Toelichting versterking bedrijfsvoering op functieniveau Inleiding De GGDrU groeide de afgelopen jaren sterk in omvang. Het aantal formatieplaatsen nam van 244 fte in 2010 toe tot 315 in 2014. Dit is een toename van 30%. Ook het aantal te managen GGD-bedrijfslocaties en het aantal werkplekken nam door de groei substantieel toe. De behoefte aan ondersteuning in de bedrijfsvoering groeide aantoonbaar, maar de daarvoor benodigde capaciteit bleef sterk achter. In de voorbije periode was er, met uitzondering van twee (deeltijd) teamleiders facilitair en I&A, geen substantiële toename van formatie op de ondersteunende functies. Feitelijk is hierdoor sprake van een relatieve afname; een beeld dat benchmarkinzichten ondersteunen. Hieruit blijkt dat de GGDrU onder de norm georganiseerd is. De significante onderbezetting op de bedrijfsvoeringsfuncties is in de organisatie nu heel goed merkbaar. Het te verzorgen bereik groeide sterk. Maar ook geldt dat de GGDrU in toenemende mate niet meer in staat is om aan alle wettelijke verplichtingen te voldoen. Door de groei van de organisatie moet de GGDrU aan andere wet- en regelgeving (zoals Europese aanbestedingsregels) voldoen. Daarnaast zijn er autonome ontwikkelingen (zoals meer wet- en regelgeving, strengere financiële vereisten etc.) die ertoe leiden dat een groter beroep op de bedrijfsvoering wordt gedaan. Externe partijen onderschrijven deze toestand en wijzen meer en meer op de kwetsbaarheid en zeer risicovolle bedrijfshuishouding van de GGDrU als gemeenschappelijke regeling. Directe aanleiding zijn de niet mis te verstane constateringen van de accountant. Hij benoemt een aantal risico s ten aanzien van de financiële controles en de planning- en control cyclus en beveelt ernstig aan deze risico s weg te nemen. Andere externe partijen, zoals KIWA, Berenschot (2010) en Twijnstra- Gudde (2014), constateerden al eerder dat de formatie op de organisatie ondersteunende functies zeer laag of zelfs onder de kritische grens zit. Zij wijzen op het onvoldoende zicht hebben op de risico s in de ondersteunende processen. Daarnaast wordt zonder structurele aanpassing in toenemende mate een onverantwoord beroep gedaan op het zittend personeel voor de ondersteuning in de bedrijfsvoering. Reeds nu zijn de effecten van de druk goed merkbaar. Niet alleen de uitvoering van de processen is zeer kwetsbaar georganiseerd, ook de kwetsbaarheid van het personeel zelf neemt zienderogen toe. Dit is uit het oogpunt van zorgvuldig werkgeverschap buitengewoon onwenselijk. Kortom, om een goed georganiseerde gemeenschappelijke regeling te zijn en om als GGD aan tenminste de minimale wettelijke vereisten van bedrijfsvoering en zorgvuldig werkgeverschap te kunnen voldoen, is vanaf 2015 extra formatie (zowel structureel als incidenteel) op een aantal cruciale plekken noodzakelijk. De uitbreidingsvraag is, omwille van rechtmatig en risico-gestuurd kunnen beheren van de organisatie, rand voorwaardelijk. Zonder versterking van de bedrijfsvoeringcapaciteit ontstaan er knellende rechtmatigheids- en onaanvaardbare beheerproblemen, met alle gevolgen van dien. Uiteindelijk wordt de gemeenschappelijke regeling in toenemende mate geconfronteerd met onoplosbare problemen. Dan is het te laat om in te grijpen. Dit alles gaat nog voorbij aan het feit dat de GGDrU een authentieke ambitie heeft om te ontwikkelen met en voor de gemeenten en om te verbinden met de decentralisatieopgaven voor gemeenten. Dat kan alleen als de focus van de organisatie op de inhoud van het werk ligt, anders dan op het stelselmatig bijsturen op het fundament van het bedrijf. Een bedrijf met, nota bene, een zeer complexe governanceopgave wat betreft het (financieel) management van de dienstverlening. 1
De GGDrU kent verhoudingsgewijze zeer veel verschillende soorten baten- en lastenstromen, moet veel verschillende soorten collectieve en maatwerkproducten aanbieden en managen en heeft een grote verscheidenheid aan personeel, met een stevige instroom-, doorstroom- en uitstroom-beweging die veel administratieve en financiële begeleiding vraagt. Het is geen rechttoe-rechtaan-bedrijf. Om ook in de toekomst gesteld te staan en de ambitie voor verbinding met de gemeenten te kunnen waarmaken dient het fundament onder de organisatie in orde te zijn. Toelichting op functieniveau Indien de nu gevraagde extra formatie wordt toegevoegd aan de bedrijfsvoeringcapaciteit is er nog steeds, in vergelijking met andere organisaties, een zeer slanke bedrijfsvoering. Er wordt niet overvraagd, in tegendeel. Na toevoeging blijft op veel functies de bedrijfsvoeringcapaciteit nog steeds onder de geldende benchmarknormen. In het navolgende wordt een onderbouwing van de meerbehoefte gegeven. Directie 2015 Adjunct-directeur Publieke Gezondheid 1,00 1,00 0,00 - Administratief Medewerker 0,53 0,53 0,00 - Beleidsmedewerker 1,80 0,80 1,00 81.323 Communicatieadviseur 0,80 1,50-0,70-44.344 Directiesecretaresse 1,00 1,00 0,00 - Directeur Publieke Gezondheid 0,33 0,33 0,00 - Informatiespecialist 0,67 0,67 0,00 - Kwaliteitsfunctionaris 1,20 1,00 0,20 16.265 Strategisch beleidsadviseur 1,00 0,00 1,00 81.323 Totaal Directie 8,33 6,83 1,50 134.567 Binnen de Directie is een Strategisch beleidsadviseur noodzakelijk (+1 fte). Er is nu enkel een beleidsmedewerker Directie die zich richt op het ondersteunen van het DB, AB en BC. De Strategisch beleidsadviseur draagt zorg voor de vertaling van bestuurlijke afspraken naar de interne organisatieontwikkeling. Hierbij gaat het om de ontwikkeling van de organisatie in brede zin, het vormgeven en bevorderen van de visie om meer te verbinden met de gemeenten, het opvolgen van ontwikkelingen die zich binnen het landsbrede VWS- en GGD-domein afspelen en een vertaling daarvan naar een bestuurlijke en ambtelijke agenda, de advisering over organisatieinrichtingsvraagstukken, de ontwikkeling van een nieuw bedrijfsvoeringsmodel met bijbehorende sturingsinstrumenten en de uitvoering van diverse strategische projecten. Voor kwaliteit is extra capaciteit noodzakelijk (0,20 fte), het betreft met name de borging en uitvoering van veiligheid en gezondheid op de vele locaties op medisch inhoudelijk vlak, hetgeen zeer specifiek is voor de GGD-organisatie anders dan bijvoorbeeld in andere publieke organisaties, zoals een gemeente. De recente uitbreidingen van de GGD-organisatie (2014) hebben juist plaats gevonden bij de medische functies (JGZ en Infectieziektebestrijding). Op het gebied van beleid GGD breed en communicatie, tezamen bezien, wordt extra capaciteit van 0,30 fte gevraagd. Enerzijds is deze uitbreiding nodig vanwege het meegroeien naar rato van de organisatie-uitbreidingen. 2
Anderzijds geldt dat de GGD op het gebied van communicatie de enige GGD in de regio is, en daarmee een eerste aanspreekpunt voor bevolking en media op het gebied van de collectieve gezondheid. De uitbreiding van 0,30 fte bij een organisatie met een dergelijke publieke functie is minimaal. De communicatiefunctie op zich is al ver beneden datgene wat men ziet in vergelijkbare publieke organisaties. Financiën & Control en verder 2015 Beleidsmedewerker P&C (APG) 0,50 0,00 0,50 40.662 Beleidsmedewerker P&C (JGZ) 0,50 0,00 0,50 40.662 Administrateur 1,50 1,00 0,50 31.674 Manager Bedrijfsondersteuning 1,00 1,00 0,00 - Manager Financiën 1,00 0,00 1,00 96.337 Medewerker Financiële Administratie 2,00 1,86 0,14 6.407 Projectadministrateur 2,80 2,00 0,80 44.799 Totaal Financiën 9,30 5,86 3,44 260.540 Controller in de sectoren (+1 fte). Op dit moment is geen controllerscapaciteit beschikbaar. Gegeven de complexiteit van de governance van de GGDrU is het wenselijk dat de sectoren APG en JGZ beschikken over een functionaris die (ook als onafhankelijk adviseur) de manager kan adviseren over de bedrijfsvoering binnen de betreffende sector. Ook heeft deze functionaris een rol in de werkzaamheden aangaande de Verbijzonderde Interne Controle. Deze werkzaamheden worden nu niet gedurende het jaar uitgevoerd. Daardoor kan de accountant bij de controle van de jaarstukken de volledigheid en juistheid van de cijfers zeer moeilijk vaststellen. Dit kan ertoe leiden dat de accountant geen goedkeurende controleverklaring meer afgeeft bij de jaarstukken. Administrateur (+0,5 fte). De GGDrU kent vanwege de diversiteit aan werkzaamheden en daarmee gepaard gaande inkomstenstromen een complexe financiële administratie. Dit vraagt meer aandacht in het beheer van het grootboek. Ook nam de GGDrU de afgelopen jaren flink in omvang toe, waardoor onder meer liquiditeitsbeheer en planning een prominentere plaats kreeg. Ook heeft de GGDrU (vanwege de toegenomen omvang) sinds kort de verplichting om periodiek informatie aan te leveren aan het CBS (IV3). Het ontbeert de GGDrU nog aan een (actuele) meerjareninvesteringsstaat. De huidige capaciteit is ontoereikend om hier in voldoende mate invulling aan te geven. De medewerker wordt ook betrokken bij de uitvoering van de Verbijzonderde Interne Controle werkzaamheden. Manager Financiën (+1 fte). In de begroting is nu géén manager Financiën opgenomen. De huidige manager Bedrijfsondersteuning (in bovenstaand overzicht als manager Financiën & Facilitair opgenomen), zijnde 1 fte, is bedoeld als manager voor de verschillende deelgebieden van bedrijfsondersteuning tezamen, te weten Financiën, ICT en Facilitair. Het financiële taakgebied vraagt dermate veel aandacht dat een zelfstandige manager, belast met de dagelijkse aansturing en bewaking van de voorgang van de werkzaamheden, voor de financiële functie noodzakelijk is. Ook aan het opzetten en actueel houden van een (fraude) risicoanalyse c.q. risicomanagement kan met de huidige capaciteit in onvoldoende mate aandacht worden gegeven. Medewerker Financiële Administratie (+0,14 fte). De GGDrU beschikt feitelijk maar over één (parttime) functionaris die de inkomende facturenstroom kan verwerken. 3
Daarmee is de GGDrU enorm kwetsbaar op dit punt (ook tijdens de vakanties). Daarnaast wil de GGDrU graag als leerwerkplek bedrijf worden aangemerkt voor onder meer de financiële functie. Met de 0,14 fte is hiervoor budgettaire ruimte gecreëerd. Projectadministrateur (+0,80 fte). De afgelopen 2,5 jaar heeft de GGDrU structureel capaciteit moeten inhuren om de financiële registratie en interne controle functie op de diverse (maatwerk) projecten te kunnen uitvoeren en om periodiek de aanlevering van financiële gegevens aan managers te kunnen faciliteren. Met deze uitbreiding kan de functie structureel worden ingevuld. Het structureel inhuren is niet efficiënt. De behoefte is evident, maar de capaciteitsinvulling moet structureel worden georganiseerd. Human Resource Management 2015 Beleidsmedewerker 0,80 0,00 0,80 65.058 HR-Adviseur 2,67 2,67 0,00 - HR-medewerker 2,20 1,40 0,80 36.610 Manager Human Resources 1,00 1,00 0,00 - Preventiemedewerker 0,22 0,00 0,22 15.510 Totaal HR 6,89 5,07 1,82 117.178 HR-beleidsmedewerker (+0,8 fte). Er is op dit moment geen HR-beleidscapaciteit begroot. Dit is echter wel noodzakelijk gezien het feit dat moet worden voldaan aan diverse (steeds veranderende) wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld de RI&E en ARBO wet met het risico van aansprakelijkheid voor ongevallen, zeker gezien de medische context van de GGD. Ook moeten werktijden- en werkkostenregeling worden geïmplementeerd, moet uitvoering worden gegeven aan de verplichte wet werk & zekerheid, aan de Participatiewet, aan het stelselmatig kunnen doorvoeren van caowijzigingen, en aan het maandelijks tijdig en correct laten plaatsvinden van salarisbetalingen (gegeven zeer veel verschillende contracten). Er is geen salarisadministrateur, salarismutaties worden door de HR-medewerker verwerkt en controle wordt, heel efficiënt, uitgevoerd door een externe specialist die enkel maandelijks een dag komt controleren. Echter, deze controles dienen wel door eigen (beleids)mensen te worden voorbereid. Daarnaast dient er er een inhoudelijk aanspreekpunt voor het personeelsinformatiesysteem te zijn. Voorts vragen veel verschillende personele vraagstukken op GGD-breed niveau voortdurend de aandacht, zoals de inzet van een organisatie brede flexpool binnen de Jeugdgezondheidszorg (personeelsplanning), het begeleiden van boventallige medewerkers (logopedisten) en het regulier actualiseren van HR-beleid en HRprocessen. Het meeste van het huidige HR-beleid is nog geënt op een kleinere GGDorganisatie, in omvang de helft van de huidige omvang. Preventiemedewerker (+0,22 fte). De GGD heeft geen wettelijk verplichte preventiemedewerkers voor arbo-zaken en dient volgens de wet wel een arboorganisatie in te richten met preventiemedewerkers. HR-medewerker (+0,80 fte). De huidige capaciteit van 1,40 fte HR-medewerker schiet te kort bij een aantal van 500 medewerkers met een rechtspositie (CAR UWO) die veel administratieve last met zich meebrengt en een organisatie waar veel mutaties te verwerken zijn in contracten van medewerkers, teneinde flexibel te kunnen inspelen op grote hoeveelheid maatwerkafspraken met gemeenten. 4
Bovendien geldt dat de GGD vele rechtsvoorgangers kent (zoals GGD Midden- Nederland, GGD Eemland, Beweging 3.0, Careyn), hetgeen bij cao-wijzigingen opnieuw veel administratieve inzet vraagt om de rechtspositie gecombineerd met de overgangsrechten van de diverse groepen medewerkers goed toe te kunnen passen. Ook geldt dat er continu veel vacatures uitstaan, hetgeen eveneens te maken heeft met het tussentijds afspreken van maatwerk. Automatisering 2015 Coordinator DIV 0,89 0,89 0,00 - Coördinator I&A 0,67 0,67 0,00 - Coördinator DDJGZ 1,00 1,00 0,00 - Medewerker DIV 1,40 1,40 0,00 - Senior Systeembeheerder 1,50 1,00 0,50 31.674 Systeembeheerder 2,00 2,00 0,00 - Medewerker applicatiebeheer 1,67 1,67 0,00 - Teamleider ICT 1,00 0,80 0,20 12.670 Technisch beheerder DIV 1,00 1,00 55.999 Totaal Automatisering 11,13 9,43 1,70 100.343 Een door Twynstra Gudde eind 2014 uitgevoerde quick scan bij ICT geeft aan dat de ICT binnen de GGDrU op het minimumniveau is georganiseerd, zowel qua infrastructuur als organisatorisch (formatie/ processen). Er is een beheeropgave van 1170 devices (o.a. laptops, mobiele telefoons) en 680 actieve accounts. Het betreft systemen met zeer diverse klant- en patiëntgegevens waaraan strenge eisen worden gesteld in de sfeer van informatieveiligheid en bescherming van (persoons)gegevens. Senior Systeembeheerder (+0,50 fte). De huidige formatie van 1 fte is onvoldoende. Er is slechts één senior systeembeheerder voor de gehele organisatie. Dit zorgt voor extreem hoge kwetsbaarheid. De GGDrU is zeer afhankelijk van de ICT-infrastructuur en daarmee van de beschikbaarheid van de digitale gegevens om de primaire functies te kunnen uitvoeren. Daarnaast is kennisdeling op het niveau van senior systeembeheer zeer wenselijk om de continuïteit van de ICT-omgeving te kunnen garanderen. Teamleider ICT (+0,20 fte). De huidige formatie van 0,80 fte is onvoldoende gezien de hoeveelheid werkzaamheden en kwetsbaarheid van de organisatie op deze onderdelen. Ook ontbeert het de GGDrU aan kennis en capaciteit om invulling te kunnen geven aan ICT-beleid en ICT-strategie. Technisch beheerder DIV (+1 fte). Door de toenemende digitalisering, het gegeven dat de GGDrU een aantal verbeterslagen te maken heeft om aan de wettelijke eisen te voldoen (zie jaarverslag archieftoezicht Zeist) en de toename van de correspondentie als gevolg van de toename van de organisatie, is er formatie nodig van tenminste 1 fte. 5
Facilitair 2015 Medewerker Beheer 2,00 2,00 0,00 - Inkoop/contractmanagment 1,00 0,00 1,00 70.499 Senior medewerker Beheer 1,00 1,00 0,00 - Teamleider Facilitair 1,00 0,60 0,40 16.348 Telefoniste/Receptioniste 3,18 3,18 0,00 - Totaal Facilitair 8,18 6,78 1,40 86.847 De GGD beschikt over 55 werklocaties. Inkoop/ contractmanagement (+1 fte). Door het ontbreken van capaciteit (0 fte) en voldoende kennis op het gebied van inkoop- en aanbesteding binnen de GGDrU worden de wettelijke regels omtrent inkoop- en aanbesteding niet juist, niet, of in onvoldoende mate nageleefd. Daarmee ontstaat het risico op onrechtmatig handelen. Een ander mogelijk gevolg is dat de GGDrU boetes opgelegd krijgt en financiële voordelen op inkoop en aanbesteding misloopt. Ook is geen specifieke juridische kennis aanwezig (0 fte). Teamleider facilitair (+0,40 fte). In een organisatie met 55 locaties is een meewerkende parttime teamleider onvoldoende, mede vanwege het feit dat met name operationele beheercapaciteit beschikbaar is, maar geen capaciteit op HBOniveau die als gesprekspartner kan dienen in huisvestingsvraagstukken en overzicht kan houden over het geheel van locaties en huisvesting binnen de GGDrU. Dekking van de uitbreiding Uit het voorgaande overzicht en de bijbehorende argumentatie kan worden afgeleid dat de behoefte aan additionele capaciteit enerzijds voortkomt uit het onvoldoende meegroeien van de bedrijfsondersteuning met de uitbreiding en groei van de GGDrU en anderzijds uit het feit dat bepaalde functies eenvoudigweg, ondanks wettelijke eisen, nooit ingevuld zijn geweest. Een derde verklaring volgt uit de uitbreiding van wet- en regelgeving en de bijgevolg toegenomen beheerlast. Ten slotte is het in zijn geheel noodzakelijk om de focus te verleggen van het bijsturen en opvangen van knelpunten in de bedrijfsvoering naar het doorontwikkelen en beter aansluiten bij de gemeenten door de GGDrU als verlengd lokaal bestuur. Reparatie gaat derhalve de kracht en stabiliteit van de gemeenschappelijke regeling GGDrU in al zijn facetten aan en dient onmiddellijk alsook structureel van aard te worden ingezet. De benodigde dekking voor deze onmiddellijke structurele uitbreiding bedraagt 700.000. Het voorstel is om de inwonerbijdrage per begroting te verhogen met een deel van deze uitbreidingslast, te weten met een totaalvolume van 300.000. Het bedrag van 700.000 is zo veel als mogelijk (ter grootte van 400.000) teruggebracht door binnen de bestaande begroting efficiency te vinden zonder(!) het primaire proces te raken. Dat is als volgt gerealiseerd: door omzettoename met een structureel karakter is de mogelijkheid voor overheadtoerekening toegenomen met een bedrag van 131.000; door het vrijvallen van het budget voor Individueel Loopbaanbudget met een bedrag van 149.000; door juiste hantering schaalbedragen per functionele schaal met een bedrag van 120.000. 6
Het restant dat moet worden gedekt ( 300.000) wordt gevonden door, als voorstel, de inwonerbijdrage te verhogen per. Vanwege een positief resultaat over het jaar 2014 is tegelijk het voorstel gedaan om de feitelijke heffing van de inwonerbijdrage pas te effectueren per 2018. Ofwel, in de jaren en 2017 kan het bedrag van 300.000 worden gedekt uit het resultaat van 2014. 7