP 1: Surf naar de website www.assolutions.be/jobs STAP 2: Klik op de job waarvoor u wil solliciteren. STAP 3: Klik op Solliciteer nu. STAP 4: U komt in de inschrijvingstool terecht, volg de instructies en klik tenslotte op Sollicitatie indienen. STAP 5 U krijgt een bevestigingsmail.
SOLLICITEREN VIA DE POST Inschrijvingsformulier Selectieprocedure met het oog op het aanleggen van een wervingsreserve Polyvalent administratief medewerker Naam / voornamen: Straat / nummer: Gemeente / postnummer: Telefoonnummer : E-mail: Ondergetekende stelt zich kandidaat voor het examen van: Polyvalent administratief medewerker wervingreserve C1-C3 Ondergetekende verklaart hierbij door A&S Solutions in het bezit te zijn gesteld en kennis te hebben genomen van de toelatingsvoorwaarden, de algemene en de bijzondere wervingsvoorwaarden, de wervingsprocedure, de wervingsexamens, selectieprogramma s, beoordeling, commissies en de functieomschrijving van de functie waarvoor hij/zij zich kandidaat wenst te stellen. Tevens verklaart de kandida(a)te over zijn/haar politieke- en burgerrechten te beschikken. Naam, datum en handtekening De inschrijving dient voorzien te zijn van volgende documenten: Een volledig ingevuld en ondertekend inschrijvingsformulier Een gemotiveerde sollicitatiebrief Een curriculum Vitae Een kopie van de identiteitskaart Een kopie van uw Hoger secundair onderwijs diploma Gelieve deze documenten vast te hechten aan dit inschrijvingsformulier en aan te kruisen welke documenten wij in bijlage kunnen terugvinden. Solliciteren per post kan via het inschrijvingsformulier tot uiterlijk 9 februari 2016 (datum poststempel of e-sollicitatie telt) op het adres van ons selectiekantoor A&S Solutions, t.a.v. Angélique De Clercq, A&S Solutions, Kokerstraat 2A, 9750 Zingem (gelieve het referentienummer 9790AMM te vermelden).