Huisartsopleiding Leiden Kwaliteitsverbeterplan Coördinator Aios CONCEPT Organisatie: Afdeling: Adres: Titel: Onderdeel: Auteur(s): Houder: Beheerder: Bestandsnaam en pad: Leids Universitair Medisch Centrum PHEG - Huisartsopleiding Postbus 9600 2300 RC Leiden, www.lumc.nl Kwaliteitsverbeterplan Coördinator Aios Beleid Huisartsopleiding G. Dijkstra Coördinatieoverleg W. de Ruijter C:\Users\mlmschuivens\Desktop\Kwaliteitsverbeterplan Coördinator Diensten.doc Versie: 0.2 Gemaakt op datum: 28-02-2014 Status: Concept Actualisatie op datum: 14-07-2015 Autorisator: Autorisatie op datum: 04-07-2014 Pagina s: 1-8
Kwaliteitsverbeterplannen Huisartsopleiding LUMC 2014 Kwaliteitsverbeterplan beschrijving en evaluatie Coördinator Aios Inleiding Aios met een bijzonder traject; versie reflectie op GEAR. In de ronde GEAR 2013 werd de functie van de Coördinator Aios (CAV) i.v.m. de transparante kwaliteitsbewaking door de gehele opleiding positief gewaardeerd. Deze werd als voorbeeld gesteld hoe beoordeling en toetsing in de opleiding, zeker in gecompliceerde trajecten, dient te gebeuren. Als kanttekening werden de volgende opmerkingen geplaatst: 1. Het gegeven dat diverse personen zich met een aios bemoeien wordt als zorg geuit. Hoe is deze bemoeienis verdeeld? Zijn er geen doublures? 2. Hoewel de procedure bij de diverse betrokkenen bekend is, is de procedure niet goed op papier beschreven. Als reactie op bovenstaande punten is de CAV verzocht om de procedure op papier vast te leggen en te beschrijven wat de taak is van de betrokken stafmedewerkers. Aios met een bijzonder traject We spreken van een aios met een bijzonder traject wanneer aios te maken hebben met: 1. langdurige ziekte en re-integratie, 2. beoordelings- / opleidingsproblemen 3. een combinatie van beide De betreffende aios hebben te maken met groepsbegeleiders, fasecoördinatoren, de CAV en waar nodig, het hoofd van de huisartsopleiding. Verlengde arm constructie Het hoofd van de opleiding is eindverantwoordelijk voor de opleidingstrajecten van alle aios. Het is onmogelijk om alle trajecten van alle aios aan het hoofd voor te leggen, vandaar dat taken gedelegeerd zijn. Vanzelfsprekend werken de coördinatoren en het hoofd van de opleiding hierin nauw samen. Het hoofd heeft deze taak als volgt gedelegeerd: Voor de standaard opleidingstrajecten zijn de fasecoördinatoren eindverantwoordelijk en waar mogelijk is deze verantwoordelijkheid gedelegeerd naar de groepsbegeleiders. Bovenstaande bijzondere trajecten worden door de CAV gemonitord en waar nodig voorgelegd aan het hoofd van de opleiding. Dit vereist een goede samenwerking tussen het hoofd, de CAV en de coördinatoren. Hieronder volgt een beschrijving van de taakverdeling onder de diverse medewerkers per taak (zie hierboven). Aios die langdurig ziek zijn. De coördinator aios voortgang is contactpersoon van de SBOH. Zij overlegt met de bedrijfsarts en de personeelsfunctionaris (Joyce Hasselaar en Petra Stins). Rapportage over ziekmelding vanuit de SBOH komt binnen bij het secretariaat. Het secretariaat zorgt dat de coördinator/de groepsbegeleider op de hoogte gesteld wordt middels een c.c. van de e-mail. Wie verantwoordelijk is voor het contact met betreffende aios hangt af van de duur van de ziekte. Indien een aios korter dan 2 weken ziek is, valt deze onder de zorg van de groepsbegeleider. Pagina 2 van 8
Indien een aios langer dan 2 weken, maar korter dan 6 weken ziek is, dan valt deze onder de zorg van de fasecoördinator. Tijdens het overleg van de groepsbegeleider en de fasecoördinator wordt besproken wie contact onderhoudt met de aios. Indien de aios langer dan 6 weken ziek is, wordt de coördinator aios voortgang contactpersoon voor de aios. De aios geeft de CAV inzage in zijn/haar e-portfolio. Waar mogelijk zorgt zij in overleg met de bedrijfsarts voor een re-integratietraject. Hierbij wordt de volgende regel in acht genomen: de aios is opleidbaar indien zij meer dan 50% arbeidsgeschikt is EN zij alle taken kan doen die nodig zijn om in opleiding te kunnen zijn. Deze laatste afweging wordt gemaakt in overleg met de fasecoördinator (groepsbegeleider en HAO) en waar nodig het hoofd van de opleiding. Zo nodig zorgt de CAV voor een passende opleidings- of reïntegratieplek. Indien de prognose is dat de aios niet (meer) opleidbaar is, overlegt de CAV hierover met het hoofd van de opleiding. De CAV voert waar nodig naar aanleiding hiervan gesprekken met de aios en de SBOH. Aios met beoordelingsproblemen/opleidingsproblemen Het begeleiden en beoordelen van het functioneren van een aios op de terugkomdag en het begeleiden van de huisarts-opleider in het begeleiden en beoordelen van een aios is een taak van de groepsbegeleider. Het is onder andere de taak van een groepsbegeleider om te bepalen of een aios op een voor hem of haar zo geschikt mogelijk opleidingsplek werkt. De fasecoördinator bewaakt het proces van een eventuele ontkoppeling enerzijds aan de hand van het protocol ontkoppeling (zie gelijknamig en recent geupdate protocol geschreven door het opleidersteam), anderzijds aan de hand van de probleemanalyse van de aios (zie verder in dit stuk en bijlage*). De coördinator aios voortgang wordt geïnformeerd. De CAV zoekt in overleg met de fasecoördinator/groepsbegeleider en in overleg met het O-team (opleidersteam) tijdens het afstemmingsoverleg een nieuwe opleidingsplek voor de aios. De groepsbegeleider zorgt voor een adequate verslaglegging van voortgangsgesprekken, waarin een ADVIES aan het hoofd onderbouwd wordt weergegeven. Tijdens het werkoverleg van de fasecoördinator met de groepsbegeleiders worden alle opleidingstrajecten besproken, zodat de fasecoördinator als buitenstaander van de opleidingsdriehoek kan vaststellen of begeleidings- en beoordelingsprocessen goed verlopen. Indien dit niet zo is, wordt er een probleemanalyse (zie bijlage*) gemaakt en een plan van aanpak geschreven en in een volgend overleg geëvalueerd. De fasecoördinator bepaalt wanneer de hulp van de coördinator aios voortgang kan wordt gevraagd (consultatie). Waar nodig en in ieder geval wanneer sprake is van een bijzonder opleidingstraject wordt de aios gevraagd om de CAV inzage te geven in zijn/haar e-portfolio. De fasecoördinator bepaalt aan het eind van HLWP 1, de laatste ELWP en HLWP2, in overleg met de groepsbegeleider en/of de coördinator aios voortgang of een advies aan het hoofd een regulier advies betreft, of dat er sprake is van een bijzonder traject. Indien er sprake is van een regulier advies, kan het vervolg van de opleiding georganiseerd worden door de fasecoördinator. Onder een regulier advies wordt verstaan: Een adequaat onderbouwde GO Een adequaat onderbouwde GO onder gangbare voorwaarden, zoals in het toetsplan omschreven. Bijvoorbeeld: fase 1 GO onder voorwaarde voldoende herbeoordeling CV toets). Bijvoorbeeld: fase 2 GO onder voorwaarde het afronden van de WV opdracht en de opdracht kwaliteitsverbeterplan. Indien er geen sprake is van gangbare voorwaarden of bij twijfel, wordt dit voorgelegd aan de CAV. Zij stelt vast of de voorwaarden om organisatorische of inhoudelijke redenen beslissing technisch moeten worden voorgelegd aan het hoofd. Een goed onderbouwde uitgestelde beslissing wordt voorgelegd aan de coördinator aios voortgang, vanwege de organisatorische gevolgen bij de diverse stageplekken en de aanvraag voor verlenging. De aanvraag voor verlenging wordt voorgelegd aan het hoofd. Pagina 3 van 8
Een advies tot no go wordt besproken met de CAV en voorgelegd aan het hoofd. De coördinator aios voortgang monitort opleidingstrajecten gedurende de gehele opleiding en met name rond de overgang van fase 1 naar fase 2. De intensiteit van deze monitoring hangt af van de complexiteit van het opleidingstraject en wordt afgestemd met de fase coördinator. Verslaglegging De verslaglegging van bovenstaande is van groot belang, zeker wanneer op grond van deze verslaglegging het hoofd de beslissing ten aanzien van het voortzetten van de opleiding van een aios naar derden moet onderbouwen. De groepsbegeleider is verantwoordelijk voor het maken van een adequaat verslag. Waar nodig kan de fasecoördinator of CAV hierbij assisteren. Het volgen van diverse opleidingstrajecten. De coördinator aios voortgang is verantwoordelijk voor het ontwerpen van bijzondere opleidingstrajecten. Zij doet dit uiteraard in overleg met betrokken fase coördinator, opleider en groepsbegeleider. Het volgen van de opleiding van de aios wordt gecoördineerd door de CAV. Betreffende trajecten kunnen in overleg gemonitord worden door de CAV of de fase coördinator (tijdens werkoverleg), afhankelijk van de complexiteit van het traject. Bij momenten waarop een beslissing aan het hoofd moet worden voorgelegd wordt de CAV steeds ingeschakeld. Communicatie van de drie coördinatoren en het hoofd onderling. Er is een zeer laagdrempelig overleg mogelijk onder de genoemde medewerkers. Daarnaast heeft de CAV heeft eens per 6 weken structureel overleg met de fase coördinatoren. Het hoofd heeft wekelijks overleg met de CAV. Een overzicht van de aios die in een bijzonder opleidingstraject volgen wordt (met hulp van de secretaresse) wekelijks bijgewerkt door de CAV in een Excel bestand, wat door de coördinatoren en het hoofd kan worden ingezien. Mede door deze gedegen en efficiënte onderlinge communicatie kan gemakkelijk voor elkaar worden waargenomen tijdens afwezigheid. Naast dit document zal er een stuk opgesteld worden voor de medewerkers van de huisartsopleiding als richtlijn. Hierin zal ook het begrip examencommissie geïntroduceerd worden. Pagina 4 van 8
Bijlage 1 * Probleem analyse opleiding aios I Het functioneren van de aios huisartsgeneeskunde (ComBeL, kennis en vaardigheden) Hiaten / lacunes / onvoldoende groei: - op welk niveau ( s) van Miller? (kennen, kunnen of doen?), in welke competenties in welke competentiegebieden (1 t/m 7) - t.a.v. welke patiëntcategorieën? -... II Het functioneren van de huisarts als opleider Hiaten in competenties (zie competentieprofiel opleider www.huisartsopleiding.nl): - functioneren als rolmodel - didactiek (beoordelen, feedback geven, aansluiten bij verschillende leerstijlen) - managen van een opleiding praktijk, managen van problemen in de praktijk - professionaliteit -. III Het functioneren van de docent Hiaten in bepaalde competenties (zie competentieprofiel van de docent): - functioneren als rolmodel - didactiek (opleiden, bewaken adequate leerrelaties, beoordelen, feedback geven aan aios en hao, individueel en in een groep, in diverse settings) - managen van het instituutsonderwijs - analyseren en hanteren van systemen (diade / driehoek / grotere systemen), bijvoorbeeld door metacommunicatie, feedback geven en vragen stellen t.a.v. het systeem -.. IV Het functioneren van de aios, de HAO en de docent. - Welke factoren zijn beïnvloedbaar, welke niet? - Zijn er beperkende factoren aanwezig, en zo ja in welke mate, zoals: - Persoonlijkheidskenmerken? (persoonlijkheidsstoornis?) - Moeilijk beïnvloedbare persoonlijke omstandigheden? (evenwicht privé werk = competentiegebied 7) IV Het Systeem (allen) - alleen oog voor de inhoud, geen oog voor de betrekkingen (of omgekeerd) - statische posities, stereotiepe reacties (Leary, allergieën, transactionele analyse) - onvoldoende reflectie op / analyse van onderlinge interacties c.q. samenwerking; - niet openstaan voor feedback hierop, onderling of door derden (bijvoorbeeld de docent koppel); - onvermogen om feedback te kunnen geven ten aanzien van het functioneren van het systeem Pagina 5 van 8
Bijlage 2 Beoordelen en beslissen; een procesbeschrijving. Auteur: Gerda Dijkstra, coördinator aios voortgang Datum: juni 2014 Aios worden tijdens de huisartsopleiding op diverse momenten beoordeeld volgens het zogenaamde Toetsplan. Dit plan is zowel voor aios als voor groepsbegeleiders en opleiders beschikbaar om in te zien (zie I- schijf en blackboard). Dit stuk is opgesteld naar aanleiding van vragen van groepsbegeleiders, opleiders en aios. Er blijkt behoefte aan helderheid over taakverdeling en verantwoordelijkheid aangaande beoordeling, verslaglegging en het nemen van beslissingen. Ook is er regelmatig een vraag gesteld over het begrip examencommissie. Hierover is door de coördinatoren een externe expert geraadpleegd (prof. Cees vd Vleuten, zie verslaglegging Geurt Essers I- schijf..). Daarnaast zijn er veel vragen over bijzondere trajecten en over de LHK toets, waarop in dit stuk hopelijk helderheid zal worden geboden. Te zijner tijd zal deze informatie worden toegevoegd aan het herziene toetsplan. Het hoofd van de opleiding en de examencommissie. Het hoofd van de opleiding is eindverantwoordelijk voor de opleidingstrajecten van alle aios. Hij is als enige beslissingsbevoegd over de voortgang van de opleiding van een aios. Dit gegeven is vastgelegd in de regelgeving van de RGS. Uiteraard neemt hij een dergelijke beslissing op grond van adviezen van diverse betrokkenen, zijnde de examencommissie. De grootte en samenstelling van deze examencommissie hangt af van de complexiteit van het opleidingstraject. Via een verlengde arm constructie wordt ervoor gezorgd dat alleen de complexe adviezen daadwerkelijk aan het hoofd worden voorgelegd. De diverse taken zijn namelijk gedelegeerd aan groepsbegeleiders en coördinatoren. Het formuleren van een advies door de examencommissie. Beoordelingen door opleiders en aios worden besproken in de voortgangsgesprekken aan het eind van elk opleidingsjaar (zie toetsplan). Op grond hiervan wordt een advies aan het hoofd geformuleerd. Van deze gesprekken worden officiële verslagen gemaakt door de groepsbegeleiders/tutoren. De beoordelingen dienen congruent geformuleerd te zijn. Dat wil zeggen: het cijfer wat in de ComBeL wordt gegeven moet congruent zijn met de onderbouwing hiervan in betreffende opleidingsfase. Het advies aan het hoofd, geformuleerd door zowel opleider als groepsbegeleider/tutor, dient goed onderbouwd te zijn. Dit geldt met name indien dit advies geen GO betreft. De groepsbegeleiders zijn eindverantwoordelijk voor de onderbouwing van het advies aan het hoofd. Waar nodig kunnen zij ondersteuning hierbij vragen aan de coördinator (zie later in dit stuk). Zoals in het toetsplan wordt beschreven kunnen 4 verschillende adviezen aan het hoofd worden geformuleerd. Hieronder worden deze begrippen toegelicht. a. GO, b. No GO, c. Uitgestelde beslissing. d. Go onder voorwaarden. Pagina 6 van 8
Ad a. GO Een GO wordt geadviseerd indien aan alle voorwaarden in het toetsplan behorend bij betreffende opleidingsfase is voldaan, of dat te verwachten valt dat hieraan binnen de laatste maanden van deze fase zal worden voldaan. (voorbeeld WV opdracht/cat/aantal diensten). Indien zowel opleider als groepsbegeleider een GO adviseren, zal het hoofd besluiten de opleiding van de aios voort te zetten. Aios krijgen hierover een brief thuis toegestuurd. NB: indien onverhoopt de aios toch niet aan de laatste opdrachten voldoet, wordt overlegd met het hoofd. N.B.: De coördinator aios voortgang controleert al deze uitgaande brieven, alvorens tot ondertekening van deze brieven door het hoofd wordt overgegaan. Zij is op de hoogte van alle niet reguliere opleidingstrajecten. Ad b. no GO Een dergelijk advies moet uiteraard adequaat worden onderbouwd. Het komt gelukkig uiterst zelden voor dat pas ten tijde van het voortgangsgesprek kan worden geconcludeerd dat dit advies wordt geformuleerd. Ad c. Een uitgestelde beslissing Een uitgestelde beslissing wordt geadviseerd indien meer tijd nodig is om tot een goed onderbouwd advies te komen. Dit advies wordt door de fasecoördinator voorgelegd of medegedeeld aan de coördinator aios voortgang (CAV). Dit is onder andere vanwege de organisatorische gevolgen bij de diverse stageplekken, die fase overstijgend kunnen zijn en de aanvraag voor verlenging van de opleiding die moet worden ingediend bij de RGS. De beslissing of tot een aanvraag voor verlenging wordt overgegaan wordt door de CAV voorgelegd aan het hoofd. Ad d. Een GO onder voorwaarden. Een GO onder voorwaarden wordt geadviseerd indien de aios nog aan een specifieke voorwaarde moet voldoen die valt buiten de reguliere opdrachten die in het toetsplan beschreven staan. Dit advies wordt gegeven na overleg met de fasecoördinator en indien de fasecoördinator dit nodig acht, met de CAV. Het is belangrijk om de voorwaarde zo concreet mogelijk te formuleren. Betrokkenen moeten zich realiseren dat dit een zwaarwegend advies is, want het houdt het volgende in: wanneer NIET aan deze voorwaarde wordt voldaan zal het hoofd geadviseerd worden de opleiding te beëindigen. Verslaglegging De verslaglegging van bovenstaande is van groot belang, zeker wanneer op grond van deze verslaglegging het hoofd de beslissing ten aanzien van het voortzetten van de opleiding van een aios naar derden moet onderbouwen (bijvoorbeeld in het geval van een geschil.) De groepsbegeleider is verantwoordelijk voor het maken van een adequaat verslag. Waar nodig kan de fasecoördinator of CAV hierbij assisteren. Het optimaliseren van het beoordelings- en beslissingsproces. Beoordelen, verslagleggen en onderbouwen van een advies is soms een complexe taak. Beoordelen wordt ook door ervaren opleiders en gb-ers/tutoren als lastig ervaren, doordat er bijna altijd sprake is van een dubbelrol (coach en beoordelaar.) Het is daarom raadzaam om regelmatig met een derde te overleggen, om een beoordeling zo neutraal en feitelijk mogelijk te kunnen beschrijven. De groepsbegeleiders ondersteunen de huisartsopleiders bij het congruent formuleren van een onderbouwing van hun oordeel, door tijdens gesprekken goed te exploreren, door te vragen en te concretiseren. De fasecoördinatoren ondersteunen op hun beurt de groepsbegeleiders in hun beoordelingsproces. De opleider en de groepsbegeleider zijn echter eindverantwoordelijk voor hun eigen oordeel! Een goede monitoring van het opleidingsproces door HAO/gb-er en coördinator of CAV is nodig om de aios tijdig over het voortgangsproces te kunnen informeren. Deze monitoring wordt geborgd door regelmatige overleggen: a. Regelmatig planningsoverleg tussen gb-ers en fase coördinatoren. Uiteraard kan zo nodig ook op andere momenten met een (fase)coördinator worden overlegd. b. Zes wekelijkse overleg tussen fasecoördinatoren en de CAV. (en waar nodig ad hoc overleg) c. De CAV overlegt wekelijks met het hoofd over afwijkende opleidingstrajecten. Pagina 7 van 8
Het volgen van bijzondere opleidingstrajecten. Er is sprake van een bijzonder opleidingstraject indien er sprake is van - een afwijkende beoordeling en/of - waar nodig na een ontkoppeling van een opleider/stageplaats en/of - bij langdurig ziekte/re-integratie. NB: Andere trajecten die bijzonder zijn in verband met deeltijdopleiding of zwangerschap worden ontworpen door de managementassistente. Zij doet dit onder de verantwoordelijkheid van de fasecoördinator. Het vaststellen van een bijzonder opleidingstraject geschiedt door het hoofd. De coördinator aios voortgang is verantwoordelijk voor het ontwerpen van bijzondere opleidingstrajecten. In een dergelijk traject wordt afgeweken van het toetsplan. Daarom wordt een dergelijk traject waar nodig toegelicht door het hoofd en de CAV in een gesprek met de aios. De CAV maakt van een dergelijk gesprek een verslag. De voortgang van betreffende aios wordt gerelateerd aan het tijdens het gesprek besproken opleidings- en beoordelingstraject. De CAV ontwerpt het traject uiteraard op indicatie en in overleg met betrokken fasecoördinator, opleider en groepsbegeleider. Het volgen van de opleiding van de aios wordt gecoördineerd door de CAV. Betreffende trajecten kunnen in overleg gemonitord worden door de CAV, de fasecoördinator (tijdens werkoverleg) of de groepsbegeleiders, afhankelijk van de complexiteit van het traject en de werkervaring van de groepsbegeleiders. Op momenten waarop een beslissing aan het hoofd moet worden voorgelegd EN wanneer de aios niet voldoet aan de voorwaarden die beschreven worden in het traject, wordt de CAV steeds ingeschakeld. De CAV is verantwoordelijk voor communicatie naar betrokkenen. Zij informeert zo veel als mogelijk opleiders en groepsbegeleiders die eerder in het opleidingstraject betrokken waren. Uitslagen van de LHK toetsen De coördinator aios voortgang ontvangt alle LHK uitslagen van alle aios van betreffend secretariaat. Zij onderzoekt mede door middel van het toetsplan wat de betekenis is van de uitslag voor het opleidingstraject van de aios. Zij brengt hierover een advies uit aan het hoofd. Hij besluit op grond hiervan voor welke aios aanvullende toetsing wordt georganiseerd. De CAV informeert de fasecoördinatoren. Zij informeren betreffende groepsbegeleiders/tutoren. De CAV organiseert de aanvullende kennistoetsen en nodigt de aios hiervoor uit. De aios ontvangen als eerste zelf de uitslag van de LHK toets. Zij horen van hun groepsbegeleider of aanvullende toetsing nodig is. De aios informeert de HAO over de uitslag van de toets. Bij een onvoldoende LHK dient een analyse plaats te vinden door HAO en aios en zo nodig de HAB. Indien de groepsbegeleider gedragswetenschapper is en betreffende aios aan een externe stage deelneemt, dan kan hij hiervoor verwijzen naar een aan hem gekoppelde HAB. De fase coördinator organiseert deze koppeling. Pagina 8 van 8