Kwaliteitscriteria voor selecties van personeelsleden Inleiding In de Beleidsnota van Minister Bourgeois 2009-2014 vormt de verdere professionalisering van rekrutering en selectie van het personeel van de Vlaamse overheid een bijzonder aandachtspunt. Een professionele selectie van personeel is uitermate belangrijk. Het personeel vormt immers de motor van elke organisatie en is de basis voor een efficiënt en effectief beleid. In de regel wordt het personeel van de Vlaamse overheid statutair in dienst genomen. Gelijke behandeling van kandidaten, motiveringsplicht, zorgvuldigheid en zuinigheid moeten dan ook hand in hand gaan met een moderne, kwalitatieve en efficiënte aanpak. Voorlopig moet de selectie van statutair personeel van de ministeries worden uitgevoerd door Jobpunt Vlaanderen dat daarvoor ten gevolge van een protocol tussen Selor en de Vlaamse overheid de opdracht kreeg. Het uiteindelijke resultaat van een selectieproces is uiteraard dat de persoon met de juiste competenties een geschikte plek in de organisatie vindt en dus een vacature invult waar het personeelslid zijn/haar talent kan gebruiken om bij te dragen tot een goed werkende organisatie. Het is de bedoeling om in deze nota organisatiebreed tot een aantal kwaliteitsafspraken m.b.t de selectie van personeel te komen. Dit vormt immers de basis voor een gedragen aanpak waarbij het niet langer van belang zou zijn dat de selectie centraal gebeurt maar waarbij er wel kan worden gegarandeerd dat de aanpak professioneel en gelijkwaardig is 1. Een dergelijke aanpak heeft immers onmiskenbaar als voordeel dat selectiegegevens van personeel dat van job verandert op een gelijkwaardige manier verworven zijn en dus aan de lijnmanager toelaat om de juiste afwegingen te maken. Het belang van goede kwaliteitsafspraken hangt samen met het feit dat selectie van personeel een belangrijke investering is (waarbij men dus ook de vergelijking met een investeringsdossier kan doortrekken), waarbij niet over een nacht ijs gegaan mag worden. Dat geldt immers voor alle investeringsbeslissingen die men pas neemt na een grondige analyse van de kost en de baten. In eerste instantie leggen wij in deze nota de focus op de selectie van personeel bij aanwerving voor een langere termijn. Het gaat dus over de selectie van ambtenaren en van personeel met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. Uiteraard kunnen een aantal principes die in deze nota worden voorgesteld in een volgende fase worden overgenomen voor selecties in het kader van interne bevordering, tijdelijke contracten in het kader van projecten, 1 Zo lang de BWHI en het AP-KB voorschrijven dat de selectie van statutair personeel van de ministeries via Selor verloopt en het protocol dat voor de uitvoering van deze selecties van kracht blijft is het evident dat de afspraken in dit protocol moeten worden uitgevoerd. 1
Verder in deze nota wordt ingegaan op de volgende aspecten: Wat accepteren wij als een degelijk selectieproces? Welke elementen maken deel uit hiervan? Welke instrumenten kunnen daartoe worden ingezet aan welke voorwaarden? Welke criteria gelden voor de selectiespecialisten? Hoe kunnen wij deze afspraken implementeren? Afspraken rond klantvriendelijkheid en deontologie behoren niet tot de scope van deze nota. Hoewel dit belangrijke aspecten zijn is er geen directe relatie tussen de kwaliteit van het resultaat van een selectieprocedure en een deontologische code of de klantvriendelijke aanpak. 1. Een degelijk selectieproces voor de aanwerving van personeel Iedere professionele aanwerving van personeel vergt minimaal de volgende stappen: Op aanwerving gerichte beschrijving van de functie Rekening houdend met de maatschappelijke evolutie en de krapte op de arbeidsmarkt ten aanzien van een aantal knelpuntberoepen is het van belang dat de functiebeschrijvingen voor aanwervingen focussen op de basiscompetenties die absoluut nodig zijn om aan de verwachtingen te voldoen (i.p.v. een opsomming te zijn van alles wat men ooit zou moeten kunnen doen). Bekendmaking van de vacature Elke vacature wordt bekendgemaakt in het daartoe meest geschikte medium. Screening op basis van het curriculum vitae Het curriculum vitae van de kandidaten wordt vergeleken met de formele criteria voor selectie/aanwerving. Er kunnen afspraken worden gemaakt over het format waarin dit gebeurt zodat een eenvoudige uitwisseling van informatie mogelijk is. Screening van de afgesproken competenties De Vlaamse overheid is een waardegedreven organisatie. Kandidaten kunnen enkel worden aangeworven indien zij op basis van vooraf vastgelegde competenties geschikt bevonden worden voor de functie. Naast de persoonsgebonden en waardegebonden competenties gaat het uiteraard ook over vaktechnische competenties (kennis of vaardigheden). Motivering en rapportering over deze competenties Elk (eind)resultaat wordt gemotiveerd t.a.v. de vooropgestelde competenties. Eindbeslissing door de lijnmanager 2
Uiteraard moet men in het selectieproces ook rekening houden met een correcte en tijdige afstemming met de vakbonden zodat hun syndicale rechten gegarandeerd blijven. 2. Selectiemethodologie en instrumenten en minimale voorwaarden om deze instrumenten te gebruiken Om een goede keuze te kunnen maken tussen diverse selectie-instrumenten en een degelijke selectiemethodologie, gaan we uit van de volgende richtlijnen: Er wordt uitsluitend gebruik gemaakt van testen die wetenschappelijk aanvaard zijn; Testen moeten relevant zijn voor de functie waarvoor een kandidaat moet worden gescreend en voor de competenties die de test moet meten; Kandidaten kunnen enkel worden beoordeeld op basis van de competenties die voorop worden gesteld; De rapportering kan enkel gaan over die elementen die worden getest en die voorop werden gesteld. Voor een optimale selectieprocedure is het aangewezen dat elke eindkandidaat minstens twee keer op eenzelfde persoonsgebonden competentie wordt beoordeeld. Dat houdt in dat de betreffende competentie in kaart wordt gebracht op ten minste twee verschillende manieren door ten minste twee personen met een verschillende rol. Op die manier verhoogt de betrouwbaarheid aanzienlijk. Om te kunnen spreken van een professionele methodologie adviseren wij minimaal de volgende stappen: Cv-screening: de kandidaatstelling wordt vergeleken met de formele criteria inzake o.m. opleiding en ervaring. Een competentiescreening: Een gestructureerd interview waarin zowel de motivatie, de relevantie van de ervaring en/of opleiding als diverse competenties kunnen worden bevraagd door de selectiespecialist 2. Een persoonlijkheidsvragenlijst of andere zelfbeschrijving van sterktes en zwaktes ten aanzien van de functie. Een inhoudelijk/functiegericht eindgesprek. Voor elke eindkandidaat wordt tevens een competentiegericht rapport opgesteld, waarin de beslissing wordt gemotiveerd. Rekening houdend met de zwaarte van de functie, de inhoud 2 Ook bij het gestructureerd interview wordt rekening gehouden met de zwaarte van de functie. 3
van de functie, het niveau en de complexiteit van de functie, de technische vereisten van de functie en het aantal kandidaten kan deze minimale screening worden aangevuld met of voorafgegaan door een aantal testen, zo bvb.: Een multiple-choiceproef waarbij de vragen/antwoordmogelijkheden bij voorkeur vooraf werden uitgetest bij een steekproef en in elk geval vooraf worden vastgesteld; Een gestandaardiseerde vragenlijst; Een verkennend interview (motivationeel, autobiografisch interview, ); Assessment-oefeningen (bvb. een inbasket-oefening, een analyse-oefening, een rollenspel, een groepsdiscussie of een andere interactie-oefening, een case, een presentatieoefening, een fact-findingoefening, een situational judgement proef, enz ); Een inhoudelijke proef/oefening (bvb. een praktische oefening, een inhoudelijke case, een kennistest, een (computergestuurde) vaardigheidsproef, een planningsoefening, een nauwkeurigheidsproef, een test pc-kennis ); Een cognitieve vaardigheidstest (bvb. een verbale redeneerproef, een numerieke redeneerproef, een abstracte redeneerproef, een proef ruimtelijk inzicht, een technische proef, ); Extra persoonlijkheidsvragenlijsten; Om structuur in het proces aan te brengen en transparantie te garanderen wordt een matrix opgesteld waarin wordt aangegeven welke competentie op welk moment en op welke wijze wordt getest. Zoals eerder aangegeven wordt in een ideale selectieprocedure elke persoonsgebonden competentie op twee verschillende manieren in kaart gebracht, om zo de betrouwbaarheid en validiteit van de selectieprocedure te waarborgen. Om de betrouwbaarheid en de gelijkwaardige afname van de niet-geijkte proeven te verhogen worden een aantal afspraken gemaakt, zo bvb.: Voor de afname van een gestructureerd interview wordt een interviewgids opgesteld door de selectiespecialist. Voor het opstellen en verbeteren van een case wordt: - een instructieblad opgesteld met daarop de criteria voor beoordeling die voor de case moeten worden gehanteerd; - een verbetersleutel opgesteld. Voor het beoordelen van inhoudelijke of vaardigheidsproeven wordt: - een instructieblad opgesteld met daarop de criteria voor beoordeling die moeten worden gehanteerd; - een verbetersleutel opgesteld. 4
3. Welke criteria gelden voor de selectiespecialisten? Vanuit het idee dat selectieprocedures gepaard gaan met een bijzondere investering 3 en dus in feite investeringsbeslissingen zijn, moet een degelijke selectieprocedure worden uitgevoerd door personen met de juiste opleiding en ervaring. Om een kwaliteitsvol en professioneel selectieproces te garanderen, gelden een aantal opleidingscriteria voor selectiespecialisten. Competentiescreenings, persoonlijkheidsonderzoeken, assessment centers, enz. kunnen uiteraard slechts worden afgenomen door mensen die hiertoe de juiste opleiding hebben genoten en hierin de juiste ervaring hebben opgebouwd (selectiespecialisten). Inhoudelijke kennis voor een bepaalde functie kan uiteraard slechts worden beoordeeld door mensen die zelf aantoonbaar ervaring hebben in een bepaald kennisdomein, zij zijn geen selectiespecialisten maar inhoudelijke vakspecialisten en worden bijgevolg ingeschakeld voor de beoordeling van vaktechnische kennis. Bij het beoordelen van die inhoudelijke kennis worden zij ondersteund door selectiespecialisten die de juiste ondersteuning bieden om deze vaktechnische kennis op het juiste niveau kwalitatief en eenvormig te beoordelen. Met betrekking tot goed opgeleide en ervaren selectiespecialisten worden algemeen de volgende criteria aanvaard: Een test, een interview, een oefening, kan slechts worden afgenomen door iemand die een opleiding heeft gekregen met betrekking tot het correct afnemen van deze testen en de correcte interpretatie van die instrumenten; Een test, interview, oefening, kan slechts worden afgenomen door iemand die regelmatig deze testen, interviews, oefeningen, afneemt en interpreteert. Een acceptabele richtlijn hiertoe is dat het personeelslid dat testen afneemt minstens 50% van zijn/haar arbeidstijd aan activiteiten die gerelateerd zijn aan selectie besteedt. Indien het personeelslid in kwestie niet genoeg ervaring heeft met het afnemen en interpreteren van de testen, kan de kwaliteit van de selectie niet gegarandeerd worden; Een selectiespecialist moet verhoudingsgewijs de juiste ervaring hebben om op te treden bij zwaardere en meer complexe vacatures. Voor de overheid worden deze opleidingsvoorwaarden nog aangevuld met opleidingen: inzake diversiteit in het kader van selectieprocedures; inzake motiveringsplicht gericht op selectieprocedures; voor het voeren van feedbackgesprekken; enz. 3 In een statutaire omgeving is deze investering bijzonder aangezien men personeelsleden benoemt voor een volledige loopbaan; ook bij een contract van onbepaalde duur gaat men uit van een lange termijn engagement. 5
4. Implementatie van de gemaakte afspraken De leidend ambtenaren van het CAG onderschrijven de behoefte aan een professionele en gelijkwaardig opgebouwde en uitgevoerde selectieprocedure van overheidspersoneel. De leidend ambtenaren spreken af dat zij de nodige maatregelen zullen nemen om tegen 2015 te beantwoorden aan de vooropgestelde en afgesproken standaarden, zij onderschrijven dit in een charter. Voorstel van implementatietraject Elke entiteit gaat, rekening houdend met het protocol met Selor, na wat voor hen de beste manier is om aan de afgesproken criteria te voldoen. Er zijn alleszins diverse mogelijkheden: Er wordt gevraagd aan Jobpunt Vlaanderen om bijkomend personeel in dienst te nemen en de selectieprocedures voor het personeel van de ministeries verder uit te voeren. Jobpunt Vlaanderen coördineert de uitvoering van die selectieprocedures waarvoor niet de juiste capaciteit aanwezig is en werkt hiertoe samen met externe kantoren. Per entiteit 4 worden de nodige maatregelen genomen om intern aan de afgesproken criteria te beantwoorden (m.b.t. personeel, instrumenten enz.); de raamcontracten die Jobpunt Vlaanderen heeft worden actief ter beschikking gesteld. Zolang het protocol met Selor van kracht is wordt de rol van Jobpunt Vlaanderen, conform de beslissing van de Vlaamse Regering, gehonoreerd. Er wordt een werkgroep opgericht binnen de Vlaamse overheid om voor een aantal profielen in een daartoe opgerichte proeftuin afspraken te maken over de testaanpak die wordt gehanteerd voor een bepaald profiel bij de Vlaamse overheid. In eerste instantie concentreren we ons op statutaire aanwervingen. Deze proeftuin wordt begeleid door de selectieverantwoordelijken van Jobpunt Vlaanderen. In een latere fase kan dit worden uitgebreid tot wervingsprocedures voor contracten van onbepaalde duur (en indien gewenst tot selecties in het kader van bevorderingsprocedures),... In concreto betekent dit dat in deze projectgroep een aantal basisprofielen worden gedetecteerd waarvoor een voorstel van aanpak wordt uitgewerkt. Dit voorstel van aanpak resulteert in een aantal afspraken qua methodologie, procedure, 4 Uiteraard kunnen entiteiten hiervoor ook samenwerken. 6
testinstrumenten en motivering. Het resultaat van deze proeftuinen wordt ter validatie voorgelegd aan de leden van het SOPO. Voordeel van deze manier van werken is dat we op een gedragen manier tot een consensus komen met betrekking tot selectie van personeel van de Vlaamse overheid. Opleiding interne selectiespecialisten: om er voor te zorgen dat de interne selectiespecialisten van de Vlaamse overheid zo goed en gelijkvormig mogelijk worden opgeleid om de afgesproken selectie-instrumenten professioneel te kunnen gebruiken stellen wij voor dat Jobpunt Vlaanderen opleidingen organiseert (al dan niet in samenwerking met AgO en/of externe kantoren). In een inwerkperiode van de individuele selectiespecialisten kunnen de selectieverantwoordelijken van Jobpunt Vlaanderen of de interne selectiespecialisten die aan de vooropgestelde criteria voldoen optreden als coach. Zodra de aldus opgeleide selectiespecialist beschikt over de nodige opleiding en ervaring kan hij/zij zelf de volle verantwoordelijkheid inzake selecties opnemen. Bijkomende elementen Er worden afspraken gemaakt over het al dan niet centraal bewaren van eindrapporten van kandidaten in een databank. Momenteel worden bepaalde resultaten bewaard in de databank van Jobpunt Vlaanderen, andere resultaten worden door de diverse entiteiten bewaard waardoor uitwisseling van gegevens quasi onmogelijk is. Jobpunt Vlaanderen zou een bijkomende rol kunnen krijgen m.b.t. nieuwe ontwikkelingen inzake selecties (expertisecentrum, kennisdeling, ). Impact: Een professionele selectieprocedure: geeft meer garanties op een goede aanwerving; verhoogt de aantrekkelijkheid van de Vlaamse overheid als werkgever. Gelijkwaardige selectie van personeel geeft betere garanties bij mobiliteit. Er is een afgesproken, geen opgelegde standaard. De wijze waarop aan deze standaard wordt voldaan kan verschillen, de lijnmanager is geresponsabiliseerd. De budgettaire impact van dit voorstel is moeilijk te becijferen. Enerzijds staat tegenover een inspanning altijd een investering, anderzijds is een goed uitgevoerde selectieprocedure op langere termijn onmiskenbaar een voordeel in plaats van een pure kost. 7
Voorstel van beslissing: Het CAG onderschrijft uitdrukkelijk de behoefte aan een professionele selectie van personeel; stemt in met de voorgestelde criteria sub 1, 2 en 3; verzoekt de diverse betrokken partijen werk te maken van het implementatietraject. 8