Jaarverslag 2013 & Jaarprogramma 2014 Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle- Mei 2014
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 1 Doel en samenstelling van de rekenkamercommissie... 3 2 Jaarverslag 2013... 4 2.1 Onderzoek Sturing op grote projecten... 4 2.2 Vergaderingen en overige activiteiten... 4 2.3 Financiën 2013... 5 3 Jaarprogramma 2014... 5 3.1 Werkzaamheden en planning: effectmeting subsidiebeleid... 5 3.2 Vergaderingen en overige activiteiten... 5 3.3 Begroting 2014... 6 2
1 Doel en samenstelling van de rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie Alphen-Chaam / Baarle- is op 1 januari 2006 opgericht. Doel van deze commissie is om een bijdrage te leveren aan (verbeteringen in) de kwaliteit van het gemeentebestuur. Dit doet zij door onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid. Meer specifiek is zij belast met - en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van onderzoek volgens een door haarzelf vastgestelde onderzoeksopzet. 1 De raden van Alphen-Chaam en Baarle- hebben gekozen voor een gemengd commissiemodel bestaande uit raadsleden, aangevuld met een externe voorzitter. Formeel gaat het om twee rekenkamerfuncties (van Alphen-Chaam én van Baarle-), maar feitelijk werken deze twee functies als één orgaan in een gezamenlijke rekenkamer. De externe voorzitter is aangesteld via detachering vanuit Necker van Naem. Hiervoor is een detacheringsovereenkomst getekend. In 2013 heeft een aantal wisselingen plaatsgevonden in de samenstelling van de rekenkamercommissie. In de periode april 2010 juni 2013 bestond de rekenkamercommissie uit de volgende interne leden: De heer M.E.B. (Michel) Antens - Raadslid Baarle-; De heer A.J.M. (Alois) Rijvers - Raadslid Baarle-; De heer F.A.M. (Frans) Aerts - Raadslid Alphen-Chaam; Mevrouw M.A.J.A. (Marianne) Hessels-Brock - Raadslid Alphen-Chaam. 2 Op 26 juni 2013 is de heer mr. dr. C.J. (Cees) De Jong raadslid Baarle- benoemd tot lid van de rekenkamercommissie. De heer A.J.M. (Alois) Rijvers heeft afscheid genomen als lid van de rekenkamercommissie. Op 19 maart 2014 vonden gemeenteraadsverkiezingen plaats. Hierna zijn de leden van de rekenkamercommissie voor een periode van vier jaar (de raadsperiode) benoemd. Dat gebeurde op 10 april 2014 Alphen-Chaam en op 23 april 2014 in Baarle-. De huidige samenstelling is als volgt: De heer M.E.B. (Michel) Antens - Raadslid Baarle-; de heer mr. dr. C.J. (Cees) De Jong - Raadslid Baarle-; De heer F.A.M. (Frans) Aerts - Raadslid Alphen-Chaam; Mevrouw J.S.A. (Hanneke) Willemstein - Raadslid Alphen-Chaam De heer R.C. (Reinier) Dijkstra was tot december 2013 de externe voorzitter van de rekenkamercommissie. Mevrouw A.L. (Lauryan) Bakker is op 11 december 2013 door de gemeenteraad van Baarle- en op 12 december door de gemeenteraad van Alphen-Chaam benoemd tot externe voorzitter van de rekenkamercommissie. Zij fungeert tegelijkertijd als (hoofd)onderzoeker. 1 Verordening op de rekenkamercommissie Baarle- / Alphen-Chaam, artikel 11.1. 2 De gemeenteraadsleden van Alphen-Chaam zijn als interne leden benoemd door de gemeenteraad van Alphen-Chaam en de gemeenteraadsleden van Baarle- zijn als interne leden benoemd door de gemeenteraad van Baarle-. 3
2 Jaarverslag 2013 In dit jaarverslag maakt de rekenkamercommissie inzichtelijk wat zij in het jaar 2013 heeft gedaan. 2.1 Onderzoek Sturing op grote projecten De rekenkamercommissie heeft in 2013 zowel in Alphen-Chaam als in Baarle- een onderzoek uitgevoerd naar de sturing op grote projecten. De resultaten van dit onderzoek zijn in december 2013 gepubliceerd. In de gemeenteraad van Alphen-Chaam vond de behandeling van het rapport plaats op donderdag 12 december 2013. In Baarle- vond de behandeling van het rapport op 22 januari van het nieuwe jaar (2014) plaats. Met het onderzoek heeft de rekenkamercommissie inzichtelijk gemaakt in hoeverre de twee gemeenten voldoen aan de voorwaarden voor projectmatig werken. Daarnaast heeft zij leerpunten aangedragen voor de sturing en beheersing van grote projecten. Met betrekking tot de gemeente Alphen-Chaam concludeert de rekenkamercommissie dat de beleidskaders voor het projectmatig werken voldoen aan de gestelde normen. Het Handboek Projectmatig Werken geeft alleen geen kaders voor de samenwerking binnen een project en aansturing van externe partijen. De gemeente Alphen-Chaam heeft daarnaast niet vastgelegd op welke wijze de raad in staat gesteld dient te worden om invulling te geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van projecten. Tot slot concludeert de rekenkamercommissie in het casusonderzoek dat de beheersing van het project Komtraverse wel voldoende is. Dat blijkt onder andere uit de investering in de betrokkenheid van omwonenden en het duidelijke projectplan. Wat de gemeente Baarle- betreft concludeert de rekenkamercommissie dat de beleidskaders voor projectmatig werken ontbreken, zodat niet is vastgelegd op welke wijze hij dient te sturen op projecten. In de praktijk bestaan er wel gedeelde opvattingen over de sturing en beheersing onder projectleiders en afdelingshoofden. Ook in Baarle- is niet vastgelegd op welke wijze de raad in staat gesteld dient te worden om invulling te geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van projecten. Tot slot concludeert de rekenkamercommissie in het casusonderzoek dat de beheersing van het project MFA Ulicoten voldoende is. Dat blijkt onder andere uit de investering in draagvlak onder toekomstige gebruikers van de MFA, de veelvuldige formele overlegmomenten en de heldere projectadministratie. Voor beide gemeenten deed de rekenkamercommissie de aanbeveling aan de gemeenteraden om hun rol ten aanzien van de sturing en beheersing van projecten te expliciteren en vast te leggen. Voor de gemeente Alphen-Chaam deed zij de aanbeveling om in het Handboek voorschriften op te nemen over hoe externe partijen betrokken dienen te worden. Voor de gemeente Baarle- deed de rekenkamercommissie de aanbeveling een beknopt beleidskader voor projectmatig werken op te stellen. 2.2 Vergaderingen en overige activiteiten De rekenkamercommissie is in 2013 driemaal in vergadering bijeen geweest. Tijdens deze vergaderingen is gesproken over de voortgang van het onderzoek naar de sturing op grote projecten in beide gemeenten. Daarnaast is gesproken over de conclusies en aanbevelingen die de rekenkamercommissie aan de bevindingen uit deze onderzoeken wilde verbinden. In de laatste vergadering van het jaar hebben de commissieleden kennis gemaakt met de beoogde nieuwe voorzitter, mevrouw A.L. (Lauryan) Bakker. De voorzitter van de rekenkamercommissie heeft een kennismakingsgesprek gevoerd met de burgemeester van Baarle-, de heer V.T.M. (Vincent) Braam, op verzoek van laatstgenoemde. Tot slot heeft de rekenkamercommissie de resultaten uit de genoemde onderzoeken naar de sturing op grote projecten aan de gemeenteraden aangeboden. In de gemeenteraad van Alphen-Chaam vond de behandeling van het rapport plaats op donderdag 12 december 2013. 4
2.3 Financiën 2013 Voor het jaar 2013 was voor de rekenkamercommissie in totaal een budget beschikbaar van 11.900. Iedere gemeenteraad heeft 5.000 beschikbaar gesteld. De rekenkamercommissie had in overleg met de griffiers in 2012 echter bewust slechts 8.100 ingezet. Reden hiervan was dat in 2013 meer budget nodig was, gezien het feit dat in dit jaar een volwaardig onderzoek uitgevoerd is. Het overgebleven budget van 1.900 is hiervoor ingezet in 2013. Van het genoemde bedrag van 11.900 zijn de onderzoeken naar de sturing op grote projecten en de overige werkzaamheden van de voorzitter bekostigd. Het tarief van de voorzitter was 960,- euro per dag. Het budget is als volgt besteed: Gemaakte kosten in 2013 (voor beide gemeenten gezamenlijk) Onderzoek (2x) 9.600,- Vergaderingen en overige activiteiten 2.300,- Totaal 11.900,- 3 Jaarprogramma 2014 In dit jaarprogramma maakt de rekenkamercommissie de geplande werkzaamheden en activiteiten voor 2014 inzichtelijk. 3.1 Werkzaamheden en planning: effectmeting subsidiebeleid Sinds januari 2012 voert de rekenkamercommissie het ene jaar een effectmeting uit en het andere jaar een onderzoek (in plaats van de jaren daarvoor waarin ieder jaar zowel een effectmeting als een onderzoek werd uitgevoerd). In 2014 zal de rekenkamercommissie een effectmeting uitvoeren naar het onderzoek naar subsidiebeleid dat in beide gemeenten in 2011 is uitgevoerd en gepubliceerd. Met de effectmeting naar het onderzoek over het subsidiebeleid wil de rekenkamercommissie inzichtelijk maken wat er is gebeurd met de aanbevelingen uit deze rapporten. Zie hiervoor de Opzet voor effectmeting onderzoek subsidiebeleid in Alphen-Chaam en Baarle-. Omdat de rekenkamercommissie meer budget tot haar beschikking heeft gekregen (zie paragraaf 3.3), is zij in staat meer diepgang in haar onderzoeken en effectmetingen aan te brengen. Voor de effectmeting resulteert dit in een extra interview en een uitgebreide documentanalyse. 3.2 Vergaderingen en overige activiteiten In 2014 komt de rekenkamercommissie een aantal keer in vergadering bijeen om de voortgang van de uitvoering van de effectmeting naar het subsidiebeleid te bespreken. Zodra deze is afgerond, zal de voorzitter aanbieden om de resultaten in beide gemeenten te presenteren in een raadsvergadering. Met de verhoging van het budget, wil de rekenkamercommissie graag extra inzet plegen op zichtbaarheid. Omdat 2014 het jaar van gemeenteraadsverkiezingen is, zal de rekenkamercommissie voorstellen zich te presenteren aan de nieuwe raden. 5
3.3 Begroting 2014 Voor het jaar 2014 heeft de rekenkamercommissie een totaalbudget van 15.000 beschikbaar. Op 13 november 2013 heeft de rekenkamercommissie een brief aan beide gemeenteraden gezonden met het verzoek het budget per gemeente te verhogen van 5.000 naar 7.500. Beide gemeenteraden hebben hiermee ingestemd. De rekenkamercommissie zal met deze verhoging van het budget de onderzoekscapaciteit naar rato verhogen. Dat betekent dat er meer ruimte is voor diepgang in de onderzoeken en effectmetingen en er meer kan worden geïnvesteerd in de zichtbaarheid van de rekenkamercommissie. Onderstaande tabel maakt inzichtelijk hoe de rekenkamercommissie het budget voor 2014 gaat besteden. 3 Begroting 2014 (voor beide gemeenten gezamenlijk) Effectmeting naar onderzoek Subsidiebeleid uit 2011 8.700,- Vergaderingen en overige activiteiten 3.450,- Totaal 12.150,- 3 De procentuele verdeling van het budget over twee onderzoeksjaren (effectmeting in het ene jaar en onderzoek in het andere jaar) en de overige activiteiten blijft gehandhaafd. 6