Overlegvergadering van het College van Bestuur (CvB) van Stichting Carmelcollege met de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR)

Transcriptie

1 Verslag Overlegvergadering van het College van Bestuur (CvB) van Stichting Carmelcollege met de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad () Datum: 4 juli 2017 Personeelsgeleding Oudergeleding Leerlingengeleding Bestuursbureau College van Bestuur Notulist Afwezig m.k.: Hans Bebseler, Sonja van Benthem, Joost Boetes, Herman den Ouden, Helma van Puijenbroek, Dick Rietveld (secr.), Marc Roelofs, Ton Siebers (vz.), Remco Westerveld, Gerard Blikmans, Henk van Orsouw Meis van der Heide Thijs Becker, Bram van den Broek, Ivet Khazoum, Janna van der Lee, Jarno van Straaten, Jip Wolterinck Carlo Wijering Romain Rijk (vz), Fridse Mobach (lid) Christel Brouwer-Kruger Cees van Boort, Franc van Boxtel 1. Opening en vaststelling van de agenda De vergadering wordt geopend met een woord van welkom. In het bijzonder gericht aan de heer Rijk die de functie van Voorzitter College van Bestuur na dit schooljaar neer zal leggen en waarvan deze overlegvergadering de laatste zal zijn in zijn loopbaan bij Stichting Carmelcollege. Er is onduidelijkheid over de agendapunten 5, 6, en 7. Allen staan ter instemming op de agenda. De heeft tijdens haar vorige vergadering reeds ingestemd met het voorgenomen bestuursbesluit Sociaal Statuut en het voorgenomen bestuursbesluit Uitvoeringsregeling Herplaatsingspool, derhalve dient daar ter vergadering niet meer over gesproken te worden en kunnen deze punten van de agenda. De Kaderbrief bij agendapunt 7 blijft staan. 2. Mededelingen De leden van de zijn bijgepraat over de docentendag die plaats zal vinden op 10 oktober aanstaande. De voorbereidingen zijn inmiddels in volle gang. Het College van Bestuur vindt het een goed initiatief en heeft hoge verwachtingen van deze dag. 3. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken ter bespreking.

2 Ter vaststelling: 4. Concept verslag overlegvergadering CvB - d.d. 18 april 2017 Het verslag wordt ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld, met dank aan de notulist. 5. Kaderbrief uitgangspunten Het begrotingsproces van Stichting Carmelcollege vormt één van de steunpilaren in de financiële sturing van de Carmelscholen en van de stichting als geheel. Om deze reden wordt aan dit proces ook dit jaar weer veel aandacht besteed. De ervaring uit de afgelopen jaren heeft geleerd dat financiële sturing niet eenvoudig is en dat bijvoorbeeld onrust in het begrotingsproces verstorend kan werken op de bedrijfsvoering. Evaluatie van het voorgaande begrotingsproces en analyses in dit voorjaar maken duidelijk dat de belangrijkste speerpunten op financieel vlak de formatiebeheersing en de investeringsplanning betreffen. In voorliggende kaderbrief wordt een overzicht gegeven van het proces en de spelregels die gelden bij het opstellen van de begroting Op 27 juni jl. heeft de financiële commissie van de de kaderbrief reeds besproken met de controller en teamleider F&F van het Bestuursbureau. De wordt nu verzocht advies uit te brengen op de hoofdlijnen van de begroting / de kaderbrief Jaarlijks wordt in februari/maart de meerjarenformatie besproken met de bonden. De kaderbrief dient vooral gezien te worden als procesbrief, waarin de stappen beschreven staan die gezet dienen te worden om tot de begroting te komen. Doel is de begroting beleidsrijker te maken. Het streven is te komen tot een finetuning van de meerjarenformatie, dit is echter niet eenvoudig voor de zomervakantie. Hoewel de bonden verwijzen naar de landelijke aanpak is een gemeenschappelijk kader niet altijd probleemoplossend. Zo is het aantal fte ten opzichte van het aantal leerlingen met name afhankelijk van het soort onderwijs dat gegeven wordt en zijn daarnaast de loonkosten zeer afhankelijk van de leeftijd van het personeel. Ter informatie: 6. Jaarverslag 2016 en kaderbrief De accountantscontrole is inmiddels vrijwel volledig afgerond. Dit heeft niet geleid tot financiële correcties van enige betekenis en het Jaarverslag 2016 zal, zo heeft de accountant op 14 juni jl. aangegeven naar de Auditcommissie, naar verwachting worden voorzien van een goedkeurende controleverklaring. De Controller licht het jaarverslag 2016, middels een presentatie, ter vergadering toe. In 2016 is er sprake van een verschil tussen de werkelijkheid en de begroting van bijna 5,5 miljoen euro. De gemaakte kosten wijken weinig af van de begroting, het zijn echter de baten waar het verschil in zit. Er is ruim 4 miljoen euro extra binnengekomen aan rijksbijdragen, gelden bedoeld voor de instroom van nieuwkomers. Het is gelukt om deze leerlingen goed onderwijs te geven, zonder daar veel extra kosten voor te maken. Ook de baten van de Samenwerkingsverbanden voor Passend Onderwijs waren aanzienlijk hoger dan begroot. Mede door de matige winter, alsmede door nieuwe contracten met energieleveranciers, zijn de huisvestingslasten lager uitgevallen. De verschillen op het Bestuursbureau zijn te verklaren door de externe advieskosten van de ICT-infrastructuur. Er zijn daarnaast minder ICT-ers naar het Bestuursbureau gekomen dan vooraf begroot, maar daar tegenover staat dat er ook minder compensatie (baten) ontvangen is voor de hoge formatie-omvang. De accountant geeft aan dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft en dat Carmel de zaken in de breedte goed voor elkaar heeft. De kosten voor personele voorzieningen zijn ruim

3 genomen, het streven is deze te handhaven. Door reserveringen voor onvoorziene kosten, die uiteindelijk niet nodig bleken te zijn, is een positief resultaat van ,- ontstaan. Jaarlijks wordt er 1,5% van de begroting uitgegeven aan kosten voor ziektevervanging. Streven is dit terug te brengen naar 1%, wat een verlichting van 2 miljoen euro op zal leveren. De wens is inzichtelijk te maken hoe het verzuim is op de verschillende scholen en locaties. Waar komen de verschillen vandaan en waarom stijgt of daalt het verzuim? Kaderbrief Nu er nog geen wet is, biedt de kaderbrief een overzicht van het proces en de spelregels die gelden bij het opstellen van de begroting Niet iedere school maakt een eigen kaderbrief, echter maakt een aantal scholen wel een uitgebreid formatieplan. Dit is vergelijkbaar te noemen. In week 26 hebben de scholen Document 1 ingediend. Tevens zijn de formatieplannen ingediend bij de mr-en. Vanwege de aanmeldingen is het niet mogelijk de formatieplannen naar voren te halen. Rond 1 juni dient een gesprek met de mr-en gevoerd te kunnen worden over de formatieplannen, waarna de kaderbrief afgerond wordt. De scholen gaan er vervolgens mee aan de slag. Het aantal leerlingen zal in de komende jaren dalen. Een groot deel van de scholen krijgt daardoor te maken met een negatieve exploitatie. Met name op het Hooghuis, Bonhoeffer College en het Maartens College heeft dit enorme impact op de formatieplannen. Er dient kritisch naar de begrotingen gekeken te worden, zo ook naar de leerlingprognoses. Wellicht dienen er afspraken gemaakt te worden over de bandbreedte waarbinnen de begroting zich moet bevinden. Het is moeilijk de daling van het aantal medewerkers evenredig te laten lopen aan de daling van het aantal leerlingen. Vooral kijkend naar OOP, waar er vaak sprake is van een nietleerlingafhankelijke functie. Er dient vooruit gekeken te worden, met name rekening houdend met natuurlijk verloop. Vroegtijdig anticiperen op de toekomstverwachting is noodzakelijk, een puzzel die iedere school zelf moet leggen. 7. Voorgenomen bestuursbesluit Toekomstbestendige Bedrijfsvoering Zoals reeds besproken in de vergadering van april jl. zal Stichting Carmelcollege werken aan een toekomstbestendige bedrijfsvoering. Het CvB heeft in zijn vergadering van 6 juni jl. een voorgenomen bestuursbesluit genomen om een onderzoek te doen uitvoeren naar mogelijkheden tot optimale en duurzame vormgeving, inhoud en organisatie, van het geheel van ondersteunende processen binnen de stichting. De krijgt het voorgenomen bestuursbesluit ter informatie aangeboden. 3 Het Lid College van Bestuur geeft ter vergadering een toelichting op het voorgenomen bestuursbesluit. Er is een hoge urgentie om aan de proceskant te kijken naar mogelijkheden om het goedkoper en beter te doen. Hoe kan er meer synergie uit het collectief gehaald worden? De wens is secundaire processen goedkoper te laten zijn, dit noodzaakt om het anders te gaan doen. Het is een zoektocht naar een betere manier van automatisering. De opmaat voor een groots en meeslepend plan, in samenwerking met Egon Houben. In eerste instantie wordt er gestuurd op instellingsniveau, vervolgens eroverheen, inclusief het Bestuursbureau. Wanneer er aanbesteed moet worden, is het aan de school hoe zij dit organiseert. Kiezen voor een centrale regie via Hengelo betekent dat er meer aanbestedingsplichtig wordt. Immers een aantal scholen gebruikt dezelfde producten, waardoor de prijs hoger wordt en daarmee een aanbesteding verplicht. Om het aantal aanbestedingen te beperken is het gunstiger de regie in handen van de scholen te leggen. Tot slot wordt verzocht om bij programmalijnen de leden van de toe te voegen aan lijn 1 en 5. Dit verzoek zal ingewilligd worden.

4 8. Notitie herijking bestuursbesluit levensbeschouwelijke en morele vorming Op 20 april jl. is de notitie Herijking bestuursbesluit levensbeschouwelijk en moreel onderwijs besproken in het Convent. Naar aanleiding van deze bespreking is de notitie intern nog eens goed doorgenomen, hetgeen leidde tot een voorstel van tekstwijziging ten aanzien van een aantal onderwerpen: In de inleiding is de reden en betekenis van dit bestuursbesluit toegelicht (zie pag. 1 bovenaan). De vertaling naar onderwijstijd en de plek in het curriculum zijn samengevoegd in één hoofdstuk (pag. 10). In dit hoofdstuk staan verschillende wijzigingen die meer ruimte bieden voor een andere invulling van levensbeschouwelijk onderwijs onder voorwaarde dat hier een plan onder ligt. Daarnaast is er geen lessentabel, maar een urentabel. De lesuren zijn omgezet in contacturen voor de onderbouw. Dit biedt scholen meer ruimte om het vak(gebied) op een andere wijze in het curriculum te positioneren. De coördinerend docent is een aanbeveling (pag. 10). De bevoegdheidseisen zijn uitgebreid met de opleiding Filosofie, waarbij voor alle opleidingen geldt dat kennis van psychologie, pedagogiek, theologie en filosofie noodzakelijk is (pag. 11). De aangepaste notitie wordt de nu ter informatie aangeboden. Een formeel voorgenomen bestuursbesluit wordt in de komende periode voorbereid. Tijdens de vorige vergadering is een notitie uitgegeven met daarin de stand van zaken op dat moment. Naar aanleiding daarvan is over een aantal punten een nadere waarborg ingeborgd, waarmee getracht is sterke maatregelen getroffen te hebben. Op het niveau van het College van Bestuur en de schoolleider is daarmee een stap gezet. Met elkaar dient er vervolgens een aantal piketpalen geslagen te worden. De notitie zal terugkomen in de vorm van een bestuursbesluit. 9. Leeftijdsbewust personeelsbeleid Vanuit Het Hooghuis is, via de, een notitie Leeftijdsbewust personeelsbeleid geagendeerd in het LTA van 13 juni jl.. Ter informatie voor de is een beknopte weergave bijgevoegd van de bespreking in het LTA. Het stuk biedt veel aanknopingspunten waar de Stichting zich aan wil committeren. Het heeft een plaats binnen duurzame inzetbaarheid. Daar waar het raakt aan duurzame inzetbaarheid en ziekteverzuim is het aan de teamleiders om de juiste vragen te kunnen stellen. Maar wat zijn de juiste vragen? Hoe krijgen we het thema duurzame inzetbaarheid beter op de agenda? De spreekt de wens uit dit onderwerp terug te willen zien in dit gremium. 10. Veranderde wetgeving voor Arbo en voor Privacy De heeft schriftelijk vragen gesteld aan het College van Bestuur betreffende de wijzigingen in de Arbo wetgeving per 1 juli 2017 en de invoering van de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AGV) per 1 mei Middels de memo Wijzigingen wetgeving met betrekking tot Arbo en privacy is door het Bestuursbureau aangegeven wat de veranderingen van de wet inhouden en hoe Stichting Carmelcollege met deze wijzigingen omgaat. De dankt het Bestuursbureau voor de notitie. Ten behoeve van betrokkenheid en committment is het van belang dat de gehele stichting geïnformeerd wordt. Wellicht via een mail of Carmel Actueel. Het is niet duidelijk of iedere school een preventiemedewerker heeft, derhalve 4

5 verdient ook dit extra aandacht. Vooral vanwege het plan van aanpak voor de preventiemedewerker, dit dient door de scholen afzonderlijk opgepakt te worden. 13. Nationaal Cohortonderzoek Onderwijs Het Nationaal Regieorgaan Onderwijsonderzoek (NRO) is opgericht om het onderwijs zoveel mogelijk te laten profiteren van de opbrengsten van onderwijsonderzoek in Nederland. Het NRO is in nauwe samenwerking met het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) het Nationaal Cohortonderzoek Onderwijs gestart. Door beschikbare gegevens zoveel mogelijk te combineren hoeven scholen minder vaak benaderd te worden voor onderzoek. Daarnaast kunnen scholen en besturen geïnformeerd worden over prestaties van leerlingen, zowel binnen de eigen instelling als in het vervolgonderwijs. De reeds beschikbare rapportage Nationaal Cohortonderzoek Onderwijs 2017 geeft Carmel nu zicht op de positie (prestaties, doorstroom en succeskansen) van Carmelleerlingen in het vervolgonderwijs. De heeft deze gegevens met enthousiasme ontvangen, temeer nu deze de mogelijkheid bieden om breder en vanuit een ander perspectief naar de kwaliteit van het Carmelonderwijs te kijken. Hoe presteren Carmelleerlingen in het vervolgonderwijs en hoe is het verloop bij de verschillende leerlijnen? Met behulp van de data uit het onderzoek kan Carmel met deze vraagstukken aan de slag. Het wordt van harte aanbevolen hierover met de schoolleiding in gesprek te gaan. 14. Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. 15. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering met een woord van dank. 5