2010 Stichting Orion Jaarverantwoording Gehandicaptenzorg Rotterdam, Zevenkamp
INHOUDSOPGAVE MAATSCHAPPELIJK VERSLAG Het maatschappelijk verslag vormt met de Jaarrekening en DigiMV de totale Jaarverantwoording. 1 pagina UITGANGSPUNTEN BIJ VERSLAGLEGGING 6 2 ORGANISATIE PROFIEL 7 3 Algemene identificatiegegevens Structuur Orion 7 Juridische structuur Medezeggenschap Intern toezicht Organogram Toelating Kerngegevens 9 Werkgebied Kernactiviteiten Visie, missie, doelstelling Cliënten, capaciteit, productie, personeel, opbrengsten Samenwerkingsrelaties 11 BESTUUR, TOEZICHT, BEDRIJFSVOERING EN MEDEZEGGENSCHAP 13 4 Normen voor goed bestuur (Governancecode) Directeur / Bestuurder 13 Raad van Toezicht 14 Bedrijfsvoering 15 Bewonersoverleg en Cliëntenraad 16 Ondernemingsraad 18 BELEID, INSPANNINGEN EN PRESTATIES 19 Meerjarenbeleid/Contouren strategische koers p19 2 / 63
Visie Missie Waarden Orion 2008-2010 Peilers om te komen tot een strategie of meerjarenbeleidsplan Algemeen beleid 24 Algemeen kwaliteitsbeleid 25 Kwaliteitsmanagementsysteem Kwaliteitssysteembeoordeling Preventieve/corrigerende maatregelen Kwaliteitshandboek en onderhoud Implementatie systeem Organisatie Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten 27 Kwaliteit van zorg Klachten Zorgplanmethodiek Controle inspectie Materiele controle zorgkantoor Cliënttevredenheidsonderzoek MIC-Meldingen incidenten cliënten Toelichting Indicatoren Zichtbare Zorg Kwaliteit t.a.v. medewerkers 30 Personeelsbeleid Arbeidsomstandigheden, verzuim en re-integratie Levensfasebeleid en Jaargesprekken Exitonderzoek vertrekkende medewerkers Vertrouwenspersoon medewerkers Klachtencommissie Vacatures Kwaliteit van het werk 31 Arbo beleid en commissie Agressie voorkomen Calamiteiten Rug en til radar Medewerkers tevredenheid ZorgRI&E 3 / 63
Samenleving en belanghebbenden 33 Meerwaarde voor de samenleving Orion Werkplaatsen Cultureel Centrum Orion Opvangsystemen en schoonmaakmiddelen Nationale en Internationale samenwerking Financieel beleid 37 JAARREKENING apart van dit document aangeleverd. Digi-MV A DIGI-MV PROFIEL VAN DE ORGANISATIE 40 B Typering van het concern Kerngegevens Werkgebied AWBZ zorgkantoorregio Personeelsinformatie DIGI-MV BESTUUR, TOEZICHT EN BEDRIJFSVOERING 46 C Governancecode Bestuursstructuur Wettelijke transparantie-eisen bestuursstructuur Wettelijke transparantie-eisen bedrijfsvoering Samenstelling Raad van Toezicht DIGI-MV BELEID, INSPANNINGEN EN PRESTATIES 49 Kwaliteit Gehandicaptenzorg Proces aanleveren publiceren Geboden zorg Kwaliteitsindicatoren 4 / 63
Verklaring Kwaliteitscertificaten Klachten WTZi-zorg Klachten overige activiteiten Verloop personeel Ziekteverzuim Vacatures Resultaatratio Liquiditeit Solvabiliteit Beloning Directeur/Bestuurder Vergoeding Raad van Toezicht Wet Topinkomens (wopt) D DIGI-MV HOOFDPOSTEN JAARREKENING 55 Balans Resultatenrekening Toelichting balans; materiele vaste activa Toelichting balans; financiële vaste activa Toelichting balans; vorderingen en overlopende activa Toelichting balans; kortlopende schulden Toelichting balans; specificatie financieringsverschil Toelichting resultatenrekening; wettelijk budget ABWZ/Zvw zorg exclusief subsidies Toelichting resultatenrekening; niet-gebudgetteerde zorgprestaties Toelichting resultatenrekening; subsidies Toelichting resultatenrekening; overige bedrijfsopbrengsten Toelichting resultatenrekening; personeelskosten Toelichting resultatenrekening; overige bedrijfskosten Toelichting resultatenrekening; bevestiging 5 / 63
Maatschappelijk verslag 1 Uitgangspunten bij verslaglegging Het afgelopen jaar is wederom hard gewerkt om weer stappen vooruit te zetten. Er is meer rust gekomen in de organisatie. In het proces is verandering voelbaar en wordt gezocht naar de balans tussen professionaliteit en betrokkenheid. Een aantal (nieuwe) systemen en structuren hebben vorm gekregen. Daarmee is meer ruimte gekomen om aan de inhoud verder te gaan werken. Daarin heeft het proces rondom de cliënt centraal gestaan. In het verlengde van de ingezette reorganisatie heeft de verdere functiedifferentiatie vorm gekregen in de nieuwe functie van Persoonlijk Begeleider. Daarbij komt de cliënt nadrukkelijk centraal te staan met één duidelijk aanspreekpunt. Daarnaast is er een bewonersoverleg centraal in de organisatie gekomen die naast de CR met de bestuurder overlegt over allerhande praktische zaken die de cliënten bezig houden. Dit bewonersoverleg bestaat uit een vertegenwoordiging van de huizen en werkplaatsen van Orion. Naast deze inhoudelijke bewegingen is er blijvend kritisch aandacht voor de interne processen en deze te optimaliseren. Afgelopen jaar is bijvoorbeeld veel aandacht gegaan naar de werkprocessen binnen bedrijfsvoering. In de samenwerking met andere partijen probeert Orion een bijdrage te leveren (maatschappelijk) aan de directe omgeving, waarbij zij tevens streeft naar een zo compleet mogelijk aanbod voor haar cliënten. Kortom een jaar waarin veel gebeurd is, hard gewerkt is en voelbaar stappen gezet zijn naar verdere professionalisering. Orion zet daarin haar cliënten centraal en wil in het streven naar kleinschaligheid en goede zorg, begeleiding en/of ondersteuning, professioneel, betrokken en betrouwbaar zijn. R.R. Bakker Directeur/bestuurder 6 / 63
2 Organisatieprofiel Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Orion Adres Boy Edgarstraat 208 Postcode 3069 ZA Plaats Rotterdam Telefoonnummer 010-28 98 585 Identificatienummer Kamer van Koophandel 41134062 Email adres info@orioncamphill.nl Internetpagina www.orioncamphill.nl Structuur Orion Juridische structuur De rechtsvorm van Orion is de stichting model met een Raad van Toezicht. De Directeur/bestuurder legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De directeur/bestuurder stuurt de teamleiders van Wonen en Werken aan en vormt met hen het Management Team (MT). Dit MT geeft directe dagelijkse leiding aan Orion. De teamleiders geven direct leiding aan één of meerdere voorzieningen. Medezeggenschap De Cliëntenraad van Orion behartigt de gemeenschappelijke belangen van de cliënten die aan de zorg van Orion zijn toevertrouwd. 1x in de 6 weken vindt bijeenkomst plaats met de directeur/bestuurder voor overleg (zie verder onder cliëntenraad hoofdstuk 3). Begin 2010 heeft de aanstelling van het Bewonersoverleg plaatsgevonden. Voor medewerkers beschikt Orion over een Ondernemingsraad waarvan in 2010 de eerste officiële herverkiezing plaats vindt. Maandelijks vindt overleg met de directeur/bestuurder plaats. (zie verder onder Ondernemingsraad hoofdstuk 3). Intern toezicht Voor toelichting over het interne toezicht; de afspraken tussen de dagelijkse leiding en de Raad van Toezicht (zie verder onder hoofdstuk 3) Organogram 7 / 63
Organogram Stichting Orion Raad van Toezicht Directeur - Bestuurder Ondernemingsraad Directiesecretariaat Bewonersoverleg Cliëntenraad Wonen Werken Cultureel centrum Griffioen Griffioen Teamleiders hoofd Werkplaatsen Pro grammeri ng Opleiding Beleids Ondersteunende Diensten Zorg Ondersteunende Diensten Groepsleiders Persoonlijk begeleiders Groeps leiders Werk begeleiders Medewerk ers Progr. Coördinator opleiding Assistent opleiding Administra tief Toelating De toelating van Orion kent 116 plaatsen, waarvan met ingang van 1 juli 2010, 35 plekken SGLVG/SGEVG. De productie van 116 is waargemaakt in. 8 / 63
Kerngegevens Werkgebied Stichting Orion is werkzaam in de zorgkantoorregio Rotterdam. Kernactiviteiten Functie Persoonlijke verzorging Verpleging Begeleiding Behandeling Verblijf op grond van de AWBZ Geen privaat gefinancierde activiteiten. Ja/nee ja ja ja ja ja Orion heeft een AWBZ-erkenning en heeft tot doel een gemeenschap te zijn waarin ideële waarden en professioneel handelen met elkaar in evenwicht zijn. De organisatie verleent zorg, begeleiding en ondersteuning aan mensen (kinderen en volwassenen) met een verstandelijke beperking. De zorg is voornamelijk intramuraal (d.w.z. met verblijfsfunctie) en gedeeltelijk extramuraal (zonder verblijfsfunctie). Voor het extramurale deel werkt de organisatie samen met Proteus, een gezamenlijk initiatief van Orion en de Lievegoedzorggroep, divisie Ita Wegman. In 1994 is Orion gestart als leef- en werkgemeenschap voor volwassenen met een verstandelijke beperking en hun begeleiders in Rotterdam-Zevenkamp. Het betreft een aantal woningen (buurtschappen) en werkplaatsen, verder een cultureel centrum en een centraal gebouw, waar o.a. de administratie, de facilitaire en (para) medische diensten en de therapieruimtes zijn gehuisvest. In 2004 breidde Orion zich uit met Hestia in Rotterdam-Nesselande. Op deze locatie wordt zorg gegeven aan kinderen met een verstandelijke beperking. Visie, missie en doelstelling: Visie. Ieder mens brengt bij zijn geboorte een impuls mee vanuit de geestelijke wereld. Mensen worden niet ontwikkeld; ze ontwikkelen zichzelf. Ze zijn vrij om hun leven zelf vorm en inhoud te geven. Ieder mens is verbonden met andere mensen. Om de eigen impuls tot ontwikkeling te brengen hebben mensen elkaar nodig. Hierin staan wij elkaar bij, op basis van wederkerigheid en gelijkwaardigheid. Ieder mens maakt deel uit van de samenleving en draagt op zijn eigen unieke wijze daaraan bij. Missie. De instelling is gegrondvest op de uitgangspunten van de Camphill beweging om de gemeenschap vorm te geven. Orion wil een open gemeenschap vormen in relatie met haar omgeving. Hierin worden kinderen en volwassenen begeleid in hun 9 / 63
menswording en in het zinvol maken van hun leven op aarde. De werkwijze is gebaseerd op de antroposofische uitgangspunten voor heilpedagogische en sociaaltherapeutische zorg en begeleiding. Passende zorg en begeleiding bieden en ontvangen verrijkt het leven van degene die zorg en begeleiding ontvangt en van degene die dit aanbiedt. Aandacht voor de ontwikkeling van de medewerker is even belangrijk als aandacht voor de ontwikkeling van degene die zorg en begeleiding krijgt. Wonen, werken, behandelen en vrijetijdsbesteding krijgen vorm in onderlinge samenhang, d.w.z. in de gemeenschap. Dit biedt unieke mogelijkheden en een breed draagvlak om individuele ontwikkeling mogelijk te maken. De volgende elementen spelen een belangrijke rol: 1 ste mensgerichtheid, 2 de gelijkwaardigheid, 3 de wederkerigheid, 4 de een cultureel en religieus leven en 5 de aandacht voor integratie in de omringende wijk. Doelstelling. De doelstelling van Orion is: bewuste zorg en begeleiding bieden voor de mens in zijn ontwikkeling. Dit geldt voor bewoners en medewerkers. De organisatie wil maatwerk bieden en vraagt van alle betrokkenen de bereidheid om zich hiervoor in te zetten. Orion geeft deze doelstelling vorm in de volgende vier werkgebieden: 1 ste d.m.v. wonen het leven sociaal maken, 2 de d.m.v. werken het leven zinvol maken, 3 de d.m.v. therapie het leven draagbaar maken, 4 de d.m.v. cultuur het leven inspirerend maken. Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Gekopieerde Tabel uit DigiMV Kerngegeven Aantal/bedrag Cliënten Aantal Aantal cliënten met zorg en verblijf per einde 115 Waarvan ZZP-cliënten met zorg en verblijf per einde 115 Aantal cliënten dagactiviteiten per einde 104 Aantal extramurale cliënten (exclusief cliënten dagactiviteiten en Wmo-zorg) per einde 11 Capaciteit Aantal Aantal beschikbare bedden/plaatsen met verblijfszorg per einde, inclusief 116 vroegere gezinsvervangende tehuizen Productie Aantal Aantal dagen met zorg en verblijf in 42.193 Waarvan ZZP-dagen met zorg en verblijf in 42.193 Aantal dagdelen dagactiviteiten in 4.432 Aantal uren extramurale productie in (exclusief dagactiviteiten en Wmo) 1.642 Personeel Aantal Aantal personeelsleden in loondienst per einde 323 Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde 190 Bedrijfsopbrengsten Bedrag in euro's Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro's) in 11.079.041 Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten 10.912.337 Waarvan overige bedrijfsopbrengsten 166.704 10 / 63
Samenwerkingsrelaties De belanghebbenden van Orion zijn de cliënten en hun ouders/wettelijke vertegenwoordigers, medewerkers, financier (Zorgkantoor), banken en Inspectie voor de Volksgezondheid. Ook de samenleving en de Rotterdamse wijken Zevenkamp en Nesselande worden als belanghebbenden gezien. Landelijk en internationaal participeert Orion in de Camphill beweging vanuit een gedeelde identiteit en visie (antroposofie). Orion is meer zichtbaar en actief in de regio aanwezig. Dit ondermeer door actief de samenwerking met diverse (lokale) partijen te zoeken, door actief te onderzoeken welke externe mogelijkheden er bestaan voor dagbesteding en/of werk en door actief nieuwe projecten te initiëren. De organisatie hecht grote waarde aan goede samenwerking en communicatie met ouders en familie/vrienden van de aan haar toevertrouwde zorgvragers. Een lid van de Raad van Toezicht (RvT) zit om die reden, op voorspraak van de Cliëntenraad (CR), in de RvT. Regelmatig vindt overleg plaats tussen de CR en RvT. Op het niveau van de woonhuizen en werkplaatsen vindt nauw overleg plaats met de ouders en familie van onze cliënt/zorgvragers. Dit overleg heeft een individueel karakter: dagelijkse aangelegenheden, persoonlijk gesprek, individueel beleidsplan. Orion heeft een actieve Vriendenstichting. Om een compleet en volledig aanbod te kunnen bieden heeft Orion voor de werkplekken en dagbesteding onderaannemerovereenkomsten met - ASVZ, - Lievegoed Zorggroep - OMR - Pameijer - Proteus - Stichting Laurens - Thuiszorg Rotterdam Op detacheringbasis heeft Orion via De Stromenopmaatgroep een samenwerking met de ergotherapie. De AVG arts evenals de Bopz wordt ingeleend via Ipsedebrugge. Ook met de huisarts is een samenwerkingsafspraak. Via Pro Aegis heeft Orion een arbeidsdeskundige ter plaatse, zijn er afspraken in kader van bedrijfsarts en is er een vertrouwenspersoon voor medewerkers beschikbaar. Voor cliënten is er een cliëntvertrouwenspersoon die als zelfstandige verbonden is aan Orion. 11 / 63
Via de Zevenster (Zevenhuizen) is voor een van de locaties een huismeester ingehuurd. Riann convenant, de regionale samenwerking op het terrein van autisme Riann convenant, de regionale samenwerking op het terrein van autisme. 12 / 63
3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur (Zorgbrede governancecode) In Nederland is in 2010 een bijstelling gekomen op de sinds 2005 bestaande afspraken over de manier waarop commerciële en gesubsidieerde instellingen in de zorgsector bij voorkeur moeten worden bestuurd; de Zorgbrede governancecode. In deze code staat ondermeer beschreven dat: - de bestuurder en de leden van de RvT integer, onafhankelijk en objectief zijn, - dat het maatschappelijk belang een grote plaats inneemt bij de beraadslagingen en besluiten, - dat er geen sprake is van (vermeende) belangenverstrengeling, - dat er gevraagd en ongevraagd en wederzijds voldoende informatie wordt uitgewisseld, - dat de gang van zaken binnen de organisatie voor belanghebbenden transparant is - dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle betrokkenen duidelijk zijn - de RvT regelmatig een functionerings- of evaluatiegesprek met de bestuurder/directeur voert. Orion volgt deze code sinds 2007. De RvT en de bestuurder (a.i.) zijn in 2007 begonnen met het in de praktijk brengen en toetsen van de zorgbrede governancecode. De code is een nadrukkelijke richtlijn voor het handelen waarbij afwijkingen indien van toepassing gemotiveerd dienen te worden. Directeur/ Bestuurder Orion kent sinds september 2008 één directeur/bestuurder. Nevenfuncties directeur bestuurder: - Uit hoofde van de functie bestuurslid van het Edith Maryon College, een onderwijssamenwerkingsverband tussen diverse instellingen. - Uit hoofde van de functie mede bestuurslid van Camphill Nederland, een koepelstructuur voor de 5 Camphill instellingen in Nederland. - Toezichthouder in een instelling voor mensen met een verstandelijke beperking. Deze instelling bevindt zich niet in het adherentiegebied van de instelling, waarmee de onafhankelijkheid geborgd is. Verder zijn er individueel met de directeur/bestuurder contractueel afspraken gemaakt over mogelijke nevenfuncties en de onafhankelijkheid daarvan. Dit is indien nodig onderwerp van gesprek tussen de directeur/bestuurder en de Raad van Toezicht. 13 / 63
De directeur/bestuurder en de Raad van Toezicht hebben op basis van reglement Raad van Toezicht afspraken over verstrekken van informatie en inrichten van overleg. Dit behelst ondermeer dat de Raad van Toezicht periodiek informatie ontvangt in het kader van de afspraken uit jaarplan en strategisch beleidsplan. In ieder geval betreft dat de resultaatgebieden - kwaliteit van zorg - doelmatigheid en continuïteit van de organisatie - innovatievermogen - toegankelijkheid - cliëntgerichtheid en cliënttevredenheid - medewerkertevredenheid - huisvesting Deze aandachtsgebieden zijn verder uitgeschreven naar concrete items waarvan de Raad van Toezicht verwacht dat de directeur/bestuurder haar informeert. In aanvulling daarop zijn in 2008 afspraken gemaakt tussen de directeur/bestuurder en de Raad van Toezicht over het werken met een auditcommissie en is op basis van balanced scorecard gewerkt aan een model waarop breed over de organisatie relevante informatie verstrekt wordt. De bezoldiging van de directeur/bestuurder is conform CAO Gehandicaptenzorg geregeld. Raad van Toezicht Werkwijze Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft met de bestuurder gewerkt aan een verdere verfijning van het (kwartaal-)rapportagemodel aan de hand van de Balanced Score card. Op deze wijze ontstaat een breder beeld van de organisatie dan enkel de kwartaalrapportage op de financiën. Aan de hand van ontwikkelde prestatievelden en de daarvan afgeleide prestatieindicatoren wordt per kwartaal gerapporteerd. Het afgelopen jaar heeft de raad van Toezicht naast de 7 reguliere overleggen ook 3 keer middels een auditcommissie contact gehad met de bestuurder. De auditcommissie richt zich op meer gedetailleerde informatie van de bestuurder en/of breder binnen de organisatie. Naast een auditcommissie heeft de raad ook een huisvestingscommissie die het afgelopen jaar 1 maal bijeengeweest is, in nieuwe samenstelling. De Raad van Toezicht overlegt niet alleen met de bestuurder maar gaat samen met de bestuurder ook jaarlijks naar de Ondernemingsraad en de Cliëntenraad. Een van de leden zit ook op voordracht van de Cliëntenraad in de Raad van Toezicht. Leidend zijn het jaarplan 2010, de begroting 2010 en het meerjarenbeleidsplan 2010-2013. 14 / 63
De Raad van Toezicht heeft breed aandacht besteed aan de ontwikkelingen binnen de organisatie. Enerzijds door specifieke punten ter informatie of besluitvorming te agenderen, anderzijds om in bijeenkomsten meer thematisch stil te staan bij thema s, zoals afgelopen jaar het klachtenreglement. Het afgelopen heeft de RvT in het bijzonder gesproken en besloten over de Begroting, BOPZ, Evaluatie functioneren RvT en bestuurder, Huisvesting, Identiteit, Invoering Zorgzwaartepakketten, Jaarrekening, klachtenreglement, Overleg Zorgkantoor. Rapportage en plannen van aanpak IGZ Reorganisatie en de voortgang, Samenwerking, Sturing op risico s, Zichtbare Zorg, De Raad van Toezicht ontvangt honorering volgens een vastgestelde regeling die jaarlijks einde jaar uitgekeerd wordt. De vacatiegelden bedragen 1000 voor de leden en 1500 voor de voorzitter. Afgelopen jaar is deze norm getoetst aan de richtlijnen van de NVTZ. Bewust is gekozen om onder deze regeling te blijven uit oogpunt van maatschappelijk doeleinde. De Raad van Toezicht is in 2010 lid geworden van de NVTZ. In september 2010 heeft de Raad van Toezicht aan de hand van de criteria van de NVTZ zowel haar eigen functioneren, het functioneren van de voorzitter, de relatie Raad van Toezicht en bestuurder als het functioneren van de bestuurder besproken. Dat heeft ondermeer geleid tot het organiseren van een studiemiddag over informatievoorziening en informatiebehoefte afgezet tegen gestelde prestatie-indicatoren. In 2010 heeft de raad eenmaal in aanwezigheid van de accountant vergaderd ter vaststelling van de jaarrekening 2009. Daarnaast is de accountant uitgenodigd bij de auditcommissie, ook dit ter voorbereiding op de jaarrekening. Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering heeft zich het afgelopen jaar sterk gericht op verbetering van de financiële overzichten die maandelijks verschijnen. Ondermeer is er een maandelijkse rapportage beschikbaar kort na het verlopen van de maand waardoor sturing op cijfers 15 / 63
verbeterd is. Bijzondere aandacht hierin heeft de aandacht voor de nieuwe bekostigingssystematiek, op basis van Zorgzwaartepakketten. Het zicht houden op de financiële consequenties die verbonden aan deze nieuwe manier van bekostigen vragen om een meer en meer accurate maandrapportage. Dit heeft in de tweede helft van het jaar steviger vorm gekregen onder de regie van de nieuwe hoofd bedrijfsvoering. Ook is er aandacht geweest voor de ontwikkelingen rondom de NHC. Er hebben op basis van de bekende gegevens eerste doorrekeningen plaats gevonden om zicht te krijgen op de risico s die er mogelijk voor de organisatie zouden kunnen ontstaan. In voorbereiding op de begroting van 2011 is in lijn met de (nieuwe) structuur in de organisatie rekening gehouden met integrale aansturing door de lijnverantwoordelijken. Daarbij is de begroting van onderen af opgebouwd. Daarmee ontstaat een reëler beeld van de budgetten evenals een verankering van de eindverantwoordelijkheid en de gecommitteerde begrotingsafspraken. Daarnaast is het afgelopen door de bestuurder in nauwe samenhang gewerkt aan het ontwikkelen van een kwartaalrapportage aan de hand van de balanced score card. Door middel van dit instrument is breder zicht op de ontwikkelingen binnen de organisatie, en niet alleen op de kwantificeerbare aspecten van de bedrijfsvoering. Daarmee ontstaat een breder zicht op de risico s die de organisatie loopt. Deze wijze van werken is aanvullend op de beschreven werkwijze vanuit het HKZ. Bewonersoverleg en Cliëntenraad Orion Bewonersoverleg Naast de CR is er in het kader van medezeggenschap in 2010 ook gestart met een bewonersoverleg. Dit is een overleg dat bestaat uit een vertegenwoordiging van bewoners uit de woonhuizen en de werkplaatsen. Tijdens dit overleg spreken de bewoners met de bestuurder (ongeveer 6 keer per jaar) over allerhande praktische zaken en beleidsvoornemens. Het bewonersoverleg heeft 2 keer per jaar een overleg met de CR. De Cliëntenraad Behartigt de gemeenschappelijke belangen van bewoners die op de zorg van Orion zijn aangewezen. 5 á 6 keer per jaar volgens een vaste cyclus vindt regelmatig overleg plaats tussen de bestuurder en de CR. Daarnaast vindt indien noodzakelijk tussentijdsoverleg plaats met de voorzitter van de CR. De CR beschikt over een ambtelijk secretaris en maakt gebruik van de facilitaire voorzieningen van Orion. De nieuwe invulling van de rol van (externe) cliëntvertrouwenspersoon is in samenspraak met de CR en een delegatie van het bewonersoverleg gebeurd. 16 / 63
De CR heeft samen met de bestuurder in het zogeheten voorjaarsoverleg met het Zorgkantoor gesproken. Over de houtwerkplaats is ongevraagd advies gegeven ter verbetering van de omstandigheden in de winter. De CR vervult haar rol in lijn met de WMCZ en heeft in 2010 gevraagd en ongevraagd advies gegeven op (voorgenomen) besluiten van de organisatie. Orion hecht samen met de CR aan een participerend model en probeert daarin gezamenlijk vorm te geven aan beleid/beleidsuitkomsten. Onderwerpen CR 2010 zijn Afbouw Zweedse banden Begroting en jaarplan Beleid seksualiteit Functiebeschrijving persoonlijk begeleider Huisregels IGZ Rapportage evenals plan van aanpak, Internetprotocol Jaarrekening 2009 Klachtenregeling (cliëntversie) Medicatiebeleid Meerjarenbeleidsplan Ouderenbeleid (therapeutisch) Zwemmen 17 / 63
Ondernemingsraad (OR) Orion Orion beschikt over een OR die is samengesteld conform wettelijke voorschriften. Maandelijks vindt overleg plaats met de directeur/ bestuurder (overlegvergadering) waarvan verslaglegging plaatsvindt. In heeft de OR gecommuniceerd naar de achterban middels deze communiqués. Instemmingverzoeken evenals adviesvragen worden schriftelijk door bestuurder aan de OR gesteld en worden ook schriftelijk beantwoord. Over een advies- of instemmingaanvraag wordt minstens 1 keer met de bestuurder gesproken in de overlegvergadering wat wordt genotuleerd. Behandelde onderwerpen OR 2010 zijn Aannemen van verpleegkundigen in teams, Aanpak regelingen zoals uitbetaling overuren, vergoeding vakantie begeleidingsuren, Adviesaanvraag toewijzing woonruimte, Agressiebeleid Bekostiging bewonersuitjes- en vakanties. Begroting en jaarplan 2010, Begroting 2011 Bosorsysteem (elektronische urenregistratie/roostersysteem) FWG evaluatie en FWG functies 25 t/m 40 (criterium SGLVG en SGEVG vastgesteld) Instemmingverzoek wakende wacht in enkele huizen. Jaargesprekken, Evaluatie groepsleider 1 functie Meerjarenbeleidsplan Mission statement OR (bijdragen aan gezond werkklimaat in samenspel met bestuurder) MTO- Plan van aanpak Medewerkers Tevredenheids Onderzoek Onderzoek door Louis Bolk instituut in Orion over antroposofie Ouderenbeleid Plan Cultureel centrum, Regeling Hestia RI&E Uitkomst en Plan van aanpak Risico Inventarisatie Roostersystematiek Sleutelprotocol Instemmingverzoek Stappenplan ivm veiligheid medewerkers Uren Persoonlijk Begeleiders Verhuisprotocol, besluit; Evaluatie verhuizing Ziekteverzuimcijfers en Ziektevervanging Zorgboerderij in Eendragtspolder 18 / 63
4 Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Contouren van de strategische koers van 2010 tot 2013 - visie - missie - waarden - Orion 2008 2010 - Peilers om te komen tot een strategie of meerjarenbeleidsplan Elke discussie over strategie, gaat feitelijk over de discussie langs welke weg het beeld dat we gezamenlijk voor ogen hebben bereikt gaat worden. Dat betekent dat er een helder beeld moet zijn van Orion over 3 jaar voordat we gaan kijken langs welke weg willen we dit gaan bereiken. Dat betekent dat we eerst terug zullen kijken, wat hebben we waar gemaakt en waar staan we nu om vervolgens ons te oriënteren op wat gebeurt er in onze directe omgeving en wat komt er op ons af. Vervolgens stellen wat vast wat we willen (ambitie) om vanuit dat perspectief met wetenschap van voorgaande te komen tot de strategie. Visie Ieder mens brengt bij zijn geboorte een impuls mee vanuit de geestelijke wereld. Mensen worden niet ontwikkeld, ze ontwikkelen zich zelf en zijn vrij om hun leven zelf vorm te geven. Ieder mens is verbonden met andere mensen. Om de eigen impuls tot ontwikkeling te brengen hebben mensen elkaar nodig. Hierin staan wij elkaar bij op basis van wederkerigheid en gelijkwaardigheid. Ieder mens maakt deel uit van en draagt op zijn eigen unieke wijze bij aan de samenleving. Missie Wonen, werken, behandelen en vrijetijdsbesteding vormgegeven in een onderlinge samenhang, dat wil zeggen in een gemeenschap, biedt unieke mogelijkheden en een breed draagvlak om individuele ontwikkeling mogelijk te maken. Dat betekent voor Orion: bewuste zorg, begeleiding en/of ondersteuning bieden voor de mens in zijn ontwikkeling. Dit geldt voor cliënten zowel als voor medewerkers. Orion wil hiervoor maatwerk bieden en verwacht van alle betrokkenen de bereidwilligheid om zich hiervoor in te zetten. Orion geeft hieraan vorm door - door middel van wonen het leven sociaal maken - door middel van werken het leven zinvol maken - door middel van therapie het leven draagbaar maken - door middel van cultuur het leven inspirerend maken 19 / 63
Waarden Vanuit de visie en de missie worden een aantal waarden met elkaar gedeeld: Mensgerichtheid Gelijkwaardigheid Wederkerigheid Een cultureel/religieus leven Integratie in de wijk Orion vindt haar kernwaarden in de antroposofie. Deze waarden spiegelen in samenhang waarom Orion zich verbonden in het bijzonder verbonden weet met de Camphilltraditie. Orion 2008-2010 In 2008 heeft Orion haar meerjarenbeleidsplan voor 2008-2010 gepositioneerd. Een ambitieus plan gericht op een organisatie die meer expliciet is, meer klantgericht en meer georiënteerd op haar omgeving is. Orion heeft de afgelopen twee jaar intensief ingezet op een koerswijziging en dit is gelukt! Terugkijkend heeft dat geresulteerd in een fors aantal wijzigingen in systemen. Met de introductie van een nieuwe zorgplanmethodiek is de cliënt weer meer centraal komen te staan. Ook is door grondige aandacht voor sommige processen, deze te beschrijven en te doordenken, veel aandacht geweest voor zorgvuldigheid en implementatie. Daarin is de certificering in het kader van de HKZ zeer behulpzaam, geweest. De structuur is gewijzigd en kent minder lagen en geen sociocratie meer. Dat betekent binnen de organisatie een meer functionele aansturing. Vooral betekent deze omvorming een meer vanuit de nabijheid van de cliënt organiseren van de zorg en ondersteuning. Bedrijfsondersteuning (Griffioen) en de zorgondersteunende dienst (voorheen MTK) hebben een minder autonome rol, maar zijn ondersteunend aan de zorg. In de zorg staat nog een nadere functiedifferentiatie voor de deur. Daarmee zal de structuur tot in alle gelederen zijn doorgevoerd. In de stijl heeft dat hier en daar gevraagd om specifieke competenties maar ook om een meer fundamentele cultuurverandering, waarbij autonomie, eigen verantwoordelijkheid en professioneel handelen begrippen zijn die invulling hebben gekregen. Deze omvorming is nog niet geheel gelukt. Deze verandering vraagt tijd en aandacht; verantwoordelijkheid krijgen en nemen zijn nog lastige thema s, waarbij met name de meer centrale rol van de teamleiders lastig is. Enerzijds meer op afstand, anderzijds integraal verantwoordelijk en het weggezet kunnen krijgen. In haar externe oriëntatie is Orion meer zichtbaar geworden. Ondermeer door samenwerking met diverse aanbieders in de directe omgeving (denk aan ergo, avg, Bopz maar ook bedrijfsondersteuning) 20 / 63
Orion blijft door haar kleinschaligheid echter kwetsbaar. Dat vraagt veel van Orion in deze tijd waarin in het externe veld, steeds opnieuw, nieuwe ontwikkelingen zich voordoen op gebied van zorg, bekostiging en huisvesting. De bedrijfsondersteuning is beperkt in kennis en slagkracht en behoeft aandacht. De zorg is eveneens kwetsbaar; het blijft moeizaam om goed gekwalificeerde medewerkers aan ons te binden. De kwaliteit van zorg is op sommige locaties nog niet goed genoeg. Met name de gedragsproblematiek behoeft daarin aandacht. Hoewel sterk verbeterd is hier meer behoefte aan externe deskundigheid. Pijlers om te komen tot een strategie of meerjarenbeleidsplan: o Cliënt centraler; versterking van de positie van de cliënt o Gewoon goed, degelijk, professioneel en betrouwbaar o Onderdeel van de antroposofisch georiënteerde Camphilltraditie o Zelfstandig maar niet alleen o Ontwikkeling en groei in geleidelijkheid o Binden en verbinden; mooi werkgeverschap, op naar HRM beleid o Kleinschalige woonprojecten; doen waar je goed in bent Cliënt centraler: versterking van de positie van de cliënt De organisatie van zorg, ondersteuning en begeleiding begint bij die ene cliënt met zijn/haar vraag. Orion heeft in de structuur die zij de laatste twee jaar heeft neergezet duidelijk dit als uitgangspunt gekozen en wil dichtbij en rondom de cliënt de zorg, ondersteuningen en begeleiding organiseren; met duidelijke aanspreekpunten, een helder Ondersteuningsplan en een goede ondersteuning. Daarin zijn medezeggenschap en zelfbepaling belangrijke uitgangspunten en waarden. Klink en Bussemaker maakten een notitie, getiteld: Programma zeven rechten van de cliënt in de zorg: investeren in de zorgrelatie Het programma kent de volgende thema s - Het recht op beschikbare en bereikbare zorg - Het recht op keuze en keuze-informatie - Het recht op kwaliteit en veiligheid - Het recht op informatie, toestemming, adviesvorming en privacy - Het recht op afstemming tussen zorgverleners - Het recht op effectieve, laagdrempelige klacht- en geschillenbehandeling - Het recht op medezeggenschap en goed bestuur Orion onderschrijft deze uitgangspunten en zal deze een plek geven in de organisatie. Dat betekent onder andere een versterking van de communicatie en informatievoorziening. Zowel naar de formele medezeggenschapskant (de CR) maar bovenal primair vanuit de nabijheid van de cliënt zorgen voor beschikbare informatie en waar nodig het goed (door)communiceren. 21 / 63
Gewoon goed; degelijk, professioneel en betrouwbaar De kwaliteit van de zorg mag niet ter discussie staan. Ter beschikking staan de eisen die de kwaliteitswet (HKZ) maar ook de eisen van de inspectie. Orion maakt daar gebruik van maar wil vooral regisseur zijn van de kwaliteit van haar zorg. Daarin wil zij goed zijn, dus doen wat moet en goed is. Dat betekent professioneel werken, voldoende kennis in huis hebben dan wel aan ons binden. Dat betekent betrouwbaar zijn, zeggen wat we doen en vervolgens ook doen wat we zeggen. Daarnaast vooral degelijk. Orion is geen expertinstelling, dus we gaan niet voor een kennisgedreven instelling, we gaan niet voor specialisatie. We gaan voor dat wat we doen, dat doen we goed. Daarin kennen we van oudsher een diversiteit aan doelgroepen, die bedienen we zo goed als mogelijk. Vanuit historie en traditie weet Orion zich onderdeel van de antroposofisch georiënteerde Camphilltraditie Orion weet zich geïnspireerd op de antroposofie, dit moet een duidelijke zichtbaar blijven en een duidelijke plek krijgen en houden. In bijzonder de traditie in de Camphill-beweging. Orion zal in de zoektocht naar haar kernkwaliteit vooral ook stilstaan bij haar identiteit, wie zijn we en wat willen we nu echt. Wat betekent deze historie en waarin herkennen wij de inspiratie. Dat betekent niet alleen stilstaan bij identiteit maar vooral actief werken aan de ontwikkeling van de eigen organisatie, impuls geven aan die zaken die raken aan de identiteit, het voortdurend met elkaar de vraag blijven stellen. Vanuit deze identiteit is zij smaakmaker binnen het palet van de zorg en maakt zij daadwerkelijk een verschil: dat verschil daar wil zij ook op herkend worden. Orion zal daarin ook de ander opzoeken om deze meerwaarde te laten zien en bijvoorbeeld actief mee te doen aan de (landelijke) discussie over kwaliteit. Zelfstandig maar niet alleen Orion onderscheid zich duidelijk door haar signatuur en wil daarin zelfstandig blijven. Haar kleinschalige positie zal zij in de toekomst meer gaan uitnutten. Orion wil degelijk en goed zijn om betrouwbaar te worden voor haar klanten. Tegelijkertijd juist door haar signatuur wil zij iets anders bieden, als ware zij een smaakmaker binnen het palet van de zorg. Echter Orion is een kleine organisatie die zich geconfronteerd weet met allerlei (externe) ontwikkelingen die op haar af komen. Daarin is zij door haar schaalgrootte beperkt flexibel en beperkt weerbaar. Om een goed antwoord te kunnen bieden zal zij daarom zowel op bedrijfsondersteuning als op zorgondersteuning de samenwerking met anderen inde directe regio gaan zoeken. Voor de bedrijfsondersteuning zal dit liggen in meer servicegerichte ondersteuning die in samenhang met andere georganiseerd kan worden waarmee continuïteit van bedrijfsondersteuning minder kwetsbaar wordt. Voor de zorgondersteuning zal zij zoeken naar enerzijds aanverwante collega s (ondermeer de LZG) maar zal zij ook niet zelfstandig kunnen beschikken over experts en deze deskundigheid middels netwerken aan zich willen binden. Daarmee ontstaat een breed palet aan deskundigheid die we beschikbaar hebben voor onze cliënten. 22 / 63
Ontwikkeling en groei in geleidelijkheid Orion is in vergelijking met andere aanbieders relatief klein. Zij kiest voor zelfstandigheid. Zij kiest ook voor gestage groei en ontwikkeling. Dat betekent dat we enerzijds gaan streven naar voldoende weerbaarheid door in de komende jaren toe te groeien naar 140 plekken. Anderzijds moet deze groei in evenwicht zijn met de aandacht voor de interne processen en ontwikkeling; dat betekent dat er de komende jaren ook ruimte moet zijn voor innerlijke groei om de stappen die we voor ogen hebben ook waar te kunnen maken. Binden en verbinden; mooi werkgeverschap, op naar HRM beleid Orion hecht groot belang aan de eigen ontwikkeling van medewerkers. Ontwikkeling ontstaat in de wisselwerking tussen medewerkers onderling en tussen medewerkers en cliënten. Deze ruimte voor de eigen ontwikkeling heeft een belangrijke plek in ons scholingsbeleid. Het binden van medewerkers in een tijd van vergrijzing is en blijft een belangrijk thema, temeer daar de toekomstige medewerker in de zorg een zelfstandige zal zijn (in los dienstverband werken). Deze trend zien we al in de ziekenhuizen en zal zich tussen nu en 2025 naar verwachting (rapport VWS) breed over de zorg doorzetten. De nieuwe medewerkers zullen nog sterker gaan kijken in termen van halen en brengen. Dat vraagt om een duidelijke visie op medewerkers, hun competenties. Kleinschalige woonprojecten; doen waar je goed in bent Orion zal zich in de nabije toekomst meer en meer gaan oriënteren op kleinschalige woonprojecten met een beschermend karakter, dat kan zijn in de vorm van aanleun, inleun of zelfstandige maar gegroepeerde woningen zijn. We sluiten daarbij aan bij de kracht van Orion (vanuit nabijheid en betrokkenheid op de cliënt) en geven ook een antwoord op de vraag van cliënten die zich op zorg oriënteren. Juist door het beschermende kleinschalige karakter. Bijzondere projecten zijn er ook, zoals de Eendragtspolder waar Orion zich al enige tijd op oriënteert. Vervangen of nieuw aantrekken van huisvesting of het realiseren van een bijzonder project als de Eendragtspolder zal in eerste instantie vanuit oriëntatie en samenwerking met een woningbouwvereniging gaan. Orion kent een gezonde verdeling eigendom en huur; ten aanzien van de risico s die thans gepaard gaan met nieuwe woningen, evenals de vereiste expertise is een partner als woningbouwvereniging onmisbaar. 23 / 63
Algemeen beleid Het afgelopen jaar heeft in het teken gestaan van verdere opbouw, waarbij de centrale positie die onze cliënten innemen een duidelijke plek hebben gekregen. De inzet van de functiedifferentiatie en in bijzonder de (nieuwe) functie van Persoonlijk Begeleider zijn daar het resultaat van. Daarnaast is er een bewonersoverleg gestart en is er een (nieuwe) externe cliëntvertrouwenspersoon aangesteld. In de voorgaande jaren is gewerkt aan een koerswijziging die geslaagd lijkt. Het bestendigen van de ingezette lijn vraagt tijd. Bijvoorbeeld de betrokkenheid van de Inspectie rondom een aantal kwaliteitsverbeteringen die einde van 2010 een afronding heeft gekregen. Verder is er veel aandacht geweest voor de verdere verbetering van de interne processen, ondermeer op bedrijfsvoering, medicatieveiligheid, jaargesprekken, Bopz en afbouw Zweedse Banden. Naast deze interne processen die veel nabijheid hebben gevraagd is er veel geïnvesteerd in contacten in de directe omgeving. De verkenning rondom samenwerking met enkele ouderenzorginstellingen heeft een vervolg gekregen. Met een collega-instelling zijn afspraken gemaakt rondom opvang bij calamiteiten. Ook is Orion actief betrokken bij een aantal initiatieven in de wijk. 24 / 63
Algemeen kwaliteitsbeleid Het kwaliteitsbeleid is een afspiegeling van het algemene kwaliteitsbeleid in de (gehandicapten)zorg, met name van het kwaliteitsbeleid van VNG (Nederlandse Vereniging Gehandicaptenzorg) en HKZ (Stichting Harmonisatie Kwaliteitssystemen Zorgsector). Het doel is een tevreden klant en zo min mogelijk fouten. Het omvat alle activiteiten die het kwaliteitsbewustzijn bevorderen en die het niveau van zorg en dienstverlening verhogen en toetsbaar maken. Het kwaliteitsbeleid van Orion bevat vier cruciale ingrediënten: De PDCA (Plan-Do-Check- Act) dynamiek; de HKZ systematiek, het Kwaliteitshandboek (documentbeheer)en de certificatie door een onafhankelijke geaccrediteerde instelling. De bestuurder stelt het kwaliteitsbeleid vast en bewaakt dat het wordt uitgevoerd. Ziet erop toe dat het interne kwaliteitssysteem volgens HKZ als geheel goed wordt ingericht en gebruikt, Controleert of PDCA (kwaliteitskringloop) consequent in alle geledingen van de organisatie wordt toegepast en neemt zo nodig corrigerende maatregelen middels het MO. De MO/MT leden zijn beleidsmatig en organisatorisch verantwoordelijk voor de inrichting, het beheer en het gebruik van onderdelen van het kwaliteitssysteem, zij houden het systeem actueel, stimuleren/initiëren evaluaties en verbeteracties volgens PDCA, en nemen zo nodig corrigerende maatregelen De Teamleiders en medewerkers zijn ervoor verantwoordelijk dat de onderdelen van het kwaliteitssysteem waarmee zij in hun dagelijkse werk te maken hebben goed worden toegepast en voeren regelmatig verbeteracties uit volgend PDCA. De kwaliteitsfunctionaris/medewerker bewaakt dat het kwaliteitssysteem helder en beknopt wordt vastgelegd, actueel wordt gehouden en extern toetsbaar/transparant is (certificatie). Geeft teamleiders en medewerkers ondersteuning bij verbeteracties volgens de PDCA cyclus en adviseert directie en MO over het kwaliteitsbeleid/systeem. Voorts neemt Orion deel aan Zichtbare Zorg en heeft op basis van de eerste vulling de uitkomsten gehanteerd voor haar plannen van 2011. Orion heeft een model ontwikkeld waarin ze haar kwartaalrapportage breed aandacht besteed aan de verschillende aandachtsvelden binnen de organisatie. Het gaat hier dan niet alleen om kwantitatieve informatie maar ook om kwalitatieve informatie om een zo breed mogelijk beeld te krijgen. Dit model is ondermeer gebaseerd op de Balanced Score Card en vormt de basis voor een gedegen risicomanagement. In dit model worden de volgende prestatievelden gehanteerd - kwaliteit van zorg - eigen identiteit - bedrijfsvoering en financiële continuïteit - cliënt- en leverancierswaardering 25 / 63
- medewerkerontwikkeling en waardering - (keten) samenwerking en innovatie Gegevens komen volgens PDCA en uit verschillende informatiebronnen, waarbij Orion gebruik maakt van bijvoorbeeld medewerkerstevredenheidsonderzoek, de ZorgRI&E, cliënttevredenheidsonderzoek, audits (intern-extern), AO/IC, de jaargesprekken en bijvoorbeeld de Ondersteuningsplannen en de daarin opgenomen evaluaties. Ten aanzien van de beheer van gebouwen geldt dat er gewerkt wordt met een Lange termijn onderhoudsplan en een Lange Termijn Huisvestings Plan. Rondom brandveiligheid wordt gewerkt met BHV-ers, waarvoor instellingsbreed beleid is en er bedrijfsnoodplannen zijn. Ook is er binnen de organisatie een Opgeleid Persoon, die naast aanspreekpunt voor de brandweer belast is met de verantwoordelijkheid van het onderhoud van de brandmeldinstallaties, blusapparaten ed. en de planning van de brandoefeningen 26 / 63
Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit van zorg - Zorgplanmethodiek - Controle inspectie - (materiele) controle van het zorgkantoor - Cliënt tevredenheidonderzoek - Meldingen Incident Cliënten (MIC) Klachten Toelichting Indicatoren Zichtbare Zorg Kwaliteit van zorg Zorgplanmethodiek Na een moeizame start is er voor gekozen de aanvliegroute van dit project regelmatig te evalueren in een klein begeleidingsgroepen. Dit groepje rapporteert in de persoon van een deelnemend mt-lid binnen het MT. Een van de vaststellingen was dat extra scholing gewenst was voor de groepsleiders 1. Dat heeft begin 2010 gevolg gekregen. Daarnaast is de route meer uitgeschreven om het onderliggende werkproces expliciet te maken; er ligt ook een beslisboom onder. Controle Inspectie Orion heeft het afgelopen jaar follow up bezoeken gehad van de inspectie. Een follow up in juni omtrent het thematisch bezoek medicatieveiligheid. In december een afsluitend bezoek in het kader van algemeen toezicht. Vanuit beide bezoeken is een plan van aanpak aangeleverd dat volstond. De betrokkenheid rondom medicatieveiligheid loopt nog rondom het punt van de herkenbaarheid van medicatie. De follow up rondom het algemeen bezoek is naar tevredenheid van alle betrokkenen afgesloten. De inspectie blijft daarin benadrukken dat de aandacht voor onderwerpen zelfbepaling en medezeggenschap om voldoende borging vragen binnen de organisatie. Daarin verwijst zij ondermeer naar de opzet van de homogeen samengestelde cliëntenraad (wettelijk vertegenwoordigers) en de inspraak van de cliënten in hun zorgplan. Ten aanzien van de specifieke situatie op een van de woonhuizen is geconcludeerd dat er veel geïnvesteerd is om de situatie te verbeteren, waarbij de situatie genormaliseerd is. Zowel bij de bezoeken van de inspectie als bij de totstandkoming van de plannen van aanpak is de organisatie en de CR volledig betrokken geweest evenals direct betrokken ouders. (materiele) controle van het zorgkantoor 27 / 63
Orion heeft afgelopen jaar materiele controle gehad op haar zorgdossiers. Door middels van een steekproef zijn de dossiers beoordeeld op inhoud (aanwezigheid van zorgplan, indicatie en zorg- en dienstverleningsovereenkomst). Voorts beoordeeld op consequentheid van de inhoud. Orion had bij deze controle een 100% score. Cliënt tevredenheidonderzoek In het najaar van 2010 vindt een (externe) cliëntmeting plaats, vooruitlopend op de zogeheten CE index die via Zichtbare Zorg verplicht gaat worden. In 2011 wordt dit met de cliëntenraad geëvalueerd. Via de Ondersteuningsplanmethodiek is een evaluatieformulier beschikbaar dat is voorgelegd aan het Zorgkantoor met de vraag of met uitbreiding dit bezien kan worden als een permanente cliëntmeting. Verder is in het kader van preventie beleid ontwikkeld in kader van calamiteiten (organisatiebreed), is er agressiebeleid ontwikkeld met juist veel aandacht voor het preventieve en niet alleen het reactieve en datzelfde geldt rondom het thema seksualiteit (beleid is nog in ontwikkeling, plan van aanpak wordt vóór 20 oktober verwacht). Meldingen Incident Cliënten (MIC) - Incidenten, (bijna) ongevallen, agressie en fouten - Incidenten cliënten worden geregistreerd op daarvoor bestemde formulieren en aan de teamleider en de zorgondersteunende dienst gestuurd. De orthopedagoog bekijkt of nazorg/opvang voldoende is geregeld of onderneemt anderszins actie in samenwerking met de andere disciplines (arts, contactpersoon, fysiotherapeut, M&M coördinator). Er wordt een overzichtslijst gemaakt welke wordt besproken in de MIC. De MIC formuleert aanbevelingen en stuurt deze 1x per maand door aan het MT waar de aanbevelingen zo nodig worden omgezet in verbeteracties. Deze verbeteracties/maatregelen worden besproken in de teamoverleggen. De incidenten zijn op hoofdlijnen terug te brengen tot: 1- agressie incidenten: Veel agressie incidenten bleken te zijn van cliënten bij wie in het OSP is beschreven dat agressie hoort bij te verwachten, normaal gedrag van deze cliënt. De vraag die veelvuldig klonk, ook bij de medewerkers op de werkvloer is dan ook: moeten we dit wel melden als zijnde een incident aangezien dit gedrag te verwachten is en soms meerdere keren per dag voorkomt. Alles melden levert ook vervuiling op van de incident meldingen. Je kunt moeilijker onderscheiden of het werkelijk om een onverwacht voorval gaat of om gedrag dat je kunt verwachten bij die cliënt. De aanbeveling van de MIC is om de definitie van een incident te herbenoemen en om in de route van melding onderscheid te maken in 2 soorten meldingen: incidentmelding bij te verwachten/ in OSP beschreven gedrag incidentmelding bij onverwacht gedrag 28 / 63
2- medicatie incidenten: Medicatie-incidenten vragen om continue aandacht. Het is een punt van zorg. Inmiddels is een nieuwe apotheek gecontracteerd waarmee afspraken zijn gemaakt over het uitzetten van medicatie zodat het risico op de werkvloer teruggebracht wordt tot het minimum. Aan het MT is geadviseerd om medewerkers aan te spreken tijdens de functioneringsgesprekken op de gemaakte medicatie incidenten en incidenteel op wegloop incidenten, val- en sociale incidenten. Er is een wegloopprotocol gekomen en verder zijn individuele acties ondernomen. Er waren in totaal 1366 meldingen van incidenten, (bijna) ongevallen, agressie en fouten. Na correctie van de incidentmelding bij te verwachten gedrag ligt het aantal meldingen rond de 950. De positionering van de MIC commissie behoeft extra aandacht. Er is behoefte aan een goede registratie van incidenten maar tevens wil de organisatie de fouten en bijna fouten geregistreerd zien. Afgelopen jaar is tijdens de review duidelijk naar voren gekomen dat de procedure aanscherping behoeft. Dit is inmiddels gebeurd. Bovendien is een verkenning geweest om te bekijken of we naar een digitaal veiligheids meldingen systeem toe kunnen. Het voornemen is om hier in 2011 een start mee te maken. Klachten Er zijn het afgelopen jaar geen formele klachten geweest. Wel is in drietal situaties een schrijven ontvangen van cliënten/wettelijk vertegenwoordigers. Deze richtten zich voornamelijk op de communicatie met de verantwoordelijke. Dat heeft geleid tot input voor een tweetal acties, te weten: - scholing in 2010 m.b.t. communicatie teamleiders en communicatie groepsleiders 1. In het voorjaar van 2011 worden de persoonlijk begeleiders (een nieuwe functie) geschoold. Doel is voor de drie doelgroepen niet geheel verschillend, de opzet van de scholing verschilt vanwege de verschillende accenten die gelegd zijn. - Traject met de cliëntenraad om gezamenlijk naar communicatie te kijken; dit moet gaan leiden tot prestatie-indicatoren voor 2011. Toelichting Indicatoren Zichtbare Zorg Orion heeft de indicatorenlijsten ingevuld en legt daarmee verantwoording af over de kwaliteit van de geleverde prestaties. De kwaliteitsgegevens zijn aangeleverd via www.zichtbarezorg.nl en voorzien van de volgende toelichting: De meting laat zien dat Orion een breed aantal aspecten onder de aandacht heeft bij veel van haar cliënten. In een aantal gevallen heeft de prestatie-indicator op een heel klein deel van onze cliënten betrekking wat de vergelijkbaarheid en betrouwbaarheid van de gegevens beperkt. Orion heeft de inventarisatie van de veiligheidsrisico s van haar cliënten meegnomen in de bijstelling van ondermeer haar zorgplannen evenals het beleid dat voortkomt uit de jaarlijkse evaluatie. 29 / 63