Overlegvergadering van het College van Bestuur (CvB) van Stichting Carmelcollege met de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) Datum: 16 december 2014 GMR Personeelsgeleding GMR Oudergeleding- Leerlingengeleding College van Bestuur GMR Bestuursbureau Notulist Waarvan m.k. afwezig Ton Banas, Gerard Blikmans, Freek van Oenen, Harry Paf, Bas Penris, Henk van Orsouw, Helma van Puijenbroek, Dick Rietveld (secr.), Ton Siebers (vz.), Remco Westerveld, Debby Wijnreder Franc van Boxtel, Meis van der Heide, Richard Nijkamp Daphne Aarts, Brechtje Mulder, Sultan Yesilay, Lidy Prins, Iris Weelink Romain Rijk (vz), Ton Thomassen (lid) Carlo Wijering Astrid van der Zee Carlo Wijering, Remco Westerveld en Gerard Blikmans 1. Opening en vaststelling van de agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Ingekomen stukken GMR: 2.1 Besluitenbrief GMR n.a.v. vergadering d.d. 11 november jl. In deze besluitenbrief geeft de GMR o.a. een positief advies over: - een tweede termijn van Frans Leijnse, voorzitter van de Raad van Toezicht. - de benoeming van mevrouw R.H.M. Jansen als lid van de Raad van Toezicht. 2.2 Met betrekking tot de Uitvoeringsregeling Persoonlijk Budget wordt het CvB verzocht om expliciet te formuleren en schriftelijk aan te geven met welke andere spelregels een medewerker rekening te houden heeft. Ten aanzien van de Uitvoeringsregeling Persoonlijk Budget wordt door het CvB opgemerkt dat om te komen tot de invulling van de 50 uur PB, aan de regeling zal worden toegevoegd na toestemming van de leidinggevende en een afdoende schriftelijke onderbouwing als er geen toestemming kan worden verleend. Men gaat ervan uit dat dit integraal overgenomen wordt. Verder wordt nog opgemerkt dat met Sabbatsverlof het verlof van 50 uur wordt bedoeld. In het vervolg wordt gesproken over verlof waarmee deze uren zullen worden omgerekend naar verlofuren. 3. Concept verslag overlegvergadering CvB - GMR d.d. 30 september jl.. Het verslag wordt met enkele kleine wijzigingen goedgekeurd en vastgesteld. 1
4. Uitvoeringsregeling Huisvesting Het College van Bestuur heeft op 4 november jl. de beslissing genomen de inzet van het handboek Huisvesting als werkkader vast te stellen voor de behandeling van (majeure) bouwprocessen in en door scholen en als werkkader voor de begeleiding van scholen door het bestuursbureau. Het besluit geldt als uitvoeringsbesluit en wordt vandaag ter informatie voorgelegd aan de GMR. Het handboek dient ter versteviging van de professionaliteit op dit terrein tevens als referentie voor periodieke evaluatie. De teamleider Huisvesting en Facilities (H&F) licht de uitvoeringsregeling ter vergadering door middel van een presentatie toe. Met het Convent van Schoolleiders is gesproken hoe in de toekomst beter en strakker met het bouwproces omgegaan kan worden. Het handboek Huisvesting is o.a. geschreven om aan te geven hoe processen gaan etc.. Dit is ook van belang in het kader van de begroting. Daarnaast is gebleken dat we met elkaar behoefte hebben aan houvast. Aan deze uitvoeringsregeling zit geen besluitvormingsprocedure vast maar is bedoeld als informatie en toelichting. Handboek huisvesting Vandaag is een aantal onderdelen meegestuurd. De inleiding vertelt wat men wil bereiken met dit handboek. Tevens wordt verwezen naar documenten die voor bepaalde fasen van toepassing zijn. Het belangrijkste is de startnotitie. Met dit document stapt de schoolleider één keer naar het CvB. Daar worden de plannen duidelijk in beeld gebracht. Deze startnotitie is mede bedoeld om het bouwmanagement van het bureau op het goede spoor krijgen. Voor het CvB en de schooleider is de managementsamenvatting belangrijk. Vragen V: Waarom wordt het personeel niet genoemd in de huisvesting- en bouwplannen terwijl het wel wordt beschreven in de startparagraaf. A: Dit is een terechte opmerking die mee wordt genomen voor de eerstvolgende revisie van dit handboek. Ieder jaar vindt er een review plaats om te kijken waar of hoe het beter kan. V: Noord Nederland kent de stichting Bureau Scholenbouw. Zij adviseren o.a. gemeentes en scholen bij diverse processen. Is deze stichting bekend bij afdeling H&F? A: Deze stichting is bekend bij afdeling H&F. Er is landelijk veel te doen over professioneel opdrachtgeverschap. Afdeling H&F heeft de meerwaarde van zo n adviserend orgaan onderzocht. Daaruit heeft men geconcludeerd dat deze meer bedoeld zijn voor kleine schoolbesturen die niet zoveel kennis en knowhow in huis hebben. 5. Aanbesteding Pers / digitalisering personeelsdossiers Naar aanleiding van het voorgenomen bestuursbesluit met betrekking tot digitale personeelsdossiers heeft de GMR in ontmoeting met het College van Bestuur blijk gegeven van een positieve grondhouding. Daarbij heeft de GMR een aantal aanvullende vragen gesteld. De antwoorden daarop zijn, met aanvullende informatie, bijeengebracht in een wat meer uitgebreide notitie Invoering Digitaal personeelsdossier (informatie voor de instellingen) ligt vandaag voor. De notitie, in te zetten als brochure, bevat informatie over de opzet en inrichting van het digitale personeelsdossier, de wettelijke kaders, alsook de aanpak van het digitaliseren bij zowel bij het bestuursbureau als de instellingen. Bespreking Het CvB merkt op dat er inmiddels uitvoerig is gediscussieerd over de aanbeveling inzake Personeelsdossiers. Via o.a. Carmel Actueel is dit kenbaar gemaakt en daarbij is expliciet aangegeven dat de mogelijkheid bestaat het dossier voor aanvang van het digitaliseringsproces in te zien. De GMR merkt op dat m.b.t. het kostenaspect wordt aangegeven dat dit niet door de stichting wordt overgenomen. Als dit zo is, had men die dan niet in de schoolbegroting moeten opnemen? 2
Het gros van de personeelsdossiers bevindt zicht op het bestuursbureau. Wat resteert zijn de kleinere dossiers op de scholen. Deze zijn inderdaad nog niet mee begroot. Met digitalisering van de grote bulk aan personeelsdossiers op het bestuursbureau was een bedrag gemoeid van ca. 60.000,-. Omdat men verwacht dat het op de scholen om veel kleinere aantallen gaat, wordt aangenomen dat het zal gaan om een fractie van dit bedrag. Een bijlage betreffende de te verwachten kosten voor digitaliseren van de personeelsdossiers op scholen zal worden nagezonden. Aanbesteding Pers (Raet) Op 4 november heeft het College van Bestuur besloten tot het aangaan van de besprekingen die moeten leiden tot een contract voor de duur van 1 jaar met Raet voor de modules uit categorie 1 en 2 zoals beschreven in het bestuursbesluit en het opstarten van een marktconsultatie ter voorbereiding op de beleidsbepaling inzake de digitalisering van de personeels- en salarisadministratie op de (middel) lange termijn. Carmel heeft na implementatie en ervaring in het gebruik van een groot deel van de Raet-modules-- inmiddels de opvatting dat een integraal personeelsinformatiesysteem niet haalbaar c.q. wenselijk is. Vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van onderliggende memo De GMR vraagt wat men precies bedoelt met Voor de overige modules, die dus niet worden beschouwd als onderdeel van het cluster bedrijf kritische modules, wordt het contract waarschijnlijk niet verlengd. Het CvB verduidelijkt dat het huidige contract wordt opgedeeld. Hierdoor blijft men onder de aanbestedingsgrens. Door het vormen van meer logische aparte clusters en deze separaat in de markt te zetten, is aanbesteding niet langer noodzakelijk. 6. Voorgenomen bestuursbesluit Bestuursbesluit Werkkostenregeling Het College van Bestuur heeft op 4 november jl. een voorgenomen besluit ten aanzien van de personal benefits uit de Werkkostenregeling (per 1 januari 2015) genomen. Het voorgenomen besluit is bij de stukken gevoegd ter kennisname. Het fietsplan blijft gehandhaafd maar er moeten wel keuzes worden gemaakt. Vanuit de GMR wordt opgemerkt dat binnen de werkkostenregeling verschillende regelingen vallen. Passen benefits binnen de vrije ruimte? Deze vallen inderdaad hierbinnen. In de toelichting bij het besluit wordt nog gesproken over een percentage van 1,4% van de totale fiscale loonsom van de organisatie, de zogenaamde forfaitaire ruimte, die werkgevers mochten besteden aan vergoedingen en verstrekkingen. Onlangs werd bekend dat het percentage van de vrije ruimte in 2015 daalt naar 1.2%. 2 e Correctie eindexamens In 2007 heeft er een kleine verhoging plaatsgevonden van de lumpsum. Inmiddels is de vergoeding hiervoor gestopt. Onkosten m.b.t. de 2 e correctie kunnen nu bij de school worden gedeclareerd. 7. Ontwikkeling Koers 2018 Ter vergadering wordt door het CvB de stand van zaken met betrekking tot de ontwikkeling van het nieuwe strategische beleidsplan: Koers 2020 toegelicht. In bijgaande memo met de werktitel CvB toelichting def A3 wordt door de - door het CvB in het leven geroepen - kerngroep Koers 2020 beschreven op welke wijze de documenten Koers 2020 tot stand zijn gekomen, wat de inhoudelijke kern ervan is en worden drie kernbegrippen nader toegelicht. Bespreking Vanaf de start van het proces was het beoogde resultaat duidelijk: een beknopt strategisch beleidsplan voor de periode 2015-2020, met duidelijke prioriteiten, dat moet kunnen rekenen op een breed 3
draagvlak in de organisatie omdat de keuzes direct aansluiten bij datgene waarvoor Stichting Carmelcollege staat. Daarmee gelijktijdig de basisvoorwaarden creërend voor de realisatie van de strategie. Tegen deze achtergrond is ervoor gekozen om het proces te starten met de ontwikkeling van het Identiteitsbewijs van Stichting Carmelcollege: Waar staan we voor Onze missie en visie Onze kracht Onze kernwaarden Vervolgens is nagedacht, hoe een zo concreet mogelijk Koersplan geschreven kan worden. Met name het derde document is van belang omdat hierin processen en kernbegrippen worden genoemd, waarbij het primaire proces het belangrijkste doel vormt. Andere processen zoals ICT, huisvesting, begroting etc. zijn secundair en ondersteunend aan het primaire proces. Het belangrijkste kernbegrip is: wij vinden met elkaar dat ons onderwijs voldoende moet zijn. Wij zeggen niet, wij willen volgens de inspectienormen tot de top behoren. Sterker, op een aantal normen van de inspectie zeggen we dat de basis voldoende moet zijn. De GMR wordt om feedback gevraagd voorafgaand aan de formele besluitvormingsprocedure. Tevens zal de komende maanden externe stakeholders om feedback worden gevraagd. Uiteindelijk zal voor de zomervakantie tijdens de laatste RvT alles formeel worden afgerond, zo is de planning. Vanuit de GMR wordt bespreking in de MR en geïnitieerd vanwege meer betrokkenheid. Opgemerkt wordt dat dit eigenlijk bottom-up zou moeten gebeuren omdat het daar ook door gedragen moet worden. De naam Koers is gekozen omdat we op reis gaan met elkaar. De vraag is, gaan we met elkaar? Nodigt dit uit tot het maken van een reis in deze richting? Is de Koers uitdagend, ambitieus, uitnodigend of misschien onbegaanbaar? Opgemerkt wordt dat men wel het gevoel moet hebben dat het einddoel te bereizen valt. Is dit doel niet te ver weg? Er is gestart met het benoemen van een aantal Kennisalianties. Carmel wil met deze kennisallianties verbinding aanbrengen tussen onderwijspraktijk met de wereld van wetenschap en onderzoek. Niet om de wetenschap onze problemen te laten oplossen, maar wel om inzichten uit (praktijk-) onderzoek aan te boren, beschikbaar te maken en hun vertaling te laten krijgen in de onderwijspraktijk van mensen in scholen. Met de bedoeling hen in hun streven naar professionele onderwijsontwikkeling en -verbetering via professionele gemeenschappen te ondersteunen. Er is veel aandacht voor de reis maar ook voor de uiteindelijke bestemming. Ook het Convent van Schoolleiders is gevraagd, als dit de Koers is, na te denken over waar men als school staat in de context die in Koers beschreven wordt. Vanuit de GMR wordt opgemerkt dat de meerwaarde om voor Carmel te kiezen bijvoorbeeld onder het kopje onze kracht nog niet voldoende zichtbaar wordt. Voor wie moet het dan beter zichtbaar zijn? Een leerling kiest niet voor de Stichting maar voor een Carmel instelling/locatie. 8. Begroting Stichting Carmelcollege 2015-2018 De stichtingsbrede begroting 2015-2018 wordt op 17 december a.s. door de Auditcommissie besproken en door de Raad van Toezicht goedgekeurd. Vooruitlopend daarop worden de hoofdlijnen van deze begroting en de hierin gehanteerde uitgangspunten gepresenteerd aan de GMR. In deze presentatie worden tevens de geplande investeringen 2015-2018 besproken, alsmede de effecten hiervan op de liquiditeitsontwikkeling. De Controller licht de begroting ter vergadering middels een presentatie toe. 4
Korte weergave presentatie Op dinsdag 2 december jl. heeft de GMR al middels een presentatie kennis kunnen nemen van het toen voorliggende concept van de Begroting 2015-2018. De presentatie van vandaag is een aanvulling op vragen en open einden van 2 december jl.. Vandaag ligt de definitieve begroting voor. Inmiddels zijn ook de posten ingevuld, die op 2 december nog ontbraken. De begroting 2015 sluit met een (klein) positief resultaat van 84.000. Hierna volgt een verliesgevend jaar en de daarop volgende jaren laat weer een positief resultaat zien. Naar aanleiding van de vorige presentatie werd een kanttekening geplaatst m.b.t formatiestijging en dan met name bij de directie van Het Hooghuis. Deze bleek verkeerd te zijn ingevoerd in de conceptbegroting; OOP ers van het Mondriaan College waren toegevoegd als directieleden. Uiteraard is dat in de definitieve begroting aangepast, waardoor de ratio s per functiecategorie een stabiel beeld geven. BAPO De begrote inverdieneffecten van de overgangsregeling Bapo worden in de presentatie kenbaar gemaakt. Dit betreft een globale schatting, omdat op dit moment nog niet bekend is hoeveel personen gebruik gaan/blijven maken van deze regeling. Investeringen Conform verzoek wordt tevens inzage gegeven in de investeringsbedragen van de afgelopen jaren. De voor de komende jaren begrote investeringen zijn in de definitieve begroting lager dan in de conceptversie van 2 december jl.. Dit heeft te maken met het liquiditeitsbeslag van deze investeringen, dat te hoog bleek te zijn. Derhalve zijn de afgelopen weken in overleg met de teamleider H&F en de schoolleiders begrotingsbedragen aangepast door investeringsplannen over een langere periode te spreiden. Een aantal investeringen valt daardoor buiten de huidige begrotingsperiode. Overzicht bijzondere huisvestingsinvesteringen De sheets van de presentatie zullen digitaal worden verspreid, waardoor iedereen in alle rust kan naslaan welke investeringen uiteindelijk in de begroting zijn blijven staan en welke nu niet meer in de periode 2015-2018 zijn meegenomen. De sheets laten ook de gevolgen zien voor de liquiditeit; eind 2015 wordt tijdelijk een negatieve bankstand verwacht en vanaf medio 2016 zal voor een langere periode een negatieve liquiditeit optreden. Opgemerkt wordt dat het niet de bedoeling is om structureel een negatief saldo te hebben bij de bank omdat daar betaling van rente uit voortvloeit. Een lening van 40.000.000 leidt automatisch tot een flinke rentelast. Conclusie huidige begroting Het is van belang dat de huidige begroting niet wordt overschreden, omdat dat direct gevolgen heeft voor het moment waarop en de mate waarin externe financiering moet worden aangetrokken. Dit houdt in dat zaken die nu niet op de begroting zijn opgenomen niet meer kunnen worden ingevuld. Van belang is ook om de investeringen goed te managen. In het voorjaar zal worden geprobeerd om de investeringen nog beter te gaan prognosticeren. Dit houdt o.a. in dat er langer dan vier jaar vooruit wordt gekeken en dat de contacten met de banken worden geïntensiveerd. 9. Rondvraag en sluiting - Bij het Etty Hillesum Lyceum heeft de directie ervoor gekozen om de aanstaande zomervakantie met een week in te korten. Deze (vakantie)dagen zijn vervolgens als losse vrije dagen over het jaar verspreid, waarvan er drie zijn gepland op een vrijdag. Collega's die voor de klas staan en op vrijdag een Bapo-dag hebben, hebben hierdoor nu een dubbele vrije dag en raken drie Bapo-dagen kwijt, volgens de schoolleiding. Opgemerkt wordt dat dit als onterecht wordt ervaren omdat Bapo gekochte vrije tijd is. De docent/ medewerker moet in overleg met zijn of haar teamleider om deze Bapo-dag op een ander moment 5
op te kunnen nemen. Volgens de schoolleiding is dat niet zo en zijn de medewerkers, die tot nu toe Bapo genieten op die vrijdagen, die drie dagen kwijt. Bapo is echter gekochte vrije tijd. Het CvB wordt derhalve om een standpunt gevraagd in deze kwestie. Van de rondvraag wordt verder geen gebruik gemaakt waarna de voorzitter de vergadering afsluit onder dankzegging voor ieders inbreng. 6