Projectnota UNA-gelden Project: Volksuniversiteit/Openbare Bibliotheek Naarden-Bussum Projectplan: Stichting Openbare Bibliotheek Naarden-Bussum Totale projectkosten: 400.000,-- Maximale bijdrage UNA-gelden: 200.000,-- 1. Projectomschrijving a. Outputresultaat en beoogd effect van het project De volksuniversiteit Naarden-Bussum, nu met de cursussen en kantoor gevestigd op diverse locaties in Bussum en Naarden, verhuist, met zowel kantoor als de meeste cursussen, naar de centrale bibliotheek in Bussum. Het gebouw van de centrale bibliotheek moet daarvoor worden aangepast. Een belangrijk onderdeel van deze aanpassing is ook dat de jeugdafdeling van de bibliotheek verhuist van de eerste verdieping naar de begane grond, en daar, met behoud van eigen sfeer en opzet, wordt geïntegreerd met de afdeling voor volwassenen. Hierdoor zullen de openingstijden van de jeugdafdeling kunnen worden verruimd van 25 naar 43 uren per week (+ 72%). Op de vrijkomende eerste etage zal het kantoor van de volksuniversiteit worden gevestigd en een aantal flexibel in te delen cursusruimten. Bij de aanpassing van de begane grond zullen ook voorzieningen worden aangebracht voor het, op flexibele wijze, creëren van cursusruimten op tijdstippen dat de bibliotheek niet geopend is. De klantenservice van de bibliotheek zal tevens gaan dienen als receptie voor de volksuniversiteit. Naast de fysieke samenwerking en gezamenlijke uitstraling van educatieve, culturele en informatieve dienstverlening zal de combinatie bibliotheek-volksuniversiteit nieuwe initiatieven en activiteiten tot gevolg hebben. De centrale bibliotheek in Bussum wordt getransformeerd in een lokaal centrum voor informatie, educatie en cultuur. De bibliotheekdienstverlening wordt verbreed en verdiept met cursussen, workshops, demonstraties, lezingen etc.. Het thema een leven lang leren, één van de belangrijke doelstellingen van de bibliotheek Naarden- Bussum geformuleerd in het beleidsplan 2005-2008, krijgt concrete invulling, zeker als door bibliotheek en volksuniversiteit ook specifieke diensten voor kinderen worden aangeboden, zoals huiswerk-, spreekbeurt- en werkstukbegeleiding, lezingen en andere informatieve activiteiten. Naast (Door) vernieuwing, verbetering en uitbreiding van het bibliotheekproduct wordt toename van het gebruik nagestreefd. Meer leden van de bibliotheek (+ 10%), meer cursisten van de volksuniversiteit. De bibliotheek Naarden-Bussum is één van de eerste bibliotheken die de samenwerking met de volksuniversiteit op grote schaal concreet wil vormgeven en zal in dat verband een voorbeeldfunctie hebben in de regio en mogelijk in de gehele provincie. b. Maatschappelijk draagvlak. Het maatschappelijke draagvlak is groot omdat ca. 50% van de bevolking (25.000 mensen) gebruik maakt van de bibliotheek. De volksuniversiteit heeft 2.500 cursisten. De gemeenteraden van Naarden en Bussum ondersteunen het samenwerkingsinitiatief van harte. Het project is een belangrijk onderdeel van het Beleidsplan 2005-2008 van de bibliotheek. Uit marktonderzoek van de bibliotheek in 2003 (Bureau Leemans) is gebleken dat er behoefte is aan meer informatieve en culturele activiteiten in de bibliotheek.
c. Locatie De centrale bibliotheek van de bibliotheek Naarden-Bussum aan het Wilhelminaplantsoen in Bussum. Dit is de centrale bibliotheek voor Naarden en Bussum. In Naarden is een bibliotheekfiliaal, dat vanzelfsprekend inhoudelijk ook bij het project is betrokken. d. Eigenaar De Stichting Openbare Bibliotheek Naarden-Bussum is de eigenaar van het gebouw. Zij is de subsidieontvanger en de opdrachtgever voor de verbouwing. De volksuniversiteit betaalt huur voor het gebruik van ruimtes in de bibliotheek. e. Actoren De Stichting Openbare Bibliotheek Naarden-Bussum is initiatiefnemer en de volksuniversiteit is enthousiast op het initiatief ingegaan. De bibliotheek en de volksuniversiteit opereren als twee zelfstandige organisaties met hun eigen exploitatie. Er zijn, afgezien van de financiering (exploitatiesubsidie) en betrokkenheid van de gemeenten Bussum en Naarden, geen andere partijen bij dit proces betrokken. 2. Toetsing aan de criteria 2.1. Het betreft een investering Ja, het betreft een éénmalige investering, zie bijgaande begroting en dekkingsoverzicht. De totale investering bedraagt 400.000,-. Zonder de provinciale bijdrage van maximaal 200.000,- ten behoeve van deze investering is de Openbare Bibliotheek Naarden-Bussum niet in staat de verbouwing en herinrichting toereikend uit te voeren en is het project niet realiseerbaar. Voor het resterende bedrag van 200.000,- zal door de Stichting Openbare Bibliotheek Naarden-Bussum een geldlening worden afgesloten, te garanderen door de Gemeenschappelijke Raad voor het openbare bibliotheekwerk in de gemeenten Bussum en Naarden. Het dagelijks bestuur van dat orgaan is daartoe bereid. De gemeenten Bussum en Naarden hebben voor de budgetperiode 2005-2008, op basis van het beleidsplan van de bibliotheek, via de Gemeenschappelijke Raad voor het openbare bibliotheekwerk in de gemeenten Bussum en Naarden, de jaarlijkse exploitatiesubsidie structureel met ruim 10% verhoogd. Een substantiële lokale financiële inspanning ten behoeve van de bibliotheekvernieuwing. Daardoor hebben de gemeenten het de bibliotheek structureel mogelijk gemaakt het in het Beleidsplan 2005-2008 geformuleerde beleid uit te voeren. De samenwerking met de volksuniversiteit is een belangrijk onderdeel van dat beleidsplan. Daarnaast nadert in Bussum de besluitvorming over de stichting van een Brede School in Bussum-Zuid, waarin de bibliotheek participeert met een openbaar jeugdfiliaal. jeugdfiliaal. Naast eenmalige investeringsbijdrage gaat dit project de gemeente Bussum jaarlijks structureel 135.000,- exploitatiesubsidie kosten. De besluitvorming hierover zal in juni plaatsvinden. 2.1.1 Begroting Verbouw eerste verdieping 100.000,- Verbouw/herinrichting begane grond - jeugdafdeling 90.000,- Verbouw/herinrichting begane grond uitleencentrum 54.000,- Verbouw/herinrichting begane grond afdeling volwassenen 109.000,- Overig 47.000,- Totaal 400.000,- 2
Inkomsten Eenmalige bijdrage provincie 200.000,- Lening (met gemeentegarantie) 200.000,- Zie bijlage voor uitgebreide begroting. 2.2. Aansluiting bij provinciaal beleid Het project Volksuniversiteit/Openbare Bibliotheek Naarden-Bussum past goed in het provinciaal beleid op gebied van bibliotheekwerk, zoals verwoord in de Cultuurnota 2005-2008 en het Marsrouteplan 2005-2007. De provincie voert de regie in het proces van bibliotheekvernieuwing, dat tot doel heeft het verbreden en versterken van de functie van bibliotheken. Hierin wordt samenwerken met andere instellingen op gebied van educatie, informatie en cultuur gestimuleerd. Bibliotheken dragen bij aan de versterking van de sociale en culturele infrastructuur. De samenwerking met de Volksuniversiteit past in streven naar verbreding van de bibliotheken. Het project betreft een pilot voor andere Noord-Hollandse bibliotheken en heeft een voorbeeldfunctie voor samenwerking in de regio en mogelijk in de gehele provincie. Bovendien bevat het project uitbreiding van speciale activiteiten gericht op de jeugd en de openingstijden van de jeugdafdeling zullen door de verhuizing worden verruimd (+72%). Jeugd is een speerpunt van het provinciale Cultuurbeleid voor de periode 2005-2008. Omdat het project een voorbeeldproject is, stellen wij uw staten voor het project financieel te ondersteunen. Of andere soortgelijke samenwerkingsprojecten tussen bibliotheek en andere instellingen op het gebied van educatie, informatie en cultuur ook voor een provinciale bijdrage in aanmerking komen zal nader worden bezien in het kader van de Extra Investeringsimpuls waarvoor voor Bibliotheekvernieuwing indicatief 4 miljoen is gereserveerd. Bij de verdere uitwerking zullen wij op dit punt terugkomen. 2.3 Reguliere begrotingsposten/andere provinciale fondsen Nee, binnen het reguliere provinciale beleid bestaan geen posten waaruit een financiële bijdrage beschikbaar zou kunnen worden gesteld. 2.4 Bijdrage initiatiefnemer en anderen in relatie tot bijdrage provincie De Stichting Openbare Bibliotheek Naarden-Bussum zal middels een geldlening en met behulp van de verhoogde structurele subsidie van de Gemeenschappelijke Raad voor het openbaar bibliotheekwerk in de gemeenten Naarden-Bussum bijdragen. De provinciale bijdrage is een tekortbijdrage en zal maximaal 50% van de investering kunnen bedragen. 2.5 Kosten van exploitatie, beheer en onderhoud Rente en afschrijving van de eigen investering en beheer tijdens de cursusavonden worden betaald uit de inkomsten uit verhuur van de ruimten, het gebruik van andere faciliteiten van de bibliotheek (inclusief consumpties), organisatie van een groter aantal lezingen, workshops en andere activiteiten en toename van het aantal bibliotheekleden. Bovendien komen in de personeelsformatie van de bibliotheek uren beschikbaar, o.a. door selfservice van de uitleen, die voor een deel ingezet gaan worden ten behoeve van deze dienstverlening. 3
Raming Exploitatiebegroting Volksuniversiteit: Lasten - rente en afschrijflasten 20.000 - beheerslasten (ca. 400 form.uren op jaarbasis) 9.000 - overige kosten 2.000 30.000 Baten - huurinkomsten volksuniversiteit 17.000 - baten overige activiteiten en verhuur 3.000 - overige inkomsten cursisten (consumpties) 3.000 - toename bibliotheekleden 5.000 - deel vrijkomende uitleenformatie 2.000 30.000 Deze exploitatie vindt plaats binnen de bibliotheekexploitatie van 1.431.000 op jaarbasis (begroting 2005). Geraamde huurinkomsten zijn gebaseerd op de huidige huurlasten van de volksuniversiteit en wat dat betreft reëel begroot. De economische levensduur wordt geraamd op 20 jaar. 2.6 Ondernemersvorm Er ligt een intentieverklaring van de Volksuniversiteit en de Openbare Bibliotheek Naarden- Bussum, dat de volksuniversiteit zich vestigt in de centrale bibliotheek in Bussum en dat de volksuniversiteit vanaf cursusjaar 2006-2007 vanuit de centrale bibliotheek opereert. Stichting Openbare Bibliotheek Naarden-Bussum is eigenaar van het gebouw en daarmee de aanvrager van de bijdrage. De Gemeenschappelijke Raad voor het openbaar bibliotheekwerk in de gemeenten Naarden-Bussum heeft besloten zich garant te stellen voor de door de Stichting Openbare Bibliotheek Naarden-Bussum te sluiten geldlening van 200.000,-, looptijd maximaal 15 jaar. 2.7 Is er sprake van staatssteun Nee, het gaat om een eenmalige investering in de verbouwing en herinrichting van de bibliotheek in Bussum met als doel het integreren van de Volksuniversiteit in de Openbare Bibliotheek. Hiermee worden geen zakelijke of commerciële belangen nagestreefd. 2.8 Uitvoeringsgereedheid van het project Samenwerking bibliotheek volksuniversiteit is onderdeel van het bibliotheekbeleidsplan 2005 2008 dat is vastgesteld door het bibliotheekbestuur en de gemeenschappelijke raad voor het openbare bibliotheekwerk in de gemeenten Naarden en Bussum. Dit besluit is genomen nadat de beide gemeenteraden akkoord waren. Met de volksuniversiteit is een intentieverklaring getekend waarin de volksuniversiteit en de bibliotheek verklaren vanaf cursusseizoen 2006/2007 gezamenlijk vanuit het gebouw van de centrale bibliotheek te opereren. In de intentieverklaring is aangegeven dat als uitgangspunt voor de huurlasten van de volksuniversiteit de huidige lasten dienen. Medio mei 2005 worden daarover met de volksuniversiteit definitieve afspraken gemaakt. Het project is zeer ver gevorderd qua voorbereidingen. Er zijn geen vergunningen nodig en zodra besluitvorming heeft plaatsgevonden over deze provinciale investeringen zullen de overige uitwerkingen plaatsvinden. De uitvoering vindt plaats in het (vroege) voorjaar van 4
2006. Oplevering wordt verwacht in juli 2006. Cursusseizoen 2006/2007 (september 2006) start de volksuniversiteit in de bibliotheek. - het project wordt in delen aanbesteed (verschillende uitvoerders/leveranciers); - in de tweede helft van 2005 worden de uitvoerders/leveranciers geselecteerd; - het project wordt niet openbaar aanbesteed. Het project wordt uitgevoerd onder leiding van het bibliotheekmanagement met ingehuurde externe deskundige bijstand waar dat nodig is. In dit verband gaat dat met name om een architect en ten aanzien van een aantal onderdelen bouwtechnische deskundigheid. 2.9 Risicoanalyse De Gemeenschappelijke Raad voor het openbaar bibliotheekwerk in de gemeenten Naarden- Bussum heeft besloten zich garant te stellen voor de door de Stichting Openbare Bibliotheek Naarden-Bussum te sluiten geldlening van 200.000,-, looptijd maximaal 15 jaar. Het financiële risico binnen de totale bibliotheekexploitatie is beperkt. Bovendien is er zekerheid betreffende het grootste deel van de (huur-)inkomsten en is ook in die zin het risico zeer beperkt. De samenwerking met de Volksuniversiteit is vastgelegd in een intentieverklaring en in de organisatie van het cursusjaar 2006-2007 plant de Volksuniversiteit de uitvoering van haar activiteiten in het verbouwde complex. Als de verbouwing niet op tijd gereed is kan de ingebruikname van het gebouw vertraging opleveren. Dit is echter een tijdelijk ongemak en geen groot risico. Risico kan zijn dat de Volksuniversiteit geen aanmeldingen heeft, waardoor de geplande meerwaarde van de gezamenlijke huisvesting weg zou vallen. Maar er is geen enkele aanleiding om dit te verwachten. Concluderend zien wij geen grote risico s aan deze projectplan. 2.10 Wijze van beschikbaarstelling provinciale bijdrage De provinciale bijdrage zal worden verstrekt in de vorm van een tekortsubsidie en zal worden verleend op het moment dat afspraken zoals aangegeven in de intentieverklaring tussen de stichting Openbare Bibliotheek en Volksuniversiteit definitief schriftelijk zijn vastgelegd. 3. Bijlagen Als bijlage zijn opgenomen: Brief van Stichting Openbare Bibliotheek Naarden-Bussum aan Gedeputeerde Staten verzoek om eenmalige financiële bijdrage ; Raming kosten aanpassing centrale bibliotheek t.b.v. vestiging Volksuniversiteit en verhuizing jeugdafdeling, inclusief dekkingsplan en exploitatie; Intentieverklaring Volksuniversiteit en Stichting Openbare Bibliotheek Naarden- Bussum; Brief van Gemeenschappelijke Raad voor het openbaar bibliotheekwerk in de gemeenten Naarden-Bussum garantstelling lening. Titel:Bijl. PS-verg., agendapunt 13. (Projectnota UNA-gelden) Datum:04-07-2005 Nummer:13 5