PROJECTOPROEP PILOOTPROJECTEN

Transcriptie

1 PROJECTOPROEP PILOOTPROJECTEN September 2012 december 2014 Projectoproep nr.: PO 1/2012 PILP

2 Inhoudstafel 1. Context en voorwerp van de projectoproep Toekenning van de subsidie Operatoren die een kandidaatsdossier mogen indienen Indiening van de kandidaatsdossiers Criteria voor de ontvankelijkheid van de ingediende kandidaturen Criteria en procedure voor de toekenning van de subsidie Onderaanneming Lastenboek Doelstelling van de projectoproep Definitie van een pilootproject Bepaling van het doelpubliek Methodes Vereiste middelen Beschrijving van het project Operatorennetwerk Verplichtingen van de operatoren Subsidies Activiteitenverslagen, financieel verslag en verantwoording van de uitgaven Terugbetaling van de subsidie Resultaten Opvolging/evaluatie van de pilootprojecten Verbreking van de partnershipovereenkomst...13 Bijlagen - Kandidaatsdossier - Voorbeeld van een financiële gids - Voorbeeld van een financieel verslag PO 1/2012 PILP 2

3 1. Context en voorwerp van de projectoproep Overeenkomstig de ordonnantie van 18 januari 2001 houdende organisatie en werking van de Brusselse gewestelijke dienst voor arbeidsbemiddeling; Overeenkomstig de ordonnantie van 26 juni 2003 betreffende het gemengd beheer van de arbeidsmarkt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; Overeenkomstig het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 15 april 2004 tot uitvoering van de ordonnantie van 26 juni 2003 betreffende het gemengd beheer van de arbeidsmarkt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; Overeenkomstig het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 28 februari 2008 houdende uitvoering van artikel 7 van de ordonnantie van 18 januari 2001 houdende organisatie en werking van de Brusselse gewestelijke dienst voor arbeidsbemiddeling; Overeenkomstig de beslissing van het Beheerscomité van de Brusselse gewestelijke dienst voor arbeidsbemiddeling van 26 april De Brusselse gewestelijke dienst voor arbeidsbemiddeling, Actiris, schrijft een projectoproep voor pilootprojecten uit. De huidige projectoproep beoogt de afsluiting van partnershipovereenkomsten voor de periode van 1 september 2012 tot 31 december 2014 voor de verwezenlijking van pilootprojecten, zoals bepaald in het huidige lastenboek. PO 1/2012 PILP 3

4 2. Toekenning van de subsidie 2.1 Operatoren die een kandidaatsdossier mogen indienen Mogen pilootprojecten indienen, de tewerkstellingsoperatoren zoals bepaald door de ordonnantie van 26 juni 2003 betreffende het gemengd beheer van de arbeidsmarkt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest: - De tewerkstellingsoperatoren, dit wil zeggen elke instelling die een of meer activiteiten vermeld in de ordonnantie uitoefent, zoals met name de instellingen voor opleiding en socioprofessionele inschakeling, de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, de Plaatselijke Werkgelegenheidsagentschappen, de bureaus voor arbeidsbemiddeling in de non-profitsector, de tewerkstellingsagentschappen die werden opgericht door een andere overheid; - De privétewerkstellingsagentschappen, dit wil zeggen iedere van de overheidsdiensten onafhankelijke natuurlijke of rechtspersoon die exclusief een of meer van de tewerkstellingsactiviteiten vermeld in de ordonnantie uitoefent, niettegenstaande de andersoortige activiteiten die betrekking hebben op humanresourcesmanagement, zonder evenwel tussen te komen in de individuele arbeidsrelaties; - De bureaus voor arbeidsbemiddeling in het onderwijs, dit wil zeggen de diensten voor arbeidsbemiddeling die werden opgericht door de door een van de Gemeenschappen erkende of georganiseerde onderwijsinstellingen. Naast de voorwaarden uit de ordonnantie betreffende het gemengd beheer van de arbeidsmarkt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, moet de tewerkstellingsoperator aan de volgende voorwaarden beantwoorden: - De activiteiten die het voorwerp van deze projectoproep uitmaken, moeten op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden verricht; - Een analytische of gescheiden boekhouding van het pilootproject bijhouden en dit in elektronische vorm; - In staat zijn om binnen de vereiste deadline de menselijke, materiële en technische middelen zoals bepaald in het huidige lastenboek te kunnen inzetten. Worden uitgesloten van deze projectoproep: - Operatoren die failliet verklaard zijn, waarmee een gerechtelijk akkoord werd gesloten of die het voorwerp van een veroordeling uitmaken, die in vereffening gesteld zijn of die zich in een gelijkaardige situatie bevinden; PO 1/2012 PILP 4

5 - De operatoren die niet in regel zijn met hun sociale en fiscale verplichtingen; - De operatoren die m.b.t. hun contractuele verplichtingen in het kader van een andere procedure voor de toekenning van subsidies in gebreke werden verklaard. 2.2 Indiening van de kandidaatsdossiers De kandidaatsdossiers moeten worden ingediend volgens de procedure die hieronder wordt beschreven. Zodra de projectoproep op de website wordt geplaatst, kunnen de tewerkstellingsoperatoren het kandidaatsdossier downloaden en de financiële gids en tabellen raadplegen. Het kandidaatsdossier en zijn bijlagen moet absoluut in papieren vorm worden ingediend met de vermelding origineel. Het kandidaatsdossier moet als aangetekend stuk met ontvangstbewijs naar het Departement Partnerships en Netwerk dienst Projecten en Kwaliteit van Actiris, Anspachlaan 65 te 1000 Brussel worden gestuurd en dit uiterlijk op 29 mei 2012 (de datum van de poststempel geldt als bewijs). De dossiers die na 29 mei 2012 worden ingediend, zullen onontvankelijk worden verklaard. Een exemplaar van het kandidaatsdossier zonder de bijlagen moet bovendien in elektronische vorm op uiterlijk 29 mei 2012 naar het volgende adres worden gestuurd: partnershipsoproepen@actiris.be. De tewerkstellingsoperatoren kunnen tot 21 mei 2012 bijkomende inlichtingen vragen aan het Departement Partnerships en Netwerk dienst Projecten en Kwaliteit van Actiris. De contactpersonen zijn: Jenna Gailly (NL): Jennie De Grave (FR) : 02/ jgailly@actiris.be 02/ jdegrave@actiris.be De antwoorden op de gestelde vragen zullen op de website van Actiris worden gepubliceerd (Onthaal > Partner > Partner worden > Projectoproepen). 2.3 Criteria voor de ontvankelijkheid van de ingediende kandidaturen Om in aanmerking te worden genomen, moet het project ingediend door de tewerkstellingsoperator aan de volgende criteria voldoen: PO 1/2012 PILP 5

6 - Het project moet verplicht worden ingediend op basis van het kandidaatsdossier dat op kan worden gedownload; - Het kandidaatsdossier moet alle gevraagde informatie en documenten bevatten; - Het kandidaatsdossier moet binnen de vastgelegde termijn worden ingediend; - Het kandidaatsdossier moet in de twee voorgeschreven vormen worden ingediend. 2.4 Criteria en procedure voor de toekenning van de subsidie Actiris zal elk kandidaatsdossier dat ontvankelijk wordt verklaard, analyseren. Deze analyse heeft betrekking op alle of een deel van de volgende criteria: - vernieuwende of specifieke elementen van het project; - mate waarin het project op de geïdentificeerde behoeften inspeelt; - kennis van het doelpubliek; - geschiktheid en kwaliteit van de voorgestelde methodologie; - samenwerkingsverbanden die in het kader het project worden opgezet; - strategie ter promotie van het project; - evaluatiemethode van het project; - bekwaamheden van de human resources die voor de uitvoering van het project worden ingezet; - kwaliteit van de materiële middelen; - bedrag van de aangevraagde subsidie. De analyse van de dossiers gebeurt op basis van het kandidaatsdossier ingediend door de operator. In het kader van deze analyse kan Actiris eveneens alle informatie in aanmerking nemen uit het verslag opgesteld door de diensten van Actiris m.b.t. het bezoek aan de lokalen en de controle van het bestaan en de kwaliteit van de hulpmiddelen die beschikbaar zijn om de projecten beoogd in het lastenboek te verwezenlijken. De technische en financiële voorstellen van de operatoren kunnen bovendien het voorwerp van onderhandelingen uitmaken. Deze onderhandelingen gebeuren op initiatief van Actiris en kunnen met name betrekking hebben op het voorgestelde project, het bedrag van de gevraagde subsidie en het aantal deelnemers. Actiris brengt voor elk van de projecten een gemotiveerd advies uit en zal de eventuele onderhandelingen behoorlijk argumenteren. Op basis van dit gemotiveerd advies, geeft het Beheerscomité van Actiris zijn goedkeuring om een partnershipovereenkomst te sluiten met elke tewerkstellingsoperator waarvan het project werd goedgekeurd en waaraan, binnen de grenzen van de beschikbare kredieten die voor dit doel in de begroting zijn opgenomen, een subsidie zal worden toegekend. PO 1/2012 PILP 6

7 De beslissing over de toekenning of de weigering van de subsidie wordt binnen een termijn van 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van de beslissing als aangetekend stuk met ontvangstbewijs aan de tewerkstellingsoperator bezorgd. 2.5 Onderaanneming De tewerkstellingsoperator mag de uitvoering van het door Actiris gefinancierde project noch volledig noch gedeeltelijk uitbesteden behalve middels de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van Actiris. PO 1/2012 PILP 7

8 3. Lastenboek 3.1. Doelstelling van de projectoproep De projectoproep wil pilootprojecten ondersteunen en ontwikkelen die tot de strategische doelstellingen van Actiris bijdragen, namelijk: - de matching verzekeren tussen werkgevers en werkzoekenden ; - de doorstroming naar opleiding en werk organiseren; - bijdragen tot de nettocreatie van werkgelegenheid. De ontwikkeling van pilootprojecten heeft meer bepaald de volgende doelstellingen: - Zich aan de sociaaleconomische evoluties aanpassen en/of op specifieke behoeften inspelen die werden geïdentificeerd in het strategisch actieplan voor de partnerships van Actiris (zie punt 3.2.) ; - De voorzieningen doen evolueren door creativiteit en innovatie van partners te stimuleren; - Methodologieën en innoverende acties testen Definitie van een pilootproject Het voorgestelde project wordt als pilootproject beschouwd wanneer: - het inspeelt op nieuwe of zeer specifieke behoeften die nog op geen enkele andere manier worden ingevuld; - het innoverend is op het vlak van de voorgestelde methodologie; - en/of het zich op een welbepaald publiek toespitst. De pilootprojecten moeten beantwoorden aan de noden die werden geïdentificeerd in het strategisch actieplan voor de partnerships van Actiris voor wat betreft het doelpubliek, de methodologie of de synergie. Meer specifiek betekent dit: - betreffende het doelpubliek : jongeren, zowel hoogopgeleide jongeren als jongeren die voortijdig de schoolbanken verlaten, laaggeschoolde werkzoekenden, vrouwen (waaronder herintredende vrouwen), analfabeten, personen die niet of nauwelijks het Frans of het Nederlands beheersen, werkzoekende immigranten die over een diploma beschikken dat niet erkend wordt in België, langdurig werkzoekenden, personen met mentale gezondheidsproblemen, lichte psychologische aandoeningen of een fysieke handicap, personen met een verleden als gedetineerde, - betreffende de methodologie : korte begeleidingsmodules in combinatie met inschakelingsformules in bedrijven (stages, IBO, ), informaticamodules voor PO 1/2012 PILP 8

9 begeleiding bij het zoeken naar werk, gezamelijke behoefteanalyse van bedrijven en werkzoekenden, - betreffende synergieën : projecten die synergieën stimuleren tussen de professionelen op het terrein, de instellingen, de publieke en privé-actoren, projecten die de doorverwijzing verbeteren, Deze projectoproep heeft geen betrekking op de acties voor de nabegeleiding van projecten (creatie van een eigen tewerkstelling) en acties die erop gericht zijn om de samenwerking tussen actoren die zich met de creatie van een eigen tewerkstelling bezighouden te vergemakkelijken. De acties die in het kader van een pilootproject worden uitgevoerd, zijn volledig gratis voor de begunstigde: er mag hem geen enkele rechtstreekse of onrechtstreekse bijdrage worden gevraagd Bepaling van het doelpubliek Het pilootproject is bedoeld voor werkzoekenden die minstens aan de onderstaande voorwaarden voldoen: - Geldig als niet-werkende werkzoekende bij Actiris ingeschreven zijn; - In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wonen. De operator beschrijft in zijn kandidaatsdossier nauwkeurig het doelpubliek waarop zijn project zich richt Methodes De operatoren mogen zelf bepalen welke methodes zij aanwenden om het project te realiseren, maar moeten deze wel zeer nauwkeurig in het kandidaatsdossier beschrijven Vereiste middelen Lokalen en materiële middelen De operator moet over voldoende lokalen en geschikt materiaal beschikken om het project overeenkomstig dit lastenboek te verwezenlijken. PO 1/2012 PILP 9

10 Personeel Alle personen die tot de uitvoering van dit lastenboek bijdragen, moeten over de vereiste en voldoende bekwaamheden beschikken om het doelpubliek aan de hand van de voorgestelde methodologie te begeleiden. Controle door Actiris Vóór de goedkeuring van het project, kunnen personen die daar door Actiris speciaal toe gemachtigd zijn de lokalen bezoeken en het bestaan en de kwaliteit van de middelen die voor het project worden ingezet, controleren Beschrijving van het project De operator is verplicht om zijn pilootproject gedetailleerd in zijn kandidaarsdossier uiteen te zetten. De beschrijving van het project moet een externe persoon in staat stellen zich een precies beeld te vormen van het doelpubliek, de doelstellingen, de inhoud en de uitvoering van het project alsook van het belang en de samenhang ervan. De inhoud van het project mag tijdens de duur van de partnershipovereenkomst niet worden gewijzigd. Niettegenstaande kunnen de operatoren een uitdrukkelijk en gemotiveerd verzoek tot wijziging van de acties indienen. Actiris behoudt zich het recht voor om te controleren of deze wijziging conform de bepalingen van het huidige lastenboek is. Tijdens of na de uitvoering zullen de acties door de diensten van Actiris worden gecontroleerd Operatorennetwerk De operatoren treden toe tot het computernetwerk voor de uitwisseling van gegevens (NWP) dat Actiris als verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens beheert en organiseert. Bovendien nemen ze deel aan een begeleidingscomité dat door Actiris wordt gecoördineerd Verplichtingen van de operatoren De uitvoering van de acties bepaald in de huidige projectoproep moet volledig overeenstemmen met de beschrijving die in het kandidaatsdossier van de operator staat en dit voor de volledige duur van de partnershipovereenkomst. PO 1/2012 PILP 10

11 De operator moet de steun van Actiris vermelden volgens de richtlijnen die door de diensten van Actiris worden meegedeeld. Actiris verbindt zich ertoe binnen het kader van zijn opdrachten mee te helpen aan de promotie van de pilootprojecten. De acties die in het kader van het pilootproject worden georganiseerd, moeten plaatsvinden in de lokalen bepaald in het kandidaatsdossier. In geval van wijzigingen dient de operator Actiris hierover van tevoren in te lichten. Actiris behoudt zich het recht voor om te beoordelen of de nieuwe lokalen aan de voorwaarden van het huidige lastenboek beantwoorden. Als dit niet zo is, behoudt Actiris zich het recht voor om de wijziging of de verbetering van de lokalen te eisen. Indien de operator weigert deze veranderingen of verbeteringen door te voeren, kan Actiris de ontbinding van de overeenkomst vragen. De operator moet in het licht van zijn toetreding tot het computernetwerk voor de uitwisseling van gegevens (NWP) dat Actiris als verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens beheert en organiseert, de procedures strikt naleven, met name voor de codering van de acties Subsidies Binnen de grenzen van de beschikbare kredieten die voor dit doel in de begroting zijn opgenomen, kent Actiris iedere operator een jaarlijkse subsidie toe die de kosten m.b.t. de uitvoering van het pilootproject overeenkomstig het huidige lastenboek gedeeltelijk dekt. Actiris legt het bedrag van de jaarlijkse subsidie dat aan elke operator wordt toegewezen vast op grond van de behoeften van de operator en het in het kandidaatsdossier gevraagde bedrag. Het bedrag van de jaarlijkse subsidie voor de andere dienstjaren zal worden vastgesteld in verhouding tot de inschrijving in de begroting van Actiris, na de indexering op basis van de evolutie van de gezondheidsindex. Het bedrag van de in de overeenkomst vastgelegde subsidie kan enkel opwaarts worden herzien in het geval van uitzonderlijke en objectieve omstandigheden die uitdrukkelijk door de operator worden gemotiveerd en voor zover het bedrag de voornoemde limieten niet overschrijdt. De operator verbindt zich ertoe om Actiris over eventueel elders verkregen financieringen in te lichten. De subsidie wordt tijdens de volledige duur van de partnershipovereenkomst in schijven betaald, binnen de grenzen van de beschikbare jaarlijkse kredieten ingeschreven in de begroting van Actiris: PO 1/2012 PILP 11

12 - 50% van het maximumbedrag uiterlijk op 31 maart van het referentiejaar (jaar n). Voor het jaar 2012 zal de eerste schijf echter worden uitbetaald na ondertekening van de overeenkomst. - 30% van het maximumbedrag na ontvangst door Actiris van het halfjaarlijks activiteitenverslag (jaar n); - Het saldo na ontvangst en controle door Actiris van deze documenten (jaar n + 1): De schuldvordering; Het jaarlijks activiteitenverslag; Het financieel dossier Activiteitenverslagen, financieel verslag en verantwoording van de uitgaven Uiterlijk op 31 juli van ieder referentiejaar bezorgt de operator Actiris een tussentijds activiteitenverslag (uitgezonderd voor 2012). Uiterlijk op 31 maart van ieder jaar (jaar n+1) bezorgt de operator Actiris een jaarlijks activiteitenverslag, een financieel verslag en een schuldvordering met betrekking tot het referentiejaar (jaar n). Deze termijnen zijn vastgelegd op straffe van verval. De stukken die na deze uiterste datum worden ingediend, worden niet voor de vereffening van de subsidie in aanmerking genomen. De activiteitenverslagen bevatten een kwantitatieve en kwalitatieve beschrijving van de acties die in het kader van het pilootproject tijdens het referentiejaar (jaar n) werden uitgevoerd in toepassing van de doelstellingen en opdrachten die de operator in het kader van het huidige lastenboek zijn toegewezen. Het kwantitatieve deel van het verslag is gebaseerd op de gegevens die in het computernetwerk voor de uitwisseling van gegevens van Actiris (NWP) overeenkomstig de partnershipovereenkomst en met inachtname van de procedurele, methodologische en deontologische regels vastgesteld door Actiris zijn ingevoerd. Het financieel verslag bevat de bewijsstukken van de uitgaven in het referentiejaar (jaar n) die door de subsidie zijn gedekt. Het moet worden opgesteld conform de financiële gids die bij de partnershipovereenkomst is gevoegd en er integraal deel van uitmaakt. Deze financiële gids kan door Actiris worden gewijzigd. Om door Actiris in aanmerking te worden genomen, moet iedere uitgave worden bewezen aan de hand van een voldane factuur of een boekhoudkundig stuk met een vergelijkbare bewijskracht in de vorm van een officieel, gedateerd en leesbaar document op naam, het betalingsbewijs inbegrepen. PO 1/2012 PILP 12

13 De verklaring op eer formaliseert de verbintenis van de operator om de bewijsstukken die in het ingediende financieel verslag zijn vermeld alleen bij Actiris in te dienen (of de pro rata van deze stukken). Iedere gemachtigde controle- of evaluatie-instantie moet op ieder moment, op haar verzoek, toegang krijgen tot de documenten en de boekhouding van de operator om de besteding van de uitbetaalde subsidies te controleren Terugbetaling van de subsidie Behalve in geval van overmacht, zal elke tekortkoming of elke niet-nakoming van de verplichtingen van de partnershipovereenkomst en haar bijlagen door de operator leiden tot de volledige of gedeeltelijke terugbetaling van de door de operator onrechtmatig geïnde bedragen. Deze terugbetaling zal gebeuren naar aanleiding van een door Actiris verstuurde aangetekende brief. In voorkomend geval, zal Actiris de terug te betalen bedragen recupereren via inhouding van de schijven die nog in het kader van de partnershipovereenkomst tot uitvoering van de huidige projectoproep moeten worden uitbetaald Resultaten De pilootprojecten moeten een positieve uitstroom opleveren. De operator licht deze in zijn kandidaatsdossier toe. De prestatie- en resultaatindicatoren zullen in de overeenkomst worden vastgelegd op basis van de voorstellen van de operator en de onderhandelingen die Actiris in dit verband kan voeren. De prestatie-indicatoren moeten minstens het aantal begunstigden en hun kenmerken bevatten Opvolging/evaluatie van de pilootprojecten Actiris staat in voor de opvolging/evaluatie van het pilootproject dat in het kader van de partnershipovereenkomst wordt verwezenlijkt en baseert zich hiervoor met name op het door de operator ingediende activiteitenverslag. Deze opvolging/evaluatie heeft betrekking op de uitvoering, de inhoud en de resultaten van de acties. PO 1/2012 PILP 13

14 De opvolging/evaluatie van de uitvoering maakt het mogelijk om de kwantitatieve werkelijkheid van de acties ten opzichte van de bepalingen uit de partnershipovereenkomst na te gaan. De opvolging/evaluatie van het pilootproject heeft de bedoeling om na te gaan of de geleverde dienst met dit lastenboek overeenstemt. De opvolging/evaluatie van de resultaten zal op twee verschillende momenten plaatsvinden: vlak na de actie en zes maanden na het einde van de actie. De kwantitatieve en kwalitatieve opvolging/evaluatie van het pilootproject gebeurt op basis van: - Het jaarverslag van de activiteiten opgesteld door de operator; - Het verslag van de speciaal door Actiris aangestelde personen om het partnernetwerk en het begeleidingscomité te coördineren en te leiden; - Het inspectieverslag van de projectinspecteurs van Actiris; - Elke andere officiële bron die het mogelijk maakt te evalueren, zoals de DIMONAgegevensstroom. De opvolgingen/evaluaties zullen jaarlijks plaatsvinden. Actiris zal bij gelegenheid tevredenheidsenquêtes bij begunstigden en/of extra evaluaties bij de operatoren verrichten (of deze laten verrichten) teneinde de geschiktheid van deze maatregel na te gaan en de maatregel, indien nodig, op grond van de behoeften te laten evolueren. Indien de operator niet beantwoordt aan de criteria m.b.t. de uitvoering, de inhoud en de resultaten, kan Actiris - wanneer het aantal gerealiseerde acties of het aantal begunstigden niet wordt bereikt - beslissen om de subsidie verhoudingsgewijs te verlagen of (gedeeltelijk of volledig) te recupereren Verbreking van de partnershipovereenkomst De partnershipovereenkomst kan door een van de partijen via een aangetekend schrijven worden verbroken, mits inachtneming van een opzeggingstermijn van drie maanden. Actiris behoudt zich overigens het recht voor om de partnershipovereenkomst zonder opzeggingstermijn te beëindigen, met name: - Wanneer de tewerkstellingsoperator zich tijdens de uitvoering van het pilootproject in een van de situaties van uitsluiting genoemd in artikel 2.1. van deze projectoproep bevindt; PO 1/2012 PILP 14

15 - Wanneer de operator ernstig aan zijn verplichtingen verzaakt. Actiris brengt de operator per aangetekend schrijven van deze beslissing op de hoogte. In ieder geval leidt de beëindiging van de overeenkomst tot de volledige of gedeeltelijke terugbetaling van de reeds ontvangen jaarsubsidie. PO 1/2012 PILP 15