Raadsvoorstel Nr. 2011-048 Houten, 20 september 2011 Onderwerp: Aansluiting bij de Nationale ombudsman Beslispunten: 1. De externe klachtvoorziening via de Gemeentelijke Ombudsman te beëindigen en aldus aan te sluiten bij de Nationale ombudsman. 2. Het college op te dragen de mogelijkheid van een spreekuur in de regio en binnen de bestaande budgettaire kaders te onderzoeken. 3. De Verordening Gemeentelijke Ombudsman Houten, zoals vastgesteld bij besluit van 27 september 2005, per 1 januari 2012 in te trekken. Samenvatting: De benoemingstermijn van de huidige Gemeentelijke Ombudsman, mevrouw mr. M.E.T. Schellekens, eindigt op 31 december 2011. Hierdoor zijn de gemeenten die bij de Gemeentelijke Ombudsman zijn aangesloten voor de keuze komen te staan om door te gaan met een eigen ombudsvoorziening dan wel zich, evenals Utrecht en andere gemeenten in de regio, aan te sluiten bij de Nationale ombudsman. Voorgesteld wordt om aan te sluiten bij de Nationale ombudsman. Inleiding: De gemeente Houten werkt al sinds 1994 samen met de Gemeentelijke Ombudsman. Sinds 1 juli 2004 wordt deze functie vervuld door mevrouw mr. M.E.T. Schellekens. Bij besluit van de raad van 27 september 2005 werd zij met ingang van 1 januari 2006 opnieuw, voor een termijn van zes jaar, benoemd. Deze tweede benoeming hing samen met de inwerkingtreding van de Wet extern klachtrecht op basis waarvan het hebben van een tweedelijns klachtvoorziening voortaan verplicht was. Mevrouw Schellekens is tevens Gemeentelijke Ombudsman voor de gemeenten Utrecht, Amersfoort, Bunnik, De Bilt, Montfoort, Rhenen, Wijk bij Duurstede en Zeist. In het voorjaar van 2011 heeft zij te kennen gegeven niet te opteren voor een tweede termijn van zes jaar. Hierop heeft de gemeenteraad van Utrecht op 28 juni jl. besloten de instelling van de Gemeentelijke Ombudsman te beëindigen en aan te sluiten bij de Nationale ombudsman (verder ook: Nationale ombudsman). Ook Amersfoort, Bunnik, De Bilt en Zeist hebben inmiddels deze keuze gemaakt. Gelet hierop is het, mede vanwege de tijdsdruk en om financiële redenen, niet reëel als gemeente Houten te kiezen voor een eigen ombudsvoorziening, hoewel wij goede ervaringen hebben met de Gemeentelijke Ombudsman. Daarom wordt voorgesteld om aan te sluiten bij de Nationale ombudsman. Om het verwachte drempelverhogende effect van de Nationale ombudsman te ondervangen, is het wenselijk dat wordt voorzien in een spreekuur in de regio. Beoogd effect: Continuering van tweedelijns klachtbehandeling per 1 januari 2012.
-2- Argumenten: 1.1 De voorkeur gaat uit naar handhaving van een eigen, regionale, ombudsvoorziening, maar regionaal overleg over een dergelijke voorziening is niet mogelijk gebleken. De gemeente Houten werkt al sinds 1994 samen met de Gemeentelijke Ombudsman. Deze verzorgde aanvankelijk ook de interne klachtbehandeling. Met de invoering van de Wet extern klachtrecht is de Gemeentelijke Ombudsman als ombudsvoorziening ingesteld en is mevrouw Schellekens (opnieuw) benoemd. Wij hebben goede ervaringen met de Gemeentelijke Ombudsman. Het is onder meer vanwege de geringe afstand de Gemeentelijke Ombudsman zetelt bij het stadhuis in Utrecht - een laagdrempelige voorziening. De Gemeentelijke Ombudsman kan rechtstreeks telefonisch worden benaderd en zij houdt spreekuur. Klagers kunnen eenvoudig op het kantoor in Utrecht of desgewenst op het gemeentehuis in Houten worden gehoord. De Gemeentelijke Ombudsman kent de gemeente Houten. De lijnen tussen de ambtelijke organisatie en de Gemeentelijke Ombudsman zijn kort en de ombudsman vervult bovendien een adviserende rol ten aanzien van de interne aanpak van klachten. Daarnaast verzorgt zij workshops voor medewerkers. Wij betreuren het dan ook dat de gemeente Utrecht de functie van Gemeentelijke Ombudsman niet opnieuw invult. De gemeenteraad van Utrecht heeft in zijn vergadering van 28 juni 2011 besloten aan te sluiten bij de Nationale ombudsman. Daarbij hebben kostenoverwegingen een grote rol gespeeld. Door de keuze van Utrecht zijn de overige bij de Gemeentelijke Ombudsman aangesloten gemeenten min of meer voor het blok gezet. Op initiatief van Houten is nog getracht tot collectief overleg met omliggende gemeenten te komen over de mogelijkheid van instandhouding van een eigen ombudsvoorziening. De meeste gemeenten, waaronder Amersfoort, De Bilt en Zeist, bleken echter al de keus voor aansluiting bij de Nationale ombudsman te hebben gemaakt. 1.2 Het handhaven van een eigen ombudsvoorziening is niet reëel. Financieel is het, zeker gelet op de noodzakelijke ombuigingen, niet op te brengen om als gemeente Houten een eigen Gemeentelijke Ombudsman of andere eigen ombudsvoorziening in te stellen. 1.3 De Nationale ombudsman vormt een goed alternatief voor de Gemeentelijke Ombudsman. De Nationale ombudsman is een zeer professionele organisatie (waar circa 170 mensen werken) met veel gezag. De Nationale ombudsman zetelt in Den Haag; de functie wordt momenteel bekleed door de heer dr. A.F.M. Brenninkmeijer. De Nationale ombudsman behandelt klachten over de overheid, waaronder de ministeries, de politie, zelfstandige bestuursorganen, enkele publiekrechtelijke bedrijfsorganisaties en decentrale overheden. In 2010 waren 271 gemeenten aangesloten bij de Nationale ombudsman en behandelde de Nationale ombudsman in totaal bijna 12.000 klachten, waarvan circa 1900 tegen gemeenten waren gericht. De wijze waarop klachten worden behandeld, hangt af van de aard van de klacht. Een klacht kan door interventie, al dan niet door middel van mediation, worden opgelost of er vindt een uitgebreider onderzoek plaats, dat resulteert in een rapport. Voor verdere informatie over de Nationale ombudsman wordt verwezen naar de website: www.nationaleombudsman.nl.
-3-1.4 Indien niet de keuze voor een eigen ombudsvoorziening wordt gemaakt voorziet de Nationale ombudsman van rechtswege in de tweedelijns klachtbehandeling. Op grond van de Wet Nationale ombudsman is deze wet op alle gemeenten van toepassing, tenzij deze een eigen voorziening hebben ingesteld. Het gaat hier met andere woorden om een vangnetregeling. De gemeenten vallen voor wat betreft d e tweedelijns klachtbehandeling automatisch onder de Nationale ombudsman, tenzij zij een eigen ombudsvoorziening hebben. 2.1 Door het instellen van een spreekuur in de regio kan de in verhouding tot de Gemeentelijke Ombudsman hoge drempel van de Nationale ombudsman worden verlaagd. Wij zien als nadeel van aansluiting bij de Nationale ombudsman dat deze voorziening minder laagdrempelig is dan de Gemeentelijke Ombudsman. Indertijd is juist vanwege de laagdrempeligheid gekozen voor de Gemeentelijke Ombudsman. De Gemeentelijke Ombudsman zit letterlijk dichterbij en is beter dan de Nationale ombudsman bekend met de lokale situatie en ontwikkelingen. Bovendien houdt de Gemeentelijke Ombudsman (in tegenstelling tot de Nationale ombudsman) een spreekuur, waarin klagers hun klacht in een persoonlijk gesprek kunnen indienen. Gezegd moet worden dat van dit spreekuur niet veel gebruik wordt gemaakt. Een spreekuur in de regio zou echter ook benut kunnen worden om klagers naar aanleiding van hun klacht persoonlijk te horen het horen van klager is verplicht -, zonder dat zij daarvoor ver moeten reizen. Vanuit het oogpunt van dienstverlening is het dan ook wenselijk dat de mogelijkheid van het houden van een spreekuur in de regio wordt uitgezocht. Het instellen van een dergelijk spreekuur brengt bij voorkeur geen extra kosten met zich mee. Omdat naar verwachting niet heel frequent door Houtense burgers gebruik wordt gemaakt van een spreekuur, weegt het voordeel daarvan niet op tegen het nadeel van (veel) extra kosten. Door bijvoorbeeld de Nationale ombudsman huisvesting aan te bieden voor het houden van het spreekuur moet het haalbaar zijn om binnen de huidige budgettaire kaders een dergelijk spreekuur in het leven te roepen. Zie ook onder Financiën. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de raad van Utrecht heeft besloten het college opdracht te geven een contract aan te gaan met de Nationale ombudsman voor het, vooralsnog gedurende het jaar 2012, organiseren van een tweewekelijks spreekuur op het stadhuis te Utrecht. De raad van Amersfoort heeft het college opgedragen de mogelijkheden en kosten van een lokaal of regionaal spreekuur te onderzoeken. Uit contact met de Nationale ombudsman is gebleken dat deze momenteel nog nergens een spreekuur houdt. De mogelijkheid dergelijke spreekuren te gaan houden wordt wel door de ombudsman onderzocht. De Nationale ombudsman is voornemens een pilot te beginnen in Utrecht en Apeldoorn. De besluiten van Utrecht en Amersfoort en een eventueel pilotproject van de Nationale ombudsman in Utrecht bieden Houten mogelijk een kans tot samenwerking. 3.1 Door aansluiting bij de Nationale ombudsman wordt de Verordening Gemeentelijke Ombudsman Houten overbodig. De verordening is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. Participatie: Niet van toepassing.
-4- Communicatie: Intern: - bericht op intranet; - klachtbehandelaars, receptie en TIC informeren; - in overleg met de Nationale ombudsman organiseren van een bijeenkomst, waarbij (een medewerker van) de Nationale ombudsman klachtbehandelaars en andere geïnteresseerde medewerkers informeert. Extern: - artikel op gemeentepagina Houtens Nieuws; - bekendmaking intrekking verordening in Houtens Nieuws; - folders van de Nationale ombudsman in Gemeente InGang; - informatie website en gemeentegids aanpassen; - ombudsclausule in klachtafdoeningsbrief aanpassen. Financiën: Bij de Gemeentelijke Ombudsman kon tussen twee tariefsystemen worden gekozen, te weten een tarief per inwoner, welk tarief in 2011 0,44 per inwoner bedraagt, en een tarief per zaak. Indertijd is gekozen voor het tarief per zaak, omdat het tarief per inwoner voor Houten tot een veel hogere factuur zou leiden en van een tarief per zaak bovendien een prikkel uitging om de eerstelijns klachtbehandeling (door de gemeente zelf) te verbeteren en op peil te houden. In het tarief per zaak dat de Gemeentelijke Ombudsman hanteert, zijn onder me er de kosten van het huidige spreekuur verrekend. De kosten voor de Gemeentelijke ombudsman zijn in de loop van de jaren gestegen, maar zijn de laatste paar jaar enigszins gestabiliseerd. Over de jaren 2008 tot en met 2010 hebben we gemiddeld 10.053,- voor de diensten van de Gemeentelijke Ombudsman betaald. Dit werd betaald uit het budget voor Juridische adviezen (FCL 602005). De Nationale ombudsman hanteert een tarief per inwoner. In navolgende tabel staat een kostenvergelijking. Gemeentelijke Ombudsman tarief tarief 2011: - volledig onderzoek: 2.086 - verkorte procedure: 313 - vooronderzoek: 116 Nationale ombudsman tarief 2011: 0,1826 per inwoner per jaar (art. 2 Vergoedingenbesluit Wet Nationale ombudsman 2006) totaal per jaar (afgerond) 10.000 (gemiddeld over 2008 t/m 2010) 10.000 (50.000 x 0,20) De aansluiting bij de Nationale ombudsman kan dus budgetneutraal plaatsvinden. De vergoeding voor de Nationale ombudsman kan betaald worden uit het budget voo r Juridische adviezen (FCL 602005). Opmerking: de jaarlijkse kosten van de Gemeentelijke Ombudsman konden sterk fluctueren, afhankelijk van het aantal ingestelde onderzoeken. Het tarief van de Nationale ombudsman wordt weliswaar geïndexeerd en er vindt dr iejaarlijks een herijking plaats, maar de jaarlijkse kosten zullen veel stabieler zijn dan bij de Gemeentelijke Ombudsman.
-5- Kanttekeningen: Voor de nadelen van aansluiting bij de Nationale ombudsman wordt verwezen naar argument 2.1 hiervoor. Voortgang: Nadat de raad heeft besloten, dient het besluit als gevolg van het bepaalde in artikel 81p, derde lid, van de Gemeentewet, aan de Nationale ombudsman te worden gezonden. (Formeel diende dit voor 1 juli jl. te gebeuren, maar dit vormt geen belemmering voor de aansluiting.) In november worden alle klachtencoördinatoren van de gemeenten die zich per 1 januari 2012 aansluiten uitgenodigd voor een kennismakings- en informatiebijeenkomst op het bureau van de Nationale ombudsman te Den Haag. Per 1 januari 2012 neemt de Nationale ombudsman de behandeling van klachten over de gemeente Houten daadwerkelijk op zich. Met andere gemeenten in de regio - in elk geval Utrecht en Amersfoort zal in overleg worden getreden omtrent de mogelijkheid van een gezamenlijk regio naal spreekuur van de Nationale ombudsman. Evaluatie: De ervaringen met de Nationale ombudsman zullen na drie jaar worden geëvalueerd om vervolgens tot een keuze te komen of we de aansluiting voortzetten, dan wel, in samenwerking met andere gemeenten in de regio (ook bijvoorbeeld in Amersfoort vindt na drie jaar een evaluatie plaats), een eigen ombudsvoorziening opzetten. Hierbij wordt opgemerkt dat de aansluiting bij de Nationale ombudsman per 1 januari van elk jaar kan worden opgezegd. Houten, 20 september 2011 het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten de secretaris, de burgemeester, J. Wiegel C.H.J. Lamers Meegezonden bijlagen bij dit voorstel: de in te trekken Verordening Gemeentelijke Ombudsman Houten
-6-
-7- Raadsbesluit Nr. 2011-048 De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 20 september 2011 nr. BWV11.0358 gelezen en besluit; 1. De externe klachtvoorziening via de Gemeentelijke Ombudsman te beëindigen en aldus aan te sluiten bij de Nationale ombudsman. 2. Het college op te dragen de mogelijkheid van een spreekuur in de regio en binnen de bestaande budgettaire kaders te onderzoeken. 3. De Verordening Gemeentelijke Ombudsman Houten, zoals vastgesteld bij besluit van 27 september 2005, per 1 januari 2012 in te trekken. Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 8 november 2011. De raad van de gemeente Houten, de griffier, de voorzitter, P.M.H. van Ruitenbeek C.H.J. Lamers