Governance MBOcloud 1. Inleiding Nu binnenkort de realisatie van MBOcloud van start gaat, is het goed om vooruit te kijken naar de governance- aspecten van deze ontwikkeling. Het is belangrijk te weten of er achter MBOcloud een camel nose tevoorschijn komt in personele of financiële zin. Daarnaast is het zowel voor scholen als voor de IT- partners Kennisnet en SURF 1 belangrijk om te weten welke verantwoordelijkheid en invloed het MBO zelf neemt voor de doorontwikkeling van de cloud hub. Functionaliteiten van de cloud hub zullen in plateaus worden ontwikkeld en opgeleverd. Een plateau is een op zichzelf werkend onderdeel van de cloud hub en levert een deel van de functionaliteiten uit het Functioneel Beeld MBOcloud (januari 2014). Na positieve evaluatie van de werking van een plateau door 2-3 pilotscholen, wordt het gebruik van de cloud hub vrijgegeven voor het gehele MBO- veld. Op dat moment gaat dit plateau over naar de beheerfase. Deze notitie bevat het voorstel voor de governance. Eerst worden de taken tijdens de ontwikkelfase en de beheerfase afzonderlijk besproken. Daarna wordt ingegaan op de wijze waarop de vraagsturing kan worden ingericht. 2. Ontwikkelfase De volgende ontwikkeltaken zijn aan de orde bij MBOcloud: a. Technische realisatie b. Formuleren van voorwaarden voor aansluiting van scholen en leveranciers aan de hub c. Maken van afspraken met leveranciers van clouddiensten De functionaliteit van de MBOcloud hub is bepaald in het Functioneel Beeld (januari 2014). De Taskforce MBOcloud en het bestuurlijk Jongerius- overleg hebben dit document geaccordeerd. Het is in de maand april 2014 uitgewerkt tot een functioneel ontwerp / PvE. Op basis hiervan is in mei 2014 een eerste concept van het bestek voor de technische realisatie van de cloud hub opgesteld. Ad 1.a De technische realisatie van de MBOcloud- hub zal vooral plaatsvinden op basis van: (Her)gebruik van bestaande componenten van SURF en Kennisnet. In de periode mei juni 2014 gaan beide organisaties na of dit volgens het concept- bestek gerealiseerd kan worden en tegen welke kosten. (Her)gebruik van bestaande componenten van marktpartijen, zoals distributeurs (bijv. Lisette Werter en Van Dijk), uitgevers en anderen. Het aansluiten van marktpartijen aan de cloud hub is mogelijk als zij zich houden aan o.a. de standaarden van de Educatieve Content Keten (ECK) die een van de uitgangspunten voor de ontwikkeling van MBOcloud zijn. In de periode mei - juni 2014 wordt een aantal marktpartijen gepolst over hun bereidheid om aan te haken aan de hub en hun catalogus binnen de hub te plaatsen. Eventuele kosten hiervan zijn voor rekening van de marktpartijen. Insteek bij de realisatie van MBOcloud is, dat plateau 1 vrijwel volledig zal bestaan uit hergebruik en koppeling van bestaande componenten. 1 In deze notitie wordt er van uitgegaan, dat het MBO- veld zich zal aansluiten bij SURF. Dit is een voorwaarde om gebruik te kunnen maken van de dienstverlening en bemiddeling van SURF bij MBOcloud. 1
Ad 2.b Naast de technische ontwikkeling moeten er (technische, juridische en financiële) voorwaarden worden geformuleerd voor aansluiting aan de hub van scholen en van marktpartijen die clouddiensten willen leveren. Het projectteam zal bij het formuleren van de aansluitvoorwaarden zoveel mogelijk voortbouwen op bestaande ECK- standaarden en op voorwaarden die door Kennisnet en SURF worden gehanteerd. De aansluitvoorwaarden worden na vaststelling overgedragen aan een beheerorganisatie (zie hierna). Ad 2.c In de ontwikkelfase worden er ook (eerste) afspraken met leveranciers van clouddiensten gemaakt. Deze afspraken hebben niet alleen betrekking op de prijzen van clouddiensten, maar ook op een bijsluiter waarin het serviceniveau, de beveiliging en andere aspecten zijn opgenomen die voor de eindgebruiker belangrijk zijn bij de keuze om de dienst aan te schaffen of in gebruik te nemen. Om het wiel niet opnieuw uit te vinden, kunnen we ook hiervoor profiteren van bestaande praktijkervaringen, zoals die van SURFmarket en ECK. Zodra er in de ontwikkelfase enkele geslaagde afspraken met leveranciers tot stand zijn gekomen, kan het maken en beheren hiervan worden overgedragen aan de beheerorganisatie. Figuur 1 geeft de ontwikkeling in een aantal plateaus weer van Functioneel Beeld tot gerealiseerde MBOcloud. In het Plan van Aanpak MBOcloud (maart 2014) is uitvoeriger besproken op welke wijze de onderstaande actoren de taken genoemd onder 2.a, 2.b en 2.c uitvoeren. Programmamanagement MBOcloud sambo- ICT (Maaike Stam / Kwartiermaker) Projectteam realiseert de plateaus SURF/Kennisnet Inhoudelijke sturing functionaliteit Taskforce MBOcloud (IT/IM van MBO- scholen) Inhoudelijke toetsing functionaliteit Klankbord van eindgebruikers Bestuurlijke sturing MBOcloud Jongerius Overleg (+ 15 MBO- bestuurders) Figuur 1. De sturing op het project MBOcloud hub in beeld 2
3. Beheerfase Hergebruik van bestaande componenten helpt niet alleen bij een snelle realisatie van de cloud hub, maar ook bij een eenvoudig en doelmatig beheer ervan. Hoe meer gebruik van bestaande componenten tijdens de ontwikkelfase kan worden gemaakt, des te groter is het gedeelte van de cloud hub waarvan het beheer bij bestaande partijen kan worden ondergebracht. Ideaal zou zijn als er voor het beheer van de cloud hub helemaal geen nieuwe organisatie hoeft te worden opgericht en dat het beheer geheel bij bestaande partijen en gremia kan worden ondergebracht. In deze paragraaf wordt aangegeven welke bestaande partijen beheertaken zouden kunnen vervullen, gegeven het grote aandeel hergebruikte componenten van SURF, Kennisnet en marktpartijen. De volgende beheertaken zijn aan de orde bij MBOcloud: a. Functioneel beheer b. Applicatie- en technisch beheer c. Beheer van aansluitvoorwaarden d. Beheer van afspraken met leveranciers van clouddiensten e. Aansluiten van scholen en leveranciers aan de hub f. Ondersteuning van gebruikers bij problemen g. Beëindiging van MBOcloud Ad 3.a Functioneel beheer Het functioneel beheer aan de vraagzijde van de cloud hub past goed bij sambo- ICT en de gebruikersgroepen. Zij zijn in staat om de verwachtingen van bestuurders, onderwijs- en IT- management, docenten en studenten te onderzoeken, na te gaan welke veranderingen er in de omgeving op handen zijn en te inventariseren welke kosten ermee gemoeid zijn als MBOcloud op veranderingen moet inspelen. sambo- ICT doet voorstellen aan de deelnemende MBO- scholen voor wijzigingen aan MBOcloud en de daarvoor te maken kosten. Na realisatie van elk plateau gaat dat plateau over naar beheer. Dit is ook een logisch beslismoment over de vraag of de Taskforce MBOcloud kan worden opgeheven en de wensen inzake nieuwe functionaliteiten kunnen worden ondergebracht bij sambo- ICT en gebruikersgroepen. Iets dergelijks geldt ook voor de vraag hoe lang het Functioneel Beeld van januari 2014 leidend zou moeten zijn bij de ontwikkeling. Voortschrijdend inzicht zal steeds meer bepalend zijn voor nieuwe functionaliteiten, dus na elk plateau kan worden besloten om afscheid te nemen van het Functioneel Beeld. Het functioneel beheer zal bij sambo- ICT extra menskracht vragen (minder dan 1 FTE). Zodra het bestek van plateau 1 definitief is, zal hiervan een opgave worden gemaakt in combinatie met de definitieve kosten van realisatie en beheer van plateau 1. Erg belangrijk bij de inrichting van het functioneel beheer zijn: de samenhang met ECK- beheer (bij Kennisnet); voor verdere ontwikkeling van de cloud hub zullen niet alleen technische voorzieningen nodig zijn maar ook passende standaarden voor gegevensuitwisseling tussen partijen; een opstart van functioneel beheer tijdens de ontwikkeling van plateau 1 om snel ervaring te kunnen opdoen en om op de hoogte te zijn van gemaakte keuzes. Ad 3.b Applicatie- en technisch beheer SaMBO- ICT kan vervolgens met de ICT- partners SURF en Kennisnet en zo nodig met marktpartijen die aan de hub zijn aangesloten overleggen over de gevolgen van functionele veranderingen voor het applicatie- en het technisch beheer. Het applicatiebeheer (doorvoeren van technische veranderingen in de cloud hub) en het (operationele) technisch beheer van de hub kan plaatsvinden door (of door bemiddeling van) SURF en Kennisnet. 3
De marktpartijen die functionaliteiten aan de cloud hub koppelen, zullen deze zelf en voor eigen rekening moeten aanpassen en beheren. Ad 3.c,d,e Beheer van afspraken en aansluitingen Het tactische beheer van aansluitvoorwaarden en afspraken met leveranciers van clouddiensten (niet zijnde leermiddelen) zou bij sambo- ICT en gebruikersgroepen kunnen liggen. De SURF- gebruikersgroep kan hierbij een belangrijke rol spelen gezien de expertise en dienstverlening van SURFmarket op het gebied van clouddiensten aan het hoger onderwijs. Wat de leermiddelen betreft kunnen sambo en Kennisnet samen het tactische beheer van de aansluitvoorwaarden en afspraken met uitgevers en distributeurs van leermiddelen uitvoeren. Misschien kunnen bestaande gremia in het ECK- programma hiervoor worden benut. Het operationele beheer van aansluitvoorwaarden, het maken van afspraken met leveranciers van clouddiensten en het daadwerkelijk aansluiten van scholen en leveranciers aan de hub kan worden vormgegeven en uitgevoerd door ervaringsdeskundige partijen als SURFmarket en ECK/LiMBO. Ad 3.f Ondersteuning van gebruikers bij problemen De ondersteuning van gebruikers bij problemen is een beheertaak die deels bij scholen en deels bij de beheerder(s) van de cloud hub zal liggen. Scholen zullen een 1 e en 2 e lijns helpdeskvoorziening (moeten) inrichten; dat kan een bestaande helpdesk zijn die geschoold wordt om ook op vragen over problemen met MBOcloud te reageren. De 2 e lijn kan escaleren naar de 3 e lijn, dat wil zeggen de centrale beheerder. Dit vraagt om een naadloze afstemming op het overdrachtspunt tussen school en centraal beheer. Ad 3.g Beëindiging van MBOcloud Denkbaar is dat de behoefte aan MBOcloud op den duur afneemt als gevolg van technologische veranderingen, minder deelnemende scholen e.d. In dat geval zullen de beheertaken beëindigd moeten worden. Onderbrengen van de beheertaken bij bestaande organisaties en deze contracteren voor een beperkte periode (bijv. met jaarlijkse verlenging), maakt het mogelijk om de kosten van beëindiging binnen de perken te houden. In de hier beschreven systematiek zal sambo- ICT een voorstel tot beëindiging doen indien de jaarlijkse kosten hoger worden dan scholen bereid zijn te betalen gezien het voordeel dat zij van MBOcloud hebben. Naarmate meer scholen deelnemen aan MBOcloud, worden de jaarlijkse beheerkosten lager of kunnen meer functionaliteit worden ontwikkeld. Het omgekeerde is echter ook mogelijk, nl. dat een school weer uittreedt. Dat verhoogt de beheerkosten voor de overblijvende scholen. Redelijk is, een opzegtermijn van een jaar te hanteren, zodat er ruimte overblijft om in het geval van veel uittreders de ambities (en kosten) te verlagen of MBOcloud geheel te beëindigen. 4. Vraagsturing en regie als kern van de governance op MBOcloud MBOcloud is een marktplaats waar leveranciers van clouddiensten en leermiddelen hun aanbod transparant maken en die wordt bezocht door instellingen, studenten en docenten. De marktplaats is een nutsvoorziening waar alleen het belang van de scholen speelt. Individuele scholen dienen hun eigen belang het beste door op de transparante en open marktplaats kennis te nemen van het totale aanbod en daaruit diensten wel of niet af te nemen. Scholen hebben ook een collectief belang. Waar willen we heen met het leermiddelenbeleid? Hoe brengen we wensen duidelijk over het voetlicht bij de aanbieders? Welke condities vraagt dat? Wat 4
moet dan worden aangepast in de marktplaats, de cloud hub? Hoe willen we marktwerking bevorderen en aanbodgedreven gesloten oplossingen beperken? Dergelijke collectieve behoeften van scholen zullen op een of andere manier tot uitdrukking gebracht moeten worden. De vraag hoe dat het beste kan gebeuren moet op drie niveaus worden beantwoord: Strategisch. Hoe ontwikkelen de primaire en ondersteunende processen in het MBO zich de komende jaren? En welke eisen stelt dit aan de ICT- voorzieningen in de scholen? Tactisch. Hoe bereiken we de gewenste ICT- voorzieningen? Welke ICT- diensten zijn uit de MBOcloud te betrekken? En hoe kunnen we de MBOcloud zo aanpassen dat er meer benodigde diensten uit de cloud gehaald kunnen worden? Operationeel. Het doorvoeren van de aanpassingen in MBOcloud en het uitlokken van meer passend aanbod uit de markt. Onderstaande figuur 2 is een uitwerking van het 12- vlaksmodel van Maes voor MBOcloud. Verticaal zijn de niveaus strategisch (richten) / tactisch (richten) en operationeel (verrichten) weergegeven. Aan de vraagzijde zijn de taken van de MBO- scholen uitgezet, aan de aanbodzijde die van SURF, Kennisnet en derden als marktpartijen en scholen die zelf lesmateriaal ontwikkelen. Figuur 2. De governance op MBOcloud Vragen op strategisch niveau hebben veeleer betrekking op ontwikkelingen in onderwijs en ICT dan op MBOcloud. Zij horen thuis bij MBO- bestuurders, onderwijsdirecteuren en directies van Kennisnet en SURF. De gewenste strategische ontwikkeling is voor sambo- ICT, SURF en Kennisnet het kader waarbinnen zij ICT- ontwikkelingen als MBOcloud starten om strategische doelen te realiseren. Dit leidt op tactisch niveau tot plannen hoe MBOcloud de scholen de komende jaren ondersteunt bij het bereiken van doelen op het gebied van onderwijs en bedrijfsvoering. Hierbij kunnen bestaande gremia en vehikels als IT- panel, Programmaraad en Jaarplan Kennisnet een rol spelen. Uit de tactische doelen kan regie- organisatie sambo- ICT projecten afleiden die de MBOcloud- voorziening op het gewenste niveau brengen. Aan de vraagzijde vindt besluitvorming daarover als 5
gebruikelijk plaats in het sambo- ICT- bestuur dan wel in de ALV van de MBO- Raad (afhankelijk van ingrijpendheid en/of kosten). Vanuit het MBO- veld is sambo- ICT voor deze projecten het aanspreekpunt naar SURF en Kennisnet. Na oplevering van de nieuwe of aangepaste functionaliteit als geteste en werkende wijziging op de MBOcloud hub is het operationele beheer van toepassing zoals uiteengezet in paragraaf 3. 5. Het eigenaarschap van MBOcloud IT- managers van enkele ROC s hebben de wens uitgesproken dat sambo- ICT de eigenaar van MBOcloud wordt. Bij de oprichting van sambo- ICT is ervoor gekozen om dergelijke taken niet bij sambo- ICT te leggen. Aldus is het ook in de statuten vastgelegd. Eigenaarschap van sambo- ICT is ook niet nodig. Het eigenaarschap van het huidige Functioneel Beeld ligt bij sambo- ICT. De ICT- partners SURF en Kennisnet zijn bezig om samen de realisatie ter hand te nemen en zouden vervolgens technisch eigenaar van de nutsvoorziening MBOcloud hub kunnen worden. Achter hen zijn marktpartijen actief die eigen functionaliteiten aansluiten aan de cloud hub en technisch eigenaar van hun eigen deel zijn. Ideeën voor nieuwe functionaliteiten: komen uit het MBO- veld via de functioneel beheerder sambo- ICT; komen via de IT- partners SURF en Kennisnet in de gebruikersgroepen aan de orde; komen vanuit marktpartijen bij sambo- ICT, SURF of Kennisnet terecht. Vervolgens wordt in het proces van vraag- aanbod- afstemming bepaald of SURF en/of Kennisnet deze functionaliteit zullen toevoegen resp. aan de marktpartijen zullen vragen om deze toe te voegen. In het voorgaande is reeds geconstateerd dat op enig moment afscheid genomen kan worden van het Functioneel Beeld uit januari 2014. Daarmee komt tevens een eind aan het huidige eigenaarschap van het Functioneel Beeld bij sambo- ICT. 6. Conclusies en voorstellen a. Als rode draad in de governance van MBOcloud is er voor gekozen om bij voorkeur geen nieuwe organisatie(s) in het leven te roepen maar maximaal de bestaande organisaties, gremia en procedures te benutten. Stemmen de bestuurders met deze keuze in? b. Kan het programma- management MBOcloud dit verder uitwerken met de ICT- partners Kennisnet en SURF? c. SaMBO- ICT speelt als ICT- regieorganisatie voor het MBO een belangrijke rol in de governance van MBOcloud (soms zelfstandig en soms in samenwerking met Kennisnet). SaMBO- ICT is betrokken bij de vraagsturing op tactisch niveau, het functioneel beheer van MBOcloud, nieuwe projecten binnen MBOcloud en het tactische beheer van aansluitvoorwaarden. Kunnen deze taken van sambo- ICT worden uitgewerkt en voorzien van een behoefte aan menskracht? Koen van der Drift 4 juni 2014 6