Handleiding ONLINEDESK
Inhoudsopgave 1. Inloggen op Onlinedesk 3 Hoe kom ik op Onlinedesk? 3 Nieuw wachtwoord aanvragen 4 Wachtwoord vergeten/account geblokkeerd 5 Ingelogd 6 Administratievoerder met meerdere instellingen 7 2. Algemeen 8 Ik wil 8 Berichten 9 3. Gegevens beheren 12 Instellingsgegevens beheren 12 Administratiekantoor machtigen/machtiging intrekken 12 Gebruikers beheren 12 4. Medewerkers beheren 13 Nieuwe medewerkers aanmelden 13 Medewerker afmelden 14 Gegevens van een medewerker wijzigen 14 Overzicht van alle actieve medewerkers 15 5. Jaarwerk 16 Hoe werkt de registratie van het jaarwerk? 16 Download de gegevens onder het jaarwerk 18 Afgewezen wijzigingen 18 Aanlevertermijn 18 6. Het versturen van een bestand 19 Bestandsvergelijking 20 Bestanden versturen servicebureau en administratiekantoor 20 7. Wijzigingenoverzicht 22 Verzonden wijzigingen 23 Te verzenden wijzigingen 23 8. Facturen 24 Factuur 24 Totaal premie per boekjaar 26 Downloaden en afdrukken 27 2 Handleiding Onlinedesk
1. Inloggen op Onlinedesk Hoe kom ik op Onlinedesk? U komt op Onlinedesk via www.pfzw.nl/werkgevers. Klik op Inloggen Onlinedesk. 3 Handleiding Onlinedesk
Nieuw wachtwoord aanvragen 4 Handleiding Onlinedesk
Wachtwoord vergeten/account geblokkeerd Bent u uw wachtwoord vergeten? Of is uw account geblokkeerd? Klik dan op Wachtwoord vergeten?. Vul uw gebruikersnaam en e-mailadres in, en klik op Versturen. Het e-mailadres moet overeenkomen met het e-mailadres dat in de gebruikersgegevens in Onlinedesk geregistreerd staat. Weet u niet welk e-mailadres geregistreerd staat, volg dan Nieuw wachtwoord aanvragen. 5 Handleiding Onlinedesk
Na het versturen van de gegevens ontvangt u per e-mail een link waarmee u een nieuw wachtwoord kunt aanmaken. Open de link en maak een nieuw wachtwoord aan. Ingelogd Na het inloggen op Onlinedesk krijgt u een pop-upscherm als er openstaande berichten zijn. Kiest u voor Sluiten, komt de pop-up de volgende keer als u inlogt weer te voorschijn. Kiest u er voor om het bericht aan te vinken, krijgt u de pop-up pas weer te zien als er nieuwe berichten zijn geplaatst. 6 Handleiding Onlinedesk
Vervolgens komt u op de homepage. Administratievoerder met meerdere instellingen Als u een account heeft voor meerdere instellingen, komt u in het juiste scherm door de gewenste instelling aan te klikken. U kan ook via Instelling kiezen zoeken op instellingsnummer, -naam of plaats. 7 Handleiding Onlinedesk
2. Algemeen Ik wil Nadat u heeft ingelogd, ziet u bovenstaande pagina. Via deze pagina kunt u navigeren in Onlinedesk. Er is een aantal keuzes onder het kopje Ik wil. 8 Handleiding Onlinedesk
Door één van de opties aan te klikken, komt u op de pagina van uw keuze. Door op de groene envelop te klikken komt u op de berichtenpagina. Berichten Klik op het bericht om de inhoud te zien. In het bericht ziet u wat er van u verwacht wordt. Naast dit bericht wordt een e-mail of brief verzonden naar de contactpersoon van de instelling. Hierin wordt aangegeven wat er moet gebeuren. Als u wel berichten in de berichtenpagina ziet staan, maar de contactpersoon heeft geen e-mail of brief ontvangen, kunt u contact opnemen met onze werkgeversdesk via telefoonnummer (030) 277 33 22. 9 Handleiding Onlinedesk
Het jaarwerk is nog niet volledig aangeleverd Voor de juiste opbouw van de pensioenrechten is het nodig dat u ieder jaar de jaargegevens compleet doorgeeft. Als dat niet zo is, krijgt u van ons bericht. Het is mogelijk dat er van medewerkers gegevens ontbreken. Om te controleren voor welke medewerkers nog geen gegevens zijn doorgegeven, kunt u het filter in het jaarwerkscherm gebruiken. Vink het vakje Jaarwerk nog niet volledig doorgegeven aan en kies Pas filter toe. Er zijn mutaties die niet verwerkt kunnen worden Het kan gebeuren dat een (automatisch aangeleverde) wijziging niet wordt verwerkt. Deze wijzigingen komen in het Wijzigingenoverzicht terecht, onder het kopje Afgewezen wijzigingen. Daar leest u de reden van afwijzing. U kunt de wijziging openen, indien nodig aanpassen en opnieuw verzenden, of de wijziging laten vervallen door op het prullenbakje te klikken. We gaan regelmatig na of bij uw instelling wijzigingen worden afgewezen. Als dat zo is, krijgt u van ons een melding. We verzoeken u om afgewezen wijzigingen te behandelen. 10 Handleiding Onlinedesk
Gegevens deelnemer zijn nog niet compleet Om een ouderdomspensioen correct toe te kennen en om de overdrachtswaarde van pensioenrechten te kunnen berekenen, moeten de dienstverbanden goed en compleet ingevuld zijn. Dat wil zeggen, dat er: een einddatum is ingevuld voor ieder jaar een jaaropgave is ingevuld voor ieder jaar per 1 januari een nieuw salaris is geregistreerd Als u voor één van uw (voormalig) medewerkers het bericht krijgt dat de gegevens niet compleet zijn, moet u de gegevens aanvullen. In het geval van een aanvraag voor waardeoverdracht kan het voorkomen dat de medewerker die de aanvraag heeft gedaan nog niet uit dienst is. In dat geval kunt u contact opnemen met onze werkgeversdesk via telefoonnummer (030) 277 33 22. Er is een buitendienstcontrole uitgevoerd in deze mutatieperiode U hoeft niets te doen Het kan zijn dat u een mutatie doorgeeft over een jaar dat al is gecontroleerd. Geef aan ons door via e-mail werkgevers1@pfzw.nl waarom u de mutatie met terugwerkende kracht doorgeeft. Gaat het over het jaar dat op dat moment gecontroleerd wordt? Dan hoeft u niks te doen. 11 Handleiding Onlinedesk
3. Gegevens beheren Instellingsgegevens beheren Rechtsboven in het scherm staat het onderdeel Wijzigen contactgegevens. U kunt hier uw wijzigingen doorgeven. Zoals een nieuw correspondentieadres of nieuwe contactpersonen. Klik vervolgens op Opslaan. De vakjes die grijs blijven, kunt u niet wijzigen. Om deze gegevens te wijzigen, kunt u contact opnemen met onze werkgeversdesk via telefoonnummer (030) 277 33 22. Administratiekantoor machtigen/machtiging intrekken Om een administratiekantoor te machtigen, klikt u op Machtig administratiekantoor. Er verschijnt een formulier dat u kunt invullen en versturen. Als er een machtiging voor een administratiekantoor is afgegeven, kunt u die hier intrekken. Gebruikers beheren Rechtsboven in het scherm staat het onderdeel Gebruikers beheren. Hier kunt u gebruikers wijzigen, toevoegen of verwijderen. Ook kunt u hier de rechten van de gebruikers wijzigen. 12 Handleiding Onlinedesk
4. Medewerkers Hier heeft u aantal keuzes: Nieuwe medewerkers aanmelden Door geboortenaam, -datum of Burgerservicenummer in te vullen kunt u controleren of een medewerker in onze administratie voorkomt. Vervolgens klikt u op Gegevens ophalen. Dan verschijnen de invoervelden voor alle benodigde gegevens. Als de medewerker nog niet in onze administratie voorkomt, wordt ook gevraagd naar de adresgegevens. Daarnaast geeft u hier de dienstverbandgegevens op. Dienstverband Periode van: Tot en met: Oproepkracht: Voltijdjaarsalaris: Jaaropgave: De datum in dienst. De datum uit dienst. U vult deze datum alleen in als de medewerker op het moment van aanmelden alweer uit dienst is. Heeft de medewerker een 0-uren contract, dan zet u Ja bij oproepkracht en vult u bij het deeltijd percentage een 0 in. Bij de andere contracten zet u oproepkracht op Nee en vult u het deeltijd percentage, waarbij 1 staat voor 100%. U geeft altijd het fulltime bruto jaarsalaris op, ook bij een parttimer of oproepkracht. U vult deze alleen in als de medewerker alweer uit dienst is of de aanmelding met terugwerkende kracht naar het vorige jaar is. Vervolgens controleert u de gegevens en verzendt u de aanmelding. Meer informatie vindt u in de brochure Handleiding aanlevering gegevens. 13 Handleiding Onlinedesk
Medewerker afmelden De medewerker kunt u zoeken op geboortenaam, medewerkersnummer of Burgerservicenummer. Selecteer het dienstverband dat moet worden afgemeld. Er verschijnt een scherm waarin u de datum uit dienst en de jaaropgave van het jaar van afmelding kunt invullen. Zonder jaaropgave kan de afmelding niet verwerkt worden. Vervolgens klikt u op Deze medewerker afmelden. Als de gegevens correct zijn, kunt u de afmelding verzenden. Gegevens van een medewerker wijzigen De medewerker kunt u zoeken op geboortenaam, medewerkersnummer -datum of Burgerservicenummer. U kunt het dienstverband bekijken en wijzigen. In dit scherm kunt u: Het dienstverband verwijderen Om het dienstverband te verwijderen, klikt u op de prullenbak rechts. Nieuw dienstverband toevoegen Als een medewerker meerdere dienstverbanden heeft, kunt u een dienstverband toevoegen door te klikken op Voeg nieuw dienstverband toe. Er verschijnt een scherm waarin u de gegevens kunt invullen. De periodegegevens wijzigen Om een periode te wijzigen, klikt u op de betreffende periode. U kunt nu alle gegevens van deze periode wijzigen, zoals het salaris en/of de deeltijdfactor. Nieuwe periode toevoegen Om een nieuwe periode toe te voegen, klikt u op Voeg nieuwe periode toe. Vul vervolgens de datum en de gegevens in. 14 Handleiding Onlinedesk
Jaaropgave toevoegen Klik op Voeg nieuwe jaaropgave toe. Vul het jaar, deeltijdfactor en eventueel de uitbetaalde onregelmatigheidstoeslag. Jaaropgave wijzigen Om een bestaande jaaropgave te wijzigen, klikt u erop. U kunt nu de jaaropgave wijzigen. Let op! De wijzigingen worden pas verwerkt, als u op Wijzigingen verzenden klikt. Overzicht van alle medewerkers In dit overzicht ziet u alle medewerkers die een dienstverband hebben of hebben gehad. Deze overzichten kunt u ook downloaden of afdrukken. Downloaden en afdrukken Als u op de knop Download klikt, kunt u kiezen uit verschillende bestandsformaten. Klik vervolgens op Downloaden. 15 Handleiding Onlinedesk
5. Jaarwerk Voor de juiste opbouw van de pensioenrechten is het nodig dat u ieder jaar de jaargegevens doorgeeft. De jaargegevens bestaan uit: Het voltijd jaarsalaris per 1 januari van het nieuwe jaar De gegevens van het afgelopen jaar. Dit zijn: De definitieve deeltijdfactor (DTF) ˆ De onregelmatigheidstoeslag (ORT). Hiermee geeft u de volgende salarisonderdelen door: De toeslag voor de onregelmatige diensten De extra vergoeding voor het overwerk De toeslag als een medewerker een bepaalde periode niet ziek is geweest Hoe werkt de registratie van het jaarwerk? U geeft aan voor welk jaar u het jaarwerk aanlevert. 16 Handleiding Onlinedesk
Hier kunt u de definitieve deeltijdfactor (DTF), de onregelmatigheidstoeslag (ORT) en het nieuwe fulltime jaarsalaris (salaris) invullen. Daarna klikt u op Controleer te verzenden gegevens. De gegevens kunt u vervolgens verzenden door te klikken op Verzend de gegevens definitief. Het is belangrijk dat u de gegevens per pagina verzendt. De voorlopige deeltijdfactor wordt in het rood weergegeven. Dat betekent dat de deeltijdfactor nog niet definitief is. Pas als u de gegevens overschrijft of accordeert geeft u de definitieve deeltijdfactor aan ons door. Als u wilt nagaan of voor alle medewerkers het jaarwerk is aangeleverd, dan kunt u gebruik maken van het filter. Zet een vinkje bij Jaarwerk nog niet volledig doorgegeven en klik op Pas filter toe. Als er nog deelnemers in beeld komen, kunt u voor deze deelnemers het jaarwerk aanleveren. 17 Handleiding Onlinedesk
Download de gegevens onder het jaarwerk In het jaarwerk staat rechtsboven een groene knop Download. Als u een overzicht wil van het jaarwerk kunt u deze downloaden en uitprinten. Afgewezen wijzigingen In het wijzigingenoverzicht kunt u zien of uw jaarwerk succesvol is verwerkt. Eventuele afgewezen wijzigingen staan in een apart tabblad. U kunt deze wijzigingen behandelen en opnieuw indienen. Het is belangrijk dat u in actie komt als de wijziging is afgewezen. Zie voor meer informatie over afgewezen wijzigingen hoofdstuk 7 van deze handleiding: Wijzigingenoverzicht. Aanlevertermijn U levert uw jaarwerk vóór 1 maart aan. Dat is nodig voor een correcte factuur en juiste pensioenoverzichten voor uw medewerkers. Als u uw jaarwerk goed aanlevert, kost deze klus u achteraf geen of weinig extra tijd. U krijgt dan een juiste factuur en hoeft geen afgewezen wijzigingen te verwerken. Ook krijgen uw werknemers een correct pensioenoverzicht. 18 Handleiding Onlinedesk
6. Het versturen van een bestand In het Welkomstscherm kunt u een bestand versturen. U kunt vier soorten bestanden versturen: Retourzenden Met deze optie kunt u het eerder via Onlinedesk gepubliceerde bestand PFZW_Vragen aan instelling(jaar) aan PFZW aanleveren. Dit risicogerichte onderzoek vindt plaats aan de hand van gegevens die wij van uw servicebureau of het UWV hebben ontvangen. We maken een vergelijking tussen de loongegevens van het servicebureau of het UWV en de gegevens zoals die bij PFZW in de pensioenadministratie zijn vastgelegd. Jaarwerk Met deze optie kunt u het jaarwerk vanuit uw salarisadministratie aan PFZW aanleveren. Deze optie geldt ook voor de servicebureaus die niet centraal aan PFZW aanleveren. Mogelijk bestaat het jaarwerk uit twee bestanden (definitieve gegevens vorig jaar en voltijd salaris huidige jaar). Levert uw servicebureau centraal aan, dan hoeft u deze optie niet te gebruiken. GMA Met deze optie kunt u maandelijks vanuit uw salarisadministratie aan PFZW aanleveren. Deze optie geldt ook voor de servicebureaus die niet centraal aan PFZW aanleveren. Levert uw servicebureau centraal aan, dan hoeft u deze optie niet te gebruiken. 19 Handleiding Onlinedesk
Bestandsvergelijking Met deze optie kunt u het bestand voor bestandsvergelijking vanuit uw salarisadministratie aan PFZW aanleveren. Deze optie geldt ook voor de servicebureaus die niet centraal aan PFZW/PGGM aanleveren. Het bestand wordt gebruikt voor het onderzoek naar de kwaliteit van de pensioenadministratie van enig jaar. Levert uw servicebureau centraal aan, dan hoeft u deze optie niet te gebruiken. Bestanden versturen servicebureau en administratiekantoor Op het homescherm ziet u staan bestanden versturen. Als sevicebureau en administratiekantoor heeft u de onderstaande opties. 20 Handleiding Onlinedesk
Jaarwerk Met deze optie kunt u het jaarwerk vanuit uw salarisadministratie aan PFZW aanleveren. Mogelijk bestaat het jaarwerk uit twee bestanden (definitieve gegevens vorig jaar en voltijd salaris huidige jaar). GMA Met deze optie kunt u maandelijks vanuit uw salarisadministratie aan PFZW aanleveren. Bestandsvergelijking Met deze optie kunt u het bestand voor bestandsvergelijking vanuit uw salarisadministratie aan PFZW aanleveren. Dit bestand wordt gebruikt voor het onderzoek naar de kwaliteit van de pensioenadministratie. 21 Handleiding Onlinedesk
7. Wijzigingenoverzicht Afgewezen wijzigingen In het tabblad Afgewezen wijzigingen staat een overzicht van de wijzigingen die niet kunnen worden verwerkt. De reden van afwijzing staat erbij. Vanuit dit overzicht kunt u de wijziging openen, wijzigen door middel van het dubbelklikken op de naam van de medewerker, en opnieuw verzenden. U kunt ook de wijziging laten vervallen door op het prullenbakje te klikken. Geselecteerde verwijderen verwijdert de mutaties die u heeft aangevinkt in het vakje voor de mutatie. Alle regels verwijderen verwijdert alle mutaties die zijn uitgevallen. 22 Handleiding Onlinedesk
Verzonden wijzigingen In het wijzigingenoverzicht kunt u de status van uw wijzigingen zien. In het tabblad Verzonden wijzigingen staat een overzicht van alle verzonden wijzigingen. In het overzicht staan de datum waarop de wijziging is ingevoerd, het soort wijziging en de status van de wijziging. Als de status van de wijziging Afgewezen is, vindt u de wijziging terug in het tabblad Afgewezen wijzigingen. Te verzenden wijzigingen Sommige wijzigingen kunt u opslaan voor ze te verzenden. De wijzigingen die u heeft opgeslagen, vindt u in een overzicht in het tabblad Te verzenden wijzigingen. Vanuit dit overzicht kunt u de wijzigingen aanpassen en alsnog verzenden, of verwijderen. 23 Handleiding Onlinedesk
8. Facturen Factuur Als u op Facturen klikt, ziet u een overzicht van de facturen van het aangegeven jaar. Als u bij het filter rechts bovenin Alle jaren kiest, dan ziet u alle facturen. 24 Handleiding Onlinedesk
Door op een factuur te klikken krijgt u er een overzicht van. Door op het tabblad Medewerkers te klikken, kunt u de specificatie van de factuur inzien. Specificatie factuur 25 Handleiding Onlinedesk
Totaal premie per boekjaar Als u op de startpagina Facturen bent, krijgt u ook een overzicht van de totale premie per boekjaar. Als u op een jaar klikt, krijgt u een overzicht van de premie per deelnemer. 26 Handleiding Onlinedesk
Als u vervolgens op een medewerker klikt, ziet u de premiespecificatie van die medewerker over het geselecteerde jaar. Downloaden en afdrukken U kunt de gegevens downloaden via de knop Download. Wilt u de premiespecificatie, dan selecteert u het tabblad Medewerkers. U kunt kiezen voor verschillende bestandsformaten. Vervolgens klikt u op Downloaden. Het bestand met de gevraagde gegevens wordt dan geopend. Om de factuurgegevens te printen klikt u op de knop Print. Wilt u de premiespecificatie printen, dan selecteert u het tabblad Medewerkers. Als u na het lezen van deze handleiding nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de Werkgeversdesk: (030) 277 33 22. 27 Handleiding Onlinedesk