CONGRES 2016 Samen werken aan vernieuwing WWW.FACTO.NL/CONGRES
CONGRES 2016 Samen werken aan vernieuwing Binnen facility management dringt het besef steeds meer door dat stappen voorwaarts alleen gezet kunnen worden als interne en externe partijen nog meer de samenwerking met elkaar zoeken. Het is dé manier om verder te komen en vernieuwing te realiseren, zodat het primair proces optimaal kan functioneren. Alle reden voor een congres met de titel: Samen werken aan vernieuwing. DAGVOORZITTER Jordie van Berkel-Schoonen Oprichter en eigenaar van F-Fort, interim- en projectmanagement voor verbetertrajecten binnen facilitair management en inkoop PLENAIRE OPENING Olietankers en speedboten Veel organisaties gaan de vraagstukken van de 21e eeuw te lijf met organisatieprincipes uit de 20e, en managementopvattingen uit de 19e eeuw. Dat moet dus anders. Welke organisatievormen, leiderschapskwaliteiten en business modellen zijn nodig om als organisatie aangesloten te blijven bij de veranderende wereld? Voor het antwoord op deze vragen interviewde Menno Lanting voor zijn boek Olietankers en speedboten wereldwijd 100 inspirerende en innovatieve ondernemers en leiders over hun kijk op ondernemen, samenwerken en leidinggeven in het huidige netwerktijdperk. Zijn presentatie biedt een helder beeld van wat organisaties en managers moeten doen om te kunnen overleven in de huidige digitale en netwerksamenleving, en hij geeft inzichten in de manieren waarop organisaties zoals Spotify, NASA, Philips, Evernote en Adidas met de actuele uitdagingen op het gebied van leiderschap, organisatievormen en business modellen omgaan. Menno Lanting is expert op het gebied van de impact van digitale technologie op leiderschap, ondernemerschap en hoe wij werken. Meer dan 60.000 mensen lazen zijn bestsellers Connect! (Managementboek van het Jaar 2011), Iedereen CEO (2011), De slimme organisatie (2013), Lead with a Tweet (2013) en Olietankers en speedboten (2014). Eerder was hij bijna 10 jaar in diverse managementfuncties werkzaam voor het leiderschapsinstituut De Baak en succesvol internet ondernemer. PLENAIRE AFSLUITING Versterk je hersenen om je doelen te bereiken Veel professionals zullen het volgende herkennen: ze hebben al langer doelen voor ogen, maar die komen niet echt binnen handbereik, omdat zij zich laten leiden door de verkeerde dingen, zoals drukte, verleidingen of ingebakken gedrags- en gevoelspatronen. Hoe kunt u beoogde doelen in het leven privé of werk gerelateerd beter behalen? En welke nieuwe vaardigheden moet u ontwikkelen om in de huidige vuca wereld (vuca = volatility, uncertainty, complexity, ambiguity) op allerlei vlakken succesvol te zijn? Margriet Sitskoorn geeft de aanwezigen, mede aan de hand van oefeningen en tips, meer inzicht in hun eigen functioneren en dat van anderen en ze laat zien hoe je je brein kunt leren vaker het goede te doen. Rode draad in haar presentatie is de relatie tussen hersenen en gedrag. Een lezing vol verrassende en leerzame inzichten, die de aanwezigen zullen inspireren tot gebruik in de praktijk en aanpassen aan verandering. Prof.dr. Margriet Sitskoorn is hoogleraar klinische neuropsychologie aan de Universiteit van Tilburg. Haar onderzoek richt zich op de relatie tussen hersenen en gedrag. Het spitst zich toe op hoe gedrag en omgeving invloed op de hersenen uitoefenen en hoe we op deze manier emoties, vaardigheden en gedrag kunnen beïnvloeden.
WORKSHOPS Workshop 1 Dick Plomp Senior projectmanager Corporate Real Estate & Facilities bij TNO Ivo Hofstede Director Corporate Real Estate & Facilities bij TNO De zoektocht naar de optimale regie-organisatie Naar aanleiding van het centraliseren van de voormalige TNO instituten, alsmede vanuit het oogpunt van efficiency en flexibiliteit, heeft kennisinstituut TNO (ca. 3.000 medewerkers, 20 locaties) in 2012 een traject ingezet om de toen bestaande facilitaire organisatie(s) om te vormen naar één centrale regieorganisatie. Het daarbij geformuleerde sourcingbeleid is in de twee jaar daarna voor een belangrijk deel uitgevoerd. Echter, gezien gewijzigde (markt)omstandigheden werden visie en strategie op de regieorganisatie eind 2014 bijgesteld en werd besloten om op de locaties met service coördinatoren (eigen dienst) te gaan werken, als spil tussen aan de ene kant de centraal ingekochte diensten en aan de andere kant de wens om op locatie meer maatwerk te leveren. Per 1 januari 2016 is een nieuwe stap gezet in de verdere ontwikkeling van de regieorganisatie: de onderdelen Vastgoed en Facilities zijn samengevoegd tot een nieuwe afdeling Corporate Real Estate en Facilities, met als voordelen onder meer de één loket functie voor diverse stakeholders en meer mogelijkheden tot efficiency- en kwaliteitsverbetering. Hoe is de evolutie van de regieorganisatie bij TNO verlopen? Hoe beweeg je als facilitaire organisatie mee met veranderende omstandigheden, hoe pas je je sourcingstrategie daar op aan en wat betekent dat voor processen, systemen en middelen? Wat doet de organisatie om er voor te zorgen dat op alle locaties een herkenbare dienstverlening kan worden geleverd? En welke visie heeft TNO op de verdere ontwikkeling van de regieorganisatie in de nabije toekomst? Workshop 2 Paul van Rijn Associate Director Workplace & Project Management bij JLL David Stillebroer Product Manager bij Planon De mogelijkheden van sensoren in een kantooromgeving Kantoren (niet alleen nieuwbouw maar ook bestaande bouw) worden steeds vaker uitgerust met slimme sensoren. De verzamelde data bieden facility management compleet nieuwe mogelijkheden voor modern en efficiënt gebouwbeheer. Ook voor de gebruiker zijn er voordelen: via zijn smart phone/tablet weet hij precies wanneer welke werkplek beschikbaar is zodat hij voortdurend de werkplek kan kiezen die op dat moment voor zijn werk het meest geschikt is. Inmiddels zijn er meerdere pilots uitgevoerd met sensoring in middelgrote en grote kantoororganisaties. Een van die pilots - in het nieuwe kantoor van JLL in Rotterdam - is in november vorig jaar succesvol afgerond waarna het definitieve project een maand later live is gegaan. Wat zijn de uitkomsten van die pilots? Wat komt er bij kijken om in een kantoor sensoren aan te brengen? Wat doe je met alle meetgegevens? En hoe kan inzet van sensoren leiden tot een forse afname van de werkplekfactor, tot een verhoging van de arbeidsproductiviteit en tot een verbetering van de werkplekbeleving? Workshop 3 Stijn Kuppens Food Services Manager EMEA van Google John Dommerholt Directeur van Hospitality Group Medewerkers-engagement met het Google Food Programma (Praktijkcase Google) Het creëren van een aantrekkelijke werkomgeving en het aantrekken van de beste talenten is steeds belangrijker, zeker voor Google. Google, één van de meest aantrekkelijke werkgevers wereldwijd, doet er alles aan om een werkomgeving te bieden waar medewerkers optimaal kunnen presteren. Het Google Food Programma draagt sterk bij aan deze ambitie. Hospitality Group ondersteunt Google al enige jaren in de ontwikkeling van het Google Food Programma. Stijn Kuppens, Food Services Manager EMEA van Google, licht de uitgangspunten van het Food Programma toe en gaat in op de belangrijke rol die food en dienstverlening spelen in het engagen van medewerkers en het succes van Google. Samen met John Dommerholt, directeur van Hospitality Group gaat Kuppens in op de Google Food Academy, één van de instrumenten in het optimaliseren van partnership met dienstverleners.
Workshop 4 Eén team, één gezicht, één uitstraling Op het hoofdkantoor van Eneco (2.600 medewerkers, 1.530 werkplekken, 52.000 bezoekers per jaar) in Rotterdam zijn vrijwel alle facilitaire diensten uitbesteed aan externe dienstverleners. De keuze om met verschillende externe partijen te werken bracht een aantal aandachtspunten met zich mee. Een daarvan was de uitdaging om er voor te zorgen dat alle facilitair medewerkers, dus zowel de interne als de externe, als één team zouden gaan functioneren. Katinka de Graaff Hoofd Documentatiemanagement bij de afdeling Facilities van Eneco Jeff Dadema Managing Partner Letsgoactive trainings groep Om dit te realiseren worden diverse instrumenten ingezet, zoals onder meer jaarlijkse hospitality trainingen, inspiratiesessies, motivatieonderzoeken en (sinds kort) 5 minutentrainingen. Een interactieve workshop over het optimaliseren van samenwerking binnen een multidisciplinair samengesteld facilitair team. Hoe neem je medewerkers mee in een dergelijk traject, wat zijn de geheimen achter het realiseren van gedragsverandering, wat zijn de do s en don ts en welke resultaten zijn inmiddels geboekt? Marcel Boltjes Hoofd Hospitality bij de afdeling Facilities van Eneco Workshop 5 Stijn Bonnes HR-manager bij NXP Semiconductors Matthijs de Boer Director HR Corporate Services bij Sodexo Social return, wat doet dat met mensen? (Praktijkcase NXP Semiconductors) NXP Semiconductors heeft de facilitaire dienstverlening voor de dertien kantoren en productielocaties in Eindhoven en Nijmegen integraal uitbesteed. Voor de werknemers in Nederland verzorgt Sodexo de aansturing en uitvoering van alle facilitaire services. Beide organisaties zetten zich in voor diversiteit en inclusie op de werkvloer om teams beter te laten presteren. Sinds het begin van de samenwerking hebben negen mensen (50 procent van de nieuwe vacatures) met een afstand tot de arbeidsmarkt een functie gekregen. Fraaie cijfers, waarmee NXP invulling geeft aan haar social returndoelstellingen. Wat is ervoor nodig geweest om dit te bereiken? En wat doet dat met de kwaliteit van de dienstverlening, met collega s binnen de facilitaire services, met de medewerkers van NXP en uiteraard met de betrokken mensen zelf? Een interactieve workshop én discussie over samenwerking, uitdagingen, kansen, hobbels maar vooral over de inzet van mensen binnen de facilitaire dienstverlening. Workshop 6 Robert Hoefnagel Projectleider Huisvesting bij het PBL (Planbureau voor de Leefomgeving) Bas Niese Directeur PPS bij Facilicom Sou-Fen Kao Senior-procesmanager bij het Rijksvastgoedbedrijf Samen bouwen aan een relatie van dertig jaar (Case PPS Bezuidenhoutseweg 30, Den Haag) Het voormalige ministerie van Economische Zaken wordt omgevormd tot denktank en kenniscentrum van de Rijksoverheid (21.000 m2, 450 werkplekken). In de tweede helft van 2016 zullen enkele overheidsorganisaties, waaronder het Planbureau voor de Leefomgeving, het pand betrekken. Voor de renovatie en exploitatie van dit Rijksmonument is een een integraal contract afgesloten met een looptijd van 30 jaar, waarbij Facilicom als single party de opdracht heeft gekregen. Het Rijksvastgoedbedrijf en Facilicom trekken gezamenlijk op als opdrachtgever, een forse breuk met de traditie van aanbesteden van de Rijksoverheid. De Rijksoverheid heeft de dienstverlener de vrijheid gegeven met de beste oplossingen te komen voor de inhoud en duur ervan. Een workshop over een bijzonder gebouw en een bijzondere samenwerking. Wat zijn de opvallende kenmerken van het gebouw- en dienstverleningsconcept? Op welke manier profiteren betrokken partijen (opdrachtgever, huurders en pandbewoners) van de integrale aanpak waarbij de ontwerp-, realisatie- en exploitatiefase zijn uitgewerkt op basis van een levensduur van 30 jaar. Hoe werkt het interactieve gebouwinformatiesysteem BlinQ en in welk mate faciliteert dit systeem gebruikers en bezoekers hun weg en (werk)plek in het gebouw? En hoe zit de samenwerking in elkaar: hoe ga je om met verschillen van inzicht, hoe zorg je er voor dat de samenwerking open en transparant is en wat doen partijen om te zorgen voor een goede en vooral duurzame relatie? WWW.FACTO.NL/CONGRES
WORKSHOPS (vervolg) Workshop 7 Jessica van Hees Projectmanager, interim manager en senior consultant bij F-Fort Jordie van Berkel-Schoonen Oprichter en eigenaar van F-Fort Hybride vormen van Best Value Procurement: vloek of zegen? BVP is niet meer weg te denken uit de aanbestedingskalender. De filosofie is dat de opdrachtnemer kan laten zien wat hij kan presteren en hoe hij zichzelf meet. Vanuit de vastomlijnde structuur waarlangs BVP is opgebouwd, ontstaan er in de praktijk steeds vaker verschillende hybride vormen. Daardoor weet de markt zo langzamerhand niet goed meer waar ze aan toe is. Het veroorzaakt een onrustig gevoel bij leveranciers en resulteert regelmatig in het uitblijven van inschrijvingen omdat men het risico te groot acht. Het gunningsproces voelt als een loterij, sprak een leverancier recentelijk. Tegelijk hebben opdrachtgevers een hybride vorm soms nodig om de aanbestedingsmethodiek passend te maken aan de situatie van hun organisatie. Soms is er sprake van dat de organisatie nog niet bereid is om los te laten en soms vindt inkoop een hybride vorm beter passen bij de behoefte van de opdrachtgever. Een interactieve workshop (vol casuïstiek!) met aandacht voor onder meer de volgende vragen. Voor opdrachtgevers: Hoe bepaal je de inkoopstrategie? Hoe maak je de connectie tussen inkoopmethodiek en de organisatie? En voor opdrachtnemers: Hoe schrijf je kansrijk in op een hybride BVP? En hoe bereid je medewerkers voor op interviews? Workshop 8 Maurice Verwer Director Facility Management & Business Support bij PwC Kyrsa de Bruine Account Director bij ISS Eerlijk over morgen; het belang van Joint Value Propositions PwC (12 kantoren, bvo ca. 100.000 m2, ca. 4400 medewerkers) en ISS werken sinds 2015 samen op basis van regievoering (PwC) en integrale facilitaire dienstverlening (ISS). Het contract omvat zowel soft services (o.a. catering, cleaning, receptie), hard services (building maintenance) als projectmanagement en facility management. Het behoort tot de grotere outsourcingsovereenkomsten in de Nederlandse facilitaire markt van de afgelopen jaren. De overgang van een breed pakket van facilitaire diensten én de transitie van een grote groep PwC-medewerkers naar ISS, is een uitdagend traject geweest. Daarbij komt dat er bij beide organisaties sprake is van een sterk toekomstgerichte verandermentaliteit. Dit uit zich onder meer in het stapsgewijs doorvoeren van Activity Based Working. Transparantie in strategische communicatie en het vaststellen van gezamenlijke business doelen zijn daarom van cruciaal belang. Beide organisaties hebben de samenwerking verankerd in een Joint Value Proposition. Het is immers van belang dat zowel opdrachtgever als leverancier in een gelijkwaardige relatie de gezamenlijke en individuele doelen in balans kunnen houden. Beide organisaties zijn medio 2016 anderhalf jaar samen onderweg. Waar staan ze nu en wat zijn de leermomenten geweest? Workshop 9 Het ontwerpen én realiseren van een unieke klantbeleving (Met ervaringen van o.a. Rabobank en Volkswagen) Ook in facility management geldt dat het steeds belangrijker wordt om klanten te binden en onderscheidend te zijn. Vaak zijn er genoeg ideeën voor nieuwe serviceproposities en een betere service, maar in de praktijk blijkt dat de uitvoering daarvan steeds vast loopt. Geen wonder dus dat facilitaire organisaties in toenemende mate bezig zijn met twee vragen: wat is een excellent serviceconcept en hoe kom je daartoe? Marc Westeneng Partner van flowresulting In zijn workshop besteedt Marc Westeneng aandacht aan deze vragen. Hij geeft zijn visie op de vijf kenmerken van de ideale klantbeleving. En hij bespreekt waarom een Customer Journey kansloos is zonder Employee Journey. Een inspirerende workshop over het ontwerpen en realiseren van onderscheidende klantervaringen. Workshop 10 Henk van Raan Director Facility Management/ New Business Development bij Amsterdam ArenA IIjan van Hardevelt Partner bij Twynstra Gudde adviseurs en managers Amsterdam ArenA 2020: het meest innovatieve stadion ter wereld De Amsterdam ArenA maakt zich op voor een enorme verbouwing. In aanloop naar Euro 2020 zal de omloop achter de tweede ring ingrijpend worden gemoderniseerd. Deze omloop wordt drie keer zo breed, waardoor voor de fans veel meer ruimte, maar ook licht en lucht ontstaat. Ook komen er extra liften, toiletten, cateringpunten en roltrappen. Verder wordt de gevel van het stadion vernieuwd en worden zoveel mogelijk extra duurzame en innovatieve maatregelen getroffen. Als de verbouwing in 2020 is afgerond moet Amsterdam Arena het beste en meest innovatieve stadion ter wereld zijn met topfaciliteiten en een ultieme customer experience, waar gastvrijheid en veiligheid centraal staan. Hoe wordt de verbouwing aangepakt? Hoe zit het projectmanagement in elkaar? Op welke manier maakt Amsterdam ArenA gebruik van kennis in de markt om tot innovatieve oplossingen te komen? En wat zijn de belangrijkste kenmerken van het hospitalityconcept en hoe gaan deze bijdragen aan de ultieme klantbeleving?
PROGRAMMA 09:55-10:00 OPENING Opening door dagvoorzitter Jordie van Berkel-Schoonen 10:00-11:00 PLENAIRE OPENING Olietankers en speedboten Menno Lanting 11:00-11:30 PAUZE WORKSHOPRONDE 1 Keuze uit 7 workshops 12:30-13:30 LUNCH WORKSHOPRONDE 2 Keuze uit 7 workshops 14:30-15:00 PAUZE WORKSHOPRONDE 3 Keuze uit 6 workshops Prijzen Bent u lid van FMN, FMG, abonnee van Facto Magazine, Service Management of Zorginstellingen, of lid van de LinkedIn groep van Facto? Dan betaalt u 499,- per persoon. Deze prijs is incl. koffie, thee, lunch, borrel en excl btw. Bent u geen lid of abonnee? Dan geldt de normale prijs van 549,- Korting Komt u met een of meer collega s naar het congres? Dan geldt een aantrekkelijke korting. U betaalt dan: Bij 2 personen: 449,- per persoon Bij 3 personen: 419,- per persoon Bij 4 of meer personen 399,- per persoon Locatie Het Facto Congres 2016 vindt plaats in Hotel Van der Valk, Bastion 73, 3905 NJ Veenendaal De routebeschrijving vindt u op www.hotelveenendaal.com/contact Organisatie Het Facto Congres 2016 wordt georganiseerd door Facto Magazine. Inschrijven en meer informatie: www.facto.nl /congres 16:15-17:00 PLENAIRE AFSLUITING Versterk je hersenen om je doelen te bereiken Prof.dr. Margriet Sitskoorn 17:00 AFSLUITING & BORREL WWW.FACTO.NL/CONGRES