FINANCIELE GIDS Begeleidingsacties voor werkzoekenden van 50 jaar en ouder Departement Partnerships en Netwerk
INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING... 3 2. ALGEMENE PRINCIPES... 4 A. Het subsidiebedrag... 4 B. De bewijslast voor de realisatie van de actie... 6 C. De archivering van de documenten... 6 3. BEHANDELINGSPROCEDURE VAN HET JAARVERSLAG... 7 A. Het jaarverslag... 7 B. De controle van het jaarverslag... 7 B. 1 Algemene principes... 7 B. 2 De controle... 7 B. 3 De vereffeningprocedure... 8 Departement Partnerships en Netwerk 50+ Forfaitair bedrag 2/8
1. INLEIDING Ieder jaar dient de partner bij Actiris een jaarverslag in dat bestaat uit een schuldvordering, een activiteitenverslag, een financieel verslag. Het financieel verslag beoogt de berekening van het effectieve subsidiebedrag. Deze gids is bedoeld om de partner bij de samenstelling van zijn jaarverslag te helpen. Hij verduidelijkt de wettelijke en de in de overeenkomst bepaalde verplichtingen waaraan de partner zal voldoen om de voorziene subsidie te ontvangen. De gegeven informatie is ter indicatie. We vragen de partner dan ook om de ondertekende overeenkomst, het lastenboek en het kandidaatsdossier aandachtig te lezen daar zij de juridische basis vormen voor de subsidiëring. De financiële gids is een bijlage bij elke partnershipovereenkomst en maakt er integraal deel van uit. Actiris kan die op elk moment wijzigen. Indien dit gebeurt, wordt de gids naar het e-mailadres dat in de overeenkomst genoteerd staat verzonden. Departement Partnerships en Netwerk 50+ Forfaitair bedrag 3/8
2. ALGEMENE PRINCIPES A. Principe niet-dubbele financiering B. De onderaanneming De partner mag de uitvoering van de verplichtingen die krachtens het lastenboek in de partnershipovereenkomst zijn opgenomen niet uitbesteden. C. De statuten De partner bezorgt met het jaarverslag een kopie van de nieuwe statuten van de vzw, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, indien deze wijzigen tijdens de uitvoering van de overeenkomst. D. De interne controle De partner beschikt over afdoende interne controleregels, en dit in overeenstemming met de grootte van de organisatie. Op vraag van Actiris of van eender welke andere controle-instantie moeten deze regels kunnen worden voorgelegd. De interne controle heeft betrekking op het hele beleid en de in de organisatie ingestelde procedures die een redelijke garantie moeten geven voor een doeltreffend en nauwkeurig beheer van haar activiteiten, voor een betrouwbare boekhouding, voor de naleving van de geldende wetten en reglementen [1]. Dit heeft onder andere betrekking op de volgende elementen: Het scheiden van de functies: De verantwoordelijken moeten erover waken dat de functies m.b.t. de bestellingen, de betalingen en de boekhouding voldoende en correct gescheiden zijn. Deze scheiding garandeert het bestaan van een controle op de betalingen, op basis van de bestelbonnen en de ontvangst van goederen en diensten. Door de betaling en de boekhouding te scheiden, wordt voorkomen dat niet toegestane betalingen worden aanvaard en ingeschreven. In de kleine structuren heeft de directeur een belangrijkere rol. De raad van beheer moet dus een strengere controle uitoefenen op de betrouwbaarheid en de conformiteit van de rekeningen. De overeenstemming tussen de bestelbon, het ontvangstbewijs en de factuur Het regelmatig afsluiten van de boekhouding: De verantwoordelijke moet erover waken dat de boekhouding regelmatig wordt afgesloten teneinde een overeenstemming tussen de banksaldo s, de kassa en de boekhoudkundige [1] De interne controles bij de verenigingen zonder winstoogmerk Gids voor goede praktijken voor verenigingen, document van de FGC 2007 Departement Partnerships en Netwerk 50+ Forfaitair bedrag 4/8
registraties te garanderen. Hierdoor hebben we een zicht op de financiële gezondheid van de structuur. Naleving van de wetgeving en voornamelijk van de wet van 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 betreffende de vzw s. In het bijzonder de artikelen betreffende de algemene vergadering, de raad van beheer,... E. Het subsidiebedrag Binnen de grenzen van de beschikbare kredieten die voor dit doel in de begroting zijn opgenomen, kent Actiris de partner een jaarlijkse subsidie toe die de kosten voor de begeleidingsacties voor werkzoekende van 50 jaar en ouder dekt. Die subsidie wordt weergegeven door een forfaitair bedrag per werkzoekende; waarvan 10% wordt besteed voor de acties naar de werkgevers toe. 1. Het maximumsubsidiebedrag Het maximumbedrag van de jaarlijkse subsidie is vastgelegd door Actiris en bepaald in artikel 10 van de partnershipovereenkomst. Het maximumsubsidiebedrag wordt berekend door het voorziene aantal deelnemers in de overeenkomst te vermenigvuldigen met het forfaitaire bedrag van 900 euro. Actiris bevestigt bevestigt jaarlijks het maximumsubsidiebedrag per brief. In geval van overschrijding van de gezondheidsindex en binnen de grenzen van de beschikbare kredieten die hiervoor in de begroting zijn opgenomen, indexeert Actiris het maximumsubsidiebedrag (basisindex 1,6084). Dit wordt per brief aan de partner meegedeeld. 2. De berekening van het effectieve subsidiebedrag Het effectieve subsidiebedrag is de som van de volgende berekeningen: 900 euro vermenigvuldigd met het aantal werkzoekenden die hebben deelgenomen aan fase 2 van de begeleiding Het effectieve subsidiebedrag kan niet hoger zijn dan het jaarlijkse maximumbedrag en houdt rekening met de conclusies van de controle. Actiris stuurt de partner een model op voor het financieel verslag. Dit model berekent automatisch het effectieve subsidiebedrag. Dienst Ondersteuning Partnerships 50+ Forfaitair bedrag 5/8
F. De bewijslast voor de realisatie van de actie De documenten die de partner gebruikt voor de begeleiding van de werkzoekende te noteren. G. De archivering van de documenten De partner bewaart alle originele bewijsstukken in verband met de begeleiding van de deelnemers en de acties naar de werkgevers toe tot 31 december 2025. De documenten worden bewaard in de vorm van originelen of gewaarmerkte kopieën van de originelen, dan wel op algemeen aanvaarde gegevensdragers, met inbegrip van elektronische versies van originele documenten of documenten waarvan uitsluitend een elektronische versie bestaat. De documenten worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. Dienst Ondersteuning Partnerships 50+ Forfaitair bedrag 6/8
3. BEHANDELINGSPROCEDURE VAN HET JAARVERSLAG FINANCIËLE GIDS A. Het jaarverslag Uiterlijk op 31 maart van het jaar n+1 dient de partner zijn jaarverslag bij Actiris in. Om ontvankelijk te zijn, bevat het jaarverslag alle vereiste elementen en is het ondertekend door een persoon met handtekeningbevoegdheid (volgens het kandidaatsdossier). Vereiste documenten De aangifte van schuldvordering, opgesteld en ondertekend door de persoon met handtekeningbevoegdheid Het jaarlijks activiteitenverslag Het financieel verslag aangeleverd door Actiris en ondertekend door de persoon met handtekeningbevoegdheid Verzending via de post X X Verzending via e-mail X X Indien een vereist document niet beschikbaar is bij de samenstelling van het dossier, vermeldt de partner dit op de hiervoor voorziene checklist. B. De controle van het jaarverslag B. 1 Algemene principes Tijdens de duur van de overeenkomst, krijgt iedere bevoegde controle- of evaluatie-instantie toegang tot de documenten en de boekhouding van de partner om de realisatie van de gesubsidieerde actie en de affectation van de gestorte subsidie na te gaan. B. 2 De controle De controleprocedure bestaat uit twee controlefases: de eerste fase, de deskcontrole, gebeurt op basis van het jaarverslag van de partner en de realisatie van de actie (NWP-lijst en actieplan). de tweede fase, de specifieke controle, spitst zich toe op de realisatie van de begeleidingsacties. Op basis van de NWP-lijsten stelt Actiris een steekproef op uit de erkende deelnemers. Alle documenten die de realisatie van de begeleidingsacties bewijzen, kunnen ter plaatse gecontroleerd worden. Dienst Ondersteuning Partnerships 50+ Forfaitair bedrag 7/8
B. 3 De vereffeningprocedure FINANCIËLE GIDS Wanneer Actiris het jaarverslag volledig aanvaardt, ontvangt de partner de vereffeningsbeslissing en het saldo van de subsidie. Als Actiris het jaarverslag slechts gedeeltelijk of niet aanvaardt, ontvangt de partner een vereffeningsvoorstel. Vanaf de datum van brief heeft de partner dertig kalenderdagen om op de opmerkingen van Actiris te reageren. Nadat de betrokken dienst van Actiris de bijkomende elementen van de partner heeft geanalyseerd, ontvangt de partner de vereffeningsbeslissing. Als het effectieve subsidiebedrag lager is dan de voorschotten die de partner heeft ontvangen, vordert Actiris het niet-gerechtvaardigde bedrag terug. Actiris stuurt hiervoor een bijkomende brief op die de terugbetalingsvoorwaarden duidelijk vermeldt. Aangezien het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 28 februari 2008 niet in interne administratieve beroepsmogelijkheden voorziet, bestaat de enige beroepsmogelijkheid in een verzoekschrift tot nietigverklaring van de vereffeningbeslissing voor de Raad van State, in toepassing van artikel 19, lid 2 van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973. Dienst Ondersteuning Partnerships 50+ Forfaitair bedrag 8/8