3 OPLEGNOTITIE VERGADERING VAN : Algemeen Bestuur FUMO B-agenda DATUM : 11 februari 2013 AGENDAPUNT : 3 ONDERWERP STATUS : Keuze inbestedingspartner FUMO : Ter behandeling / informatie / goedkeuring Keuze inbestedingspartner FUMO Om de startdatum van de FUMO niet te compromitteren zal het AB op korte termijn een besluit moeten nemen over de toekomstige inbestedingspartner van de FUMO. De oprichting van de FUMO komt in een periode waarin de budgetten van de deelnemers onder druk staan. Tijdens de oprichting en implementatie van de FUMO geniet het kostenaspect dan ook meer dan gemiddelde belangstelling van alle deelnemers in een gemeenschappelijk streven deze kosten - daar waar mogelijk binnen de grenzen te houden. In het FUMO-bedrijfsplan is het mechanisme van uitbesteding, bij voorkeur bij latende organisaties beschreven: de zogenoemde inbesteding. Hierdoor wordt voor huisvesting, ICT en andere PIOFACH-taken bereikt dat zowel de FUMO als de latende organisaties minder kosten maakt. Immers, de latende organisaties hebben baat bij inbesteding, omdat zij hierdoor een deel van de frictiekosten kunnen compenseren; de FUMO kan tegen beduidend lagere kosten zijn huisvesting realiseren. Er zijn twee deelnemende organisaties die het afgelopen jaar een bod hebben uitgebracht om de huisvesting, ICT en andere PIOFACHtaken van de FUMO te verzorgen, te weten de provincie Fryslân en de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim. De Werkgroep Directeuren FUMO heeft deze twee aanbiedingen onafhankelijk en uitvoerig laten vergelijken. In hun uiteindelijke advies geven zij aan dat het totale aanbod van de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim vanuit FUMO-perspectief de economisch meest voordelige is. Bij de vergelijking kwam ook vast te staan dat er een voor de FUMO nog voordeligere inbestedingsmogelijkheid bestond door het kiezen van de economisch meest voordelige percelen per aanbestedingspartner. De provincie Fryslân was het economisch meest voordelig in de percelen ICT en PIOFAC; de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim waren het economisch meest voordelig op het perceel Huisvesting. Verder bleek dat de gemeente Leeuwarden personeel zou moeten aannemen voor het uitvoeren van PIOFACH-taken, daar waar dit personeel bij de provincie boventallig dreigde te worden. Deze inzichten hebben ertoe geleid dat in overleg tussen de provincie Fryslân en de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim de percelen ICT en PIOFAC door de provincie Fryslân zullen worden uitgevoerd en het perceel Huisvesting door de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim. Het DB roept verder in herinnering dat uit eerder onderzoek (ten tijde van het opstellen van het bedrijfsplan) een marktconforme kostprijs voor huisvesting voor de FUMO is becijferd. Dit bedrag is opgenomen in het bedrijfsplan. Beide inbestedingspartners hebben huisvesting Oplegnotitie 3 1
aangeboden voor een beduidend lagere kostprijs. Hieruit valt af te leiden dat elke locatie, anders dan bij één van de door de inbestedingspartners aangeboden locaties, tot hogere kosten zal leiden voor àlle FUMO-deelnemers. Ter voorbereiding van de besluitvorming van de inbestedingspartner van de FUMO heeft het DB met belangstelling kennisgenomen van het initiatiefvoorstel van de BOR inzake huisvesting FUMO én de reactie hierop van de ondernemingsraden van De Friese Meren en SWF. Het DB neemt de afwegingen van de BOR in dezen graag mee in zijn overwegingen naast de reeds eerder ingebrachte afwegingen, gemaakt in het bedrijfsplan en door de Werkgroep Directeuren FUMO met betrekking tot de inbesteding van huisvesting, PIOFAC en ICT. De BOR geeft aan dat een enquête onder personeel van de provincie en de MAD heeft uitgewezen dat het toekomstig personeel van de FUMO de vestigingslocatie van groot belang vindt. Vanwege het hierboven geschetste inbestedingsproces zijn twee locaties onderling vergeleken: het provinciehuis en het gemeentehuis Boarnsterhim te Grou. De BOR concludeert op grond van de uitgevoerde enquêtes een gebrek aan gezamenlijk draagvlak voor elk van beide locaties en oppert in zijn voorstel na te gaan of een mogelijk derde locatie binnen de stad Leeuwarden kan worden onderzocht. Verder geeft de BOR aan dat het merendeel van de geënquêteerden aangeeft dat een nieuwe dienst met nieuwe mensen op een plek moet starten, die het mogelijk maakt te bouwen aan een eigen identiteit, een eigen gezicht en een eigen cultuur. Het DB hecht net als de BOR grote waarde aan de mogelijkheid voor een nieuwe dienst met nieuwe mensen om op een plek te starten, die het mogelijk maakt te bouwen aan een eigen identiteit, een eigen gezicht en een eigen cultuur. Dit criterium is ook eerder in de afweging van de Werkgroep Directeuren FUMO meegenomen. Voor wat betreft het door Leeuwarden/Boarnsterhim aangeboden pand te Grou binnenkort het voormalig gemeentehuis Boarnsterhim - wil het DB opmerken dat dit pand nagenoeg volledig ter beschikking staat aan de FUMO 1. In de ogen van het DB draagt dit pand dan bij aan de mogelijkheid voor een nieuwe dienst om met nieuwe mensen op een plek te starten, die het mogelijk maakt te bouwen aan een eigen identiteit, een eigen gezicht en een eigen cultuur. De FUMO hoeft met dit pand geen rekening te houden met andere identiteiten dan zijn eigen, en de medewerkers krijgen op geen enkele manier het gevoel dat zij bij andere medewerkers intrekken of zich zullen moeten voegen in een reeds bestaande cultuur. Het DB dient naast de geënquêteerden, afkomstig van de provincie en de MAD, rekening te houden met de meningen van nieuwe FUMO-medewerkers die op dit moment niet werkzaam zijn in de stad Leeuwarden. Het DB wijst in dit verband op de reactie van de ondernemingsraden van De Friese Meren en SWF. 1 In de offerte van Leeuwarden/Boarnsterhim staat opgenomen dat een beperkt deel van het gebouw door de gemeente Leeuwarden wordt gebruikt als baliefunctie. De precieze omvang moet gezien worden als fysiek beperkt (paspoorten en rijbewijzen etc.) en betreft enkel een beperkt deel van de balieruimte vooraan in het gebouw. Oplegnotitie 3 2
Gezien bovenstaande overweegt het DB als volgt: 1. De FUMO is onder te brengen op één locatie; 2. De FUMO is onder te brengen op een voor alle medewerkers dusdanig nieuwe vestigingslocatie dat deze alle mogelijkheden biedt voor de nieuwe dienst om met zijn medewerkers te bouwen aan een eigen identiteit, een eigen gezicht en een eigen cultuur. 3. De FUMO is onder te brengen op een locatie, gelegen op een bereikbare afstand van een OV-station; 4. De FUMO is onder te brengen op een locatie die een snelle aansluiting heeft op het hoofdwegennet en beschikt over voldoende parkeermogelijkheden; 5. De FUMO is onder te brengen op een locatie die voor de medewerkers van de FUMO een uitstekende uitvalsbasis vormt, met de juiste functionele uitstraling en een meer dan adequate uitrusting voor de uitvoeringsorganisatie FUMO; 6. De FUMO is onder te brengen op een locatie die vanuit het perspectief van de FUMO én zijn deelnemende organisaties zo laag mogelijke kosten met zich meebrengt. Het DB adviseert derhalve het AB om de gemeenten Leeuwarden/Boarnsterhim te kiezen als inbestedingspartner voor het perceel Huisvesting van de FUMO. Het DB adviseert het AB vervolgens om de provincie Fryslân als inbestedingspartner voor ICT en andere PIOFACtaken te kiezen. Tevens adviseert DB om dit voorgenomen besluit aan te bieden aan de BOR, om op het gebied van huisvesting advies in te winnen (indicatie doorlooptijd 4 tot 6 weken). Voorstel: 1. Instemmen met het voorgenomen besluit om de gemeente Leeuwarden/Boarnsterhim te kiezen als inbestedingspartner voor het perceel Huisvesting van de FUMO. 2. Instemmen met het besluit om de provincie Fryslân te kiezen als inbestedingspartner voor ICT en andere PIOFAC-taken. 3. Instemmen met het aan de BOR voorleggen van het voorgenomen besluit inzake Huisvesting, om op dit gebied advies in te winnen. Oplegnotitie 3 3
HET ALGEMEEN BESTUUR VAN DE FUMO; gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 28 januari 2013, Besluit 1. Instemmen met het voorgenomen besluit om de gemeente Leeuwarden/Boarnsterhim te kiezen als inbestedingspartner voor het perceel Huisvesting van de FUMO. 2. Instemmen met het besluit om de provincie Fryslân te kiezen als inbestedingspartner voor ICT en andere PIOFAC-taken. 3. Instemmen met het aan de BOR voorleggen van het voorgenomen besluit inzake Huisvesting, om op dit gebied advies in te winnen. Aldus vastgesteld in de vergadering van 11 februari 2013, L.I. Diks, Tijdelijk voorzitter R.L.M. Lambrichs de Bruin, Tijdelijk secretaris Besluitnummer: 11-2-2013 / 3, B-agenda Oplegnotitie 3 4
Oplegnotitie 3 5