februari 2014 In december 2013 lanceerde BiSC haar nieuwe werkplan 2014: Samen werken aan een duurzaam bibliotheekstelsel in de provincie Utrecht. In dit werkplan beschrijven we de vernieuwingsactiviteiten voor 2014 waarover we u maandelijks informeren. In lijn met de veranderde rol voor BiSC, als gevolg van het nieuw provinciaal beleid, sturen we u voortaan een in plaats van twee aparte nieuwsbrieven (SUBprojecten en BiSCnieuws). Op deze manier zijn alle nieuwtjes en ontwikkelingen over onze dienstverlening en de vernieuwingsactiviteiten 2014 gebundeld in een document. Mocht u meer informatie willen of vragen hebben, neemt u dan contact op met BiSC. U vindt de contactgegevens op de laatste pagina. SchoolWise, alternatieven en de business case Voor de Educat-B scholen komt er een schoolbibliotheeksysteem dat past in de aanpak van de Bibliotheek op school. BiSC ondersteunt de bibliotheken met de implementatie en het beheer van schoolwise. We hebben de afgelopen dagen veel vragen ontvangen hierover. Waar staan we in het onderzoek naar schoolbibliotheeksystemen? We werken nu aan een onderbouwing voor de keuze voor een passend schoolbibliotheeksysteem. Ook ontwikkelen we een provinciale business case voor schoolwise. We vergelijken de implementatie- en beheerskosten van de verschillende systemen. Het schoolwise aanbod van BiSC wordt tevens vergeleken met het aanbod van twee andere PSO s. Zet vast in de agenda.. Op 19 juni 2014 (beoogde datum) organiseren BiSC en ProBiblio weer een conferentie over de Bibliotheek in het sociale domein. Op deze dag staat de samenwerking met gemeenten en zorg- en welzijnsinstellingen centraal. Meer informatie vindt u op pagina 4. Met de Bibliotheek Eemland heeft BiSC een co-schap voor de Bibliotheek op school. Graag nemen we kennis, expertise en ervaring van onze partner mee in de conclusies en constateringen van ons onderzoek. Na het stuurgroepoverleg met Eemland op 3 maart presenteren we een definitief aanbod aan alle bibliotheken voor het schoolbibliotheeksysteem. Direct daarna is er voldoende bekend om als regiobibliotheek met scholen afspraken te maken over de aanpak van de Bibliotheek op school en het uit te rollen schoolbibliotheeksysteem. Gesprekken met scholen kunt u dus plannen na 3 maart. De uitrol van het dan gekozen schoolbibliotheeksysteem vindt plaats in mei en juni. Reinoud Jager, r.jager@biscutrecht.nl Foto: Juri s Verbeelding Foto: Sebastiaan ter Burg
Plusabonnement Vanaf 1 januari 2014 hebben de Bibliotheken Lek & IJssel en Het Groene Hart een nieuw abonnement: het plusabonnement. Later dit jaar besluiten de overige Utrechtse Bibliotheken of ze dit abonnement ook invoeren. Er zijn twee redenen dat beide bibliotheken een nieuw abonnement invoeren. 1. We voorzien met het plusabonnement in behoeften bij klanten. Dat geldt voor leden die graag een tweede gratis pas willen hebben en voor leden die graag veel artikelen tegelijkertijd in huis willen hebben. 2. Door de invoering van het plusabonnement verwachten wij op termijn meer eigen inkomsten te genereren. De voordelen van het plusabonnement t.o.v. de huidige abonnementen zijn: Leden kunnen onbeperkt artikelen blijven lenen. Leden kunnen een gratis tweede pas aanvragen voor partner of huisgenoot Leden kunnen meer artikelen tegelijkertijd lenen (maximaal 20) Leden kunnen met twee personen gebruik maken van Voordeel met je Biebpas. Tegelijkertijd beperken we met de nieuwe abonnementsvorm de gebruikersvoorwaarden van het standaardabonnement. Leden met een standaardabonnement kunnen vanaf de datum in 2014 dat hun nieuwe abonnementsjaar ingaat, maximaal 80 artikelen lenen of verlengen. Daarbij is het goed te weten dat leden met een standaardabonnement gemiddeld 52 artikelen per jaar lenen. Dus het overgrote deel van de leden heeft geen last van de beperking van het standaardabonnement. De prijs van het plusabonnement is 79,50, gebaseerd op een som van het standaardabonnement en een klein abonnement. De prijs voor een standaardabonnement blijft hetzelfde. Wij vinden het gerechtvaardigd dat leden die veel lenen en veel gebruik maken van onze dienstverlening, ook meer betalen voor het lidmaatschap. Maar dan moeten er wel voordelen tegenover staan. En dat is dus het geval met het plusabonnement. In december hebben we veel aandacht besteed aan de interne communicatie en de voorlichting aan de medewerkers en vrijwilligers. Alle ingezette communicatiemiddelen staan op de themasite Plusabonnement op sharepoint. De afgelopen weken startte de voorlichting aan de leden. Leden die meer dan 80 artikelen per jaar lenen, zetten we automatisch om naar het plusabonnement. Zij kunnen dan tot aan de vervaldatum van hun abonnement in 2014 gratis gebruik maken van de voordelen van het plusabonnement. Nadeel van deze werkwijze is dat leden zelf actie moeten ondernemen wanneer ze straks terug willen naar een standaardabonnement. Vlak voor de vervaldatum herinneren wij de leden schriftelijk aan deze mogelijkheid. De reacties op het plusabonnement zijn overwegend positief, de reacties op de wijze van introductie zijn wisselend. Uiteraard gaan wij de invoering van het plusabonnement goed monitoren, zodat de overige bibliotheken van onze ervaringen gebruik kunnen maken. We houden u op de hoogte! Victor Thissen v.thissen@biscutrecht.nl Social Media caster BiSC heeft contact opgenomen met de leverancier van de Social Media Casters, om te overleggen over het opnieuw plaatsen van de zuilen in bibliotheken. Er moet nieuwe software worden geïnstalleerd die verbeterde functionaliteit biedt en ze moeten worden aangesloten op Wise. Zodra dit getest is en goedgekeurd (met name omdat het de performance van Wise niet mag aantasten) zullen we vragen welke bibliotheken belangstelling hebben en een roulatieplanning maken. Annemarie de Bruijn a.de.bruijn@biscutrecht.nl Tarieven Vóór 1 april moeten de directies van de Utrechtse bibliotheken de tarieven van de gezamenlijke marktpropositie in 2015 vaststellen. Een werkgroep (met 2 a 3 marketing medewerkers van de bibliotheken) bereidt een voorstel voor, onder leiding van Ronald Huizer. Ook zal er een uitvraag plaatsvinden bij bibliotheken naar hun ideeën en wensen ten aanzien van het voorstel voor 2015. E-books In april lanceert Bibliotheek.nl het e-books+ abonnement van 20 per jaar. In tegenstelling tot wat eerder bekend was, is het mogelijk voor bibliotheken om een z.g. 0-euro propositie in combinatie met het e-books lidmaatschap te introduceren. Of dit wenselijk is, en zo ja hoe, werken we uit met een kleine groep van experts. Ook hier zal uitvraag plaatsvinden bij alle bibliotheken en eventuele voorstellen leggen we voor aan de directies. r.huizer@biscutrecht.nl
sepa Alle betaalproducten zoals de overschrijving, acceptgiro en incasso zijn vervangen door producten die voldoen aan de regels voor SEPA (Single Euro Payments Area). We geven u een overzicht van de stand van zaken. BiSC heeft al haar diensten en producten voor de gestelde deadline van 1 februari 2014 aangepast aan de nieuwe situatie. Afgelopen januari introduceerde de Europese Commissie een extra overgangsperiode van zes maanden en verschuift de deadline voor SEPA naar 1 augustus 2014. Klanten vragen ons daarom de migratie naar SEPA uit te stellen. We begrijpen deze wens, maar dat zou betekenen dat al doorgevoerde programmawijzigingen en procedures moeten worden teruggedraaid en later weer ingevoerd. Ook om verwarring te voorkomen over procedures en regels, blijven we de oorspronkelijke SEPA-koers varen. De bijsluiters voor het omzetten van acceptgiro naar incasso passen we vanaf februari ook aan. Voordeel van deze onverwachte voorsprong is dat er genoeg tijd is voor iedereen om zich de nieuwe situatie eigen te maken; bij onduidelijkheden kunnen we u helpen. Er zijn klanten die vragen of het mogelijk is om af te wijken van de regels, regels die wij niet hebben bedacht, maar wel moeten uitvoeren. Ons advies is de regelgeving goed te volgen, dan loopt u geen risico dat uw betalingsverkeer stagneert. Voor meer informatie: Lex van Zuylen, l.van.zuylen@biscutrecht.nl. Nabelactie december In december organiseerden we weer een nabelactie. In twee weken tijd werden de debiteuren van de maanden juni tot en met september gebeld. Er zijn 514 mensen bereikt en 239 zijn alsnog weer lid geworden van de Bibliotheek. Marketing SEA Het werven van leden via een Google Adwords campagne blijft succesvol. In het vierde kwartaal van 2013 werden er in totaal 930 nieuwe leden geworven. Van dit aantal zijn er 337 betalend lid. De overige leden zijn jeugdleden. 18-jarigen Sinds oktober 2013 versturen de Utrechtse bibliotheken hun 18-jarige leden een bijzondere informatiefolder, voordat ze hun eerste acceptgiro voor een lidmaatschap ontvangen. In deze folder zijn alle voordelen van een lidmaatschap van de Bibliotheek voor deze doelgroep uitgelicht. Uit een eerste (voorzichtige) analyse blijkt dat van deze doelgroep 3% minder afhaakt dan eerder het geval was. Voordeel met je Biebpas Sinds 1 december 2013 hebben de Utrechtse bibliotheken Schatopjepas vervangen door het landelijke loyaliteitsprogramma Voordeel met je Biebpas. Naast de zeven SUB-bibliotheken doet ook Bibliotheek Veenendaal mee. Bij invoering zijn er al ruim 20 mooie kortingen afgesproken met lokale partijen binnen de sectoren kunst, cultuur, educatie en natuur. Implementatie CRM campagnes Na de koppeling van Bicat Wise aan het datawarehousingsysteem (DCS) worden nu in fases de verschillende CRM-diensten van Probiblio ingevoerd. Vijf van de zeven bibliotheken zijn reeds over op de digitale nieuwsbrief die verzonden wordt via het DCS. Dit voorjaar volgen de laatste twee bibliotheken. Ook werken BiSC en Probiblio nauw samen om dit voorjaar de eerste CRM-campagnes mogelijk te maken voor de Utrechtse bibliotheken. Uitgangspunt is om zowel een welkomstcampagne als een retentiecampagne (met als doel klantbehoud) te realiseren. Marten Groen, m.groen@biscutrecht.nl
Bibliotheek in het sociale domein In samenwerking met de Utrechtse bibliotheken organiseerden BiSC en ProBiblio op 3 december een conferentie over de decentralisatie van de overheidstaken in het sociaal domein. Op 19 juni 2014 (beoogde datum) geven we hier een vervolg aan. Op deze dag staat de samenwerking met gemeenten en zorg- en welzijnsinstellingen centraal. Als voorbereiding biedt BiSC ondersteuning bij de ontwikkeling van het portfolio van de lokale bibliotheek, o.a. door: Een omgevingsanalyse naar bestaande en nieuwe samenwerkingen, aanwezige partijen en de demografische kenmerken, etc Een product/dienstontwikkeling; welke bestaande en nieuwe diensten kan de bibliotheek aanbieden? Hoe kan hier samengewerkt worden? Hoe kan de bibliotheek het aanbod communiceren? De redactieraad met hierin verschillende Utrechtse bibliotheken denkt mee over de opzet van de conferentie. Ronald Huizer, r.huizer@biscutrecht.nl Conferentie 3 december 2013, foto: Juri s Verbeelding Werkkostenregeling per 1 januari 2015 onzeker Wat gebeurt er met de werkkostenregeling nu staatssecretaris Weekers zijn ontslag heeft ingediend? Dat is nog onduidelijk. We houden u op de hoogte van de besluitvorming hierover en de mogelijke effecten. Annemarie de Bruijn a.de.bruijn@biscutrecht.nl Werkplekken online Nu flexibele werkplekken steeds meer gemeengoed worden, ontstaat er bij medewerkers een groeiende behoefte om op elke locatie toegang te hebben tot alle bestanden en applicaties. BiSC heeft daar enige ervaring mee opgedaan bij De Bibliotheek Eemland en bij Bibliotheek Utrecht. Met de BiSC Remote App omgeving is het mogelijk om vanaf elke Windows werkplek binnen uw organisatie verbinding te maken met de aangeboden applicaties via het internet. Standaard bieden wij de volgende applicaties aan: Word 2013, Excel 2013, Outlook 2013, PowerPoint 2013, Wise cliënt, Internet Explorer, Firefox en Chrome. Met deze applicaties is het mogelijk om data te delen via een gedeelde netwerk map, of via SharePoint. Vanaf de zomer kunnen wij de BiSC Remote App omgeving bij uw bibliotheeklocaties implementeren. Heeft u belangstelling? Neem dan contact op met Anneke Westland via a.westland@biscutrecht.nl
P&O CAO De leden van de VOB hebben ingestemd met het principeakkoord cao Openbare Bibliotheken 2014. Op vrijdag 13 december 2013 ondertekenden zowel de werkgeversdelegatie als de vakbonden het akkoord. De nieuwe cao OB kent een looptijd van een jaar (2014) en een loonsverhoging van 1,25%. De mogelijkheid om werknemers met hun instemming op zondag in te roosteren is uitgebreid. Verder zijn afspraken gemaakt over de reiskostenvergoeding woon-werkverkeer, de meerkeuzeregeling, de regeling sociaal plan en over de procedure functiewaardering. NBD Biblion brengt de tekstuitgave van de cao Openbare Bibliotheken 2014 medio maart uit. Geef vóór 24 februari uw bestelling door aan NBD Biblion en betaal slechts 7,50 euro in plaats van 9,00 euro per cao-boekje. AFAS Profit Afdeling P&O is per 1 januari 2014 officieel gestart met het nieuwe personeelsinformatiesysteem AFAS Profit. Alle klanten hebben in januari 2014 instructiedagen gehad en zijn per 1 februari 2014 zelf aan de slag gegaan met dit systeem. Neemt u voor vragen contact op met de afdeling P&O via psa@biscutrecht.nl. Weer terug van weggeweest Sinds 6 februari is onze P&O adviseur Zoulikha el Ouakili weer terug bij BiSC. De afgelopen maanden genoot ze van een zwangerschaps- en bevallingsverlof. Digitale loonstrook Alle medewerkers hebben in januari 2014 de eerste digitale loonstrook ontvangen. Mocht u het emailadres willen veranderen waarop u de loonstrook ontvangt, geef dit dan door aan de administratie of personeelsafdeling van uw bibliotheek. Minimumloon met ingang van 1 januari 2014 De bedragen in de tabellen zijn brutobedragen. Hoeveel u netto overhoudt, hangt af van belasting en de premies die op uw loon worden ingehouden.
Maatschappelijke kosten en baten BiSC laat door onderzoeksbureau RIGO onderzoek doen naar de maatschappelijke kosten en baten (MKBA) van de bibliotheek. Een dergelijk onderzoek kan helpen om het gesprek over doelstellingen en resultaten van de bibliotheek en de financiering ervan te versterken. Het onderzoek gaat verder dan bestaande onderzoeken naar gebruikerswaardering van de bibliotheekdiensten en het onderzoek naar de prestaties van bibliotheken dat door het SIOB wordt gedaan. RIGO kijkt namelijk naar wat de economische en maatschappelijke waarde is van de prestaties van de bibliotheek. Bibliotheek Angstel Vecht en Venen en Regiobibliotheek Het Groene Hart hebben aangegeven interesse hierin te hebben. Heeft u ook interesse of een vraag? Neem dan voor eind februari contact op met Ronald Huizer. r.huizer@biscutrecht.nl Foto: Sebastiaan ter Burg Clearinghouse Bij de inrichting en implementatie van BicatWise is afgesproken gebruik te maken van een clearinghouse constructie. Hierdoor kan elk lid van de openbare bibliotheek betalingen verrichten in een andere regiobibliotheek dan de bibliotheek waar hij/zij lid van is. De betalingen worden vervolgens correct verwerkt met het openstaande saldo. Afgesproken is dat BiSC periodiek of minimaal een keer per jaar de clearing-overzichten maakt. Het overzicht over 2013 is gemaakt en naar de directies gestuurd. Op basis van dit overzicht kan het systeem overgaan tot de verrekening. Voor meer informatie: Lex van Zuylen, l.van.zuylen@biscutrecht.nl. Marketing Koppelproblematiek De koppelproblematiek met de Nedap apparatuur is nog steeds niet opgelost. Wel hebben we inmiddels alle medewerking van de leveranciers. We houden de individuele bibliotheken op de hoogte. a.westland@biscutrecht.nl Contact ICT Anneke Westland, a.westland@biscutrecht.nl, (030) 635 46 81 P&O advies Zoulikha el Ouakili, z.el.ouakili@biscutrecht.nl, (030) 635 4 670 Personeel- en salarisadministratie Joke van Ommeren, Ans Duivenvoorden en Gerda Maas: psa@biscutrecht.nl, (030) 635 4 670 Financiën Lex van Zuylen l.van.zuylen@biscutrecht.nl, (030) 635 4681 Vervoersdienst Marion Hoogendoorn, m.hoogendoorn@biscutrecht.nl, (030) 635 4 602