arverslag nuari 2015 - december 2015 Zorgboerderij Molenzicht Boerderijnummer: 747 Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen Versie 4.1, maart 2011. Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van Federatie Landbouw en Zorg
Bedrijfsgegevens Naam de zorgboerderij: Zorgboerderij Molenzicht Adres: Wijheseweg 33 Postcode: 8015RB Woonplaats: Zwolle Provincie: Overijssel Land: Nederland Website: www.zorgboerderij-molenzicht.nl E-mailadres: n.vdmeulen@planet.nl Gegevens 1e contactpersoon Naam: Nelleke van der Meulen Adres: Wijheseweg 33 Postcode: 8015RB Woonplaats: Zwolle Land: nl Telefoonnummer: 0529-497334 Mobiel nummer: - E-mailadres: n.vdmeulen@planet.nl arverslag opgesteld door: Nelleke van der Meulen Datum laatste wijziging Overige betrokkenen: Marit Wisse, stagiaire 29-1-2016 11:38 2
Het algemene beeld van het afgelopen jaar Wat is er weer veel gebeurt in 2015. Ivm de transitie hadden we ons voorgenomen verder niet te veel nieuwe dingen te ontwikkelen maar even een pas op de plaats te maken. Maar dat is wel anders gegaan dan verwacht. Nieuwe deelnemers kwamen op de boerderij, een gevolg van het beleid dat mensen nu zelf mogen kiezen. Daar liepen we voorheen altijd tegen aan. Instellingen bepaalden dan de regels. Nu is de client zelf vrij in zijn keuze en dat hebben we gemerkt! Een aantal nieuwe deelnemers mochten we welkom heten. zowel ouderen als mensen met NAH. Ook moesten we helaas afscheid nemen van een paar mensen. Ouderen werden opgenomen in een instelling, twee deelnemers zijn overleden na een korte periode van ziekte. In 2015 hebben we een opendag georganiseerd voor de mensen van buitenaf. De opendag werd druk bezocht en het was een gezellige dag. Bewust hebben we gekozen voor een opendag in 2015 omdat we nov 2014 een grote verbouwing achter de rug hadden en in het voorjaar eerst nog de afrastering en hekken weer op orde wilden hebben zodat de tuinen ook mooi uit kwamen na de verbouwing! Ook hebben we dit jaar een kerst high tea georganiseerd voor onze deelnemers, en hun familie, we hebben met elkaar genoten van het samenzijn en heerlijk kunnen eten. Op veler verzoek zijn we toch weer gaan verbouwen. De fietsen werkplaats is veel groter geworden, waardoor de mensen nu functioneler kunnen werken. Ook wel nodig omdat het een succes formule is. Zowel de deelnemers als de klanten beleven er veel plezier aan. Door deze verbouw is de productiewerkruimte ook vergroot. Dit was ook zeker nodig omdat we hier veel samenwerken voor bedrijven. We hebben zelfs in 2015 een nieuw bedrijf gevonden wat met ons wil samenwerken. Het is een groothandel in diervoeders waarvoor we dingen mogen verpakken. Dit is inmiddels ons 4e bedrijf en daar zijn we erg blij mee, juist omdat we arbeidsmatig willen werken. De ruimtes zijn verbouwd maar vallen binnen de bestaande ruimtes, een en ander is opgeschoven en de hout voorraad is naar de kapschuur gegaan, dat maakt dat we voldoende ruimte konden creeren binnen de bstaande gebouwen. RIE en noodplan hoeft daardoor niet te worden aangepast. Wel is er een opdracht gedaan om een plattegrond te maken van de nieuwe situatie. Deze zal in het voorjaar worden gemaakt! Een jaar waarin er we drie van onze vrijwilligers een contract hebben aangeboden! Vaste medewerkers op vaste dagen, dat werkt voor een ieder heel plezierig. Een aantal stagiaires heeft ons weer verlaten en een aantal nieuwe zijn weer op Molenzicht gekomen, allemaal jaarstages! 3
De Kidzz groep is inmiddels ook uitgebreid, en er staan twee nieuwe kidzz te popelen om te starten. Ook hier werkt men nu met twee medewerkers en een stagiaire! Speeltoestel en skelters zijn aangekocht net als veel binnen speelgoed! Het was een jaar waarin de verwachte zorgveranderingen zich hebben doorgevoerd, en dat niet zonder slag of stoot! Gelukkig mochten de huidige deelnemers gewoon blijven komen maar dat heeft wel wat voeten in de aarde. Met verschillende gemeentes zijn contracten getekend, andere deelnemers mogen een pgb behouden waardoor men zelf de vrijheid houd om te kiezen. Helaas is er op administratief gebied nog veel te verbeteren, iedere gemeente heeft zijn eigen werkwijze en deze zijn nogal verschillend. Wat het er bepaald niet makkelijker op heeft gemaakt en waardoor extra veel tijd en kosten moesten worden gemaakt die uiteindelijk de deelnemer niet ten goede komen. Dat is erg jammer en we hopen dat dat alleen maar zal verbeteren! De audit heeft plaatsgevonden en met succes behaald. Door de audit zijn we over gestapt op een deelnemers overeenkomst ipv een contract. Omdat veel deelnemers nu vallen onder de WMO is het goed om de afspraken die voorheen in het contract stonden nu in de overeenkomst te vermelden zodat we bij de evaluaties hierop terug kunnen vallen. Hier wordt ook verwezen naar alle protocollen die er zijn en waar we mee werken. De beschrijving van de omgang met soc media is er een van en deze worden ook bij de evaluaties besproken, zodat men er vaker aan herinnerd wordt. Dit werkt nu al erg goed voor allen. Deze overeenkomst wordt ook ondertekend. Verder is er nav de audit: -een nieuwe functie omschrijving van vaste mewerkers opgesteld en toegevoegd. -de klachten procedure voor medewerkers aangepast, voor deelnemers de nieuwe versie toegevoegd. -de plattegronden zijn toegevoegd, en is er een nieuwe aangevraagd voor de fietsen werkplaats. -alle medewerkers hebben een VOG, stagiaires die met de kidzz werken ook! -er is een deelnemers overeenkomst opgemaakt en inmiddels wordt deze al gebruikt, deze vervangt de contracten omdat veel deelnemers nu via de WMO op Molenzicht komen. De belangrijkste ontwikkelingen van het afgelopen jaar Aantal deelnemers Er is een totaal van 38 deelnemers, dit is een groei van 3 deelnemers (NAH) ten opzichte van 2014. Er is niet veel verloop, soms vind er een uitbereiding van de dagen plaats. Helaas hebben we ook afscheid moeten nemen van een paar mensen. Twee ouderen zijn opgenomen in een zorginstellingen, twee deelnemers zijn overleden na een periode van ziek zijn. De ouderen groep en de NAH groep is iets gegroeid. 4
Scholing en ontwikkeling arlijks doen we allen een BHV-cursus. Elk jaar word er 1 a 2 keer per jaar een scholing gegeven aan onze medewerkers op verzoek van hen nav de ziekte beelden die we tegen komen in ons werk. Dit jaar was er een avond met de meldcode huiselijkgeweld, deze avond is georganiseerd samen met collega zorgboeren op locatie. Verder hebben we elkaar geschoold in ons nieuwe software programma van Zilliz. De meeste cursussen doen we met alle medewerkers en vrijwilligers! In april 2016 staat de cursus klaar "Prove2Move", dit is om ons te bekwamen in het beoordelen van stagiaires! Zijn de beoogde opleidingsdoelen bereikt? De doelen zijn zeker bereikt en ik merk hoe meer we hier mee bezig zijn hoe bewuster we de dingen ook doen, mooi om te zien! 5
Hebben er (bijna)ongevallen plaatsgevonden? Nee Zijn er meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen? Nee Zijn er meldingen van klachten? Nee Zijn er bijeenkomsten met de cliënten (ouders/verzorgers) geweest? Overzicht Vervolgactie Afgerond? Er zijn dit jaar evaluatiegesprekken geweest met de deelnemers en alle begeleiders. (1 keer per jaar) Samen hebben we het gehad over de haalbaarheid en de voortgang van de doelen. Daarbij zijn familie of begeleiders ook welkom, dit vragen we altijd van te voren. 4 inspraak momenten waarbij men zowel anoniem als bekend mee kon beslissen in bepaalde zaken rond het werk van Molenzicht Eventueel doelen aanpassen en werk beter afstemmen. verslaglegging van de 4 inspraak momenten waarbij deelnemers mochten meebeslissen over de invulling van de opendag(mei 2015), kerst high tea(okt 2015), opbrengst fietsen werkplaats(aug 2015), verbouw(nov 2015) en smoelenboek(dec 2015). tevredenheidsmeting Kerst high tea Dit is dit jaar gedaan door een stagiaire die hier voor school een opdracht voor had. We zijn in afwachting van het resultaat omdat het pas eind dec is afgerond. Daarna zal hij een aanbeveling doen nav de resultaten. We zijn benieuwd. Er zijn 38 formulieren meegegeven, de meest vullen het anoniem in, hierin heeft men een vrije keuze. Men had een maand de tijd om deze weer in te leveren! Ook was het mogelijk dit met behulp van een stagiaire in te vullen als daar behoefte aan was. We hadden nu dit jaar geen familie middag omdat we een opendag hadden georganiseerd. vadaar dat we voor de kerst een high tea voor de Nee 6
Opendag 2015 Wekelijks koffiemoment deelnemers hadden georganiseerd. Welke door een stagiaire in samenwerking met de bakgroep de nodige voorbereidingen werden getroffen. We hebben een algemene opendag georganiseerd waarbij een ieder was uitgenodigd. Familie, vrienden en ook mensen van buiten de zorgboerderij konden een kijkje komen nemen. Het was heel informeel en gezellig. Men heeft genoten. Wekelijks is het koffie moment ook een bijeenkomst waarbij veel informatie besproken wordt daar kan men ook altijd invloed uitoefenen op de besluiten die genomen moeten worden. Conclusies uit bovenstaand overzicht (De nieuwe acties in de actielijst zouden idealiter te herleiden moeten zijn tot deze conclusies) Er is weer veel georganiseerd en naar tevredenheid van de meeste deelnemers. Toch zien we ook deelnememers die soms wat moeite hebben als het even anders loopt als de andere dagen. Het is goed om dit mee te nemen in de evaluaties van het komende jaar. We proberen dan nog beter af te stemmen, al is het helaas niet mogelijk om het een ieder altijd naar de zin te maken! Verder is in overleg met de deelnemers de uitkomst altijd meegenomen nav de inspraak momenten. We hebben zoveel mogelijk rekening gehouden met de bijdrage van de deelnemers en zullen dit blijven doen. Met name de ochtend koffie momenten zijn waardevol, daar doen we mededelingen, spreken we ook over ontwikkelingen en horen we graag wat de deelnemers hier van vinden of over willen weten. Wat betreft de tevredenheidsmeting, daar is nu het wachten op en we zijn erg benieuwd naar de uitkomst en aanbeveling. Er is een voorstel gedaan voor een nieuwsbrief, 2016 zullen we daar een start mee maken. Het is de bedoeling dat deze nieuwsbrief voor een deel door de deelnemers wordt geschreven! 7
Voortgang ten aanzien van de actielijst van vorig jaar Actie arlijks terugkerende acties (2015) Gerealiseerd Toelichten Actualisatie van de RI&E er zijn nu noodstoppen geplaatst in alle werkplaatsen! Oefening calamiteitenplan tijdens bhv Evaluatie gesprekken met deelnemers alle gesprekken hebben plaatsgevonden, vastgelegd in zilliz en ondertekend Tevredenheidonderzoek deelnemers het onderzoek heeft plaatsgevonden de uitslag wordt nu verwerkt! Functioneringsgesprekken ze hebben plaatsgevonden en de medewerkers hebben dit keer zelf verslag ervan gemaakt! Actualisatie BHV door alle medewerkers en vrijwilligers Opstellen jaarverslag arverslag aangemaakt/vervolg controle EHBO middelen door medewerker Hennyet actuelhouden kwaliteitssysteem mede door audit veel mee bezig geweest scholing personeel hele jaar door, meldcode, zilliz, bhv bespreking protocollen en ontruiming en noodplan met deelnemers 4 speciale overleg momenten met deelnemers tijdens ochtend koffie momenten inspraak heeft plaatsgevonden, uitslag is meegenomen in beleidsvorming arlijks terugkerende acties (2016) keuring brandblussers plaatsgevonden in dec 2015 Acties vanuit kwaliteitssysteem clientenraad of overleg momenten/ouderen 2.3.2 -> Zijn er afspraken gemaakt over scholing en ontwikkeling? -> Welke en met wie? 4.5.3 -> Zijn er individuele aanvullende afspraken op papier vastgelegd en ondertekend? Nee -> Waarom niet? dit wordt besproken met familie tijdens de evaluaties in 2016 de medewerkers mogen zelf een onderwerp aandragen (ziekte beeld) en verder is de bhv vastgelegd en de Prove2Move cursus staat vast. deze zijn vastgelegd en ondertekend 5.6.7.2 -> Hoe wordt er gecontroleerd of tijdens de koffie momenten, en 8
het noodplan bekend is bij de deelnemers? 5.6.8 -> Hoe vaak, op welke manier en door wie wordt een ontruiming geoefend? tijdens de evaluates door alle medewerkers Acties vanuit audit aanvraag audit plaatsgevonden sept 2015 Overige acties software implementeren inmiddels plaatsgevonden en medewerkers ingewerkt Geven de genoemde ontwikkelingen aanleiding om het beleid bij te sturen? Er is wel aanleiding om het beleid bij te sturen, maar dat is al in gang gezet. Personeel is aangenomen om zo voor de beleidszaken en administratie meer tijd vrij te maken. Dit jaar zal blijken of dat voldoende is. omdat er nog zoveel onzeker is en aan verandering onderhevig is het moeilijk im dit over te dragen en daarom zal op beleids en adm niveau een vaste basis moeten zijn. Verder hanteren we een vaste planning vwb de vaste actie punten, wijken daar weinig vanaf zodat we ook jaarlijks goed overkomen met de acties en zelf toe komen aan uitbreiding ervan waar nodig. Doelstellingen voor het komende jaar De doelstelling is om het arbeidsmatige karakter te versterken. Dit doen we door nog meer samen te werken met onze bedrijven, zowel op Molenzicht als op hun bedrijf. De deelnemers die dat aan kunnen zullen daar in meegenomen worden. De doelgroep ouderen willen we graag zo houden, niet echt groter maar stabiel. dit doen we door goed te kijken bij het plaatsen van een deelnemer goed te kijken of dit past in de huidige samenstelling van de groep. Administratief meer duidelijkheid krijgen is een doelstelling voor de korte termijn die zal resulteren in een positief effect op de lange termijn. Dit proberen we door nog meer met ons software prog te werken en in een strakke samenwerking met de andere partijen. (gemeentes en instellingen) Vervoer, we hebben nog geen passende oplossing voor het vervoersprobleem. Samen met de stichting wordt dit nu opgepakt. de bedoeling is om eind 2016 dit helemaal naar tevredenheid te organiseren! Zodat het klaar is voor de toekomst, inmiddels zijn we hier al mee bezig maar is nog niet helemaal duidelijk in welke vorm we het gaan organiseren. dit is ook weer afhankelijk van de hulp van buiten af. 9
10
Actielijst Actielijst naam zorgboerderij: Zorgboerderij Molenzicht Datum: januari 2016 Boerderijnummer: 747 ar: van 01-01-2016 tot 31-12-2016 Acties Planning Realisatie Onderwerp actiepunt Wie is verantwoordelijke Begin datum Eind datum Begin datum Eind datum arlijks terugkerende acties (2015) keuring Brandblussers Henri 01-12-2016 01-12-2017 arlijks terugkerende acties (2016) inspraakmoment fam dag allen 01-06-2016 30-06-2016 afspraak maken voor de 4 inspraak momenten en onderwerpen met de deelnemers nelleke 01-01-2015 31-12-2016 planning maken vergadering personeel nelleke 01-01-2016 31-01-2016 planning vakantierooster molenzicht nelleke 01-01-2016 31-01-2016 Actualisatie RI Henri 01-01-2016 31-12-2016 oefening calamiteitenplan allen 01-01-2016 31-12-2016 evaluatie deelnemers Nelleke/stagiaire 01-01-2016 01-07-2016 tevredenheidsonderzoek Nelleke/ 01-01-2016 01-10-2016 functioneringsgesprekken Nelleke 01-07-2016 31-12-2016 BHV allen(personeel) 01-01-2016 31-01-2016 jaarverslag Nelleke/ 01-07-2016 31-12-2016 controle EHBO middelen Hennyet 01-01-2016 31-12-2016 actueel houden Kwaliteitssysteem Nelleke 01-01-2016 31-12-2016 bespreking protocollen en ontruimingsoefening met deelnemers allen 01-01-2016 31-12-2016 11
Acties vanuit kwaliteitssysteem clientenraad ouderen? of toch inspraakmoment met familie? Nelleke/stagiaire 01-01-2016 01-07-2016 Acties vanuit audit klachtenprocedure aanpassen. Per abuis de oude toegevoegd. Inmiddels gedaan Aandacht voor tijdige uitvoering evaluatiegesprekken nu taken meer worden verdeeld. Gewoon blijvend punt van aandacht opstellen aanvullende overeenomst met deelnemers die via onderaanneming komen. Is advies, geen plicht nelleke 01-09-2015 01-09-2015 01-09-2015 01-09-2015 nelleke 01-09-2018 01-09-2018 01-09-2015 nelleke 01-09-2015 01-01-2016 01-01-2016 01-01-2016 Overige acties organiseren open dag/fam dag nelleke/allen 01-04-2015 08-06-2015 05-06-2015 05-06-2015 overleg tafels gemeenten bijhouden om samen beleid te maken nelleke 01-01-2015 31-12-2015 01-01-2016 nieuwsbrief organiseren Nelleke/stagiaire 01-01-2016 31-12-2016 vervoer regelen Nelleke ism stichting 01-01-2016 31-12-2016 aanvraag plattegrond fietsen werkplaats henri 20-01-2016 20-01-2016 12
Opmerkingen bijlage(n) - 13