behandeling in PMC d.d. 8 mei 2012 Onderwerp Gemeentelijke huisvesting. Samenwerkingsovereenkomst met Kasteel Coevorden BV / Ontwikkelmaatschappij Coevorden BV Kamer 3 Agendanr. 6.1 Soort behandeling doel behandeling inspreekmogelijkheid openbaar/besloten (x) beeldvorming en oordeelsvorming over raadsvoorstel ( ) beeldvorming over collegevoorstel ( ) presentatie/informatie en mogelijkheid tot vragen stellen ( ) consultatie fracties ( ) korte stemverklaring ( ) hamerstuk ( ) bespreken voorstel ( ) advies aan AgC over vervolgbehandeling ( ) informatievergaring (x) besluitvorming ( ) ja (x) nee (x) openbaar ( ) besloten, met als reden:.. voorafgaande behandeling (x) Kamer 1 / 2 van 17 april 2012. toelichting De raad wordt gevraagd: 1.in te stemmen met de tijdelijke huisvesting van het resterend deel van het ambtelijk apparaat in Aleida Kramersingel 4; 2. op korte termijn nader onderzoek doen naar de haalbaarheid van permanente huisvesting voor de niet in Kasteel 1 gehuisveste medewerkers in een nieuw te bouwen kantoor op het BOGASterrein; 3. uw zienswijze kenbaar te maken over de voorgenomen samenwerkingsovereenkomsten; 4. vast te stellen de 5 e wijziging van de begroting 2012 e.v. 1
Raadsvoorstel gemeente Coevorden Datum raadsvergadering 8 mei 2012 Versie 1 Agendapunt Naam rapporteur M.P. Hormann Rv.nr. Openbaar Deels Portefeuillehouder B.J. Bouwmeester Onderwerp Samenwerkingsovereenkomst met Kasteel Coevorden BV / Ontwikkelmaatschappij Coevorden BV Voorgesteld besluit 1.in te stemmen met de tijdelijke huisvesting van het resterend deel van het ambtelijk apparaat in Aleida Kramersingel 4; 2. op korte termijn nader onderzoek doen naar de haalbaarheid van permanente huisvesting voor de niet in Kasteel 1 gehuisveste medewerkers in een nieuw te bouwen kantoor op het BOGAS-terrein; 3. uw zienswijze kenbaar te maken over de voorgenomen samenwerkingsovereenkomsten; 4. vast te stellen de 5 e wijziging van de begroting 2012 e.v. Aan de raad, Inleiding In het najaar van 2010 stond de gemeente aan de vooravond van het aanbesteden van de opdracht tot renovatie van het oude gemeentehuis aan de A. Kramersingel 4. Dit om het gebouw gereed te maken voor de huisvesting van het resterend ambtelijk apparaat en het geschikt te maken voor het Nieuwe Werken. Na een bestuurlijk overleg in het najaar van 2010 is door de Saxenburghgroep aangegeven dat zij interesse had om het oude gemeentehuis te kopen of te huren teneinde het te gebruiken voor de benodigde uitbreiding van hun medische activiteiten c.q. aanpassing van de ouderenhuisvesting. Dit heeft het college doen besluiten om te onderzoeken of het haalbaar was om het oude gemeentehuis te verkopen aan de Saxenburghgroep en de huisvestingsopgave voor het gemeentelijk apparaat elders te realiseren. Er hebben vervolgens enkele ambtelijke overleggen met de Saxenburghgroep plaatsgevonden met als uitkomst de herbevestiging dat er daadwerkelijk interesse bestond voor koop of huur van het oude gemeentehuis De gesprekken met de Saxenburghgroep zijn vervolgens tijdelijk opgeschort vanwege het feit dat de gemeente zich ging oriënteren op de alternatieve huisvestingsopgave (noodzakelijk bij verkoop van het oude gemeentehuis) en omdat de gesprekken met KCB (Jos Wijland c.a.) over een grotere gebiedsontwikkeling waren opgestart. In het najaar van 2010 zijn gesprekken gestart met Kasteel Coevorden BV (hierna te noemen KCB) over de getoonde interesse van de Saxenburghgroep in het oude gemeentehuis. Dit vanwege het feit dat dhr. Wijland als algemeen directeur van Wijland Beheer BV het recht van eerste koop heeft bedongen op het oude gemeentehuis (artikel 2.7 uit de ontwikkelovereenkomst, die in het voorjaar van 2007 is afgesloten). Dhr. Wijland heeft toen, vanuit de entiteit KCB aan de gemeente gevraagd of het mogelijk was om met een voorstel te komen voor een bredere gebiedsontwikkeling, waar de gemeentelijke huisvestingsopgave een onderdeel van vormde. Door deze bredere ontwikkeling zou het mogelijk worden om de attractiewaarde van Coevorden een forse impuls te geven. De gemeente heeft hier mee ingestemd en heeft de vertrekpunten voor een dergelijke ontwikkeling aan KCB meegegeven. 2
Vervolgens hebben er meerdere onderhandelingen plaatsgevonden tussen de gemeente en KCB. Deze onderhandelingen zijn gestopt in oktober 2011. Dit vanwege het feit dat KCB niet in staat was zekerheid te verschaffen over het verwerven van de locatie van de Rabobank binnen de door de gemeente aangegeven tijdsperiode. Vervolgens hebben wij ingestemd met het opnieuw opstarten van de onderhandelingen met dhr. Wijland binnen hernieuwd vastgestelde uitgangspunten. Bij deze onderhandelingen is ook Peter van Dijk Projects & Investments aangeschoven die gezamenlijk met KCB de Ontwikkelingsmaatschappij Coevorden BV (OMC) heeft gevormd. OMC is erg geïnteresseerd om de panden van de gemeente Coevorden te kopen als eerste stap in een private ontwikkeling van de citadelpunt (huidige Rabobanklocatie en de notaristuin), waarbinnen Kasteel 4 een prominente plek zal krijgen. OMC heeft de intentie om de Rabobanklocatie en de notaristuin te kopen, waarna herontwikkeling op deze plek zal plaatsvinden met een parkeergarage, commerciële functies en woningen. Hiertoe is een intentieovereenkomst tussen de gemeente en OMC in voorbereiding, die straks, tegelijkertijd met voorliggende overeenkomsten getekend zal worden. Het initiatief van OMC om tot herontwikkeling van de citadelpunt te komen past uitstekend bij het besluit van uw raad om deze locatie niet meer actief tot ontwikkeling te brengen maar om dit over te laten aan de private sector. Met deze ontwikkeling wordt het Masterplan Centrum Coevorden verder afgerond. Argumenten In het proces om te komen tot een uiteindelijke keuze voor de huisvestingsopgave zijn meerdere opties onderzocht, te weten: a) Een sale-lease back variant waarin Aleida Kramersingel 4 wordt verkocht en vervolgens door de gemeente wordt teruggehuurd voor een periode van 20 jaar; investering in het pand t.b.v. het nieuwe werken 1.300.000,-- b) de gemeente huurt Aleida Kramersingel 4 voor 5 jaar en ontwikkelt elders een nieuwbouwvariant; investering in het pand t.b.v. voor het nieuwe werken 300.000,-- c) de gemeente renoveert zelf AK4 en blijft eigenaar van het pand; investering in het nieuwe werken 1.300.000,-- Om een reële vergelijking te maken tussen de drie varianten zijn de totale lasten over een 20-jaars periode inzichtelijk gemaakt. Hiertoe zijn de benodigde investeringen om A.K. singel 4 geschikt te maken voor het Nieuwe Werken geoptimaliseerd en versoberd ten opzichte van eerdere berekeningen ( 1,3 miljoen te opzichte van 1,8 miljoen, waar eerder sprake van was). Hieruit blijkt het volgende : Totale lasten over de gehele periode voor de drie varianten: Optie a; sale lease back 4.425.000,-- Optie b; huur Aleida Kramersingel 4 voor 5 jaar en nieuwbouw elders 3.838.000,-- Optie c; renovatie in eigen beheer 3.482.000,-- Optie c blijkt de goedkoopste variant; Optie b is relatief beperkt duurder, terwijl optie a de variant huren voor 20 jaar verreweg het duurst is. Dat beeld verandert echter als rekening gehouden wordt met de restwaarde na afloop van de periode van 20 jaar. Dan blijkt de variant tijdelijk huren met nieuwbouw de voordeligste op lange termijn te zijn. Dat heeft te maken met de substantiële waarde die het nieuwe gebouw over 20 jaar nog heeft en de restant reserve nieuwbouw die dan nog beschikbaar is. Het is vooral de relatief geringe waarde van Aleida Kramersingel 4 over 20 jaar die deze variant duurder maakt. Omdat bij huren in het geheel geen sprake is van restwaarde is deze variant ook in dit model verreweg het duurste. Omdat het inschatten van een restwaarde over 20 jaar een lastige opgave is, is de financiële vertaling hiervan niet verwerkt. Als locatie voor de nieuwbouw zijn verschillende alternatieven in beeld geweest. Na afweging gaat de voorkeur nu uit naar nieuwbouw op het BOGAS-terrein. De haalbaarheid van deze optie zal in de komende periode verder uitgewerkt worden. Behalve dat de variant tijdelijke huur met nieuwbouw er in kostentechnische zin het beste uitkomt in vergelijking met de andere varianten scoort deze variant ook goed op een aantal andere aspecten: 3
a. over 5 jaar kunnen we dan beschikken over huisvesting voor onze medewerkers die optimaal voldoet aan de te stellen eisen. Gegeven dat bij Aleida Kramersingel uitgegaan moet worden van een bestaand gebouw zijn op een aantal punten in dat geval concessies noodzakelijk. b. er is bij deze variant niet alleen sprake van een verdere ontwikkeling van het centrum van Coevorden in de omgeving van het Kasteel maar ook op het BOGAS-terrein wat eveneens onderdeel uitmaakt van het centrumplan. c. bij deze variant is sprake van een positieve bijdrage aan het Centrumplan. De gemeente gaat immers grond benutten die anders op de markt verkocht zou moeten worden ten behoeve van woningbouw. Zoals bekend is de woningmarkt op dit moment erg moeilijk en staan de hierbij behorende grondwaarden erg onder druk. d. Er kan een gebouw worden gerealiseerd waarin duurzame maatregelen (o.a. op het gebied van gebruikte materialen en energie) kunnen worden geïmplementeerd De overeenkomst is uitgewerkt op optie b (Aleida Kramersingel 4 voor vijf jaar huren; daarna definitieve ontwikkeling op Bogas-locatie). Wij zijn uiteindelijk met KCB en OMC het volgende overeengekomen: 1. De gemeente verkoopt het pand A.K. singel 4 en Kasteel 4 aan OMC voor een marktconforme prijs. 2. Kasteel 4 wordt geleverd op het moment van ontruiming (naar verwachting eind 2012), Betaling geschiedt ten tijde van de verlening voor de verbouwing en restauratie benodigde omgevingsvergunning doch uiterlijk 31 mei 2014.; 3. De gemeente huurt van OMC kantoorruimte in A.K. singel 4 en gaat hiervoor een huurovereenkomst aan van 5 jaar. OMC maakt A.K. singel 4 geschikt voor het nieuwe werken voor een afgesproken bedrag. De gemeente betaalt een borgsom van 195.000 vooruit welke aan het einde van de huurperiode terug wordt betaald; 4. De gemeente betaalt OMC een bijdrage in de renovatie van de gevels van A.K. singel 4 van 175.000 en een bijdrage van 275.000 ten behoeve van de restauratie van Kasteel 4 (voorkant, Rijksmonument); 5. De gemeente geeft de tuin voor het gouvernement in erfpacht uit aan KCB onder vergelijkbare voorwaarden als de erfpachtovereenkomst voor het Kasteel. Het onderhandelingsresultaat is vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst en een aanvullende overeenkomst. De bijdrage aan de gevelaanpassing van A.K. singel 4 vindt zijn oorsprong in de ontwikkelingsovereenkomst, die de gemeente in 2007 heeft afgesloten met Chateauhotel Kasteel Coevorden. Hierin heeft de gemeente Coevorden aangegeven bereid te zijn om de gevels van het bestaande gemeentehuis op haar kosten aan te passen op een dusdanige wijze dat dit beter harmonieert met het beoogde planconcept (artikel 1.9). De bijdrage aan de restauratie van Kasteel 4 is mede ingegeven door de enorme investering die de ondernemer moet doen in de restauratie van de voorkant, het Rijksmonument, om het als monument te behouden. Deze bijdrage laten wij vallen onder het Staatssteunkader voor monumentenzorg. Opmerkingen De beoogde aanpassing van de gevels van de panden A.K. singel 4 en Kasteel 4 versterkt de ruimtelijke kwaliteit van het centrum van Coevorden en geeft invulling aan het door de raad op 14 juni 2011 vastgestelde beeldkwaliteitsplan Historische Kern Coevorden. De verkoop van beide panden aan dhr. Wijland/OMC geeft de ondernemer de mogelijkheid om de gebouwen in harmonie te brengen met de kwaliteit, die essentieel is voor de exploitatie van het Chateauhotel Kasteel Coevorden en versterkt daarmee het concept. De gemeente krijgt zekerheid over de verkoop van Kasteel 4. Dit pand komt vrij, wanneer de resterende medewerkers zijn vertrokken. Er hebben in het verleden meerdere partijen interesse getoond in de aankoop van dit pand, maar dit is nooit tot een deal gekomen. Dit mede als gevolg van investeringen die in het gebouw gepleegd moet worden om het geschikt te maken voor gebruik. Verkoop van A.K. singel 4 en Kasteel 4 versterkt de balanspositie en de cashflow van de gemeente Coevorden. 4
Het tijdelijk huren van kantoorruimte voor de huisvesting van het resterend gemeentelijk apparaat geeft de gemeente de ruimte om te komen tot een goede voorbereiding op de definitieve huisvesting van de medewerkers op het BOGAS terrein. De financiële middelen zijn beschikbaar om, na de huurperiode van 5 jaar, tot een nieuwbouwsituatie over te gaan. Voorliggende samenwerkingsovereenkomst is getoetst door Nysingh advocaten-notarissen op staatssteunrechtelijke aspecten (niet openbare/vertrouwelijke notitie d.d. 20 maart 2012). Op basis van dit advies lijkt er geen sprake te zijn van Staatsteun, gebruik makend van o.a. de Minimus verordening. Kosten, baten, dekking De financiële consequenties van dit voorstel zijn tweeledig. Het voorstel bevat zowel incidentele als structurele effecten. Allereerst de incidentele financiële gevolgen: Verkoop van de gebouwen Kasteel 4 en Aleida Kramersingel 4: Verkoop panden Verkoopopbrengsten 2.500.000 Af te boeken boekwaarden 2.158.002 Boekwinst 341.998 De ontstane boekwinst wordt toegevoegd aan de reserve nieuwbouw. Naast deze toevoeging zijn er diverse kosten die aan de reserve onttrokken moeten worden. Het gaat hier om de afspraken uit het contract ten behoeve van de gevelaanpassingen tot een bedrag van 450.000. Daarnaast ontstaan nog een tweetal nadelen die ook onttrokken worden aan de reserve. Per saldo resteert na afronding van de overeenkomst een reserve van ongeveer 838.000. Reserve nieuwbouw Stand reserve jaarrekening 2011 1.313.828 Toevoeging rente 2012 (1,5%) 19.707 Toevoegingen boekwinst 341.998 Onttrekkingen (begrote boekwinst CP) 200.000- Onttrekking t.b.v. contract (subsidies) 450.000- Extra kosten 189.903- Saldo reserve nieuwbouw 835.630 Ten slotte zal het deel van het krediet dat beschikbaar is gesteld voor de renovatie van Aleida Kramersingel 4 voor het grootste deel kunnen vrijvallen. Beschikbaar kredieten Nog beschikbaar voor renovatie AK4 1.969.000 Kosten onderzoek tlv krediet 80.063- Restant krediet (vrijval) 1.888.937 Om het te huren pand Aleida Kramersingel 4 geschikt te maken voor gebruik worden door de verhuurder maatregelen getroffen tot een bedrag van 300.000 incl. BTW. Daarnaast zal nog een aantal investeringen gedaan moeten worden die niet voor rekening van de verhuurder komen, te denken valt aan Ict-bekabeling, schilderwerk en vloerbedekking. Deze kosten zijn begroot op 131.500. Hiervoor vragen wij u een krediet beschikbaar te stellen. De structurele lasten die uit het contract voortvloeien kunnen worden opgevangen binnen de huidige huisvestingsbudgetten. Door de inzet van de vrijvallende kapitaallasten groot 125.000 (lagere investering van 1.888.937) in combinatie met de vrijvallende lasten van de huidige gebouwen is het mogelijk om de huurverplichtingen en de verwachte exploitatielasten (incl. kapitaallasten nieuwe krediet) te voldoen. De uitwerking hiervan vindt u terug bij de op dit punt betrekking hebbende 5 e begrotingswijziging 2012. Na afloop van de huurperiode van vijf jaar kan de budgettaire ruimte van de huurpenningen op dat moment opnieuw worden gerealloceerd. Vanuit deze budgettaire ruimte en de reserve nieuwbouw die niet is besteed kan op dat moment een nieuw gebouw worden gerealiseerd van ongeveer 4,1 miljoen. 5
Communicatie Na uw akkoord zullen de overeenkomsten worden geformaliseerd en zal een gezamenlijke persconferentie worden gegeven met OMC BV. Burgemeester en wethouders van Coevorden, de gemeentesecretaris M.N.J. Broers de burgemeester B.J. Bouwmeester 6
No. De raad van de gemeente Coevorden; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van, bijlagenummer ; b e s l u i t : 1.in te stemmen met de tijdelijke huisvesting van het resterend deel van het ambtelijk apparaat in Aleida Kramersingel 4; 2. op korte termijn nader onderzoek doen naar de haalbaarheid van permanente huisvesting voor de niet in Kasteel 1 gehuisveste medewerkers in een nieuw te bouwen kantoor op het BOGAS-terrein ; 3. uw zienswijze kenbaar te maken over de voorgenomen samenwerkingsovereenkomsten; 4. vast te stellen de 5 e wijziging van de begroting 2012 e.v. Aldus besloten in de openbare vergadering van 8 mei 2012. De raad voornoemd, voorzitter B.J. Bouwmeester griffier B. Kunnen 7